PAGE培訓(xùn)檔案收納管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案的管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收納流程，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，為公司的培訓(xùn)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案資料收納管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)、專項(xiàng)培訓(xùn)等。（三）管理原則1.集中管理原則：培訓(xùn)檔案由公司統(tǒng)一設(shè)立的檔案管理部門進(jìn)行集中管理，確保檔案的有序存放和有效利用。2.分類歸檔原則：按照培訓(xùn)的類別、時(shí)間、性質(zhì)等因素進(jìn)行分類歸檔，便于查找和統(tǒng)計(jì)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保培訓(xùn)檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容及分類（一）培訓(xùn)計(jì)劃類1.年度培訓(xùn)計(jì)劃：包括公司年度培訓(xùn)工作的總體目標(biāo)、培訓(xùn)項(xiàng)目安排、培訓(xùn)預(yù)算等內(nèi)容。2.專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃：針對(duì)特定崗位、業(yè)務(wù)領(lǐng)域或項(xiàng)目制定的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的目標(biāo)、內(nèi)容、時(shí)間、師資等。（二）培訓(xùn)實(shí)施類1.培訓(xùn)通知：發(fā)布培訓(xùn)活動(dòng)的通知文件，包括培訓(xùn)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、培訓(xùn)要求等信息。2.培訓(xùn)教材：培訓(xùn)過程中使用的各類教材、講義、課件等資料。3.培訓(xùn)記錄：記錄培訓(xùn)過程的相關(guān)資料，如培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考勤記錄、培訓(xùn)課程內(nèi)容摘要、培訓(xùn)現(xiàn)場照片等。4.培訓(xùn)考核資料：包括培訓(xùn)考核試卷、考核成績、考核報(bào)告等，用于評(píng)估學(xué)員的培訓(xùn)效果。（三）培訓(xùn)師資類1.內(nèi)部培訓(xùn)師資料：包括內(nèi)部培訓(xùn)師的個(gè)人簡歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、授課評(píng)價(jià)等。2.外部培訓(xùn)師資料：與外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或培訓(xùn)師簽訂的合作協(xié)議、培訓(xùn)師的資質(zhì)證明、授課費(fèi)用明細(xì)等。（四）培訓(xùn)效果評(píng)估類1.學(xué)員反饋：學(xué)員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資等方面的反饋意見和建議。2.培訓(xùn)效果跟蹤：對(duì)學(xué)員培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)、技能提升等方面進(jìn)行跟蹤評(píng)估的資料。3.培訓(xùn)效益評(píng)估：評(píng)估培訓(xùn)對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、績效提升等方面所產(chǎn)生的效益的相關(guān)資料。（五）培訓(xùn)證書及其他類1.培訓(xùn)證書：學(xué)員參加培訓(xùn)后獲得的各類證書原件及復(fù)印件。2.培訓(xùn)相關(guān)的其他文件：如培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告、培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)分享、培訓(xùn)工作改進(jìn)措施等。三、培訓(xùn)檔案的收集（一）收集責(zé)任主體1.培訓(xùn)組織部門：負(fù)責(zé)本部門組織的培訓(xùn)活動(dòng)檔案資料的收集整理工作，并在培訓(xùn)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案資料移交至檔案管理部門。2.培訓(xùn)實(shí)施部門：協(xié)助培訓(xùn)組織部門做好培訓(xùn)檔案資料的收集工作，確保所負(fù)責(zé)的培訓(xùn)環(huán)節(jié)相關(guān)資料的完整收集。3.學(xué)員個(gè)人：按照要求及時(shí)提交個(gè)人在培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料，如培訓(xùn)心得、考核作業(yè)等。（二）收集要求1.培訓(xùn)組織部門應(yīng)明確各項(xiàng)培訓(xùn)檔案資料的收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保收集的資料全面、準(zhǔn)確、完整。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)可靠，如有虛假信息，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.對(duì)于電子文檔資料，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于識(shí)別和管理。（三）收集流程1.培訓(xùn)活動(dòng)開始前，培訓(xùn)組織部門應(yīng)向相關(guān)部門和人員明確檔案資料收集的要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.培訓(xùn)過程中，培訓(xùn)組織部門和實(shí)施部門應(yīng)及時(shí)收集各類培訓(xùn)資料，如培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)記錄等，并妥善保管。3.培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)組織部門應(yīng)按照檔案分類要求，對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步整理，填寫《培訓(xùn)檔案移交清單》，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門收到培訓(xùn)檔案資料后，應(yīng)對(duì)移交清單進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知培訓(xùn)組織部門補(bǔ)充完善。四、培訓(xùn)檔案的整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理的工作效率。（二）整理方法1.分類：按照培訓(xùn)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類。如將培訓(xùn)計(jì)劃類、培訓(xùn)實(shí)施類、培訓(xùn)師資類等分別歸類。2.編號(hào)：為每一類培訓(xùn)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。例如，培訓(xùn)計(jì)劃類檔案編號(hào)可采用“PJ+年份+序號(hào)”的格式，培訓(xùn)實(shí)施類檔案編號(hào)可采用“SS+年份+序號(hào)”的格式等。