會議資料保密與安全管理制度會議資料保密與安全管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》等國家法律法規(guī)，以及《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《集團(tuán)公司企業(yè)合規(guī)管理辦法》等集團(tuán)母公司相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際管理需求，為防控會議資料管理過程中的專項(xiàng)風(fēng)險，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，保障公司信息安全，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司各級會議資料的制定、傳遞、使用、存儲、銷毀等全生命周期管理，以及涉及會議資料管理的各類業(yè)務(wù)場景，包括但不限于董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理辦公會、專題研討會、項(xiàng)目評審會等。第三條本制度下列術(shù)語定義如下：（一）會議資料專項(xiàng)管理：指公司為確保會議資料在制定、傳遞、使用、存儲、銷毀等各個環(huán)節(jié)的安全性、保密性，而建立的一整套管理制度、流程和技術(shù)措施的總稱。其核心目標(biāo)是預(yù)防會議資料泄露、篡改、丟失等風(fēng)險，保障公司信息安全，維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）會議資料專項(xiàng)風(fēng)險：指在會議資料管理過程中，因管理制度不健全、流程不規(guī)范、技術(shù)措施不到位、人員意識薄弱等原因，可能導(dǎo)致會議資料泄露、篡改、丟失，對公司造成經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害或信息安全威脅的風(fēng)險。（三）會議資料合規(guī)：指公司會議資料的管理活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則、公司內(nèi)部管理制度及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保會議資料管理的合法合規(guī)性。第四條會議資料專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下原則：（一）全面覆蓋原則：會議資料專項(xiàng)管理應(yīng)覆蓋公司所有會議資料的制定、傳遞、使用、存儲、銷毀等各個環(huán)節(jié)，以及所有涉及會議資料管理的部門和人員。（二）責(zé)任到人原則：明確會議資料專項(xiàng)管理的組織架構(gòu)、職責(zé)分工和人員權(quán)限，確保每個環(huán)節(jié)、每個崗位都有明確的責(zé)任人，實(shí)現(xiàn)責(zé)任全覆蓋。（三）風(fēng)險導(dǎo)向原則：以防范會議資料專項(xiàng)風(fēng)險為導(dǎo)向，重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險環(huán)節(jié)和高風(fēng)險資料，采取有針對性的管理措施，有效控制風(fēng)險。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期對會議資料專項(xiàng)管理體系進(jìn)行評估，及時發(fā)現(xiàn)問題，持續(xù)優(yōu)化管理制度、流程和技術(shù)措施，不斷提升管理水平和風(fēng)險防控能力。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司會議資料保密與安全管理第一責(zé)任人，對公司會議資料保密與安全管理工作負(fù)總責(zé)。其主要職責(zé)包括：批準(zhǔn)會議資料專項(xiàng)管理制度；督促落實(shí)會議資料保密與安全管理工作；協(xié)調(diào)解決重大會議資料保密與安全問題。第六條公司分管領(lǐng)導(dǎo)為公司會議資料保密與安全管理直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督公司會議資料保密與安全管理工作。其主要職責(zé)包括：組織制定會議資料專項(xiàng)管理制度；領(lǐng)導(dǎo)會議資料專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組開展工作；督促各部門、下屬單位落實(shí)會議資料保密與安全管理工作；報告重大會議資料保密與安全問題。第七條公司設(shè)立會議資料保密與安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在[指定部門，如辦公室或信息安全部]，負(fù)責(zé)日常管理工作。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司會議資料保密與安全管理工作，制定年度工作計(jì)劃。（二）審議公司會議資料保密與安全管理制度及重大事項(xiàng)。（三）審批重要會議資料的密級和保密期限。