人事檔案管理系統(tǒng)使用操作指南一、系統(tǒng)應(yīng)用場景與適用對象本系統(tǒng)適用于企業(yè)人力資源部門對員工全生命周期檔案的規(guī)范化管理，覆蓋員工從入職到離職的全流程信息記錄與維護。主要應(yīng)用場景包括：新員工入職檔案建立、在職員工信息變更（如崗位調(diào)整、聯(lián)系方式更新）、員工檔案查詢與統(tǒng)計分析、離職檔案歸檔等。適用對象為企業(yè)HR專員、部門負責(zé)人及經(jīng)授權(quán)的管理人員，不同角色根據(jù)權(quán)限分配可操作相應(yīng)模塊。二、核心操作步驟詳解（一）員工檔案新增（適用于新員工入職）系統(tǒng)登錄HR專員使用分配的賬號密碼登錄系統(tǒng)，選擇“人事檔案管理”模塊。進入新增界面“檔案管理”菜單下的“新增員工檔案”，進入信息填寫頁面。填寫基礎(chǔ)信息按要求錄入員工基本信息，包括：姓名（某）、性別、出生日期、證件號碼號（示例：110，用*號代替部分數(shù)字）、民族、政治面貌、學(xué)歷學(xué)位、畢業(yè)院校及專業(yè)、入職日期、用工形式（如勞動合同制、勞務(wù)派遣）、所屬部門、崗位名稱、薪資標準（基本工資、崗位工資等）。填寫合同信息錄入勞動合同關(guān)鍵信息：合同編號、合同類型（固定期限/無固定期限）、簽訂日期、到期日期、試用期起止日期、合同版本號。附件材料“附件”按鈕，添加員工證件號碼復(fù)印件、學(xué)歷證書、體檢報告、離職證明（如有）等材料的掃描件或照片（支持PDF、JPG格式，單個文件不超過5MB）。提交審核確認信息無誤后，“提交審核”，系統(tǒng)自動將檔案推送至部門負責(zé)人或HR主管審核流程。審核通過歸檔審核人員登錄系統(tǒng)，在“待辦審核”模塊查看檔案信息，確認無誤后“通過”，檔案正式生效并歸檔；若信息有誤，“駁回”并填寫原因，HR專員根據(jù)原因修改后重新提交。（二）員工信息變更（適用于在職員工信息調(diào)整）發(fā)起變更申請HR專員或部門負責(zé)人登錄系統(tǒng)，選擇“檔案查詢”模塊搜索目標員工（可按工號、姓名*某等條件檢索），“信息變更”按鈕。填寫變更內(nèi)容系統(tǒng)展示員工當(dāng)前信息，修改需變更的字段（如崗位調(diào)整、薪資變動、聯(lián)系方式更新等），變更原因需填寫具體說明（如“因部門架構(gòu)調(diào)整，崗位由‘專員’變更為‘主管’”）。變更證明材料如崗位調(diào)整需提供《崗位變更審批單》，薪資變動需提供《薪資調(diào)整審批表》，掃描后作為附件。提交審批確認變更信息及材料無誤后提交，根據(jù)企業(yè)流程流轉(zhuǎn)至相關(guān)負責(zé)人審批（如HR總監(jiān)、分管領(lǐng)導(dǎo)）。更新檔案審批通過后，系統(tǒng)自動更新員工檔案信息，原歷史信息以“變更記錄”形式保留，可追溯變更時間、操作人及原因。（三）檔案查詢與統(tǒng)計單檔案查詢在“檔案查詢”模塊輸入查詢條件（員工姓名*某、工號、部門等），“搜索”，系統(tǒng)顯示符合條件的員工檔案列表，詳情可查看完整信息（含歷史變更記錄）。批量導(dǎo)出在查詢結(jié)果頁面勾選需導(dǎo)出的員工檔案，“批量導(dǎo)出”，選擇導(dǎo)出格式（Excel/CSV），系統(tǒng)自動文件并，導(dǎo)出內(nèi)容包含基礎(chǔ)信息及合同關(guān)鍵字段（可根據(jù)需求自定義導(dǎo)出字段）。統(tǒng)計分析進入“統(tǒng)計分析”模塊，選擇統(tǒng)計維度（如部門、學(xué)歷、用工形式、合同到期時間等），系統(tǒng)可視化圖表（柱狀圖、餅圖等），支持數(shù)據(jù)導(dǎo)出為報表，用于人力資源規(guī)劃（如合同到期預(yù)警、學(xué)歷結(jié)構(gòu)分析）。（四）員工離職辦理發(fā)起離職流程HR專員在“離職管理”模塊錄入離職員工信息（姓名*某、工號、離職日期、離職類型如主動離職/合同到期不續(xù)簽）。