品牌活動(dòng)管理中教暢享科技股份有限公司活動(dòng)成本管理活動(dòng)實(shí)施管理0102CONTENTS目錄活動(dòng)成本管理活動(dòng)成本管理的意義成本產(chǎn)生的多環(huán)節(jié)從宣傳物料的準(zhǔn)備到獎(jiǎng)品的準(zhǔn)備再到場(chǎng)地的租借，許多環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用?？梢哉f(shuō)，品牌推廣活動(dòng)的成本來(lái)自方方面面成本管理的核心價(jià)值通過(guò)活動(dòng)成本管理，品牌可以合理規(guī)劃活動(dòng)的預(yù)算，控制各項(xiàng)成本支出，避免浪費(fèi)，從而提高品牌推廣活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益活動(dòng)預(yù)算制定：成本來(lái)源確定接待費(fèi)用物料費(fèi)用設(shè)施器材費(fèi)用人員與費(fèi)用場(chǎng)地費(fèi)用營(yíng)銷費(fèi)用一般而言，線上活動(dòng)幾乎不需要場(chǎng)地費(fèi)用，場(chǎng)地費(fèi)用是線下活動(dòng)中重要的費(fèi)用來(lái)源。不同的場(chǎng)地，由于地理位置、場(chǎng)地面積、基礎(chǔ)設(shè)施不同，所需的費(fèi)用也不盡相同。設(shè)施器材費(fèi)用涉及活動(dòng)中可能使用到的大屏幕、音響設(shè)備、燈光設(shè)備等的費(fèi)用。根據(jù)活動(dòng)需求，可以采取購(gòu)買(mǎi)或租賃的形式如果品牌方需要接待活動(dòng)嘉賓、專家、合作伙伴、媒體，則會(huì)產(chǎn)生一定的接待費(fèi)用，包括餐飲費(fèi)、交通費(fèi)、住宿費(fèi)物料費(fèi)用包括制作宣傳海報(bào)、展架、傳單、手冊(cè)、禮品、獎(jiǎng)品等物料產(chǎn)生的費(fèi)用。對(duì)于宣傳物料而言，需要根據(jù)活動(dòng)參與人數(shù)估算出所需宣傳物料的數(shù)量。人員費(fèi)用是指活動(dòng)中聘請(qǐng)專業(yè)主持人、攝影、攝像、禮儀等工作人員產(chǎn)生的費(fèi)用在對(duì)活動(dòng)進(jìn)行宣傳時(shí)，可能會(huì)產(chǎn)生一定的營(yíng)銷費(fèi)用，比如搜索引擎廣告、社交媒體廣告、線下廣告等廣告的營(yíng)銷費(fèi)用支出活動(dòng)預(yù)算制定：活動(dòng)預(yù)算表編制

編制要求與細(xì)項(xiàng)分類預(yù)算表需按費(fèi)用項(xiàng)目分列，細(xì)項(xiàng)分類至二級(jí)甚至三級(jí)，避免漏算錯(cuò)算，確保匯總統(tǒng)計(jì)便捷。開(kāi)支項(xiàng)目數(shù)量單位單價(jià)（元）總價(jià)（元）備注媒體宣傳費(fèi)用媒體發(fā)稿12家6007200

媒體專訪2家1

5003000

廣告投放3家200600

招待費(fèi)用午宴5桌1

5007500

晚宴2桌1

6003

200

往返機(jī)票15人200030

000

專車(chē)租賃0輛4000

嘉賓費(fèi)用演講嘉賓8人200016

000

主持人2人15003000

專家10人1

00010

000

場(chǎng)地布置費(fèi)用氣球200個(gè)0.5100

工作牌50個(gè)2100

橫幅2條50100

易拉寶6個(gè)50300

宣傳冊(cè)100本303000

音響1套1

0001

000

總計(jì)85

100某項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)的預(yù)算表活動(dòng)成本控制：設(shè)置合理的預(yù)算緩沖7

