公司辦公會(huì)議制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國(guó)家法律法規(guī)，結(jié)合《集團(tuán)母公司企業(yè)合規(guī)管理辦法》及公司實(shí)際情況制定。為規(guī)范公司辦公會(huì)議管理，防控管理風(fēng)險(xiǎn)，提升決策科學(xué)性，特明確會(huì)議組織、運(yùn)行及監(jiān)督要求，確保會(huì)議制度有效落實(shí)。第二條本制度適用于公司總部各部門(mén)、下屬單位及全體員工，涵蓋公司各類(lèi)會(huì)議的發(fā)起、組織、實(shí)施、紀(jì)要及執(zhí)行等全流程管理。業(yè)務(wù)場(chǎng)景包括但不限于戰(zhàn)略決策會(huì)、業(yè)務(wù)復(fù)盤(pán)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)分析會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。第三條本制度下列術(shù)語(yǔ)含義如下：（一）“XX專(zhuān)項(xiàng)管理”指公司針對(duì)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域（如采購(gòu)、財(cái)務(wù)、數(shù)據(jù)等）建立的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、防控及合規(guī)管理體系；（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指在辦公會(huì)議決策及執(zhí)行中可能導(dǎo)致的合規(guī)、安全、財(cái)務(wù)等類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)事件；（三）“XX合規(guī)”指公司業(yè)務(wù)活動(dòng)及員工行為符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及內(nèi)部制度要求；（四）“XX決策流程”指會(huì)議議題從提出、審議到最終形成的標(biāo)準(zhǔn)化操作程序。第四條XX專(zhuān)項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景納入會(huì)議管控范圍；（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)會(huì)議組織者、參與者及監(jiān)督者的職責(zé)；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：重點(diǎn)防控重大決策風(fēng)險(xiǎn)及執(zhí)行偏差；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估會(huì)議管理有效性并優(yōu)化制度。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司辦公會(huì)議制度負(fù)總責(zé)，直接負(fù)責(zé)重大決策會(huì)議的審批與監(jiān)督；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，統(tǒng)籌日常會(huì)議管理及風(fēng)險(xiǎn)防控。第六條設(shè)立XX專(zhuān)項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括各專(zhuān)項(xiàng)領(lǐng)域負(fù)責(zé)人及合規(guī)部門(mén)代表。領(lǐng)導(dǎo)小組職能為：統(tǒng)籌會(huì)議管理制度建設(shè)，審批重大議題決策，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。第七條XX專(zhuān)項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠合規(guī)部，負(fù)責(zé)：（一）協(xié)調(diào)跨部門(mén)會(huì)議需求，統(tǒng)籌會(huì)議資源；（二）審核會(huì)議決議的合規(guī)性及可行性；（三）組織會(huì)議管理培訓(xùn)及制度宣貫。第八條牽頭部門(mén)職責(zé)如下：（一）合規(guī)部：統(tǒng)籌XX專(zhuān)項(xiàng)管理制度建設(shè)，定期評(píng)估制度有效性；（二）風(fēng)險(xiǎn)辦：負(fù)責(zé)專(zhuān)項(xiàng)領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及預(yù)警發(fā)布；（三）辦公室：提供會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備等后勤保障，管理會(huì)議檔案。第九條專(zhuān)責(zé)部門(mén)職責(zé)如下：（一）審計(jì)部：對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤審計(jì)；（二）財(cái)務(wù)部：審核涉及資金審批的會(huì)議決議；（三）IT部：保障會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行及數(shù)據(jù)安全。第十條業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位職責(zé)如下：（一）按制度要求組織本領(lǐng)域會(huì)議，落實(shí)決議執(zhí)行；（二）開(kāi)展會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)自查，及時(shí)上報(bào)異常情況；（三）配合領(lǐng)導(dǎo)小組開(kāi)展制度評(píng)估及優(yōu)化。第十一條基層執(zhí)行崗責(zé)任包括：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，確保操作符合制度要求；（二）主動(dòng)上報(bào)發(fā)現(xiàn)的會(huì)議管理風(fēng)險(xiǎn)；（三）配合完成會(huì)議記錄及后續(xù)跟進(jìn)工作。第三章專(zhuān)項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條議題提出環(huán)節(jié)需明確：議題背景、決策目標(biāo)、備選方案及風(fēng)險(xiǎn)提示。禁止議題含糊不清或缺失必要信息。第十三條議程審批需遵循“分級(jí)授權(quán)”原則：（一）一般議題由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；（二）重大議題由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（三）特別重大議題報(bào)主要負(fù)責(zé)人審批。