PAGE校外培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校外培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)教學(xué)、管理決策、質(zhì)量評(píng)估等方面的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校外培訓(xùn)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“機(jī)構(gòu)”）內(nèi)各部門、各培訓(xùn)項(xiàng)目所形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指機(jī)構(gòu)在培訓(xùn)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)機(jī)構(gòu)和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)構(gòu)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映機(jī)構(gòu)培訓(xùn)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的保密性和安全性。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)構(gòu)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案工作。2.集中統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)教學(xué)類：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)員作業(yè)、考試試卷及成績等。2.師資隊(duì)伍類：教師簡歷、培訓(xùn)記錄、教學(xué)成果、師德師風(fēng)考核等。3.學(xué)員管理類：學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)籍檔案、考勤記錄、獎(jiǎng)懲情況等。4.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、收支憑證、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、退費(fèi)記錄等。5.行政管理類：機(jī)構(gòu)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。6.安全管理類：安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、安全事故處理報(bào)告等。7.其他類：與機(jī)構(gòu)培訓(xùn)活動(dòng)相關(guān)的各類證書、榮譽(yù)、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在培訓(xùn)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理的效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和年度進(jìn)行分類，如培訓(xùn)教學(xué)類、師資隊(duì)伍類等，每類再按年度順序排列。2.編號(hào)：對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等。2.庫房應(yīng)配備必要的數(shù)據(jù)備份設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，保障檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按年度、類別順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時(shí)，建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索。3.聲像檔案應(yīng)按照載體形式分別整理，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，確保其長期保存和利用。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：反映機(jī)構(gòu)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)機(jī)構(gòu)和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。反映機(jī)構(gòu)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為30年保管。反映機(jī)構(gòu)短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為10年保管。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、重點(diǎn)突出的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷（件）審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值及保管價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合機(jī)構(gòu)發(fā)展和工作需要，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀時(shí)，應(yīng)派兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和機(jī)構(gòu)相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。2.服務(wù)至上原則：以服務(wù)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)教學(xué)、管理決策、質(zhì)量評(píng)估等工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全性。（二）利用范圍1.機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.因機(jī)構(gòu)評(píng)估、審計(jì)、合作交流等工作需要，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可向有關(guān)部門或單位提供檔案查閱服務(wù)。3.涉及司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查詢檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，并做好查閱記錄。2.借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制檔案：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途和數(shù)量，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為機(jī)構(gòu)提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：選用適合機(jī)構(gòu)檔案管理需求的信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.信息安全管理：采取防火墻、加密技術(shù)、用戶認(rèn)證等安全措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止檔案信息泄露和被篡改。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：檔案整理：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。掃描錄入：使用專業(yè)掃描設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描圖像轉(zhuǎn)換為電子文件，并錄入相關(guān)元數(shù)據(jù)信息。圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像清晰可讀。數(shù)據(jù)掛接：將處理后的電子文件與對(duì)應(yīng)的檔案目錄進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)操作流程：用戶登錄：檔案管理人員和利用者通過用戶名和密