公司行政部管理制度制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)企業(yè)法》《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等國(guó)家法律法規(guī)，參照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)合規(guī)管理準(zhǔn)則，結(jié)合公司治理結(jié)構(gòu)及內(nèi)部管理需求，為規(guī)范行政事務(wù)運(yùn)行、防控專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、提升管理效能制定。制度旨在明確行政管理體系建設(shè)依據(jù)，落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)防控責(zé)任，確保公司治理符合法律要求，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展合規(guī)性需求，實(shí)現(xiàn)資源高效配置與流程標(biāo)準(zhǔn)化管理。第二條本制度適用于公司總部各部門(mén)、下屬單位及全體員工，涵蓋行政事務(wù)管理全過(guò)程，包括但不限于辦公環(huán)境管理、固定資產(chǎn)管理、會(huì)務(wù)服務(wù)、后勤保障、印章使用、檔案管理、差旅管理、接待管理及行政預(yù)算執(zhí)行等場(chǎng)景。任何涉及行政管理的業(yè)務(wù)活動(dòng)均須遵循本制度規(guī)定，確保管理行為合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、流程規(guī)范。第三條本制度核心術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”指公司基于合規(guī)要求、風(fēng)險(xiǎn)防控目標(biāo)，對(duì)特定管理領(lǐng)域（如印章管理、檔案管理）實(shí)施的全流程管控，包含制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、流程執(zhí)行、監(jiān)督考核等環(huán)節(jié)。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指因行政管理環(huán)節(jié)存在漏洞或不當(dāng)操作可能引發(fā)的法律責(zé)任、經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害或運(yùn)營(yíng)中斷風(fēng)險(xiǎn)，如印章濫用風(fēng)險(xiǎn)、檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)等。（三）“XX合規(guī)”指行政管理行為符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度要求，包括但不限于審批權(quán)限合規(guī)、操作流程合規(guī)、責(zé)任主體合規(guī)等維度。第四條行政管理專項(xiàng)管理的核心原則為：（一）全面覆蓋：確保行政管理各環(huán)節(jié)納入制度管控范圍，不留管理盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各部門(mén)及崗位的管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)實(shí)施重點(diǎn)管控，優(yōu)先防范重大風(fēng)險(xiǎn)事件。（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度，提升管理成熟度。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司行政專項(xiàng)管理第一責(zé)任人，對(duì)制度有效性負(fù)總責(zé)；分管行政事務(wù)的負(fù)責(zé)人為直接責(zé)任人，統(tǒng)籌制度執(zhí)行與監(jiān)督。公司決策層須定期審議重大行政管理事項(xiàng)，確保管理方向與公司戰(zhàn)略一致。第六條設(shè)立公司行政專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成員由公司主要負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)以下職能：（一）審定行政管理制度及重大管理方案；（二）協(xié)調(diào)跨部門(mén)管理事項(xiàng)，解決執(zhí)行中的重大問(wèn)題；（三）監(jiān)督制度執(zhí)行情況，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行決策處置。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室于行政部，承擔(dān)日常管理事務(wù)。第七條明確三類主體職責(zé)分工：（一）牽頭部門(mén)（行政部）：1.負(fù)責(zé)制度體系設(shè)計(jì)、修訂與宣貫；2.組織專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，制定管控措施；3.監(jiān)督檢查制度執(zhí)行，開(kāi)展績(jī)效考核；4.編制管理報(bào)告，提報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。（二）專責(zé)部門(mén)（法務(wù)部、內(nèi)審部）：1.負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合規(guī)性審核，提供法律支持；2.優(yōu)化管理流程，降低操作風(fēng)險(xiǎn)；3.評(píng)估重大風(fēng)險(xiǎn)處置效果，提出改進(jìn)建議。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位：1.落實(shí)本領(lǐng)域管理要求，開(kāi)展日常風(fēng)險(xiǎn)防控；2.實(shí)施流程操作，配合監(jiān)督考核；3.及時(shí)上報(bào)異常情況，參與應(yīng)急響應(yīng)。