PAGE外委檢修單位培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)外委檢修單位培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的建立、保管、使用和銷毀等工作，提高培訓(xùn)工作的質(zhì)量和效果，確保外委檢修人員具備必要的專業(yè)知識和技能，保障檢修工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與本公司簽訂外委檢修合同的所有檢修單位及其參與檢修工作的人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)記錄培訓(xùn)過程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績等相關(guān)資料，保證檔案資料完整無缺。3.保密性原則：對涉及個(gè)人隱私、公司機(jī)密等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的建立、整理、保管和使用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于管理和查閱。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）公司培訓(xùn)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定外委檢修單位培訓(xùn)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和檢查外委檢修單位培訓(xùn)檔案的建立和管理工作。3.匯總、審核外委檢修單位上報(bào)的培訓(xùn)檔案，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。4.按照規(guī)定妥善保管外委檢修單位培訓(xùn)檔案，提供檔案查閱服務(wù)。（二）外委檢修單位職責(zé)1.設(shè)立專門的培訓(xùn)檔案管理崗位，配備專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.根據(jù)本制度及公司要求，建立健全本單位培訓(xùn)檔案，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、規(guī)范。3.定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向公司培訓(xùn)管理部門報(bào)告。4.配合公司培訓(xùn)管理部門的檔案檢查、審核等工作，按照要求提供相關(guān)資料。三、培訓(xùn)檔案內(nèi)容（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.年度培訓(xùn)計(jì)劃：外委檢修單位應(yīng)根據(jù)本單位業(yè)務(wù)范圍、人員技能狀況以及公司檢修工作要求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等內(nèi)容。2.專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃：針對特定的檢修項(xiàng)目或技能提升需求，制定專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃。專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)說明培訓(xùn)的背景、目的、具體內(nèi)容、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)時(shí)間安排等。（二）培訓(xùn)教材1.選用的通用教材：記錄外委檢修單位選用的行業(yè)通用培訓(xùn)教材，包括教材名稱、出版社、版本等信息。2.自編教材：若有自編培訓(xùn)教材，應(yīng)附上教材的詳細(xì)內(nèi)容，包括章節(jié)安排、知識點(diǎn)講解、案例分析等，確保教材內(nèi)容符合檢修工作實(shí)際需求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（三）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)課程記錄：詳細(xì)記錄每次培訓(xùn)課程的基本信息，如課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容摘要等。同時(shí)，記錄學(xué)員的出勤情況，包括遲到、早退、曠課等情況。2.培訓(xùn)活動(dòng)記錄：除課程培訓(xùn)外，如現(xiàn)場實(shí)操培訓(xùn)、案例研討、模擬演練等培訓(xùn)活動(dòng)，也應(yīng)做好記錄。記錄內(nèi)容包括活動(dòng)主題、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、活動(dòng)組織情況、參與人員表現(xiàn)等。3.培訓(xùn)考核記錄：對學(xué)員培訓(xùn)后的考核情況進(jìn)行記錄，包括考核方式（理論考試、實(shí)操考核、項(xiàng)目作業(yè)評估等）、考核題目、學(xué)員成績、考核評語等。考核記錄應(yīng)真實(shí)反映學(xué)員對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度。（四）學(xué)員培訓(xùn)檔案1.個(gè)人基本信息：包括學(xué)員姓名、性別、年齡、身份證號碼、所在部門、崗位等。2.培訓(xùn)經(jīng)歷：記錄學(xué)員參加本單位及其他相關(guān)培訓(xùn)的情況，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)效果等。3.培訓(xùn)成績及證書：保存學(xué)員每次培訓(xùn)考核成績及獲得的相關(guān)培訓(xùn)證書復(fù)印件，如職業(yè)資格證書、技能等級證書等。4.培訓(xùn)反饋與評價(jià)：收集學(xué)員對培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)講師等方面的反饋意見和評價(jià)，以及培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)和技能提升情況記錄。（五）培訓(xùn)師資檔案1.師資基本信息：包括培訓(xùn)講師姓名、性別、年齡、學(xué)歷、專業(yè)背景、工作經(jīng)驗(yàn)、所在單位等。2.授課經(jīng)歷：記錄培訓(xùn)講師在本單位及其他單位的授課情況，包括授課課程名稱、授課時(shí)間、授課對象、授課效果評價(jià)等。3.培訓(xùn)資質(zhì)與能力證明：收集培訓(xùn)講師的相關(guān)資質(zhì)證書、培訓(xùn)能力證明材料等，如教師資格證（如有）、行業(yè)專家證書、培訓(xùn)師培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等。4.培訓(xùn)講師評價(jià)：定期收集學(xué)員和公司相關(guān)部門對培訓(xùn)講師的評價(jià)意見，作為對培訓(xùn)講師考核和續(xù)聘的依據(jù)。（六）培訓(xùn)費(fèi)用檔案1.培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算：記錄年度培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算情況，包括各項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用的明細(xì)，如師資費(fèi)用、教材費(fèi)用、場地租賃費(fèi)用、設(shè)備購置費(fèi)用等。2.費(fèi)用支出記錄：詳細(xì)記錄每次培訓(xùn)活動(dòng)的費(fèi)用支出情況，包括實(shí)際發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用金額、支付憑證等。確保培訓(xùn)費(fèi)用支出合理合規(guī)，與預(yù)算相符。3.費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷：按照公司財(cái)務(wù)制度，做好培訓(xùn)費(fèi)用的結(jié)算和報(bào)銷工作，保存相關(guān)的結(jié)算憑證和報(bào)銷單據(jù)，以備審計(jì)和查詢。四、培訓(xùn)檔案建立與歸檔（一）檔案建立流程1.培訓(xùn)計(jì)劃制定后，由外委檢修單位培訓(xùn)檔案管理人員負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，包括培訓(xùn)需求分析報(bào)告、培訓(xùn)大綱、培訓(xùn)教材初稿等，作為培訓(xùn)檔案的基礎(chǔ)資料。2.在培訓(xùn)實(shí)施過程中，培訓(xùn)講師、現(xiàn)場指導(dǎo)人員等應(yīng)及時(shí)將培訓(xùn)記錄、學(xué)員表現(xiàn)情況等資料提交給檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)定期對這些資料進(jìn)行整理和分類，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.