更新檔案狀態(tài)系統(tǒng)自動將員工檔案狀態(tài)變更為“離職”，并記錄離職原因、交接人、工作交接完成時間等信息。歸檔離職材料上簽《離職證明》《工作交接清單》等材料掃描件，關(guān)聯(lián)至員工檔案，離職檔案轉(zhuǎn)入“離職人員檔案庫”，保留查閱權(quán)限。三、檔案信息模板參考（一）員工基本信息表（系統(tǒng)內(nèi)嵌模板字段）序號字段名稱示例內(nèi)容備注1工號HR2024001系統(tǒng)自動2姓名*某用*號代替真實姓名3性別男/女下拉選擇4出生日期1990-05-15格式：YYYY-MM-DD5證件號碼號110*用*號代替部分數(shù)字6聯(lián)系方式5678用*號代替中間4位數(shù)字7現(xiàn)居住地址北京市朝陽區(qū)XX路XX號詳細地址8緊急聯(lián)系人*某某員工緊急聯(lián)系人姓名9緊急聯(lián)系人電話1398765用*號代替中間4位數(shù)字10入職日期2024-01-01格式：YYYY-MM-DD11所屬部門人力資源部下拉選擇部門12崗位名稱招聘專員下拉選擇崗位13用工形式勞動合同制固定期限/無固定期限/勞務(wù)派遣14轉(zhuǎn)正日期2024-04-01格式：YYYY-MM-DD（二）勞動合同信息表（系統(tǒng)內(nèi)嵌模板字段）序號字段名稱示例內(nèi)容備注1合同編號HT2024001規(guī)則：年份+部門縮寫+序號2合同類型固定期限合同固定期限/無固定期限/以完成一定任務(wù)為期限3簽訂日期2024-01-01格式：YYYY-MM-DD4到期日期2027-01-01格式：YYYY-MM-DD5試用期起止日期2024-01-01-2024-03-31格式：YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD6崗位名稱招聘專員與員工基本信息一致7薪資標準（元/月）8000含基本工資+崗位工資8社保公積金繳納基數(shù)8000按薪資標準申報四、操作規(guī)范與常見問題提示（一）操作規(guī)范信息準確性：錄入員工信息前需核對原件（證件號碼、學(xué)歷證書等），保證姓名、證件號碼號、日期等關(guān)鍵信息與材料一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致社保、公積金等業(yè)務(wù)辦理受阻。權(quán)限管理：嚴格使用個人賬號登錄，不得轉(zhuǎn)借或共用賬號；HR專員僅可操作權(quán)限范圍內(nèi)的員工檔案，部門負責(zé)人可查詢本部門員工信息，禁止越權(quán)操作。數(shù)據(jù)安全：涉及員工隱私信息（如證件號碼號、聯(lián)系方式、薪資數(shù)據(jù)）需嚴格保密，禁止導(dǎo)出無關(guān)人員信息或向外部泄露；定期修改系統(tǒng)密碼，密碼長度不少于8位且包含字母、數(shù)字及特殊字符。變更及時性：員工信息（如崗位、薪資、聯(lián)系方式）變更后，需在3個工作日內(nèi)完成系統(tǒng)更新，保證檔案信息與實際情況同步。附件規(guī)范：附件需清晰完整，文件命名規(guī)范（如“某_證件號碼復(fù)印件”“某_學(xué)歷證書”），便于后續(xù)查閱。（二）常見問題處理問題：提交審核后顯示“流程節(jié)點異常，無法流轉(zhuǎn)”。處理：檢查審批人是否已開通系統(tǒng)權(quán)限，或聯(lián)系系統(tǒng)管理員重新配置審批流程。問題：導(dǎo)出的檔案信息不完整（如缺少附件）。處理：導(dǎo)出時勾選“包含附件”選項，或重新導(dǎo)出并保證附件已至系統(tǒng)。問題：員工姓名輸入錯誤（如誤將“某”錄為“某”）。處理：通過“信息變更”模塊提交修改申請，證件號碼復(fù)印件等證明材料，經(jīng)審批后更正。問題：系統(tǒng)提示“證件號碼號重復(fù)”。處理：檢查是否為重復(fù)入職員工，或聯(lián)系IT部門核實系統(tǒng)內(nèi)是否存