技術(shù)文檔編寫(xiě)規(guī)范及評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)一、手冊(cè)概述與適用范圍本手冊(cè)旨在規(guī)范技術(shù)文檔的編寫(xiě)流程與質(zhì)量要求，統(tǒng)一文檔風(fēng)格與內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，保證技術(shù)文檔的準(zhǔn)確性、可讀性和實(shí)用性，支撐技術(shù)方案落地、知識(shí)傳遞及協(xié)作高效開(kāi)展。適用對(duì)象：技術(shù)團(tuán)隊(duì)文檔編寫(xiě)人員（如產(chǎn)品經(jīng)理、開(kāi)發(fā)工程師、測(cè)試工程師、技術(shù)支持人員）、文檔評(píng)審人員（如技術(shù)負(fù)責(zé)人、架構(gòu)師、領(lǐng)域?qū)＜遥㈨?xiàng)目管理人員及相關(guān)干系人。適用文檔類型：技術(shù)方案文檔、API接口文檔、用戶操作手冊(cè)、系統(tǒng)部署文檔、測(cè)試報(bào)告、故障排查指南、數(shù)據(jù)字典等。二、技術(shù)文檔編寫(xiě)全流程指南技術(shù)文檔編寫(xiě)需遵循“準(zhǔn)備-編寫(xiě)-修訂”的閉環(huán)流程，每個(gè)階段明確關(guān)鍵動(dòng)作與交付物，保證文檔質(zhì)量可控。（一）編寫(xiě)前準(zhǔn)備階段：明確目標(biāo)與框架需求與受眾分析明確文檔核心目標(biāo)（如指導(dǎo)開(kāi)發(fā)、支撐用戶操作、記錄技術(shù)決策），區(qū)分受眾角色（如開(kāi)發(fā)人員需關(guān)注技術(shù)細(xì)節(jié)，終端用戶需關(guān)注操作步驟）。輸出《受眾分析清單》，標(biāo)注受眾的技術(shù)背景、使用場(chǎng)景及核心訴求（示例：運(yùn)維人員關(guān)注部署流程與故障處理，產(chǎn)品經(jīng)理關(guān)注功能邊界與業(yè)務(wù)邏輯）。資料收集與梳理收集需求文檔、設(shè)計(jì)稿、接口說(shuō)明、測(cè)試用例、相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等資料，梳理文檔需覆蓋的核心內(nèi)容模塊（如技術(shù)方案需包含背景、目標(biāo)、架構(gòu)設(shè)計(jì)、實(shí)施步驟、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等）。文檔結(jié)構(gòu)規(guī)劃基于文檔類型與受眾，設(shè)計(jì)文檔整體框架（參考第三章“標(biāo)準(zhǔn)化模板”），明確章節(jié)層級(jí)與邏輯關(guān)系（如按“總-分”結(jié)構(gòu)或“流程順序”組織內(nèi)容）。（二）內(nèi)容編寫(xiě)階段：規(guī)范細(xì)節(jié)與質(zhì)量?jī)?nèi)容編寫(xiě)核心原則準(zhǔn)確性：技術(shù)參數(shù)、操作步驟、接口定義等需與實(shí)際一致，關(guān)鍵數(shù)據(jù)需經(jīng)交叉驗(yàn)證（如版本號(hào)、IP地址、函數(shù)名稱）。完整性：覆蓋目標(biāo)受眾所需全部信息，避免缺失關(guān)鍵步驟或前提條件（如部署文檔需包含環(huán)境要求、依賴組件、回滾方案）。清晰性：語(yǔ)言簡(jiǎn)潔易懂，避免歧義，復(fù)雜概念需通過(guò)示例、圖表輔助說(shuō)明（如架構(gòu)圖需標(biāo)注組件關(guān)系與數(shù)據(jù)流向）。一致性：術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、格式需統(tǒng)一（如統(tǒng)一使用“接口”而非“API/接口”，圖表編號(hào)規(guī)則為“章-節(jié)-圖/表”）。章節(jié)內(nèi)容編寫(xiě)規(guī)范引言/概述：說(shuō)明文檔目的、適用范圍、背景及閱讀指引（示例：“本文檔旨在指導(dǎo)運(yùn)維人員完成XX系統(tǒng)V2.0版本在Linux環(huán)境的部署，適用對(duì)象為具備基礎(chǔ)Linux操作經(jīng)驗(yàn)的運(yùn)維工程師”）。