活動(dòng)中可能會(huì)出現(xiàn)一些突發(fā)情況，造成預(yù)算超支，比如物料的損耗等。因此需要在總預(yù)算中設(shè)置一個(gè)合理的緩沖范圍，這樣一定范圍內(nèi)的超支也是可以接受的。根據(jù)往屆活動(dòng)預(yù)算與真實(shí)支出對(duì)比估算超支比例，如總預(yù)算5萬(wàn)元，超支比例8%，則緩沖金額為50000×8%=4000元?；顒?dòng)成本控制：明確報(bào)銷規(guī)范8在活動(dòng)籌備及舉辦過(guò)程中，工作人員往往需要自己先墊錢(qián)支付，取得發(fā)票等支付憑證，之后再由企業(yè)統(tǒng)一報(bào)銷。所以要明確報(bào)銷規(guī)范，界定哪些費(fèi)用是合理的、可報(bào)銷的，哪些費(fèi)用是不應(yīng)報(bào)銷的，規(guī)定諸如餐飲費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等費(fèi)用上限，告知報(bào)銷所需的材料（如發(fā)票、行程單等），有助于避免工作人員的浪費(fèi)行為，同時(shí)提高報(bào)銷審批效率?；顒?dòng)成本控制：成本跟蹤成本跟蹤是指通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄成本數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決成本問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)成本的有效節(jié)約和控制。在活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中，支出情況需要及時(shí)記錄，并和預(yù)算表進(jìn)行對(duì)比，確定是否超出預(yù)算某品牌推廣活動(dòng)費(fèi)用使用情況活動(dòng)實(shí)施管理活動(dòng)實(shí)施管理的核心要點(diǎn)進(jìn)度計(jì)劃與節(jié)點(diǎn)細(xì)化需將活動(dòng)任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)細(xì)化到每周甚至每日，明確負(fù)責(zé)人與完成時(shí)間，確保執(zhí)行有序推進(jìn)。資源分配與任務(wù)統(tǒng)籌合理分配人力、物力、財(cái)力等資源，明確各環(huán)節(jié)任務(wù)分工，保障資源高效利用與任務(wù)協(xié)同完成。執(zhí)行監(jiān)控與動(dòng)態(tài)調(diào)整對(duì)活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)評(píng)估效果，根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)化活動(dòng)方案，確保達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。甘特圖，又稱橫道圖，是一種常見(jiàn)的活動(dòng)進(jìn)度管理工具，橫軸代表時(shí)間，縱軸代表活動(dòng)步驟或項(xiàng)目任務(wù)，線條則表示整個(gè)期間內(nèi)計(jì)劃和實(shí)際的完成情況。01確定活動(dòng)步驟活動(dòng)步驟可以是大的活動(dòng)節(jié)點(diǎn)，如預(yù)熱期、引爆期和長(zhǎng)尾期，也可以是每個(gè)階段的具體任務(wù)02確定步驟順序確定每個(gè)步驟之間的依賴關(guān)系。有些步驟可能需要等到某項(xiàng)步驟完成后才能開(kāi)始，有些步驟則可以同時(shí)進(jìn)行03估計(jì)步驟所需時(shí)間盡可能準(zhǔn)確估計(jì)完成每個(gè)步驟所需的時(shí)間，這可能需要參考過(guò)往經(jīng)驗(yàn)。注意，應(yīng)預(yù)留一些緩沖時(shí)間以應(yīng)對(duì)可能的延誤04繪制甘特圖在水平軸上列出時(shí)間，若項(xiàng)目跨度較大，可以以周為單位，但一般情況下以天為單位活動(dòng)進(jìn)度管理：甘特圖法燃盡圖是用于表示剩余工作量的圖表，橫軸表示時(shí)間，縱軸表示工作量。

燃盡圖需要在活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中定期計(jì)算剩余工作量，以幫助活動(dòng)負(fù)責(zé)人直觀了解活動(dòng)當(dāng)前的進(jìn)度完成情況。01準(zhǔn)備數(shù)據(jù)明確活動(dòng)的總工作量，然后預(yù)測(cè)完成所有步驟所需要的總天數(shù)02繪制圖表以橫軸表示時(shí)間，縱軸表示工作量（完成進(jìn)度）。橫軸的總天數(shù)即為完成所有步驟需要的天數(shù)，第0天進(jìn)度為100%，最后一天進(jìn)度為0%。03繪制實(shí)際完成程度曲線每天按時(shí)統(tǒng)計(jì)剩余工作量，與總工作量做對(duì)比，計(jì)算出完成程度的百分比，標(biāo)在燃盡圖上，將每一天的點(diǎn)連成折線04解讀圖表如果實(shí)際曲線在預(yù)計(jì)曲線下方，則說(shuō)明進(jìn)展順利；否則，說(shuō)明有可能會(huì)延期完成，應(yīng)注意加快進(jìn)度。活動(dòng)進(jìn)度管理：燃盡圖法PERT圖是任務(wù)管理中常用的網(wǎng)絡(luò)圖，可直觀展示出活動(dòng)中各個(gè)任務(wù)的時(shí)序和依賴關(guān)系，以及每個(gè)任務(wù)所需的時(shí)間。

