PAGE培訓學校資料管理制度一、總則（一）目的為加強培訓學校資料管理，確保學校各類資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高學校管理水平和教學質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有部門及全體教職員工在工作中涉及的各類資料管理，包括但不限于教學資料、學員資料、行政文件、財務資料等。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理應符合國家法律法規(guī)及教育行業(yè)相關(guān)標準要求。2.完整性原則：確保各類資料全面、系統(tǒng)地反映學校工作的各個方面，不遺漏重要信息。3.準確性原則：資料內(nèi)容應真實、準確，數(shù)據(jù)可靠，避免虛假或錯誤信息。4.安全性原則：采取有效措施保護資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.可追溯性原則：資料應具備清晰的記錄和索引，便于查詢和追溯相關(guān)業(yè)務活動。二、資料分類與編號（一）教學資料1.教案：包括各學科、各課程的教學計劃、教學大綱、教學內(nèi)容設(shè)計等。2.教材：學校使用的各類教材、參考書籍、講義等。3.教學課件：電子教學課件、多媒體資料等。4.學員作業(yè)與考試資料：學員的課堂作業(yè)、課后作業(yè)、考試試卷、成績記錄等。5.教學研究資料：教學改革方案、教學成果總結(jié)、教學經(jīng)驗交流材料等。（二）學員資料1.學員基本信息：學員姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址、入學時間、所學課程等。2.學習記錄：學員的出勤情況、學習進度、學習表現(xiàn)評價等。3.考試成績：各科目考試成績、補考記錄等。4.退費記錄：如有學員退費情況，記錄退費原因、退費金額、退費時間等。（三）行政文件1.學校規(guī)章制度：學校制定的各項規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等。2.會議紀要：學校各類會議的記錄，包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議決議等。3.工作計劃與總結(jié)：學校各部門及個人的工作計劃、工作總結(jié)、述職報告等。4.對外聯(lián)絡(luò)文件：與教育主管部門及其他相關(guān)單位的往來文件、函件、報告等。（四）財務資料1.財務報表：學校的資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.會計憑證：各類收入、支出憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單等。3.賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。4.財務預算與決算：學校年度財務預算、決算報告等。（五）編號規(guī)則1.各類資料按照類別進行編號，編號采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，確保編號的唯一性。2.編號格式為：[資料類別代碼][年份][流水號]。例如，教案編號為“JA[2023]001”，表示2023年的第1份教案。3.資料類別代碼如下：教案：JA教材：JC教學課件：JK學員作業(yè)與考試資料：JY教學研究資料：JZ學員基本信息：XY學習記錄：XL考試成績：XC退費記錄：TF學校規(guī)章制度：XG會議紀要：HY工作計劃與總結(jié)：GZ對外聯(lián)絡(luò)文件：WL財務報表：CW會計憑證：KP賬簿：ZB財務預算與決算：YJ三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門及教職員工應按照工作職責和業(yè)務流程，及時收集相關(guān)資料，并確保資料的完整性和準確性。2.教學資料由授課教師負責收集整理，學員資料由班主任或相關(guān)管理人員負責收集整理，行政文件由各部門指定專人負責收集整理，財務資料由財務部門負責收集整理。3.新入職員工應在入職后一周內(nèi)，將個人工作相關(guān)資料提交至所在部門資料管理人員處。（二）整理方法1.資料收集后，應按照類別和編號規(guī)則進行分類整理，確保資料有序存放。2.對于紙質(zhì)資料，應進行裝訂、編頁碼，并制作目錄清單，以便查閱。3.對于電子資料，應按照文件夾結(jié)構(gòu)進行分類存儲，文件夾命名應清晰明了，便于識別和查找。同時，應建立電子資料索引表，記錄資料名稱、存儲路徑、日期等信息。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料應存放在專門的文件柜或檔案室，文件柜應分類標識，便于查找。檔案室應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等條件良好。2.電子資料應存儲在服務器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管責任1.各部門資料管理人員負責本部門資料的日常保管工作，并確保資料的安全和完整。2.學校設(shè)立資料管理專員，負責對全校資料進行統(tǒng)一管理和監(jiān)督，定期檢查資料的存儲和保管情況，并及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.對于重要資料和機密資料，應采取加密存儲、專人保管等措施，嚴格限制查閱權(quán)限。（三）保管期限1.教學資料中的教案、教材、教學課件等，保管期限為課程結(jié)束后[X]年。