術(shù)語(yǔ)定義：列出文檔中專業(yè)術(shù)語(yǔ)、縮寫(xiě)詞的釋義（示例：“API：應(yīng)用程序接口（ApplicationProgrammingInterface），用于定義系統(tǒng)間交互規(guī)則”）。主體內(nèi)容：技術(shù)方案：需明確問(wèn)題背景、設(shè)計(jì)目標(biāo)、架構(gòu)圖、核心模塊說(shuō)明、實(shí)施步驟、依賴資源、風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)措施。操作手冊(cè)：需按操作流程分步驟說(shuō)明（每步包含操作動(dòng)作、預(yù)期結(jié)果、異常處理），配以界面截圖或命令示例。接口文檔：需包含接口名稱、URL、請(qǐng)求方法、參數(shù)說(shuō)明（參數(shù)名、類型、是否必填、示例值）、響應(yīng)格式（成功/失敗示例）、錯(cuò)誤碼說(shuō)明。圖表規(guī)范：圖表需有明確編號(hào)（如圖1-1、表2-3）和標(biāo)題，圖表內(nèi)文字清晰可辨，復(fù)雜圖表需添加圖例說(shuō)明（如架構(gòu)圖中標(biāo)注“數(shù)據(jù)流向”“組件依賴關(guān)系”）。格式與排版要求字體：使用宋體/微軟雅黑五號(hào)，標(biāo)題加粗（一級(jí)標(biāo)題三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題四號(hào)，三級(jí)標(biāo)題五號(hào)），行距1.5倍。段落：首行縮進(jìn)2字符，段落間距適中，避免大段文字（單段不超過(guò)5行，必要時(shí)分點(diǎn)說(shuō)明）。代碼/命令：需使用等寬字體（如Consolas），背景色區(qū)分（如淺灰），關(guān)鍵代碼行添加注釋（示例：#創(chuàng)建用戶：useradd-mtestuser）。（三）修訂與完善階段：質(zhì)量把控與優(yōu)化自檢修訂編寫(xiě)完成后，對(duì)照《文檔自檢清單》（見(jiàn)附錄1）逐項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核對(duì)內(nèi)容準(zhǔn)確性、完整性、格式一致性，修正錯(cuò)別字、語(yǔ)法錯(cuò)誤及圖表模糊問(wèn)題。交叉校對(duì)邀請(qǐng)1-2名同領(lǐng)域同事或目標(biāo)受眾代表進(jìn)行校對(duì)，重點(diǎn)關(guān)注：技術(shù)細(xì)節(jié)是否與實(shí)際一致（如接口參數(shù)、部署步驟）；表述是否清晰易懂（如非技術(shù)背景人員能否理解操作步驟）；是否存在缺失或冗余內(nèi)容。校對(duì)后反饋需明確標(biāo)注問(wèn)題位置（章節(jié)號(hào)、頁(yè)碼）及修改建議，編寫(xiě)人員24小時(shí)內(nèi)完成修訂。版本管理文檔修訂需記錄版本變更，格式為“V主版本號(hào).次版本號(hào).修訂號(hào)”（如V1.0.0），變更日志需包含修改人、修改時(shí)間、修改內(nèi)容摘要（示例：“V1.0.1：2023-10-20，*修訂API響應(yīng)示例中token字段長(zhǎng)度”）。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板參考（一）技術(shù)方案章節(jié)內(nèi)容要求1.引言1.1文檔目的1.2適用范圍1.3背景與問(wèn)題定義2.術(shù)語(yǔ)定義列出核心術(shù)語(yǔ)、縮寫(xiě)及釋義（按字母排序）3.設(shè)計(jì)目標(biāo)功能目標(biāo)（如支持高并發(fā)、數(shù)據(jù)加密）、非功能目標(biāo)（如功能指標(biāo)、安全性要求）4.架構(gòu)設(shè)計(jì)4.1總體架構(gòu)圖（組件關(guān)系、數(shù)據(jù)流向）4.2核心模塊說(shuō)明（功能、職責(zé)）5.實(shí)施步驟分階段說(shuō)明實(shí)施流程（環(huán)境準(zhǔn)備、組件部署、配置、測(cè)試、上線），每步包含操作動(dòng)作、負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)6.資源清單硬件資源（服務(wù)器配置、存儲(chǔ)要求）、軟件資源（操作系統(tǒng)、依賴組件版本）7.