第十四條會(huì)議材料需經(jīng)專(zhuān)責(zé)部門(mén)審核，內(nèi)容包括：（一）決策依據(jù)的合規(guī)性；（二）數(shù)據(jù)來(lái)源的準(zhǔn)確性；（三）風(fēng)險(xiǎn)提示的完整性。第十五條會(huì)議紀(jì)律要求：（一）準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，未經(jīng)許可不得擅自離場(chǎng)；（二）禁止無(wú)關(guān)人員在會(huì)場(chǎng)記錄或傳播會(huì)議內(nèi)容；（三）敏感議題需嚴(yán)格管控參會(huì)范圍。第十六條會(huì)議紀(jì)要需包含：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、決議及責(zé)任分工。禁止遺漏關(guān)鍵決策或責(zé)任主體。第十七條決議執(zhí)行需建立閉環(huán)管理機(jī)制：（一）責(zé)任部門(mén)每月匯報(bào)執(zhí)行進(jìn)度；（二）領(lǐng)導(dǎo)小組每季度抽查執(zhí)行情況；（三）未按期完成的需說(shuō)明原因并制定補(bǔ)救措施。第十八條特殊會(huì)議管控要求：（一）涉及采購(gòu)的會(huì)議需嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)制度；（二）涉及財(cái)務(wù)的會(huì)議需遵循資金審批權(quán)限；（三）涉及數(shù)據(jù)的會(huì)議需履行安全審查程序。第十九條禁止性行為包括：（一）嚴(yán)禁以會(huì)議形式規(guī)避制度審批；（二）嚴(yán)禁泄露會(huì)議敏感信息；（三）嚴(yán)禁將會(huì)議作為利益輸送工具。第四章專(zhuān)項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第二十條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）每年12月前結(jié)合業(yè)務(wù)變化修訂制度；（二）遇法規(guī)調(diào)整需30日內(nèi)完成制度補(bǔ)充；（三）重大調(diào)整需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過(guò)。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）每季度開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，形成《風(fēng)險(xiǎn)清單》；（二）按風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)發(fā)布預(yù)警通知，明確管控措施；（三）對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)議題實(shí)行“雙軌審核”。第二十二條合規(guī)審查機(jī)制：（一）重大會(huì)議決議需經(jīng)合規(guī)部備案；（二）未經(jīng)合規(guī)審查的決議不得執(zhí)行；（三）發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的需立即啟動(dòng)重審程序。第二十三條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由責(zé)任部門(mén)整改，上報(bào)審計(jì)部備案；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)需形成應(yīng)急預(yù)案，由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌處置；（三）重大風(fēng)險(xiǎn)事件需上報(bào)至公司決策層。第二十四條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)決策按損失金額分級(jí)處罰；（二）會(huì)議管理責(zé)任不落實(shí)的，取消相關(guān)單位評(píng)優(yōu)資格；（三）情節(jié)嚴(yán)重的追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第二十五條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年6月、12月開(kāi)展制度有效性評(píng)估；（二）形成《評(píng)估報(bào)告》，明確優(yōu)化方向；（三）評(píng)估結(jié)果納入部門(mén)績(jī)效考核。第五章專(zhuān)項(xiàng)管理保障措施第二十六條組織保障：（一）主要負(fù)責(zé)人每季度聽(tīng)取會(huì)議管理匯報(bào)；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)每月檢查制度執(zhí)行情況；（三）責(zé)任部門(mén)每半年開(kāi)展工作復(fù)盤(pán)。第二十七條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將會(huì)議管理納入部門(mén)年度考核指標(biāo)；（二）對(duì)優(yōu)秀會(huì)議組織者給予績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)；（三）連續(xù)三次考核不合格的，取消負(fù)責(zé)人評(píng)優(yōu)資格。第二十八條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）新員工入職需接受會(huì)議制度培訓(xùn)；（二）每半年開(kāi)展全員合規(guī)知識(shí)測(cè)試；（三）制作制度手冊(cè)及操作視頻。第二十九條信息化支撐：（一）建設(shè)會(huì)議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)流程線上化；（二）系統(tǒng)自動(dòng)監(jiān)控會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)；（三）建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)全流程追溯。第三十條文化建設(shè)：（一）每年發(fā)布《會(huì)議合規(guī)手冊(cè)》；（二）組織簽署《崗位合規(guī)承諾書(shū)》；（三）評(píng)選“會(huì)議管理標(biāo)兵”。第三十一條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件每月匯總上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組；（二）年