PAGE店員培訓物料管理制度一、總則（一）目的為了加強店員培訓物料的管理，確保培訓物料的有效利用，提高店員培訓的質量和效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有用于店員培訓的物料管理，包括但不限于培訓教材、課件、視頻資料、演示道具、考試試卷等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則培訓物料的管理應符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準要求，確保物料內容合法、合規(guī)。2.有效性原則物料應緊密圍繞店員培訓目標，具備實用性和針對性，能夠有效提升店員的專業(yè)知識和技能水平。3.節(jié)約性原則在物料的采購、使用和保管過程中，要注重節(jié)約資源，避免浪費，降低培訓成本。4.保密性原則對于涉及公司商業(yè)機密、產(chǎn)品技術秘密等敏感信息的培訓物料，要嚴格做好保密措施，防止信息泄露。二、職責分工（一）培訓部門1.負責制定店員培訓計劃，并根據(jù)計劃確定所需的培訓物料清單。2.組織培訓物料的編寫、收集、整理、審核和更新工作。3.負責培訓物料的采購申請，與供應商進行溝通協(xié)調，確保物料按時、按質、按量供應。4.建立培訓物料檔案，對物料的使用情況進行跟蹤和統(tǒng)計分析。5.定期對培訓物料進行評估，根據(jù)培訓需求和實際效果提出改進建議。（二）行政部門1.根據(jù)培訓部門的采購申請，負責培訓物料的采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并確保采購過程的合規(guī)性。2.負責培訓物料的驗收、入庫、保管和發(fā)放工作，建立物料庫存臺賬，定期盤點庫存。3.協(xié)助培訓部門對損壞、過期的培訓物料進行清理和報廢處理。（三）財務部門1.負責審核培訓物料的采購預算，對培訓物料的費用支出進行核算和監(jiān)督。2.確保培訓物料采購費用的報銷符合公司財務制度和相關法律法規(guī)要求。（四）使用部門（各門店、業(yè)務部門等）1.按照培訓計劃和要求，組織店員領取和使用培訓物料。2.負責培訓物料在使用過程中的保管和維護，防止物料丟失、損壞或被盜。3.及時向培訓部門反饋培訓物料的使用情況和存在的問題，協(xié)助培訓部門對物料進行改進。三、培訓物料的采購管理（一）采購計劃制定1.培訓部門應根據(jù)年度培訓計劃、季度培訓安排以及臨時培訓需求，提前制定培訓物料采購計劃。采購計劃應明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等詳細信息。2.在制定采購計劃時，要充分考慮培訓課程的更新、業(yè)務發(fā)展的變化以及店員的反饋意見，確保采購的物料能夠滿足實際培訓需求。（二）供應商選擇1.行政部門負責建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等方面進行評估和審核。2.優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質量可靠、價格合理且能夠提供優(yōu)質售后服務的供應商。對于新的供應商，要進行嚴格的考察和試用，確保其符合公司要求。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。（三）采購流程1.培訓部門填寫培訓物料采購申請表，經(jīng)部門負責人審核簽字后提交給行政部門。采購申請表應詳細說明采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計到貨時間等信息。2.行政部門收到采購申請表后，核實采購需求，在合格供應商名錄中選擇合適的供應商進行詢價。詢價過程中要收集多家供應商的報價，并進行比較分析。3.根據(jù)詢價結果，選擇報價合理、滿足要求的供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，行政部門應及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。4.供應商交貨時，行政部門負責組織驗收。驗收內容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、質量、外觀等是否符合采購合同要求。對于驗收合格的物料，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物料，及時與供應商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。