2026年資源回收公司采購合同履約跟蹤管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購合同履約跟蹤管理，確保采購合同全面、及時、合規(guī)履行，防范履約風(fēng)險（如供貨延遲、質(zhì)量不達標、款項糾紛等），保障公司原料供應(yīng)、設(shè)備采購等采購活動有序開展，結(jié)合資源回收行業(yè)采購特點（如原料批次多、供貨時效性強、質(zhì)量標準嚴），依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標投標法》等相關(guān)法律法規(guī)，特制定本制度。本制度明確采購合同履約跟蹤的組織職責(zé)、跟蹤流程、異常處置及結(jié)果應(yīng)用，構(gòu)建“合同簽訂-履約跟蹤-異常處置-驗收結(jié)算”的閉環(huán)管理體系，提升采購履約管控水平，維護公司合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購合同的履約跟蹤管理活動，涵蓋原料采購（如再生資源原料、輔料）、設(shè)備采購（如加工設(shè)備、檢驗設(shè)備）、服務(wù)采購（如維修服務(wù)、運輸服務(wù)）等各類采購合同。適用對象包括參與采購合同履約跟蹤、執(zhí)行、監(jiān)督的采購部門、質(zhì)量部門、倉儲部門、財務(wù)部門、履約跟蹤小組及相關(guān)崗位人員，覆蓋采購合同從簽訂生效到驗收結(jié)算的全流程。（三）核心原則全程管控原則：覆蓋采購合同履約全流程，明確各環(huán)節(jié)跟蹤要點，確保履約過程可追溯、可管控。風(fēng)險預(yù)警原則：主動排查履約過程中的潛在風(fēng)險，及時發(fā)現(xiàn)異常情況，提前采取防范措施，降低履約風(fēng)險。權(quán)責(zé)對等原則：明確各部門及崗位的履約跟蹤職責(zé)，做到“誰對接、誰跟蹤，誰負責(zé)、誰落實”，確保責(zé)任到人。合規(guī)誠信原則：嚴格遵循法律法規(guī)及合同約定，秉持誠信履約理念，維護公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。高效處置原則：對履約異常情況快速響應(yīng)，制定針對性處置方案，縮短處置周期，減少風(fēng)險損失。二、履約跟蹤組織與職責(zé)（一）履約跟蹤組織組建公司成立采購合同履約跟蹤小組（以下簡稱“跟蹤小組”），實行組長負責(zé)制。組長由采購部門負責(zé)人擔(dān)任，副組長由財務(wù)部門負責(zé)人兼任，成員包括采購專員、質(zhì)量檢驗員、倉儲管理員、財務(wù)專員及法務(wù)專員。跟蹤小組負責(zé)統(tǒng)籌采購合同履約跟蹤全流程管理，審核履約跟蹤計劃、監(jiān)督跟蹤實施、協(xié)調(diào)異常處置、審批履約驗收結(jié)果，定期召開履約跟蹤復(fù)盤會議，解決履約過程中的重點難點問題。（二）各崗位核心職責(zé)采購部門：牽頭落實本制度，負責(zé)采購合同的簽訂、備案及履約跟蹤的組織實施；建立采購合同臺賬，制定履約跟蹤計劃；對接供應(yīng)商，跟蹤供貨進度、質(zhì)量約定執(zhí)行情況；收集履約相關(guān)資料，反饋履約異常信息；組織開展合同履約驗收，協(xié)調(diào)驗收爭議；負責(zé)供應(yīng)商履約評價。質(zhì)量部門：負責(zé)采購物資的質(zhì)量檢驗工作，按合同約定及質(zhì)量標準開展檢驗；及時出具檢驗報告，反饋質(zhì)量是否達標；參與履約異常處置，針對質(zhì)量問題提出整改要求及處置意見；跟蹤質(zhì)量問題整改效果，確保物資質(zhì)量符合合同約定。倉儲部門：負責(zé)采購物資的入庫驗收、倉儲保管及出庫登記；核對到貨物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，與采購合同及送貨單核對一致；及時反饋物資入庫異常情況（如短缺、破損）；建立倉儲臺賬，確保物資流轉(zhuǎn)可追溯。財務(wù)部門：負責(zé)采購款項的審核與支付，嚴格按合同約定的付款條件、付款期限執(zhí)行；核對履約相關(guān)憑證（如發(fā)票、驗收單）的真實性、完整性；參與履約異常處置，針對款項糾紛提出財務(wù)層面的處置建議；建立采購款項支付臺賬，跟蹤款項支付進度。