PAGE培訓(xùn)材料保管備查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)材料的管理，確保培訓(xùn)材料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，規(guī)范培訓(xùn)材料的保管與備查工作，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓(xùn)活動(dòng)所涉及的培訓(xùn)材料，包括但不限于培訓(xùn)教材、講義、課件、考核試卷、學(xué)員檔案等。（三）基本原則1.合法性原則：培訓(xùn)材料的保管與備查工作應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保公司培訓(xùn)活動(dòng)合法合規(guī)開展。2.完整性原則：全面收集、整理和保管培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類材料，保證材料的完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：培訓(xùn)材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映培訓(xùn)內(nèi)容和過程，避免虛假或錯(cuò)誤信息。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、學(xué)員個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)材料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：保管的培訓(xùn)材料應(yīng)便于查閱、使用和管理，提高工作效率。二、培訓(xùn)材料的分類與編號(hào)（一）分類1.培訓(xùn)教材類：包括公司自行編寫或外部采購的用于培訓(xùn)的專業(yè)書籍、手冊(cè)等。2.講義課件類：培訓(xùn)講師根據(jù)培訓(xùn)需求制作的電子或紙質(zhì)講義、PPT課件等。3.考核試卷類：用于培訓(xùn)考核的各類試卷、試題庫等。4.學(xué)員檔案類：記錄學(xué)員培訓(xùn)基本信息、學(xué)習(xí)成績、考勤情況等的檔案資料。5.其他類：如培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)評(píng)估報(bào)告等與培訓(xùn)相關(guān)的其他材料。（二）編號(hào)為便于培訓(xùn)材料的識(shí)別、管理和查詢，對(duì)每類培訓(xùn)材料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.培訓(xùn)教材類：以“JC”開頭，followedbytheyearofpublicationandauniqueserialnumber.Forexample,JC2023001representsthefirsttrainingmaterialpublishedin2023.2.講義課件類：以“KJ”開頭，followedbythetrainingcoursenameabbreviationandaserialnumber.Forexample,KJSales002representsthesecondlecturecoursewareforthesalestraining.3.考核試卷類：以“KS”開頭，followedbythetrainingcoursenameabbreviationandtheexaminationdate(intheformatofyearmonthday)andaserialnumber.Forexample,KSMarketing20230510003representsthethirdexaminationpaperforthemarketingtrainingonMay10,2023.4.學(xué)員檔案類：以“XD”開頭，followedbytheyearofenrollmentandauniqueserialnumberforeachstudent.Forexample,XD2023010representsthestudentfileofthe10thstudentenrolledin2023.5.其他類：以“QT”開頭，followedbyaserialnumber.Forexample,QT005representsthefifthothertrainingrelatedmaterial.三、培訓(xùn)材料的收集與整理（一）收集1.培訓(xùn)部門：負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)活動(dòng)，并在培訓(xùn)前明確所需收集的培訓(xùn)材料清單，通知相關(guān)人員按時(shí)提交。2.培訓(xùn)講師：根據(jù)培訓(xùn)大綱和教學(xué)計(jì)劃，準(zhǔn)備并提交講義課件、考核試卷等培訓(xùn)材料。3.學(xué)員：按照培訓(xùn)要求，提交個(gè)人學(xué)習(xí)資料、作業(yè)等相關(guān)材料。4.其他相關(guān)部門：如人力資源部門提供學(xué)員基本信息，行政部門提供培訓(xùn)場地使用記錄等，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)材料提交給培訓(xùn)部門。（二）整理1.培訓(xùn)部門：收到各類培訓(xùn)材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行分類存放，并核對(duì)材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于電子文檔：應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名清晰反映文檔內(nèi)容和所屬類別。同時(shí)，建立電子文檔索引目錄，方便快速查找。3.對(duì)于紙質(zhì)文檔：應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并在封面注明文檔名稱、類別、編號(hào)、日期等信息。四、培訓(xùn)材料的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)培訓(xùn)材料：應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，確保存放整齊、有序。文件柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.電子培訓(xùn)材料：應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器上，建立備份機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。同時(shí)，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。（二）保管期限1.培訓(xùn)教材類：長期保管，以便后續(xù)培訓(xùn)參考使用。2.講義課件類：根據(jù)培訓(xùn)課程的更新情況，保留最近[X]年的講義課件，其他可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)銷毀。3.考核試卷類：保留最近[X]年的考核試卷，用于分析培訓(xùn)效果和教學(xué)質(zhì)量評(píng)估。4.學(xué)員檔案類：自學(xué)員畢業(yè)或培訓(xùn)結(jié)束之日起，保留[X]年，以便查詢學(xué)員歷史培訓(xùn)記錄。5.其他類：根據(jù)文件性質(zhì)和實(shí)際需要，確定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管環(huán)境1.溫度：保持在[適宜溫度范圍]，避免溫度過高或過低對(duì)培訓(xùn)材料造成損壞。2.濕度：控制在[適宜濕度范圍]，防止紙質(zhì)材料受潮發(fā)霉，電子設(shè)備因濕度問題出現(xiàn)故障。3.通風(fēng)：確保保管場所通風(fēng)良好，防止有害氣體積聚對(duì)材料產(chǎn)生腐蝕。（四）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)培訓(xùn)材料的日常保管工作：定期檢查培訓(xùn)材料的存放情況，確保材料安全無損。2.做好保管記錄：記錄培訓(xùn)材料的出入庫情況、保管期限、損壞情況等信息，以備查詢。3.協(xié)助培訓(xùn)部門進(jìn)行培訓(xùn)材料的整理和歸檔工作：按照要求對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行分類、編號(hào)和存放，提高保管效率。4.嚴(yán)格遵守保密制度：對(duì)涉及公司機(jī)密和學(xué)員隱私的培訓(xùn)材料，妥善保管，防止信息泄露。