行業(yè)通用采購申請單審批流程與采購標(biāo)準(zhǔn)一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景日常運營物資采購：如辦公用品、勞保用品、清潔用品等消耗性物資的補(bǔ)充采購；生產(chǎn)設(shè)備/工具采購：如生產(chǎn)用機(jī)器設(shè)備、檢測儀器、維修工具等固定資產(chǎn)或低值易耗品采購；服務(wù)類采購：如IT運維、咨詢服務(wù)、保潔服務(wù)、設(shè)備維保等外部服務(wù)采購；項目專項采購：如研發(fā)項目所需原材料、實驗設(shè)備、市場推廣物料等與具體項目相關(guān)的采購。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購需求合理、審批合規(guī)、資源高效利用，同時規(guī)避采購風(fēng)險。二、采購申請審批全流程操作指南（一）需求提出與申請單填寫發(fā)起主體：由需求部門申請人（如部門專員、項目負(fù)責(zé)人）發(fā)起，登錄采購管理系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)《采購申請單》。填寫要求：準(zhǔn)確填寫采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如適用）、數(shù)量、預(yù)估單價及總價，保證信息完整無歧義；明確采購用途（如“用于部門日常辦公”“項目研發(fā)使用”），并注明緊急程度（普通/緊急）；附件：如技術(shù)圖紙、報價單（若有3家以上比價記錄）、項目立項批復(fù)（項目采購需提供）等支撐材料。提交系統(tǒng)：核對無誤后，在采購管理系統(tǒng)中提交申請，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點。（二）部門負(fù)責(zé)人初審審批主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、項目負(fù)責(zé)人）。審核重點：需求合理性：核對采購內(nèi)容是否為部門工作必需，是否存在冗余或重復(fù)采購；預(yù)算匹配性：確認(rèn)采購金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需注明原因并同步財務(wù)部門；規(guī)格參數(shù)準(zhǔn)確性：審核技術(shù)參數(shù)是否符合實際使用需求，避免過度采購或規(guī)格不符。處理結(jié)果：審核通過：系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至采購部門；審核駁回：注明駁回原因（如“需求不明確”“預(yù)算不足”），退回申請人修改后重新提交。（三）采購部門審核審批主體：采購部門專員/經(jīng)理，根據(jù)采購金額分級審批（如≤5000元由專員審批，＞5000元由經(jīng)理審批）。審核重點：采購合規(guī)性：確認(rèn)采購物品/服務(wù)是否屬于公司《采購目錄》范圍，是否需執(zhí)行招投標(biāo)或比價流程；市場調(diào)研：對常規(guī)物品進(jìn)行市場詢價（至少3家供應(yīng)商報價），緊急采購可提供1-2家報價并說明緊急原因；庫存核對：對于可重復(fù)使用的物品（如辦公設(shè)備、工具），檢查庫存臺賬，優(yōu)先考慮內(nèi)部調(diào)配而非新購。處理結(jié)果：審核通過：系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門復(fù)核；需補(bǔ)充材料：要求申請人補(bǔ)充供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、3C認(rèn)證等）、詳細(xì)技術(shù)參數(shù)等；駁回：如存在“非必需采購”“預(yù)算超支未說明”“供應(yīng)商資質(zhì)不符”等問題，退回需求部門。（四）財務(wù)部門復(fù)核審批主體：財務(wù)部門專員/經(jīng)理，按金額分級復(fù)核（如≤10000元由專員復(fù)核，＞10000元由經(jīng)理復(fù)核）。復(fù)核重點：預(yù)算準(zhǔn)確性：核對采購總金額是否與部門預(yù)算、項目預(yù)算一致，超預(yù)算采購需經(jīng)分管副總審批；成本合理性：審核預(yù)估單價是否與市場價格相符，異常高價（如高于市場均價20%）要求采購部門說明原因；付款方式：確認(rèn)付款條款是否符合公司財務(wù)制度（如預(yù)付款比例≤30%，尾款驗收后支付）。處理結(jié)果：復(fù)核通過：系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至管理層審批；復(fù)核駁回：如“預(yù)算不足”“成本不合理”“付款方式不符”，退回采購部門調(diào)整。（五）管理層審批審批主體：根據(jù)采購金額分級審批，具體權(quán)限如下（示例）：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購部門負(fù)責(zé)人雙審即可，無需提交更高層級；5000元＜金額≤20000元：分管副總審批；金額＞20000元：總經(jīng)理審批；重大采購（如金額＞50000元或關(guān)鍵設(shè)備）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。