PAGE物業(yè)培訓(xùn)會議記錄制度一、總則（一）目的為了規(guī)范物業(yè)培訓(xùn)會議記錄工作，確保培訓(xùn)會議信息準(zhǔn)確、完整地記錄與保存，提高培訓(xùn)效果，促進(jìn)物業(yè)工作人員專業(yè)素質(zhì)提升，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類物業(yè)培訓(xùn)會議，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、專業(yè)技能培訓(xùn)、管理知識培訓(xùn)、安全培訓(xùn)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：培訓(xùn)會議記錄應(yīng)如實(shí)、準(zhǔn)確地反映會議內(nèi)容，不得遺漏重要信息，不得歪曲或篡改會議原意。2.完整性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)涵蓋會議的基本信息（如會議名稱、時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員等）、會議議程、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、行動安排等，確保記錄完整無缺。3.及時性原則：培訓(xùn)會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時完成，避免因時間過長導(dǎo)致信息遺忘或不準(zhǔn)確。4.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密、客戶隱私等敏感信息的培訓(xùn)會議記錄，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、培訓(xùn)會議記錄的職責(zé)分工（一）記錄人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)培訓(xùn)會議的現(xiàn)場記錄工作，采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式，確保記錄內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。2.在記錄過程中，應(yīng)專注于會議內(nèi)容，不參與會議討論，避免因記錄人員的主觀因素影響記錄的客觀性。3.記錄完成后，及時對記錄內(nèi)容進(jìn)行整理、核對，確保記錄無誤。如發(fā)現(xiàn)記錄內(nèi)容存在疑問或不完整，應(yīng)及時向主持人或相關(guān)參會人員核實(shí)。（二）主持人職責(zé)1.明確培訓(xùn)會議記錄的要求和規(guī)范，提醒記錄人員及時、準(zhǔn)確地記錄會議內(nèi)容。2.在會議過程中，引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題進(jìn)行討論，確保會議秩序和效率，避免出現(xiàn)無關(guān)話題或混亂局面，以便記錄人員能夠清晰記錄會議要點(diǎn)。3.對記錄人員整理后的會議記錄進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映會議決議、行動安排等關(guān)鍵信息，如有問題及時提出修改意見。（三）參會人員職責(zé)1.積極配合記錄人員的工作，如實(shí)提供與會議相關(guān)的信息和資料，不得隱瞞或虛報重要情況。2.在會議討論過程中，應(yīng)清晰表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見，以便記錄人員準(zhǔn)確記錄。3.對會議記錄初稿如有異議，應(yīng)及時向記錄人員或主持人提出，經(jīng)核實(shí)后進(jìn)行修改。三、培訓(xùn)會議記錄的內(nèi)容要求（一）基本信息1.會議名稱：明確培訓(xùn)會議的主題和性質(zhì)，如“物業(yè)客服人員溝通技巧培訓(xùn)會議”、“消防安全知識培訓(xùn)會議”等。2.會議時間：記錄會議開始和結(jié)束的具體時間，精確到分鐘。例如，“20XX年XX月XX日上午9:0011:30”。3.會議地點(diǎn)：詳細(xì)記錄會議召開的具體地點(diǎn)，如公司會議室X、項(xiàng)目現(xiàn)場辦公室等。4.主持人：記錄主持會議的人員姓名和職務(wù)。5.參會人員：列出所有參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息，如有缺席人員應(yīng)注明原因。（二）會議議程1.按照會議進(jìn)行的順序，依次記錄各項(xiàng)議程的標(biāo)題和內(nèi)容要點(diǎn)。2.對于重要議程項(xiàng)目的背景介紹、目的闡述等關(guān)鍵信息也應(yīng)進(jìn)行記錄，以便參會人員和后續(xù)查閱者能夠全面了解會議流程和重點(diǎn)。（三）討論內(nèi)容1.詳細(xì)記錄參會人員圍繞會議主題展開的討論內(nèi)容，包括提出的問題、分析的原因、不同觀點(diǎn)的碰撞等。2.記錄討論過程中的重要論據(jù)、數(shù)據(jù)、案例等支持性信息，確保討論內(nèi)容真實(shí)、具體、可追溯。3.對于參會人員的發(fā)言，應(yīng)盡量采用原話記錄，但可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)簡化和整理，保持原意不變。同時，注明發(fā)言人員的姓名和部門，以便明確責(zé)任和觀點(diǎn)來源。（四）決議事項(xiàng)1.明確會議討論后形成的決議內(nèi)容，包括決議事項(xiàng)的具體描述、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵要素。