四、培訓物料的驗收與入庫管理（一）驗收標準1.培訓物料的驗收應依據(jù)采購合同、相關行業(yè)標準以及公司內部要求進行。驗收人員要仔細核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量、包裝等是否與合同約定一致。2.對于培訓教材、課件等文字資料，要檢查內容是否準確、完整，有無錯別字、排版錯誤等；對于視頻資料，要檢查畫面是否清晰流暢，聲音是否正常，內容是否符合培訓要求；對于演示道具等實物，要檢查其外觀是否完好，功能是否正常。（二）驗收流程1.行政部門在收到供應商交貨通知后，提前通知培訓部門相關人員共同參與驗收。2.驗收人員按照驗收標準對物料進行逐一檢查，并填寫驗收記錄。驗收記錄應包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱、交貨日期、驗收情況等詳細信息。3.對于驗收合格的物料，驗收人員在驗收記錄上簽字確認，行政部門辦理入庫手續(xù)，將物料存入指定倉庫，并更新庫存臺賬。4.對于驗收不合格的物料，驗收人員應在驗收記錄上注明不合格原因，并及時與供應商聯(lián)系，要求其在規(guī)定時間內進行更換或處理。如供應商拒絕處理或處理后仍不符合要求，行政部門應按照采購合同相關條款追究其責任。（三）入庫管理1.行政部門應建立專門的培訓物料倉庫，對入庫的物料進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。2.按照物料的類別、規(guī)格、批次等建立庫存臺賬，詳細記錄物料的出入庫時間、數(shù)量、來源、去向等信息。庫存臺賬應定期進行核對和更新，確保賬實相符。3.對庫存的培訓物料要做好防潮、防蟲、防火、防盜等保管措施，定期對倉庫進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理物料損壞、變質等問題。五、培訓物料的發(fā)放與使用管理（一）發(fā)放流程1.使用部門（各門店、業(yè)務部門等）根據(jù)培訓計劃和實際需求，填寫培訓物料領用申請表，注明物料名稱及規(guī)格、數(shù)量、領用時間、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交給行政部門。2.行政部門收到領用申請表后，核實庫存情況，如庫存充足，按照申請表內容發(fā)放物料，并在庫存臺賬上記錄發(fā)放情況；如庫存不足，及時通知培訓部門協(xié)調解決。3.物料發(fā)放時，發(fā)放人員與領用人員要當面清點物料數(shù)量、規(guī)格等，確保無誤后雙方簽字確認。領用人員應妥善保管好領用的物料，不得隨意轉借或丟失。（二）使用規(guī)范1.店員在使用培訓物料時，應嚴格按照培訓要求和操作規(guī)范進行，確保物料的正確使用和有效利用。2.培訓教材、課件等文字資料應妥善保管，不得隨意涂改、損壞或丟失。如需復印或摘錄相關內容，應按照公司規(guī)定辦理手續(xù)。3.視頻資料、演示道具等應在規(guī)定的培訓場所使用，使用過程中要注意設備的正常運行和維護，避免因操作不當造成損壞。4.使用部門應定期對培訓物料的使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保店員充分利用培訓物料，提高培訓效果。如發(fā)現(xiàn)物料使用過程中存在問題或浪費現(xiàn)象，要及時進行糾正和處理。（三）歸還與回收1.培訓結束后，使用部門應及時組織店員將領用的培訓物料歸還至行政部門。歸還時，要確保物料的完整性和可使用性，如有損壞或丟失，應說明原因并按照規(guī)定進行賠償。2.行政部門對歸還的物料進行驗收，核實數(shù)量、規(guī)格等信息后辦理入庫手續(xù)。對于不再使用或已過期的培訓物料，行政部門應進行回收處理。3.回收的培訓物料應進行分類整理，對于有保存價值的物料，可進行歸檔留存；對于無保存價值的物料，按照公司相關規(guī)定進行報廢處理，如填寫報廢申請表，經(jīng)審批后進行銷毀，并做好記錄。六、培訓物料的保管與維護管理（一）保管要求1.培訓物料倉庫應保持干燥、通風、整潔，溫度和濕度適宜，防止物料受潮、發(fā)霉、變質。2.對不同類型的培訓物料要采取相應的保管措施，如紙質資料應存放在文件柜中，避免陽光直射和灰塵污染；電子資料應定期進行備份，存儲在安全的存儲設備中，并做好防病毒、防數(shù)據(jù)丟失等工作；演示道具應存放在專門的道具柜中，做好防護措施，防止損壞。3.建立物料保管責任人制度，明確倉庫管理人員的職責，確保物料保管工作落實到人。倉庫管理人員要定期對物料進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理物料保管過程中出現(xiàn)的問題。