PAGE警校培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)警校培訓(xùn)檔案管理，確保培訓(xùn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在警校教學(xué)、管理、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校開(kāi)展的各類培訓(xùn)活動(dòng)所形成的檔案管理，包括在職民警培訓(xùn)、輔警培訓(xùn)、合作院校學(xué)生實(shí)習(xí)培訓(xùn)等相關(guān)檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等，保證檔案的全面性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照統(tǒng)一規(guī)范的要求進(jìn)行整理、歸檔和保管。4.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、警務(wù)機(jī)密等敏感信息的培訓(xùn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善警校培訓(xùn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各培訓(xùn)項(xiàng)目承辦部門做好培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理全校培訓(xùn)檔案，建立健全培訓(xùn)檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供培訓(xùn)檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）培訓(xùn)項(xiàng)目承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門承辦培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案管理工作，按照檔案管理要求及時(shí)將檔案移交學(xué)校檔案管理部門。3.在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成檔案的初步整理工作，并向檔案管理部門提交檔案移交清單。4.配合檔案管理部門做好培訓(xùn)檔案的查詢、借閱等相關(guān)工作。（三）培訓(xùn)教師職責(zé)1.在培訓(xùn)教學(xué)過(guò)程中，負(fù)責(zé)將與教學(xué)相關(guān)的文件、講義、教案、考核成績(jī)等資料及時(shí)整理歸檔，并提交給培訓(xùn)項(xiàng)目承辦部門。2.協(xié)助培訓(xùn)項(xiàng)目承辦部門做好培訓(xùn)檔案的整理和審核工作，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)項(xiàng)目申報(bào)材料，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)方案、審批文件等。2.培訓(xùn)教學(xué)資料，如教學(xué)大綱、教材、講義、教案、課件、試卷、考核成績(jī)等。3.培訓(xùn)師資資料，包括教師基本信息、授課安排、教學(xué)評(píng)價(jià)等。4.學(xué)員信息資料及培訓(xùn)記錄，如學(xué)員報(bào)名登記表、考勤記錄、培訓(xùn)日志、結(jié)業(yè)證書(shū)等。5.培訓(xùn)活動(dòng)記錄，如開(kāi)班典禮、結(jié)業(yè)典禮、教學(xué)活動(dòng)照片、視頻等。6.培訓(xùn)效果評(píng)估資料，包括學(xué)員反饋意見(jiàn)、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告、評(píng)估指標(biāo)數(shù)據(jù)等。7.培訓(xùn)合作協(xié)議、合同等相關(guān)文件。8.其他與培訓(xùn)活動(dòng)有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各培訓(xùn)項(xiàng)目承辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，保證其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照培訓(xùn)項(xiàng)目類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。例如，可分為在職民警培訓(xùn)檔案、輔警培訓(xùn)檔案、實(shí)習(xí)培訓(xùn)檔案等大類，每大類再根據(jù)培訓(xùn)年度、培訓(xùn)期次等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每份檔案或每組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。四、培訓(xùn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.培訓(xùn)項(xiàng)目承辦部門在完成檔案初步整理后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交學(xué)校檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的培訓(xùn)檔案后，按照檔案管理要求進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，退回承辦部門重新整理。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門將培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類上架，完成歸檔工作。（二）保管期限1.短期檔案：保管期限為[X]年，主要包括培訓(xùn)期間的臨時(shí)性文件、一般性的學(xué)員資料等。2.中期檔案：保管期限為[X]年，如培訓(xùn)教學(xué)資料、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等。3.長(zhǎng)期檔案：保管期限為[X]年以上，涉及重要培訓(xùn)項(xiàng)目、師資信息、合作協(xié)議等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量及保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、培訓(xùn)檔案的利用與查詢（一）利用范圍1.本校教學(xué)、管理、科研工作需要查閱培訓(xùn)檔案的。2.上級(jí)主管部門、公安機(jī)關(guān)等相關(guān)單位因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的。3.其他經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的查閱利用培訓(xùn)檔案的情況。（二）查詢流程1.校內(nèi)查詢：本校各部門因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.校外查詢：上級(jí)主管部門、公安機(jī)關(guān)等相關(guān)單位查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)。3.特殊情況查詢：涉及個(gè)人隱私、警務(wù)機(jī)密等特殊情況查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。4.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，對(duì)符合條件的，應(yīng)及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、歸還日期等。5.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱管理1.因工作需要借閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、培訓(xùn)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立警校培訓(xùn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)培訓(xùn)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案內(nèi)容一致。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案資料的電子化錄入，包括文件上傳、信息錄入等功能，方便快捷地建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人信息、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱的全程跟蹤管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如培訓(xùn)項(xiàng)目數(shù)量、學(xué)員人數(shù)、師資情況等，為學(xué)校教學(xué)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作培訓(xùn)檔案管理信息系統(tǒng)，保障檔案信息的安全。七、培訓(xùn)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校建立培訓(xùn)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門定期對(duì)各培訓(xùn)項(xiàng)目承辦部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。2.設(shè)立檔案管理工作投訴舉報(bào)渠道，接受全校師生和社會(huì)各界對(duì)培訓(xùn)檔案管理工作的監(jiān)督和投訴。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集情況：檢查培訓(xùn)項(xiàng)目承辦部門是否按照要求及時(shí)、完整地收集培訓(xùn)檔案資料。2.檔案整理質(zhì)量：查看檔案的分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作是否符合規(guī)范。3.檔案歸檔情況：核實(shí)檔案是否按時(shí)移交檔案管理部門，歸檔手續(xù)是否齊全。4.檔案保管情況：檢查檔案庫(kù)房的環(huán)境條件、保管設(shè)備是否符合要求，檔案是否安全無(wú)損。5.檔案利用與查詢管理：審查檔案查閱、借閱的登記手續(xù)是否完備，利用過(guò)程是否符合規(guī)定。6.信息化管理情況：檢查培訓(xùn)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)、應(yīng)用等情況是否正常。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部