企業(yè)合同審批及檔案管理操作指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類經(jīng)濟(jì)合同的全生命周期管理，包括但不限于：業(yè)務(wù)合作合同（如服務(wù)采購、銷售協(xié)議）、采購合同（如物資、設(shè)備采購）、勞動合同、租賃合同、保密協(xié)議等。在企業(yè)日常運(yùn)營中，從合同起草、審批、簽署到歸檔、查閱，均需遵循本規(guī)范，保證合同管理合規(guī)、高效，規(guī)避法律風(fēng)險，保障企業(yè)及合作方合法權(quán)益。二、合同審批及檔案管理全流程操作說明（一）合同起草與提交明確需求與條款業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，確定合同標(biāo)的、數(shù)量、金額、履行期限、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等核心條款。參考企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，保證條款符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度。起草合同文本使用企業(yè)指定的合同模板（如Word版），填寫完整合同信息，包括但不限于：合同編號（規(guī)則：年份-部門簡稱-合同序號，如2024-SC-001）、合同名稱、甲乙雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人及聯(lián)系方式、合同金額、支付方式、履行期限、爭議解決方式等。內(nèi)部審核與附件準(zhǔn)備業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對合同條款的合理性、必要性進(jìn)行審核，保證與業(yè)務(wù)需求一致。如涉及技術(shù)、財務(wù)、法務(wù)等專業(yè)內(nèi)容，需附上相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、資質(zhì)證明等），并由對應(yīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。提交審批系統(tǒng)將最終版合同文本及附件通過企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)提交至審批流程，選擇對應(yīng)審批節(jié)點(diǎn)（如部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理），并注明合同類型及緊急程度。（二）多級審批執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審批部門負(fù)責(zé)人審核合同的業(yè)務(wù)必要性、條款完整性，重點(diǎn)核對合作方資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可）是否有效，是否符合部門年度預(yù)算及工作計劃。審批通過后流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點(diǎn)，駁回需注明具體修改意見。法務(wù)部門審核法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同合法性、合規(guī)性，包括：主體資格：合作方是否為依法設(shè)立并有效存續(xù)的法人/其他組織；條款合法性：是否存在無效條款（如“霸王條款”）、違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否符合企業(yè)約定；權(quán)利義務(wù)對等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，是否存在企業(yè)單方面過度風(fēng)險。審核通過后流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門，如需修改，反饋至業(yè)務(wù)部門調(diào)整。財務(wù)部門審核財務(wù)部門審核合同金額準(zhǔn)確性、支付方式合理性、稅務(wù)處理合規(guī)性及資金安排可行性，重點(diǎn)檢查：合同總金額是否超出預(yù)算，若超預(yù)算需附預(yù)算調(diào)整審批單；支付節(jié)點(diǎn)與履約進(jìn)度是否匹配，預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例是否合理；發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）及開票要求是否明確。審核通過后流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批分管領(lǐng)導(dǎo)審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及部門業(yè)務(wù)重點(diǎn)，審批通過后按權(quán)限提交至總經(jīng)理（如合同金額超過一定閾值，需總經(jīng)理最終審批）。總經(jīng)理從企業(yè)整體利益出發(fā)，對重大合同條款進(jìn)行最終確認(rèn)。（三）合同簽署與用印審批通過確認(rèn)所有審批節(jié)點(diǎn)完成后，系統(tǒng)自動“合同審批通過通知”，業(yè)務(wù)部門可最終版合同文本（PDF版，含審批流程記錄），準(zhǔn)備簽署。文本核對與打印業(yè)務(wù)部門核對最終版合同文本與審批版本是否一致，確認(rèn)無誤后打印一式X份（根據(jù)合作方需求及企業(yè)存檔要求確定，通常至少3份：企業(yè)存檔1份、合作方1份、財務(wù)/業(yè)務(wù)部門1份），使用A4紙雙面打印，保證字跡清晰、無涂改。用印申請與審批通過OA系統(tǒng)提交“合同用印申請”，已簽署的合同掃描件（或待簽署合同文本），注明用印份數(shù)、用途，附“合同審批通過通知”。