（二）維護措施1.對于培訓教材、課件等文字資料，要定期進行更新和修訂，確保內容的時效性和準確性。根據(jù)業(yè)務發(fā)展變化、行業(yè)法規(guī)更新等情況，及時調整和補充相關知識和信息。2.對于視頻資料、演示道具等，要定期進行檢查和維護。視頻資料要檢查播放設備是否正常，畫面和聲音是否清晰；演示道具要檢查其功能是否完好，外觀是否有損壞，如有問題及時進行維修或更換。3.鼓勵店員對培訓物料提出改進意見和建議，培訓部門應根據(jù)反饋情況及時對物料進行優(yōu)化和完善，提高物料的質量和適用性。七、培訓物料的檔案管理（一）檔案建立1.培訓部門負責建立培訓物料檔案，對每一種培訓物料進行詳細記錄。檔案內容應包括物料名稱、版本號、編寫人員或來源、適用培訓課程、采購時間、采購價格、驗收情況、使用情況、更新記錄等信息。2.培訓物料檔案應采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式進行保存，確保檔案的完整性和可追溯性。電子文檔應分類存儲在服務器或專用存儲設備中，并定期進行備份；紙質文檔應整理成冊，存放在專門的檔案柜中。（二）檔案更新1.隨著培訓物料的使用、更新和補充，培訓部門要及時對檔案進行更新。如培訓物料的內容發(fā)生修訂、版本升級、采購信息變更等情況，應在檔案中詳細記錄更新時間和內容。2.定期對培訓物料檔案進行整理和歸檔，確保檔案資料的有序存放，便于查閱和使用。（三）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱培訓物料檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交給培訓部門。2.培訓部門根據(jù)審批后的申請表，為查閱人員提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、歸還時間等信息。3.查閱人員應妥善保管查閱的檔案資料，不得擅自復印、傳播或泄露檔案內容。如需復印相關資料，應按照公司規(guī)定辦理手續(xù)。八、培訓物料的銷毀管理（一）銷毀條件1.培訓物料已過期且不再具有使用價值。2.培訓物料因損壞、變質等原因無法正常使用，且無修復或回收價值。3.涉及公司商業(yè)機密、產(chǎn)品技術秘密等敏感信息的培訓物料，在保密期限屆滿后，經(jīng)審批同意可進行銷毀。（二）銷毀流程1.使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)符合銷毀條件的培訓物料后，填寫培訓物料銷毀申請表，詳細說明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上相關證明材料（如損壞照片、過期證明等）。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給培訓部門進行審核。培訓部門審核通過后，報公司分管領導審批。3.經(jīng)審批同意銷毀的培訓物料，由行政部門負責組織實施銷毀工作。銷毀方式可根據(jù)物料的性質和數(shù)量選擇合適的方法，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。4.在銷毀過程中，要安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，監(jiān)督人員要在銷毀記錄上簽字確認，記錄內容應包括銷毀時間、地點、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀方式等信息。5.銷毀記錄應與培訓物料檔案一同保存，以備查閱和審計。九、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部設立專門的監(jiān)督小組，由培訓部門、行政部門、財務部門等相關人員組成，負責對培訓物料管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應制定詳細的檢查計劃，明確檢查內容、檢查方式、檢查頻率等。檢查內容包括培訓物料的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放、使用、回收、銷毀等各個環(huán)節(jié)的管理情況。3.每次檢查結束后，監(jiān)督小組要形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，并提出整改建議。整改建議應明確責任部門、整改措施和整改期限。（二）問題整改1.責任部門應根據(jù)監(jiān)督檢查報告中的整改