風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)（技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)）及應(yīng)對(duì)措施（如回滾方案、備選技術(shù)方案）8.附錄參考文檔、相關(guān)接口說(shuō)明、名詞解釋（二）評(píng)審檢查表模板評(píng)審維度檢查項(xiàng)嚴(yán)重程度（高/中/低）問(wèn)題描述處理狀態(tài)（待處理/已解決/已驗(yàn)證）內(nèi)容完整性是否覆蓋文檔目標(biāo)所需全部核心內(nèi)容（如技術(shù)方案是否包含風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)）高技術(shù)準(zhǔn)確性接口參數(shù)、部署步驟、技術(shù)指標(biāo)是否與實(shí)際一致高邏輯清晰度章節(jié)結(jié)構(gòu)是否合理，內(nèi)容是否層層遞進(jìn)，是否存在邏輯矛盾中語(yǔ)言規(guī)范性術(shù)語(yǔ)是否統(tǒng)一，是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)病，代碼/命令格式是否規(guī)范中可操作性操作步驟是否具體，是否包含預(yù)期結(jié)果與異常處理（如用戶手冊(cè)）高圖表質(zhì)量圖表編號(hào)、標(biāo)題是否完整，圖表內(nèi)容是否清晰，圖例是否正確低四、關(guān)鍵提示與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）常見(jiàn)錯(cuò)誤與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)內(nèi)容缺失：忽略前置條件（如部署文檔未說(shuō)明操作系統(tǒng)版本要求）、缺失異常場(chǎng)景處理（如用戶手冊(cè)未覆蓋“操作失敗”的排查步驟）。技術(shù)細(xì)節(jié)偏差：接口文檔中參數(shù)類型錯(cuò)誤（如“string”誤寫(xiě)為“int”）、部署步驟遺漏關(guān)鍵命令（如未配置環(huán)境變量）。術(shù)語(yǔ)不統(tǒng)一：同一文檔中混用“用戶端/前臺(tái)”“接口/API”等不同表述，導(dǎo)致讀者困惑。圖表不規(guī)范：架構(gòu)圖組件關(guān)系混亂、截圖模糊（如分辨率過(guò)低導(dǎo)致文字無(wú)法辨認(rèn)）、圖表未編號(hào)。版本管理混亂：修訂后未更新版本號(hào)，或變更日志記錄不全（如未注明修改人、修改時(shí)間）。（二）高效評(píng)審溝通技巧評(píng)審前準(zhǔn)備：提前1-2天將文檔發(fā)給評(píng)審人員，明確評(píng)審重點(diǎn)（如技術(shù)方案重點(diǎn)關(guān)注架構(gòu)合理性，操作手冊(cè)重點(diǎn)關(guān)注步驟準(zhǔn)確性）。評(píng)審中聚焦：圍繞“問(wèn)題”而非“個(gè)人”展開(kāi)討論，避免主觀評(píng)價(jià)（如不說(shuō)“這里寫(xiě)得不好”，而說(shuō)“步驟3未說(shuō)明如何驗(yàn)證配置是否成功，可能導(dǎo)致操作遺漏”）。評(píng)審后閉環(huán)：匯總評(píng)審問(wèn)題清單，明確責(zé)任人與解決時(shí)限，編寫(xiě)人員完成修訂后需反饋至評(píng)審人員確認(rèn)，保證問(wèn)題閉環(huán)。（三）版本與權(quán)限管理規(guī)范版本號(hào)規(guī)則：遵循“主版本號(hào)（重大架構(gòu)變更）.次版本號(hào)（功能新增/優(yōu)化）.修訂號(hào)（問(wèn)題修正）”，初始版本為V1.0.0。權(quán)限控制：文檔編寫(xiě)人員具備“編輯”權(quán)限，評(píng)審人員具備“評(píng)論”權(quán)限，發(fā)布后文檔切換為“只讀”模式（如通過(guò)Confluence、Git等工具管理）。歸檔要求：文檔發(fā)布后需在指定知識(shí)庫(kù)歸檔，歸檔信息包含文檔名稱、版本號(hào)、發(fā)布日期、發(fā)布人、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目/任務(wù)編號(hào)。附錄1：文檔自檢清單檢查類別檢查項(xiàng)是/否說(shuō)明內(nèi)容完整性是否明確文檔目的與適用范圍？是否覆蓋目標(biāo)受眾全部核心訴求？是否缺失關(guān)鍵步