2.學員資料中的學員基本信息、學習記錄、考試成績等，保管期限為學員畢業(yè)或結(jié)業(yè)后[X]年。3.行政文件中的學校規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等，保管期限為長期保存。4.財務資料中的財務報表、會計憑證、賬簿等，保管期限按照國家財務法規(guī)要求執(zhí)行，一般為[X]年。五、資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本校教職員工因工作需要查閱相關(guān)資料，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、類別、查閱原因等，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，方可到資料管理部門查閱。2.對于涉及學校機密的資料，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播或泄露資料內(nèi)容。如需復制，應另行填寫《資料復制申請表》，經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準后，由資料管理部門指定專人負責復制，并做好登記記錄。（二）借閱流程1.本校教職員工因工作需要借閱相關(guān)資料，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、類別、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.資料管理部門應根據(jù)申請內(nèi)容，對借閱資料進行核對，并在《資料借閱登記簿》上記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向資料管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。4.借閱人員應妥善保管借閱資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、污損、撕毀等。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應及時向資料管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。5.借閱人員歸還資料時，資料管理部門應認真核對資料的完整性和準確性，確認無誤后，在《資料借閱登記簿》上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。六、資料更新與修訂（一）更新原則1.隨著學校教學工作的開展和管理要求的變化，各類資料應及時進行更新和修訂，確保資料內(nèi)容的時效性和有效性。2.資料更新應遵循先審批后修改的原則，確保更新內(nèi)容符合學校整體工作要求和相關(guān)法律法規(guī)。（二）更新流程1.資料使用部門或個人發(fā)現(xiàn)資料需要更新時，應填寫《資料更新申請表》，詳細說明更新的內(nèi)容、原因、依據(jù)等，并提交相關(guān)證明材料。2.《資料更新申請表》經(jīng)所在部門負責人審核后，報學校主管領(lǐng)導審批。3.審批通過后，由資料管理部門負責組織相關(guān)人員對資料進行更新和修訂，并按照本制度規(guī)定的編號規(guī)則和整理方法進行重新編號和整理。4.資料更新完成后，資料管理部門應將更新后的資料發(fā)放給相關(guān)部門和人員，并做好記錄。同時，應及時通知原資料查閱和借閱人員，確保其使用的是最新版本的資料。七、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且已無保存價值的，可以進行銷毀。2.因?qū)W校機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務變更等原因，導致部分資料不再適用或不需要保存的，可以進行銷毀。3.資料存在嚴重損壞、丟失且無法修復或找回，經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準后，可以進行銷毀。（二）銷毀流程1.資料管理部門定期對達到銷毀條件的資料進行清理和盤點，編制《資料銷毀清單》，注明資料名稱、類別、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀清單》經(jīng)學校主管領(lǐng)導審核批準后，由資料管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保資料內(nèi)容無法恢復。對于電子資料，應進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理。4.銷毀過程應由專人負責監(jiān)督，并在《資料銷毀記錄簿》上記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息。5.銷毀工作完成后，《資料銷毀清單》和《資料銷毀記錄簿》應作為學校檔案資料長期保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學校定期對資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、更新、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進行，檢查結(jié)果應形成書面報告，并及時反饋給相關(guān)部門和人員。（二）考核機制1.將資料管理工作納入學?？冃Э己梭w系，對資料管理部門及相關(guān)人員的工作進行考核評價。2.考核指標包括資料管理的規(guī)