跟蹤小組：審核履約跟蹤計劃的可行性、完整性；監(jiān)督各部門履約跟蹤職責(zé)的落實情況；協(xié)調(diào)解決履約過程中的跨部門爭議；組織開展履約風(fēng)險評估，審批異常處置方案；定期匯總履約跟蹤數(shù)據(jù)，形成履約跟蹤分析報告。法務(wù)專員：負責(zé)審核采購合同條款的合規(guī)性，提供法務(wù)支持；參與履約異常處置，針對違約行為提出法律層面的處置意見（如索賠、解除合同）；協(xié)助處理采購合同相關(guān)的法律糾紛，維護公司合法權(quán)益。采購專員：負責(zé)具體采購合同的履約跟蹤，每日更新履約進度；及時與供應(yīng)商溝通，反饋公司需求，排查履約風(fēng)險；收集送貨單、檢驗報告等履約資料；發(fā)現(xiàn)履約異常立即上報，配合異常處置。三、履約跟蹤核心流程（一）事前準備階段采購合同簽訂生效后3個工作日內(nèi)，采購部門建立《采購合同履約跟蹤臺賬》，詳細記錄合同編號、供應(yīng)商信息、采購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、供貨期限、付款條件、履約節(jié)點等信息。同時，采購部門聯(lián)合相關(guān)部門制定《履約跟蹤計劃》，明確各履約節(jié)點的跟蹤責(zé)任人、跟蹤頻次、跟蹤內(nèi)容及驗收標準，報跟蹤小組審核通過后執(zhí)行。跟蹤小組組織相關(guān)崗位人員開展合同條款培訓(xùn)，確保各責(zé)任人熟悉合同約定及跟蹤要求。（二）事中跟蹤階段供貨進度跟蹤：采購專員按跟蹤計劃對接供應(yīng)商，跟蹤物資生產(chǎn)、運輸進度，大宗原料采購每周至少2次溝通，設(shè)備及特殊物資采購按履約節(jié)點實時跟蹤。供應(yīng)商需按約定提交進度報告的，采購專員及時收集并核實，確保進度與合同約定一致。若預(yù)計供貨延遲，需督促供應(yīng)商說明原因并提交延期供貨計劃，同時上報跟蹤小組。質(zhì)量約定跟蹤：質(zhì)量部門提前梳理采購物資的質(zhì)量標準及檢驗要求，針對原料采購，在物資到貨前明確抽樣檢驗方案；針對設(shè)備采購，在安裝調(diào)試前確認驗收技術(shù)標準。采購專員配合質(zhì)量部門，跟蹤供應(yīng)商是否按合同約定執(zhí)行質(zhì)量管控，及時反饋質(zhì)量相關(guān)異常信息?？铐椫Ц陡櫍贺攧?wù)部門按合同約定的付款節(jié)點，提前核查付款所需憑證（如預(yù)付款申請、進度款證明），跟蹤款項支付審批流程，確保付款及時、合規(guī)。同時，財務(wù)專員跟蹤供應(yīng)商發(fā)票開具情況，督促供應(yīng)商按約定提供合法有效的發(fā)票，避免因發(fā)票問題影響付款進度。履約資料跟蹤：采購專員全程收集履約相關(guān)資料，包括供應(yīng)商的進度報告、送貨單、質(zhì)檢報告、發(fā)票、溝通記錄等，確保資料完整、真實，與合同約定及履約實際一致，定期整理歸檔至采購部門。（三）事后驗收結(jié)算階段到貨驗收：物資到貨后，倉儲部門首先核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝等信息，與送貨單、采購合同核對一致后，通知質(zhì)量部門開展質(zhì)量檢驗。質(zhì)量部門按檢驗標準完成檢驗，出具檢驗報告，驗收合格的，倉儲部門辦理入庫手續(xù)，填寫《采購物資驗收單》；驗收不合格的，按異常處置流程執(zhí)行。履約驗收：設(shè)備采購需完成安裝調(diào)試、試運行合格后，采購部門聯(lián)合質(zhì)量部門、技術(shù)部門開展全面履約驗收；服務(wù)采購需在服務(wù)完成后，按合同約定的服務(wù)標準驗收。驗收合格的，各方在《履約驗收報告》上簽字確認；驗收不合格的，需明確整改要求及期限，跟蹤整改后重新驗收。結(jié)算跟蹤：驗收合格后，采購部門整理履約驗收報告、驗收單、發(fā)票等結(jié)算資料，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門在3個工作日內(nèi)完成資料審核，核對無誤后按合同約定的付款期限辦理結(jié)算付款，同時更新付款臺賬。結(jié)算完成后，采購部門對采購合同履約情況進行匯總，形成履約總結(jié)報告。四、履約異常情況處置（一）異常情況識別履約過程中發(fā)現(xiàn)以下情況，視為履約異常：供應(yīng)商未按合同約定供貨（延遲供貨、供貨短缺、規(guī)格不符）；采購物資質(zhì)量檢驗不合格；供應(yīng)商未按約定提交履約資料；供應(yīng)商存在違約行為（如擅自變更合同條款、摻雜摻假）；款項支付存在爭議；其他違反合同約定的情況。