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。4.編目：編制培訓(xùn)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案內(nèi)容。（三）整理流程1.檔案管理部門收到培訓(xùn)檔案資料后，首先對(duì)資料進(jìn)行分類，確定每類檔案的編號(hào)范圍。2.按照編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并在每份資料上標(biāo)注編號(hào)。3.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，同時(shí)將電子文檔資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子文檔與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致。4.編制培訓(xùn)檔案目錄，將目錄打印成冊，并與檔案資料一同存放。五、培訓(xùn)檔案的歸檔（一）歸檔期限培訓(xùn)檔案應(yīng)在整理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案：按照分類編號(hào)順序，將裝訂成冊的紙質(zhì)檔案放入檔案盒中，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、編號(hào)范圍、年度等信息，存放在檔案庫房的相應(yīng)位置。2.電子檔案：將整理好的電子文檔資料按照分類編號(hào)存入公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的索引，便于快速查詢。（三）歸檔要求1.歸檔的培訓(xùn)檔案應(yīng)確保資料齊全、完整，編號(hào)準(zhǔn)確、清晰。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保檔案的安全保管。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。六、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃類檔案保管期限為[X]年。2.培訓(xùn)實(shí)施類檔案保管期限為[X]年，其中涉及員工個(gè)人信息及重要業(yè)務(wù)資料的檔案保管期限為永久。3.培訓(xùn)師資類檔案保管期限為[X]年。4.培訓(xùn)效果評(píng)估類檔案保管期限為[X]年。5.培訓(xùn)證書及其他類檔案保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，重要文件應(yīng)永久保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案庫房集中保管的方式，按照檔案類別和年度順序排列存放。檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.電子檔案：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。同時(shí)，建立電子檔案的定期檢查制度，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱培訓(xùn)檔案。3.對(duì)于超過保管期限的培訓(xùn)檔案，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。七、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.內(nèi)部人員查閱培訓(xùn)檔案，需填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，如符合查閱規(guī)定，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記表上記錄查閱情況。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（二）借閱流程1.因工作需要借閱培訓(xùn)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失。如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司機(jī)密信息的培訓(xùn)檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，任何人不得私自復(fù)印、拍照或傳播培訓(xùn)檔案內(nèi)容。八、培訓(xùn)檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.培訓(xùn)檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類培訓(xùn)檔案的數(shù)量、年度培訓(xùn)檔案數(shù)量等。2.培訓(xùn)檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱次數(shù)、借閱次數(shù)、查閱人員分布等。3.培訓(xùn)檔案的保管期限統(tǒng)計(jì)，分析不同類別檔案的保管期限分布情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立培訓(xùn)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，記錄各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2.利用公司的檔案管理系統(tǒng)或相關(guān)軟件，對(duì)培訓(xùn)檔案的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）分析報(bào)告1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，定期撰寫培訓(xùn)檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，分析培訓(xùn)檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題及改進(jìn)措施。2.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，為公司的培訓(xùn)決策、人力資源管理等提供參考依據(jù)。九、培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)培訓(xùn)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱與借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。如對(duì)涉及機(jī)密的檔案資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制查閱權(quán)限等。3.與外部機(jī)構(gòu)或人員合作過程中涉及培訓(xùn)檔案的，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜報(bào)警裝置、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。十、培訓(xùn)檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)培訓(xùn)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性等。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部自查制度，定期對(duì)培訓(xùn)檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）考核辦法1.將培訓(xùn)檔案管