公司付款報銷制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國合同法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，參照行業(yè)內(nèi)企業(yè)財務(wù)管理規(guī)范，結(jié)合集團母公司關(guān)于強化內(nèi)部控制、防范經(jīng)營風(fēng)險的整體要求，以及公司為規(guī)范付款報銷行為、提升資金使用效率、防控財務(wù)風(fēng)險的內(nèi)部管理需求，制定。制度旨在明確公司付款報銷的審批權(quán)限、操作流程、風(fēng)險防控標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任追究機制，確保公司資金安全、業(yè)務(wù)合規(guī)、管理高效，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司經(jīng)營活動中涉及預(yù)付款、貨款、服務(wù)費、費用報銷等各類支付行為的場景，包括但不限于采購采購、工程建設(shè)、市場推廣、日常運營等業(yè)務(wù)領(lǐng)域。第三條本制度下列術(shù)語含義如下：（一）“XX專項管理”：指公司針對付款報銷活動建立的全流程、系統(tǒng)性風(fēng)險防控與管理機制，涵蓋業(yè)務(wù)申請、審批、支付、核算、監(jiān)督等環(huán)節(jié)，旨在實現(xiàn)風(fēng)險的事前預(yù)防、事中控制與事后處置。（二）“XX風(fēng)險”：指因付款報銷活動中的制度缺陷、流程漏洞、操作失誤、舞弊行為等可能引發(fā)的公司資金損失、法律糾紛、聲譽損害等潛在危害。（三）“XX合規(guī)”：指公司付款報銷活動嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則、公司制度及業(yè)務(wù)場景要求，確保行為合法、流程規(guī)范、數(shù)據(jù)真實、責(zé)任明確。第四條公司付款報銷管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有付款報銷活動納入制度管控范圍，不留管理空白；（二）責(zé)任到人：明確各層級、各崗位在付款報銷管理中的職責(zé)權(quán)限，實現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)；（三）風(fēng)險導(dǎo)向：以防范資金風(fēng)險、業(yè)務(wù)風(fēng)險為主要目標(biāo)，實施差異化管控策略；（四）持續(xù)改進：根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)發(fā)展、風(fēng)險變化動態(tài)優(yōu)化制度與流程。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人對公司付款報銷管理負總責(zé)，承擔(dān)第一責(zé)任；分管財務(wù)、業(yè)務(wù)的相關(guān)負責(zé)人為直接責(zé)任人，負責(zé)組織落實制度執(zhí)行。第六條公司設(shè)立付款報銷管理領(lǐng)導(dǎo)小組，作為專項管理的決策與統(tǒng)籌機構(gòu)，由公司主要負責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，財務(wù)部、審計部、業(yè)務(wù)關(guān)鍵部門負責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）審議批準(zhǔn)付款報銷管理制度及重大調(diào)整方案；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門、跨業(yè)務(wù)線的付款報銷風(fēng)險防控工作；（三）監(jiān)督評價制度執(zhí)行效果，決定重大風(fēng)險處置方案；（四）定期聽取專項管理工作報告，研究解決存在問題。第七條公司財務(wù)部作為付款報銷管理的牽頭部門，具體職責(zé)包括：（一）負責(zé)制定、修訂與解釋付款報銷管理制度及操作細則；（二）組織全公司制度培訓(xùn)，推廣合規(guī)操作標(biāo)準(zhǔn)；（三）主導(dǎo)付款報銷流程優(yōu)化，推動系統(tǒng)工具應(yīng)用；（四）監(jiān)督各部門制度執(zhí)行情況，提出改進建議。第八條公司審計部作為付款報銷管理的專責(zé)部門，具體職責(zé)包括：（一）開展付款報銷活動的專項審計，評估合規(guī)風(fēng)險；（二）審核重大付款項目的審批程序與金額合理性；（三）針對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改要求，跟蹤落實情況；（四）建立違規(guī)行為案例庫，支持制度完善。第九條公司各部門及下屬單位作為付款報銷管理的業(yè)務(wù)部門，具體職責(zé)包括：（一）落實本部門業(yè)務(wù)場景的付款報銷標(biāo)準(zhǔn)與審批權(quán)限；（二）開展員工操作培訓(xùn)，確保業(yè)務(wù)人員熟悉制度要求；（三）建立本部門付款報銷臺賬，實施日常風(fēng)險自查；（四）配合財務(wù)部、審計部開展核查工作。第十條公司全體員工作為付款報銷管理的基層執(zhí)行崗，應(yīng)履行以下責(zé)任：（一）嚴(yán)格按制度規(guī)定提交付款申請，確保信息真實完整；（二）配合審批流程，及時響應(yīng)審核疑問；（三）發(fā)現(xiàn)異常情況主動上報，不得隱瞞或篡改記錄；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人責(zé)任邊界。