培訓(xùn)考核結(jié)束后，檔案管理人員負(fù)責(zé)收集學(xué)員考核成績、考核試卷、考核評語等考核資料，并將其歸入學(xué)員培訓(xùn)檔案。同時(shí)，對培訓(xùn)效果進(jìn)行總結(jié)分析，形成培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告，一并歸入培訓(xùn)檔案。4.對于培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的其他相關(guān)資料，如培訓(xùn)活動(dòng)照片、視頻資料、培訓(xùn)證書復(fù)印件等，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行整理歸檔。（二）檔案分類與編號1.培訓(xùn)檔案應(yīng)按照培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、學(xué)員培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)師資檔案、培訓(xùn)費(fèi)用檔案等類別進(jìn)行分類。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。例如，培訓(xùn)計(jì)劃檔案編號可采用“PJ+年份+序號”的格式，培訓(xùn)教材檔案編號可采用“JC+年份+序號”的格式，以此類推。（三）檔案歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂和存放，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。3.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號進(jìn)行存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、培訓(xùn)檔案保管（一）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材等具有長期參考價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.培訓(xùn)記錄、學(xué)員培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)師資檔案等與培訓(xùn)過程和學(xué)員個(gè)人相關(guān)的檔案，保管期限不少于[X]年。3.培訓(xùn)費(fèi)用檔案按照公司財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限符合相關(guān)財(cái)務(wù)法規(guī)要求。（二）保管地點(diǎn)1.外委檢修單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案保管室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、滅火器等。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、檔案資料完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、定期殺毒等安全措施，防止電子檔案被篡改或丟失。同時(shí)，定期對電子檔案進(jìn)行遷移和備份，確保電子檔案的長期可訪問性。六、培訓(xùn)檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外委檢修單位培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給外委檢修單位培訓(xùn)檔案管理部門。2.外委檢修單位培訓(xùn)檔案管理部門收到申請表后，對申請進(jìn)行審核。審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出保管室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)培訓(xùn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱權(quán)限與流程1.因特殊情況需要借閱外委檢修單位培訓(xùn)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和外委檢修單位培訓(xùn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)與借閱人簽訂《培訓(xùn)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱檔案的保管責(zé)任、歸還時(shí)間、逾期歸還的違約責(zé)任等。3.借閱人應(yīng)按照協(xié)議約定的時(shí)間和要求歸還檔案。如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向培訓(xùn)檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。逾期未歸還的，培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照協(xié)議追究借閱人的違約責(zé)任。（三）查閱與借閱注意事項(xiàng)1.查閱和借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向培訓(xùn)檔案管理部門報(bào)告。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自泄露檔案信息。如因違反保密規(guī)定造成公司利益受損的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)定期對查閱和借閱檔案的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)檔案利用情況，為培訓(xùn)工作的改進(jìn)提供參考依據(jù)。七、培訓(xùn)檔案更新與維護(hù)（一）定期更新機(jī)制1.外委檢修單位應(yīng)每年對培訓(xùn)檔案進(jìn)行一次全面梳理和更新，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際培訓(xùn)情況相符。2.在培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整、培訓(xùn)教材修訂、培訓(xùn)師資變動(dòng)等情況發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)對相關(guān)檔案資料進(jìn)行更新。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)要求1.培訓(xùn)檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注培訓(xùn)工作的進(jìn)展情況，及時(shí)收集和整理新產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和資料，如培訓(xùn)后的工作績效評估結(jié)果、學(xué)員反饋意見等，并將其補(bǔ)充到相應(yīng)的檔案中。2.對于培訓(xùn)檔案中存在的錯(cuò)誤信息、不完整記錄等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正和補(bǔ)充，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）版本控制與歷史記錄1.對培訓(xùn)教材、培訓(xùn)計(jì)劃等重要檔案資料，應(yīng)進(jìn)行版本控制。每次修訂后，應(yīng)保留原版本的歷史記錄，注明修訂時(shí)間、修訂內(nèi)容、修訂原因等信息，以便追溯和對比。2.在檔案管理系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案中，應(yīng)清晰標(biāo)識檔案的版本信息，避免混淆和誤用。八、培訓(xùn)檔案銷毀（一）銷毀條件與范圍1.培訓(xùn)檔案保管期滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照本制度規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、培訓(xùn)項(xiàng)目終止等原因，導(dǎo)致相關(guān)培訓(xùn)檔案不再具有使用價(jià)值的，也可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀審批流程1.外委檢修單位培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清查，提出銷毀意見，并填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》經(jīng)外委檢修單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，報(bào)公司培訓(xùn)管理部門備案。3.公司培訓(xùn)管理部門對銷毀申請進(jìn)行復(fù)核，如無異議，批準(zhǔn)銷毀申請。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.培訓(xùn)檔案銷