PERT圖主要用于復(fù)雜的、大型的且不確定性較高的活動(dòng)管理和分析。01確定任務(wù)關(guān)系明確任務(wù)之間的邏輯關(guān)系，哪些任務(wù)必須依賴先后順序，哪些任務(wù)可以并行進(jìn)行02估計(jì)任務(wù)時(shí)間準(zhǔn)確估計(jì)完成每個(gè)任務(wù)所需的時(shí)間，并從第一個(gè)任務(wù)開(kāi)始確定每個(gè)任務(wù)的開(kāi)始時(shí)間（最早時(shí)刻）和結(jié)束時(shí)間（最遲時(shí)刻）。03繪制PERT圖使用專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件或繪圖工具來(lái)繪制PERT圖，在圖中為每個(gè)事件創(chuàng)建節(jié)點(diǎn)，并根據(jù)任務(wù)關(guān)系連接起來(lái)，標(biāo)出每個(gè)事件的事件號(hào)、最早時(shí)刻和最遲時(shí)刻，在箭頭上標(biāo)出任務(wù)持續(xù)時(shí)間活動(dòng)進(jìn)度管理：PERT圖法05計(jì)算松弛時(shí)間根據(jù)公式計(jì)算每個(gè)任務(wù)的松弛時(shí)間，松弛時(shí)間大的任務(wù)有較大的調(diào)度靈活性04識(shí)別關(guān)鍵路徑從項(xiàng)目開(kāi)始到結(jié)束，計(jì)算所有可能路徑的總預(yù)期時(shí)間，總時(shí)間最長(zhǎng)的路徑就是關(guān)鍵路徑。活動(dòng)執(zhí)行管理：場(chǎng)地考察場(chǎng)地規(guī)模根據(jù)活動(dòng)預(yù)期參與人數(shù)，選擇能容納足夠人數(shù)的場(chǎng)地。場(chǎng)地風(fēng)格保證場(chǎng)地風(fēng)格和品牌風(fēng)格一致。比如，對(duì)于高端品牌而言，活動(dòng)場(chǎng)地的燈光、裝飾、色彩等應(yīng)營(yíng)造出高端精致的氛圍場(chǎng)地位置確保場(chǎng)地周邊交通便利，方便參與者到達(dá)場(chǎng)地設(shè)備確認(rèn)場(chǎng)地是否支持投影儀、大屏幕、印象、燈光、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的使用場(chǎng)地價(jià)格場(chǎng)地價(jià)格直接關(guān)系到活動(dòng)的預(yù)算制定和成本管理，應(yīng)明確場(chǎng)地的收費(fèi)方式與具體價(jià)格場(chǎng)地周邊確認(rèn)場(chǎng)地周邊是否方便吃飯、停車(chē)，如果是涉及數(shù)日的活動(dòng)，還要保證場(chǎng)地周邊方便住宿對(duì)于線下活動(dòng)而言，場(chǎng)地的選擇至關(guān)重要?？梢耘c場(chǎng)地管理人員溝通，了解場(chǎng)地的細(xì)節(jié)，如使用限制、租賃費(fèi)用、設(shè)備支持等。如果有條件，可親自前往場(chǎng)地進(jìn)行實(shí)地考察，直觀了解場(chǎng)地的真實(shí)情況

活動(dòng)執(zhí)行管理：物料設(shè)計(jì)及制作宣傳類物料管理主要包括海報(bào)、宣傳冊(cè)、宣傳視頻、展架等。此類物料的設(shè)計(jì)和制作往往都需要一定周期，因此，應(yīng)預(yù)留出足夠的時(shí)間。