第八條基層執(zhí)行崗須履行以下合規(guī)責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，熟知本崗位職責(zé)及操作規(guī)范；（二）按制度要求記錄業(yè)務(wù)行為，保存相關(guān)憑證；（三）發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患或違規(guī)行為時(shí)，及時(shí)上報(bào)至直接主管或行政部；（四）拒絕執(zhí)行明顯違規(guī)的指令，并保留證據(jù)。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條辦公環(huán)境管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：合理規(guī)劃空間布局，確保安全、節(jié)能、環(huán)保；定期開(kāi)展環(huán)境安全檢查，消除消防、用電隱患；按規(guī)定配置廢棄物分類設(shè)施。（二）禁止行為：嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)使用辦公資源，禁止侵占公共區(qū)域；禁止存放易燃易爆物品或危險(xiǎn)廢棄物。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)監(jiān)控用電負(fù)荷、溫濕度異常及消防設(shè)施狀態(tài)，建立隱患臺(tái)賬。第十條固定資產(chǎn)管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立資產(chǎn)臺(tái)賬，實(shí)施全生命周期管理；規(guī)范資產(chǎn)調(diào)撥、報(bào)廢流程，確保賬實(shí)相符；高危設(shè)備須配備操作手冊(cè)及安全標(biāo)識(shí)。（二）禁止行為：嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自處置資產(chǎn)，禁止將公共資產(chǎn)用于私人用途。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：定期盤(pán)點(diǎn)，重點(diǎn)關(guān)注閑置、報(bào)廢資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，防止資產(chǎn)流失。第十一條會(huì)務(wù)服務(wù)管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批流程，控制預(yù)算支出；確保會(huì)議場(chǎng)所符合安全要求，提供必要的應(yīng)急保障；規(guī)范會(huì)議紀(jì)要格式及歸檔管理。（二）禁止行為：嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)配置會(huì)議設(shè)施，禁止虛報(bào)會(huì)議費(fèi)用。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：監(jiān)控大額會(huì)議費(fèi)用，核查供應(yīng)商資質(zhì)，防范利益輸送風(fēng)險(xiǎn)。第十二條后勤保障管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)范采購(gòu)流程，優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商；建立維修服務(wù)評(píng)價(jià)機(jī)制，確保服務(wù)質(zhì)量；按標(biāo)準(zhǔn)配置辦公用品，避免浪費(fèi)。（二）禁止行為：嚴(yán)禁收受供應(yīng)商賄賂，禁止強(qiáng)制推廣指定服務(wù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：定期評(píng)估供應(yīng)商履約情況，監(jiān)控采購(gòu)價(jià)格異常波動(dòng)。第十三條印章使用管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立印章使用登記制度，實(shí)行分級(jí)授權(quán)；規(guī)范印章保管與借用流程，緊急使用須經(jīng)雙主管審批；非授權(quán)人嚴(yán)禁接觸印章。（二）禁止行為：嚴(yán)禁擅自刻制或銷毀印章，禁止未記錄使用印章。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：監(jiān)控異常使用記錄，定期檢查印章保管情況。第十四條檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：明確檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，確保紙質(zhì)與電子檔案同步管理；規(guī)范檔案借閱、銷毀流程，落實(shí)保密措施；重要檔案須異地備份。（二）禁止行為：嚴(yán)禁擅自復(fù)制涉密檔案，禁止未審批銷毀關(guān)鍵記錄。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：定期開(kāi)展檔案安全檢查，評(píng)估系統(tǒng)數(shù)據(jù)加密效果。第十五條差旅管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：制定差旅標(biāo)準(zhǔn)，明確交通、住宿、伙食補(bǔ)貼上限；規(guī)范報(bào)銷流程，確保憑證齊全；因公出差須提前報(bào)備。（二）禁止行為：嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具，禁止虛假報(bào)備差旅信息。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：抽查報(bào)銷憑證，監(jiān)控高頻出差異常。第十六條接待管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：按接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，控制預(yù)算支出；規(guī)范宴請(qǐng)行為，禁止公款消費(fèi)；涉外接待須遵守外事紀(jì)律。（二）禁止行為：嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)安排宴請(qǐng)，禁止收受禮品。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：審核接待審批單，監(jiān)控供應(yīng)商合作歷史。