2.對于涉及多個部門或人員協(xié)同完成的決議事項(xiàng)，應(yīng)詳細(xì)記錄各部門或人員的職責(zé)分工和協(xié)作方式，確保決議能夠有效執(zhí)行。（五）行動安排1.記錄為落實(shí)會議決議而制定的具體行動安排，包括任務(wù)內(nèi)容、執(zhí)行步驟、時間進(jìn)度表等。2.對于重要行動安排，應(yīng)明確跟蹤和監(jiān)督機(jī)制，如定期匯報進(jìn)展情況、進(jìn)行階段性檢查等，以確保行動按計(jì)劃推進(jìn)。（六）其他事項(xiàng)1.記錄會議過程中出現(xiàn)的特殊情況、突發(fā)事件及處理方式。2.如有會議中提及的重要文件、資料、數(shù)據(jù)等信息來源，應(yīng)注明出處或附上相關(guān)附件清單，以便后續(xù)查閱和參考。四、培訓(xùn)會議記錄的格式規(guī)范（一）紙質(zhì)記錄格式1.頁面設(shè)置：采用A4紙，上下邊距為2.54cm，左右邊距為3.17cm。2.標(biāo)題格式：會議名稱采用二號黑體字，居中對齊；會議基本信息（時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員）采用四號宋體字，分段居中對齊。3.正文格式：正文內(nèi)容采用小四號宋體字，行距為1.5倍行距。每段開頭空兩格，記錄內(nèi)容應(yīng)條理清晰，層次分明。對于討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、行動安排等不同部分，可采用不同的字體或符號進(jìn)行區(qū)分，如使用加粗字體突出重點(diǎn)內(nèi)容，使用序號（一）、（二）、（三）……標(biāo)注不同層次的內(nèi)容等。4.頁碼標(biāo)注：在頁面底部居中位置標(biāo)注頁碼，格式為“第X頁，共X頁”。（二）電子記錄格式1.文件命名：電子記錄文件命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，采用“會議名稱日期記錄人姓名”的格式，如“物業(yè)設(shè)施設(shè)備維護(hù)培訓(xùn)會議20XX0X0X張三”。2.文檔格式：推薦使用MicrosoftWord或WPS文字等常用辦公軟件進(jìn)行記錄，保存為.docx或.wps格式。3.排版要求：電子記錄的排版應(yīng)與紙質(zhì)記錄格式要求基本一致，確保內(nèi)容清晰易讀?？筛鶕?jù)需要使用電子文檔的格式工具（如字體、字號、段落格式設(shè)置等）對記錄內(nèi)容進(jìn)行合理排版，突出重點(diǎn)和層次。4.附件管理：如會議中有相關(guān)附件，應(yīng)將附件與電子記錄文件一并保存，并在記錄文檔中注明附件名稱和存放位置。附件文件名應(yīng)與記錄文檔中的描述一致，以便快速查找和核對。五、培訓(xùn)會議記錄的整理與歸檔（一）整理要求1.記錄人員在會議結(jié)束后應(yīng)及時對記錄內(nèi)容進(jìn)行整理，檢查記錄是否完整、準(zhǔn)確，語言表達(dá)是否通順，標(biāo)點(diǎn)符號是否正確等。2.對記錄內(nèi)容進(jìn)行分類和編號，按照會議的時間順序或重要性程度進(jìn)行排序，便于后續(xù)查閱和管理。3.對于記錄中存在的錯別字、語法錯誤、數(shù)據(jù)錯誤等問題，應(yīng)及時進(jìn)行修改，并在修改處加蓋記錄人員的印章或簽名確認(rèn)，以示負(fù)責(zé)。（二）審核流程1.整理后的培訓(xùn)會議記錄初稿應(yīng)提交給主持人進(jìn)行審核。主持人應(yīng)在收到記錄初稿后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并提出審核意見。2.如主持人審核通過，記錄人員應(yīng)將審核通過的記錄文檔打印一份，交主持人簽字確認(rèn)后存檔。如主持人提出修改意見，記錄人員應(yīng)根據(jù)意見及時進(jìn)行修改，修改完成后再次提交主持人審核，直至審核通過。3.對于涉及重要決議或重大事項(xiàng)的培訓(xùn)會議記錄，審核通過后還應(yīng)提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司管理層進(jìn)行終審，確保記錄內(nèi)容符合公司整體利益和決策要求。（三）歸檔方式1.審核通過的培訓(xùn)會議記錄應(yīng)進(jìn)行歸檔保存，歸檔方式可分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、會議類型等進(jìn)行分類裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中，并建立紙質(zhì)檔案目錄索引，便于查找。電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，每個文件夾以年度命名，文件夾內(nèi)再按照會議類型細(xì)分文件夾，如“新員工培訓(xùn)”、“專業(yè)技能培訓(xùn)”等，每個會議記錄文件命名應(yīng)符合電子記錄格式規(guī)范要求。2.同時，應(yīng)建立培訓(xùn)會議記錄電子檔案的備份機(jī)制，定期將電子檔案備份到外部存儲設(shè)備（如移動硬盤、光盤等），并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.歸檔后的培訓(xùn)會議記錄應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制或銷毀培訓(xùn)會議記錄。如需查閱，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、培訓(xùn)會議記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.