場(chǎng)地布置類物料管理常見(jiàn)的場(chǎng)地布置類物料包括橫幅、指示牌、廣告牌、燈光、話筒、音響、大屏幕、筆記本電腦、桌椅、紙筆、瓶裝水、零食、禮品、桌牌、座次表、簽到表、氣球、彩帶等

流程相關(guān)類物料管理為了保證活動(dòng)的順利進(jìn)行，往往需要制作多種圖表或表單，如預(yù)算明細(xì)表、活動(dòng)進(jìn)度甘特圖、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)人員聯(lián)系表、活動(dòng)物料購(gòu)買(mǎi)清單、活動(dòng)分工現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行表、嘉賓行程安排表、節(jié)目單、活動(dòng)彩排安排表等

活動(dòng)執(zhí)行管理：場(chǎng)地布置使用品牌元素在場(chǎng)地布置中巧妙融入品牌名稱、標(biāo)志、主色調(diào)等元素。如在現(xiàn)場(chǎng)放置品牌吉祥物立牌或人偶；裝飾物一律使用品牌的主色調(diào)，或印有品牌標(biāo)志。

增強(qiáng)互動(dòng)性在場(chǎng)地中設(shè)置互動(dòng)體驗(yàn)區(qū)、游戲區(qū)等，讓參與者能夠親身體驗(yàn)品牌產(chǎn)品或服務(wù)。通過(guò)互動(dòng)環(huán)節(jié)，增加參與者的參與感和滿意度，進(jìn)而提升品牌知名度和美譽(yù)度。

注重創(chuàng)意采用新穎、獨(dú)特的設(shè)計(jì)元素和布局方式，使場(chǎng)地布置在眾多活動(dòng)中脫穎而出?；顒?dòng)執(zhí)行管理：活動(dòng)彩排

對(duì)于大型活動(dòng)而言，彩排是確?；顒?dòng)順利進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。彩排的主要目的是檢查流程、協(xié)調(diào)人員、測(cè)試設(shè)備、調(diào)整時(shí)間。彩排應(yīng)按照正式活動(dòng)的流程順序，逐一模擬各個(gè)環(huán)節(jié)。注意時(shí)間控制，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都能在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成。在模擬過(guò)程中，注意觀察并記錄需要改進(jìn)的地方，如流程銜接不暢、人員配合不默契、設(shè)備故障等。針對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題，制定應(yīng)急預(yù)案并在彩排中模擬應(yīng)對(duì)，確?；顒?dòng)當(dāng)天能夠迅速有效地解決問(wèn)題活動(dòng)彩排活動(dòng)執(zhí)行管理：媒體管理1擬邀請(qǐng)媒體清單需要根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)、目標(biāo)受眾、預(yù)算以及品牌特點(diǎn)，精心挑選合適的媒體進(jìn)行邀請(qǐng)。清單應(yīng)涵蓋傳統(tǒng)媒體與新媒體，確保信息能夠覆蓋更廣泛的受眾群體2確認(rèn)媒體事務(wù)需要落實(shí)邀約到場(chǎng)的媒體所做的具體工作內(nèi)容，如是僅拍照還是需要錄像；是否需要采訪嘉賓或品牌負(fù)責(zé)人3提供媒體邀請(qǐng)函確認(rèn)媒體事務(wù)后，需要向邀約到場(chǎng)媒體發(fā)送邀請(qǐng)函，紙質(zhì)版更正式，電子版更方便，邀請(qǐng)函內(nèi)需要注明媒體到場(chǎng)的時(shí)間和地點(diǎn)。如果媒體是從異地趕到現(xiàn)場(chǎng)的，需要再注明出行方案，是否會(huì)有專車(chē)接送及住宿接待4媒體到場(chǎng)接待活動(dòng)當(dāng)天，需要安排專人負(fù)責(zé)媒體的接待工作，包括簽到、引導(dǎo)至指定區(qū)域、提供必要的資料包（如活動(dòng)流程、品牌信息等）、協(xié)助安排采訪等5后續(xù)跟進(jìn)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)向參與報(bào)道的媒體表示感謝，向媒體提供相關(guān)