審批重點：戰(zhàn)略匹配性：采購內(nèi)容是否符合公司年度戰(zhàn)略規(guī)劃或重點項目目標(biāo)；投資回報：對于大型設(shè)備或服務(wù)采購，評估投入產(chǎn)出比（如設(shè)備使用效率、成本節(jié)約預(yù)期）；風(fēng)險控制：審核供應(yīng)商選擇方式（如招標(biāo)、定點采購）是否合規(guī)，是否存在關(guān)聯(lián)交易風(fēng)險。處理結(jié)果：審批通過：系統(tǒng)《采購審批確認(rèn)單》，自動推送至采購部門執(zhí)行；駁回：注明駁回理由（如“戰(zhàn)略不符”“風(fēng)險過高”），終止采購流程。（六）采購執(zhí)行與歸檔采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)審批通過的《采購審批確認(rèn)單》，通過招標(biāo)、比價、定點采購等方式確定供應(yīng)商，簽訂采購合同；緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的備件）可先執(zhí)行采購，事后2個工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批流程。驗收與入庫：需求部門收到物品/服務(wù)后，組織驗收（數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求），填寫《采購驗收單》；固定資產(chǎn)需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)；低值易耗品辦理入庫手續(xù)。歸檔管理：采購部門將《采購申請單》《審批確認(rèn)單》《合同》《驗收單》《發(fā)票》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)類不少于5年）。三、采購申請單模板（含填寫說明）采購申請單申請單號CG-2024-申請日期2024年X月X日申請部門X事業(yè)部申請人*聯(lián)系方式*緊急程度□普通□緊急采購類別□物品□服務(wù)預(yù)算科目辦公費/設(shè)備購置費/服務(wù)費采購物品/服務(wù)詳細(xì)信息名稱規(guī)格型號單位數(shù)量示例：A4復(fù)印紙80g/500張/包包10示例：IT運維服務(wù)年度服務(wù)包項1用途說明用于部門日常辦公文件打印及IT系統(tǒng)年度維護(hù)附件清單1.供應(yīng)商報價單（3家）2.IT服務(wù)技術(shù)參數(shù)說明審批流程部門負(fù)責(zé)人審核采購部門審核意見：需求合理，預(yù)算充足簽字：*日期：2024年X月X日意見：已比價，符合采購標(biāo)準(zhǔn)，建議采購簽字：*日期：2024年X月X日財務(wù)部門復(fù)核意見：預(yù)算匹配，付款方式合規(guī)簽字：*日期：2024年X月X日管理層審批意見：同意采購分管副總：*日期：2024年X月X日填寫說明申請單號：由采購系統(tǒng)自動，格式為“CG-年份-”（為流水號）；采購類別：根據(jù)實際勾選“物品”或“服務(wù)”，服務(wù)類需注明服務(wù)內(nèi)容、期限及交付標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)：物品類需詳細(xì)說明規(guī)格（如尺寸、材質(zhì)、功能參數(shù)），服務(wù)類需明確服務(wù)范圍、驗收標(biāo)準(zhǔn)；預(yù)算科目：參考公司《財務(wù)預(yù)算科目表》填寫，保證與預(yù)算對應(yīng)；審批流程：根據(jù)金額自動觸發(fā)審批節(jié)點，申請人需跟蹤審批進(jìn)度，避免流程停滯。四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點提示（一）信息真實性要求申請人需對采購申請信息的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報、瞞報采購需求或偽造附件材料，一經(jīng)發(fā)覺將按公司相關(guān)規(guī)定處理。（二）預(yù)算剛性控制所有采購必須嚴(yán)格控制在年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)財務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)起流程。（三）審批時限管理各審批節(jié)點需在1-3個工作日內(nèi)完成（緊急采購可縮短至4小時），無正當(dāng)理由逾期未審批的，系統(tǒng)將自動提醒并上報至部門負(fù)責(zé)人。（四）采購合規(guī)性原則優(yōu)先選擇公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需通過資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、信用記錄等）；單次采購金額≥50000元的，必須公開招標(biāo)；5000元≤金額＜50000元的，需至少3家供應(yīng)商比價；禁止采購“三無”產(chǎn)品（無生產(chǎn)日期、無質(zhì)量合格證、無生產(chǎn)廠家），特種設(shè)備需提供安全檢驗合格證明。（五）特殊情況處理緊急采購：因生產(chǎn)、重大項目突發(fā)需求等緊急情況，可先由需求部門負(fù)責(zé)人口頭申請，經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后執(zhí)行采