由行政部（或指定用印管理部門）審核用印申請，核對合同文本與審批記錄一致后，安排用印。正式簽署企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表人（需附《授權(quán)委托書》）在合同指定簽署位置簽字，字跡工整清晰；加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），保證騎縫章（多頁合同）及每頁章清晰完整，不得模糊或重疊；合作方簽署及用印后，業(yè)務(wù)部門收回合同文本，核對簽署及用印完整性，如有問題及時溝通補(bǔ)充。（四）檔案整理與歸檔檔案信息登記合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門在“合同檔案管理臺賬”中登記以下信息：合同編號、名稱、甲乙雙方名稱、合同金額、簽署日期、履行期限、歸檔日期、檔案保管部門、檔案編號、附件清單等，保證信息準(zhǔn)確可查。材料整理與裝訂整理歸檔材料：包括合同正本（含簽署頁）、審批流程記錄（系統(tǒng)截圖或打印件）、附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、資質(zhì)證明等）、《授權(quán)委托書》（如適用）、用印申請單等；按順序用檔案夾裝訂，多頁合同需在左側(cè)裝訂，加裝封面（注明合同名稱、編號、歸檔日期）和封底，避免材料散失。移交檔案管理部門業(yè)務(wù)部門將整理好的合同檔案在3個工作日內(nèi)移交至企業(yè)檔案管理部門（或行政部），辦理移交手續(xù)，雙方在“檔案移交清單”上簽字確認(rèn)，檔案管理部門按“合同檔案分類規(guī)則”（如按合同類型、年度、部門分類）上架存放。（五）檔案利用與維護(hù)檔案查閱內(nèi)部員工因工作需要查閱合同檔案，需填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；查閱時需在檔案閱覽室進(jìn)行，不得帶出，確需借出（如訴訟、審計需提供原件），須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱期限不超過3個工作日，到期歸還時檔案管理部門需檢查檔案完整性。檔案變更與續(xù)簽合同履行過程中如發(fā)生變更（如金額、履行期限調(diào)整），需簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，按原審批流程審批后，與原合同一并歸檔；合同到期需續(xù)簽的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在到期前1個月啟動續(xù)簽審批流程，新審批通過后替換原檔案或新增續(xù)簽檔案。檔案保管與銷毀合同檔案保管期限按法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)定執(zhí)行（如一般合同保管期限為10年，重大合同保管期限為20年或永久）；保管期限屆滿需銷毀的，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)法務(wù)部門、總經(jīng)理審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)，并留存銷毀記錄。三、合同檔案管理常用模板模板一：合同審批流程表審批節(jié)點(diǎn)審批人審批意見審批時間業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理同意，按流程審批2024-XX-XX法務(wù)部門*法務(wù)專員條款需補(bǔ)充違約金計算方式2024-XX-XX財務(wù)部門*財務(wù)經(jīng)理同意，支付方式合理2024-XX-XX分管領(lǐng)導(dǎo)*總同意執(zhí)行2024-XX-XX總經(jīng)理*董事長最終批準(zhǔn)2024-XX-XX模板二：合同檔案信息登記表合同編號合同名稱甲方名稱乙方名稱合同金額（元）簽署日期履行期限歸檔日期檔案編號附件清單2024-SC-001設(shè)備采購合同XX科技有限公司YY設(shè)備公司500,0002024-03-152024-03-15至2024-09-152024-03-20DA2024-005報價單、質(zhì)保協(xié)議模板三：合同檔案借閱申請表借閱人姓名*張三所在部門市場部借閱事由項目審計需查閱借閱合同編號2024-SC-001借閱期限2024-XX-XX至2024-XX-XX部門負(fù)責(zé)人審批*經(jīng)理：同意檔案管理部門審批*檔案主管：同意借出，按期歸還備注不得涂改、復(fù)印四、關(guān)鍵注意事項合規(guī)性優(yōu)先合同條款必須符合《_________民法典》等法律法規(guī)，禁止約定違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的內(nèi)容（如“一方放棄全部權(quán)利”等）。合作方為自然人的，需核實(shí)身份信息；為法人/其他組織的，需核驗(yàn)營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明及授權(quán)委托書（如非法定代表人簽署）。信息準(zhǔn)確性合同文本中的名稱、金額、日期、賬號等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，保證與審批材料、附件一致，避免因筆誤導(dǎo)致糾紛。審批流程中各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成（一般節(jié)點(diǎn)不超過2個工作日），緊急合同需標(biāo)注“急件”并同步溝通審批人。檔案完整性歸檔材料需包含合同全流程文件，保證審批記錄、簽署頁、附件等齊全，杜絕“只存合同不存審批”的情況。檔案移交時需雙方簽字確認(rèn)，建立“一檔一賬”，定期（每季度）檢查檔案臺賬與實(shí)物一致性。用印與安全合同用印前必須完成全部審批流程，嚴(yán)禁“先簽后批”或“無審批用印”。公章由行政部專人保管，用印時需登記用印時間、用途、經(jīng)辦人，保證用印可追溯。檔案存放場所需具備防火、防潮、防蟲、防盜條件