五、培訓(xùn)材料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.培訓(xùn)部門人員：可查閱本部門保管的所有培訓(xùn)材料，用于培訓(xùn)教學(xué)、課程開發(fā)、效果評(píng)估等工作。2.培訓(xùn)講師：根據(jù)教學(xué)需要，可查閱與所授課程相關(guān)的培訓(xùn)材料，包括教材、講義、試卷等。3.公司內(nèi)部其他部門人員：因工作需要查閱培訓(xùn)材料的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)材料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、材料名稱和類別，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到培訓(xùn)部門查閱。查閱過程中不得擅自復(fù)印、拍照或傳播培訓(xùn)材料。4.外部合作機(jī)構(gòu)或人員：如需查閱公司培訓(xùn)材料，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，確保材料安全。（二）查閱流程1.填寫申請(qǐng)表：查閱人員需填寫《培訓(xùn)材料查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、材料名稱和類別等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的查閱申請(qǐng)，還需報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱登記：培訓(xùn)部門根據(jù)審批結(jié)果，安排專人協(xié)助查閱人員查閱培訓(xùn)材料，并進(jìn)行查閱登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱材料名稱和編號(hào)、查閱目的等。4.歸還：查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將培訓(xùn)材料歸還培訓(xùn)部門保管人員，并在查閱登記上簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)定1.培訓(xùn)部門人員：在使用培訓(xùn)材料進(jìn)行教學(xué)、課程開發(fā)等工作時(shí)，應(yīng)確保材料的正確使用，不得擅自修改或損壞培訓(xùn)材料。如需對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行修改或補(bǔ)充，應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好記錄。2.培訓(xùn)講師：根據(jù)教學(xué)需要，可對(duì)講義課件進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和修改，但應(yīng)保留原始版本，并注明修改內(nèi)容和日期。使用考核試卷進(jìn)行培訓(xùn)考核時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照考試規(guī)則進(jìn)行，確?？荚嚬?、公正。3.其他人員：經(jīng)批準(zhǔn)查閱培訓(xùn)材料的人員，只能將材料用于申請(qǐng)審批的目的，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或用于其他非授權(quán)用途。六、培訓(xùn)材料的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)材料保管期限已滿，且不再具有保存價(jià)值的。2.培訓(xùn)材料因損壞、丟失等原因無法繼續(xù)使用，且已無備份的。3.因法律法規(guī)或政策變化，培訓(xùn)材料內(nèi)容不符合要求，需要銷毀的。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：培訓(xùn)部門或相關(guān)保管人員根據(jù)銷毀條件，填寫《培訓(xùn)材料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀材料的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的培訓(xùn)材料銷毀申請(qǐng)，還需報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由培訓(xùn)部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全有效的方法，確保培訓(xùn)材料信息無法恢復(fù)。4.記錄備案：銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷毀記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀材料名稱和類別、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員姓名等。銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的培訓(xùn)材料管理監(jiān)督小組，由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)培訓(xùn)材料保管備查制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.培訓(xùn)材料的收集、整理、保管情況，是否符合本制度的要求。2.培訓(xùn)材料的查閱與使用是否規(guī)范，是否存在未經(jīng)授權(quán)查閱、使用或泄露培訓(xùn)材料信息情況。自學(xué)員畢業(yè)或培訓(xùn)結(jié)束之日起，保留[X]年，以便查詢學(xué)員歷史培訓(xùn)記錄。5.其他類：根據(jù)文件性質(zhì)和實(shí)際需要，確定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管環(huán)境1.溫度：保持在[適宜溫度范圍]，避免溫度過高或過低對(duì)培訓(xùn)材料造成損壞。2.濕度：控制在[適宜濕度范圍]，防止紙質(zhì)材料受潮發(fā)霉，但應(yīng)保留原始版本，并注明修改內(nèi)容和日期。使用考核試卷進(jìn)行培訓(xùn)考核時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照考試規(guī)則進(jìn)行，確?？荚嚬?、公正。3.其他人員：經(jīng)批準(zhǔn)查閱培訓(xùn)材料的人員，只能將材料用于申請(qǐng)審批的目的，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或用于其他非授權(quán)用途。六、培訓(xùn)材料的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)材料保管期限已滿，且不再具有保存價(jià)值的。2.培訓(xùn)材料因損壞、丟失等原因無法繼續(xù)使用，且已無備份的。3.因法律法規(guī)或政策變化，培訓(xùn)材料內(nèi)容不符合要求，需要銷毀材料的名稱、類別、數(shù)量并由專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全有效的方法，確保培訓(xùn)材料信息無法恢復(fù)。4.記錄備案：銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷毀記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀材料名稱和類別、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員姓名等。銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的培訓(xùn)材料管理監(jiān)督小組，由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)培訓(xùn)材料保管備查制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.培訓(xùn)材料的收集、整理、保管情況，是否符合本制度的要求。2.培訓(xùn)材料的查閱與使用是否規(guī)范，是否存在未經(jīng)授權(quán)查閱、使用或泄露培訓(xùn)材料信息情況。3.培訓(xùn)材料的銷毀是否按照規(guī)定流程進(jìn)行，銷毀記錄是否完整。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對(duì)培訓(xùn)材料保管備查制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