物業(yè)工作人員因工作需要查閱培訓(xùn)會議記錄的，應(yīng)向所在部門負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可在公司指定的檔案查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱時應(yīng)遵守檔案查閱登記制度，如實(shí)填寫查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。2.公司管理層、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及涉及會議決議執(zhí)行的工作人員，可根據(jù)工作需要隨時查閱與自身職責(zé)相關(guān)的培訓(xùn)會議記錄。查閱時應(yīng)履行審批手續(xù)，填寫《培訓(xùn)會議記錄查閱申請表》，注明查閱原因、查閱范圍、預(yù)計(jì)查閱時間等內(nèi)容，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員協(xié)助查閱。3.外部單位（如業(yè)主委員會、監(jiān)管部門等）因特殊原因需要查閱培訓(xùn)會議記錄的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容。經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司指定專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱過程中，外部單位人員不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播培訓(xùn)會議記錄內(nèi)容，如需使用相關(guān)信息，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理手續(xù)。（二）使用規(guī)定1.查閱培訓(xùn)會議記錄的人員應(yīng)妥善保管記錄資料，不得在記錄上隨意涂改、標(biāo)記或損壞。如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。摘錄或復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)注明出處，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.培訓(xùn)會議記錄僅供內(nèi)部工作參考和使用，不得用于商業(yè)目的或向第三方泄露。如因工作需要對外提供培訓(xùn)會議記錄相關(guān)信息，應(yīng)按照公司信息披露制度的規(guī)定進(jìn)行審批和處理，確保信息披露符合法律法規(guī)和公司利益要求。3.物業(yè)工作人員在工作中應(yīng)充分利用培訓(xùn)會議記錄中的信息，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，指導(dǎo)實(shí)際工作。如發(fā)現(xiàn)記錄內(nèi)容對解決工作問題具有重要參考價值，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行整理和提煉，形成工作文檔或報告，為公司決策提供支持。七、培訓(xùn)會議記錄的保密與銷毀（一）保密措施1.對于涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息、技術(shù)資料等敏感內(nèi)容的培訓(xùn)會議記錄，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。記錄人員在記錄過程中應(yīng)注意保密，不得將敏感信息泄露給無關(guān)人員。2.培訓(xùn)會議記錄的存儲介質(zhì)（如紙質(zhì)檔案、電子存儲設(shè)備等）應(yīng)妥善保管，設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，防止信息被竊取、篡改或丟失。對于存儲敏感信息的電子設(shè)備，應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。3.在查閱培訓(xùn)會議記錄時，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督查閱過程，確保查閱人員遵守保密規(guī)定。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時收回記錄資料，檢查是否有信息泄露或損壞情況。（二）銷毀規(guī)定1.培訓(xùn)會議記錄的保存期限應(yīng)根據(jù)公司檔案管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求確定。一般情況下，重要培訓(xùn)會議記錄應(yīng)保存[X]年以上，一般性培訓(xùn)會議記錄可保存[X]年。保存期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照公司檔案銷毀程序進(jìn)行操作。2.檔案管理人員應(yīng)定期對到期的培訓(xùn)會議記錄進(jìn)行清理和鑒定，確定需要銷毀的記錄清單。銷毀清單應(yīng)包括會議名稱、記錄日期、記錄編號、保存期限等詳細(xì)信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)。3.培訓(xùn)會議記錄的銷毀方式可采用紙質(zhì)檔案粉碎、電子檔案格式化等安全可靠的方式進(jìn)行，確保記錄內(nèi)容無法恢復(fù)。銷