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）牽頭部門(mén)每季度評(píng)估制度適用性，必要時(shí)組織修訂；（二）法律環(huán)境或業(yè)務(wù)模式變更時(shí)，須在1個(gè)月內(nèi)完成制度調(diào)整；（三）修訂后的制度需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并組織全員培訓(xùn)。第十八條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）每年第一季度開(kāi)展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，識(shí)別新增風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；（二）根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為“低、中、高”三級(jí)，高風(fēng)險(xiǎn)須立即發(fā)布預(yù)警；（三）預(yù)警信息需同步抄送至相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位。第十九條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，包括但不限于采購(gòu)審批、合同簽訂、資產(chǎn)處置等環(huán)節(jié)；（二）未經(jīng)合規(guī)審查的業(yè)務(wù)不得實(shí)施，審查不通過(guò)須整改后重審；（三）審查結(jié)果納入績(jī)效考核，重大問(wèn)題提報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組處置。第二十條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)自行處置，需報(bào)備行政部備案；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)須啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，明確處置流程、責(zé)任部門(mén)及上報(bào)時(shí)限；（三）處置完畢后提交報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)小組評(píng)估處置效果。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形分為“一般、重大、特別重大”三級(jí)，對(duì)應(yīng)處罰標(biāo)準(zhǔn)；（二）處罰方式包括通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣減、紀(jì)律處分等，聯(lián)動(dòng)法務(wù)部門(mén)執(zhí)行；（三）涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)處理，并追溯管理責(zé)任。第二十二條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年第四季度開(kāi)展制度有效性評(píng)估，考核覆蓋率、問(wèn)題整改率等指標(biāo)；（二）評(píng)估結(jié)果用于優(yōu)化制度設(shè)計(jì)，重點(diǎn)改進(jìn)流程薄弱環(huán)節(jié)；（三）評(píng)估報(bào)告須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并納入公司內(nèi)審范圍。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十三條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部須簽署行政合規(guī)承諾書(shū)，定期述職說(shuō)明管理推進(jìn)情況；（二）設(shè)立管理責(zé)任清單，明確各層級(jí)具體任務(wù)，納入年度工作計(jì)劃。第二十四條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將行政合規(guī)情況納入部門(mén)年度考核，占比不低于15%；（二）對(duì)突出貢獻(xiàn)的部門(mén)或個(gè)人，給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)；（三）連續(xù)兩次考核不合格的部門(mén)，負(fù)責(zé)人須向領(lǐng)導(dǎo)小組述職。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層須接受合規(guī)履職培訓(xùn)，每年不少于4學(xué)時(shí)；（二）一線員工每月開(kāi)展操作規(guī)范培訓(xùn)，重點(diǎn)崗位須考核合格后方可上崗；（三）定期發(fā)布管理簡(jiǎn)報(bào)，通報(bào)典型案例，強(qiáng)化警示教育。第二十六條信息化支撐：（一）通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)印章使用、資產(chǎn)臺(tái)賬、差旅報(bào)銷等流程線上化；（二）建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控平臺(tái)，實(shí)時(shí)預(yù)警異常行為；（三）開(kāi)發(fā)電子檔案系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)安全與可追溯。第二十七條文化建設(shè)：（一）編制《行政合規(guī)手冊(cè)》，納入新員工培訓(xùn)材料；（二）設(shè)立合規(guī)舉報(bào)信箱，鼓勵(lì)員工監(jiān)督違規(guī)行為；（三）開(kāi)展年度合規(guī)知識(shí)競(jìng)賽，營(yíng)造全員參與氛圍。第二十八條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件須在2小時(shí)內(nèi)上報(bào)至行政部，24小時(shí)內(nèi)提報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組；（二）年度管理情況報(bào)告須在次年2月底