（二）異常處置流程異常上報：發(fā)現(xiàn)履約異常后，跟蹤責(zé)任人需立即填寫《履約異常情況登記表》，詳細記錄異常情況、發(fā)生時間、影響范圍、初步原因等信息，1個工作日內(nèi)上報跟蹤小組。原因核查：跟蹤小組收到上報后，2個工作日內(nèi)組織相關(guān)部門核查異常原因，對接供應(yīng)商核實情況，明確異常責(zé)任歸屬（供應(yīng)商責(zé)任、公司內(nèi)部責(zé)任、不可抗力等）。處置實施：針對不同異常情況制定處置方案：供貨延遲的，督促供應(yīng)商加快進度，約定最晚供貨時間，逾期未供貨的，按合同約定追究違約責(zé)任；質(zhì)量不合格的，責(zé)令供應(yīng)商無條件退換貨，承擔(dān)相應(yīng)損失，整改后仍不合格的，可解除合同并更換供應(yīng)商；款項糾紛的，協(xié)調(diào)雙方核對賬目，明確付款責(zé)任，避免法律糾紛；供應(yīng)商違約的，由法務(wù)專員出具違約處理意見，按合同約定索賠或解除合同。跟蹤整改：異常處置方案實施后，跟蹤責(zé)任人跟蹤整改落實情況，確保異常問題得到有效解決，同時更新履約跟蹤臺賬，記錄異常處置過程及結(jié)果，相關(guān)資料歸檔留存。五、履約跟蹤記錄與檔案管理（一）跟蹤記錄要求所有履約跟蹤環(huán)節(jié)均需填寫規(guī)范的跟蹤記錄，包括《采購合同履約跟蹤臺賬》《履約跟蹤計劃》《履約異常情況登記表》《采購物資驗收單》《履約驗收報告》《結(jié)算付款憑證》等。記錄需如實填寫履約進度、異常情況、處置措施、責(zé)任人及日期等信息，字跡清晰、內(nèi)容完整，不得涂改，如需修改需在修改處簽字確認。跟蹤記錄需在跟蹤完成后24小時內(nèi)整理核對，確保數(shù)據(jù)準確、可追溯。（二）檔案管理規(guī)范采購部門負責(zé)履約跟蹤檔案的集中管理，建立專門的檔案柜，對采購合同、跟蹤計劃、跟蹤記錄、驗收報告、結(jié)算資料、異常處置記錄等分類存放、規(guī)范編號。檔案保存期限不低于5年，其中重大采購合同（采購金額超100萬元）的履約檔案保存期限不低于10年。檔案借閱需辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限及用途，借閱人需妥善保管檔案，嚴禁涂改、丟失或轉(zhuǎn)借，按期歸還。采購部門每季度對履約檔案進行一次整理核查，確保檔案完整、規(guī)范。六、監(jiān)督與考核（一）履約監(jiān)督檢查跟蹤小組每月開展一次采購合同履約跟蹤專項監(jiān)督檢查，重點檢查履約跟蹤計劃執(zhí)行情況、跟蹤記錄完整性、異常處置及時性、驗收結(jié)算合規(guī)性及檔案管理規(guī)范性。每季度聯(lián)合法務(wù)部門開展綜合監(jiān)督檢查，核查履約過程的合規(guī)性，排查履約風(fēng)險隱患，形成檢查報告，明確整改責(zé)任人及期限，跟蹤整改落實效果。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，逾期未整改的，按考核規(guī)定加重處理。（二）考核與獎懲采購合同履約跟蹤考核實行月度考核與年度考核相結(jié)合，考核指標包括履約跟蹤完成率、異常上報及時率、異常處置合格率、合同履約率等。月度考核中，履約跟蹤工作完成質(zhì)量優(yōu)異、未出現(xiàn)履約異常的部門/個人，給予現(xiàn)金獎勵及榮譽表彰；年度考核優(yōu)秀的，優(yōu)先納入晉升候選人名單，給予專項培訓(xùn)機會。對未按計劃完成跟蹤、異常上報不及時、處置不當或隱瞞履約異常情況的部門/個人，給予通報批評、扣減績效工資等處罰；因履約跟蹤失職導(dǎo)致公司重大損失的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，情節(jié)嚴重的按公司規(guī)章制度處理。供應(yīng)商履約評價優(yōu)秀的，可優(yōu)先納入合格供應(yīng)商名錄；履約評價不合格的，暫停合作或終止合作。七、制度的修訂與完善本制度根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整（如采購品類新增、采購模式變更、供應(yīng)商管理要求調(diào)整）適時修訂完善。修訂工