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十一條付款申請與審批管理付款申請須通過公司指定系統(tǒng)提交，包含業(yè)務(wù)背景、金額明細、收款方信息等要素，審批流程根據(jù)金額層級及業(yè)務(wù)類型設(shè)置多級權(quán)限。禁止未提交申請直接付款，禁止越級審批或代簽審批。第十二條供應(yīng)商管理所有供應(yīng)商須經(jīng)財務(wù)部盡職調(diào)查，核實資質(zhì)、信用及履約能力。采購金額超過XX萬元的供應(yīng)商需簽訂合作協(xié)議，明確權(quán)責(zé)條款。禁止向關(guān)聯(lián)方或非正常渠道供應(yīng)商支付款項。第十三條招標(biāo)與競價管理涉及XX萬元以上的采購項目必須通過招標(biāo)或競價程序，公開文件、評審過程及結(jié)果需存檔備查。禁止圍標(biāo)、串標(biāo)或泄露競標(biāo)信息。第十四條資金支付與核對付款執(zhí)行前須核對收款方賬戶名稱、開戶行是否與合同約定一致，大額支付需實施雙簽復(fù)核。支付后及時獲取發(fā)票或結(jié)算單據(jù)，財務(wù)部定期抽查資金流向。第十五條稅務(wù)合規(guī)管理所有付款須確保增值稅發(fā)票合規(guī)性，符合抵扣或進項稅金政策要求。涉及跨境支付的需預(yù)留合理稅費空間，避免稅務(wù)風(fēng)險。第十六條關(guān)聯(lián)交易管理關(guān)聯(lián)方交易必須遵循公允定價原則，審批流程需增加審計部門復(fù)核環(huán)節(jié)，嚴(yán)禁以非正常價格轉(zhuǎn)移利潤。第十七條分包與轉(zhuǎn)包管理工程建設(shè)項目禁止違規(guī)轉(zhuǎn)包，分包單位必須具備相應(yīng)資質(zhì)，付款需按合同節(jié)點分批支付，并核驗分包資質(zhì)證明。第十八條預(yù)付款風(fēng)險防控金額超過合同總額XX%的預(yù)付款需簽訂擔(dān)保協(xié)議，分階段支付。付款前需評估供應(yīng)商履約風(fēng)險，逾期未交付的預(yù)付款可依法追回。第四章專項管理運行機制第十九條制度動態(tài)更新機制財務(wù)部每年第一季度評估制度適用性，根據(jù)監(jiān)管政策調(diào)整、業(yè)務(wù)模式變化及時修訂，修訂方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議后發(fā)布實施。第二十條風(fēng)險識別預(yù)警機制財務(wù)部每月開展付款報銷風(fēng)險排查，對異常交易、高頻錯誤進行分級預(yù)警，重大風(fēng)險即時上報領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置。第二十一條合規(guī)審查機制將付款合規(guī)審查嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點：（一）采購合同簽訂前，需審計部審核價格合理性；（二）工程進度款支付前，需項目部門提交驗收報告；（三）大額報銷提交前，需業(yè)務(wù)主管簽字確認必要性。實行“未經(jīng)合規(guī)審查不得支付”硬性規(guī)定。第二十二條風(fēng)險應(yīng)對機制（一）一般風(fēng)險：由財務(wù)部牽頭，業(yè)務(wù)部門配合，限期整改；（二）重大風(fēng)險：啟動應(yīng)急響應(yīng)程序，由領(lǐng)導(dǎo)小組成立專項小組，協(xié)同法務(wù)、業(yè)務(wù)部門制定處置方案，必要時上報管理層決策。第二十三條責(zé)任追究機制違規(guī)情形與處罰標(biāo)準(zhǔn)如下：（一）偽造單據(jù)：解除勞動合同，并追究相關(guān)審批人連帶責(zé)任；（二）超額審批：扣除績效獎金，情節(jié)嚴(yán)重者降級處理；（三）資金挪用：按挪用金額10%-20%罰款，涉嫌犯罪的移交司法機關(guān)。第二十四條評估改進機制每半年開展一次制度有效性評估，通過抽樣檢查、員工滿意度調(diào)查等方式收集反饋，形成評估報告提交領(lǐng)導(dǎo)小組，未達標(biāo)環(huán)節(jié)納入績效考核。第五章專項管理保障措施第二十五條組織保障公司主要負責(zé)人每年至少聽取一次專項管理專題匯報，分管領(lǐng)導(dǎo)每季度參與一次制度執(zhí)行檢查，確保管理要求穿透到底。第二十六條考核激勵機制將付款報銷合規(guī)情況納入部門年度考核權(quán)重XX%，連續(xù)兩次檢查不達標(biāo)的部門取消評優(yōu)資格；個人違規(guī)行為直接影響年度績效評級。第二十七條培訓(xùn)宣傳機制（一）管理層：每半年組織合規(guī)履職培訓(xùn)，重點講解政策紅線與責(zé)任邊界；（二）業(yè)務(wù)人員：每月開展操作規(guī)范培訓(xùn)，通過案例教學(xué)強化風(fēng)險意識；（三）新員工：入職一個月內(nèi)完成付款報銷制度培訓(xùn)，考核合格后方可接觸相關(guān)業(yè)務(wù)。第二十八條信息化支撐推廣電子報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)以下功能：（一）流程自動化：自動校驗金額、審批節(jié)點，減少人工干預(yù)；（二）風(fēng)險監(jiān)控：系統(tǒng)實時預(yù)警超額支付、重復(fù)支付等異常行為；（三）數(shù)據(jù)留痕：所有操作日志加密存儲，支持事后追溯。第二十九條文化建設(shè)（一）編制《付款報銷合規(guī)手冊》，配發(fā)全員學(xué)習(xí)；（二）簽訂年度合規(guī)承諾書，明確違規(guī)后果；（三）設(shè)立“合規(guī)之星”評選，表彰先進典型。第三十條報告制度（一）風(fēng)險事件報告：重大違規(guī)行為須在X小時內(nèi)上報領(lǐng)導(dǎo)小組，48小時內(nèi)提交初步處置方案；（二）年度管理報告：每年11月30日前完成上年度管理總結(jié)，包含風(fēng)險案例、改進措施及下年度計劃，報送至公司主要負責(zé)人