企業(yè)采購合規(guī)風(fēng)險自查清單簡化管理工具使用指南一、適用場景說明本工具適用于企業(yè)采購管理中的合規(guī)風(fēng)險自查工作，具體場景包括：常規(guī)合規(guī)監(jiān)控：企業(yè)每季度或半年度開展采購環(huán)節(jié)合規(guī)性自查，識別潛在管理漏洞；新制度落地排查：采購管理制度更新后，對照新要求梳理現(xiàn)有流程中的風(fēng)險點；專項審計配合：迎接內(nèi)外部審計前，提前完成采購領(lǐng)域合規(guī)性自查，保證資料完整、流程規(guī)范；部門風(fēng)險防控：采購部門內(nèi)部定期自查，強化崗位責(zé)任意識，降低操作風(fēng)險。二、操作流程指引第一步：明確自查范圍與組建專項小組范圍界定：根據(jù)企業(yè)采購類型（如物資采購、服務(wù)采購、工程項目采購等），明確本次自查的采購周期（如近6個月/1年）、涉及的部門（采購部、財務(wù)部、使用部門等）及關(guān)鍵環(huán)節(jié)（供應(yīng)商準(zhǔn)入、招標(biāo)比選、合同簽訂、付款審批等）。小組組建：由分管采購的領(lǐng)導(dǎo)牽頭，成員包括采購專員、法務(wù)專員、財務(wù)審核員及相關(guān)使用部門接口人*，明確各成員職責(zé)（如采購專員負(fù)責(zé)流程資料梳理，法務(wù)專員負(fù)責(zé)合同條款審核等）。第二步：對照清單逐項檢查與記錄資料收集：整理自查范圍內(nèi)的采購文件，包括供應(yīng)商資質(zhì)材料、采購審批單、招標(biāo)/比選記錄、合同文本、付款憑證、驗收報告等。逐項核查：依據(jù)“自查清單模板”（見第三部分），對每個風(fēng)險點進行對照檢查，通過查閱資料、系統(tǒng)數(shù)據(jù)核對、相關(guān)人員訪談等方式，判斷是否符合合規(guī)要求。結(jié)果記錄：在“自查結(jié)果”欄中標(biāo)注“合規(guī)”“不合規(guī)”或“待整改”，對“不合規(guī)”和“待整改”項，詳細(xì)描述具體問題表現(xiàn)（如“供應(yīng)商資質(zhì)材料未加蓋公章”“合同未明確驗收標(biāo)準(zhǔn)”等）。第三步：問題原因分析與整改計劃制定原因分析：針對自查發(fā)覺的不合規(guī)問題，組織小組成員討論，追溯管理漏洞（如制度缺失、流程未執(zhí)行、人員操作失誤等）。整改計劃：制定《采購合規(guī)問題整改表》，明確每項問題的整改措施（如“補充缺失的供應(yīng)商資質(zhì)文件”“修訂合同模板，增加驗收標(biāo)準(zhǔn)條款”）、整改責(zé)任人（如采購專員、部門經(jīng)理）、完成時限（如“X年X月X日前”）及驗證方式（如“復(fù)查整改后的文件是否完整”）。第四步：整改落實與跟蹤驗證責(zé)任到人：整改責(zé)任人按照計劃推進整改工作，專項小組定期跟蹤進度（如每周召開整改推進會），保證措施落地。效果驗證：整改完成后，由小組對整改結(jié)果進行復(fù)查，確認(rèn)問題是否徹底解決，并在“自查結(jié)果”欄更新為“已整改”。第五步：匯總報告與資料歸檔報告編制：根據(jù)自查及整改情況，編制《采購合規(guī)自查報告》，內(nèi)容包括自查概況、發(fā)覺問題、整改措施、剩余風(fēng)險及下一步工作計劃。資料歸檔：將自查清單、整改記錄、驗證材料、報告等整理成冊，按企業(yè)檔案管理規(guī)定存檔，保證可追溯。三、自查清單模板風(fēng)險點類別具體風(fēng)險描述檢查方法參考自查結(jié)果（合規(guī)/不合規(guī)/待整改）整改責(zé)任人整改時限備注供應(yīng)商管理風(fēng)險供應(yīng)商準(zhǔn)入未進行資質(zhì)審核，或資質(zhì)文件過期未更新查閱供應(yīng)商名錄、資質(zhì)證書原件/復(fù)印件，核對有效期及審核記錄未建立合格供應(yīng)商名錄，或名錄未定期動態(tài)評估檢查供應(yīng)商名錄更新記錄、評估報告（如年度績效評估）采購方式選擇風(fēng)險達到公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的采購項目，未采用公開招標(biāo)方式核對采購金額與招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，檢查采購方式審批文件及招標(biāo)過程記錄邀請招標(biāo)時，邀請供應(yīng)商數(shù)量不符合規(guī)定（如少于3家合格供應(yīng)商）查看邀請招標(biāo)審批單、受邀供應(yīng)商名單及回執(zhí)記錄合同管理風(fēng)險合同條款與采購需求、招標(biāo)結(jié)果不一致（如規(guī)格、價格、服務(wù)范圍）對比合同文本與采購審批單、招標(biāo)文件，核查關(guān)鍵條款一致性合同未經(jīng)法務(wù)部門審核或未按審批流程簽訂檢查合同審批流程記錄、法務(wù)審核意見及簽字頁資金支付風(fēng)險付款前未完成驗收或驗收不合格，仍支付款項核對付款憑證與驗收報告，確認(rèn)驗收手續(xù)是否完備付款金額與合同約定不一致，或?qū)徟鞒倘笔?fù)核付款申請單與合同條款，檢查資金支付審批記錄檔案管理風(fēng)險采購文件（如招標(biāo)記錄、合同、驗收報告）未完整保存或保存期限不足抽查采購檔案目錄，核對文件完整性及保存期限（如至少保存5年）檔案查閱未履行登記手續(xù)，存在信息泄露風(fēng)險檢查檔案查閱登記表，確認(rèn)查閱權(quán)限及流程規(guī)范性審批流程風(fēng)險采購申請未明確使用需求或預(yù)算，未按權(quán)限審批核查采購申請單、預(yù)算批復(fù)文件及審批權(quán)限表超預(yù)算采購未履行追加審批程序檢查超預(yù)算采購的審批文件，確認(rèn)流程合規(guī)性四、使用要點提示全面覆蓋與重點突出結(jié)合：自查時需覆蓋采購全流程（從需求提報到付款完成），同時重點關(guān)注金額大、風(fēng)險高的項目（如大宗物資采購、服務(wù)外包項目）。動態(tài)更新清單內(nèi)容：根據(jù)最新法律法規(guī)（如《_________采購法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》）及企業(yè)內(nèi)部制度調(diào)整，定期更新風(fēng)險點描述及檢查方法。責(zé)任到人與閉環(huán)管理：明確每個風(fēng)險點的自查責(zé)任人和整改責(zé)任人，保證問題“發(fā)覺-整改-驗證”形成閉環(huán)，避免責(zé)任推諉。保密與信息安全：自查