（四）監(jiān)督、檢查公司會議資料保密與安全管理工作，評估管理效果。（五）組織處理重大會議資料保密與安全問題。第八條公司[指定牽頭部門，如辦公室或信息安全部]為會議資料保密與安全管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司會議資料保密與安全管理制度建設(shè)、風(fēng)險識別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫等工作。其主要職責(zé)包括：（一）起草公司會議資料保密與安全管理制度，并組織實(shí)施。（二）組織開展公司會議資料專項(xiàng)風(fēng)險排查，評估風(fēng)險等級，制定風(fēng)險防控措施。（三）監(jiān)督、檢查各部門、下屬單位會議資料保密與安全管理工作，組織開展考核評估。（四）組織開展公司會議資料保密與安全培訓(xùn)，提高員工保密意識和安全技能。（五）負(fù)責(zé)公司會議資料保密與安全信息的收集、整理、分析、上報等工作。第九條公司[指定專責(zé)部門，如法務(wù)部或合規(guī)部]為會議資料保密與安全管理的專責(zé)部門，負(fù)責(zé)會議資料保密與安全領(lǐng)域的業(yè)務(wù)合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風(fēng)險處置等工作。其主要職責(zé)包括：（一）審核公司會議資料保密與安全管理制度及其實(shí)施情況的合規(guī)性。（二）參與公司會議資料專項(xiàng)風(fēng)險排查，提出風(fēng)險防控建議。（三）參與公司重大會議資料保密與安全事件的處置，提供法律支持。（四）組織開展會議資料保密與安全相關(guān)法律法規(guī)的研究，提出合規(guī)建議。（五）監(jiān)督、檢查各部門、下屬單位會議資料保密與安全合規(guī)情況，提出改進(jìn)建議。第十條公司各部門、下屬單位負(fù)責(zé)落實(shí)本領(lǐng)域會議資料保密與安全管理工作要求，開展日常風(fēng)險防控。其主要職責(zé)包括：（一）制定本部門、下屬單位會議資料保密與安全管理制度及實(shí)施細(xì)則。（二）組織開展本部門、下屬單位會議資料專項(xiàng)風(fēng)險排查，制定風(fēng)險防控措施。（三）監(jiān)督、檢查本部門、下屬單位員工會議資料保密與安全行為，糾正違規(guī)行為。（四）組織開展本部門、下屬單位會議資料保密與安全培訓(xùn)，提高員工保密意識和安全技能。（五）報告本部門、下屬單位會議資料保密與安全問題，配合公司開展問題調(diào)查和處理。第十一條公司基層執(zhí)行崗員工應(yīng)嚴(yán)格遵守會議資料保密與安全管理制度，履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）按照規(guī)定權(quán)限和程序制作、傳遞、使用、存儲、銷毀會議資料。（二）妥善保管會議資料，防止會議資料丟失、被盜或被非法復(fù)制、傳播。（三）發(fā)現(xiàn)會議資料丟失、被盜或被非法復(fù)制、傳播等風(fēng)險事件，及時報告部門負(fù)責(zé)人和公司[指定牽頭部門]。（四）接受公司會議資料保密與安全培訓(xùn)，提高保密意識和安全技能。（五）簽署崗位合規(guī)承諾書，承諾遵守會議資料保密與安全管理制度。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會議資料制定環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守以下合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）根據(jù)會議內(nèi)容和性質(zhì)，確定會議資料的密級和保密期限。（二）明確會議資料的制作人員、審核人員、簽發(fā)人員等，并履行相應(yīng)職責(zé)。（三）會議資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合公司相關(guān)規(guī)定。（四）會議資料制作應(yīng)使用符合保密要求的設(shè)備和軟件，并做好制作過程的保密管理。第十三條會議資料傳遞環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守以下合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）根據(jù)會議資料密級和傳遞范圍，選擇合適的傳遞方式，如機(jī)密文件交換、加密郵件、加密傳輸?shù)?。（二）明確會議資料傳遞的接收人員、傳遞時間、傳遞路線等，并做好記錄。（三）會議資料傳遞過程中應(yīng)采取必要的保密措施，防止會議資料泄露。（四）禁止將會議資料傳遞給未經(jīng)授權(quán)的人員。第十四條會議資料使用環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守以下合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）根據(jù)會議資料密級和使用范圍，確定會議資料的使用人員。（二）明確會議資料的使用目的、使用時間、使用地點(diǎn)等，并做好記錄。（三）會議資料使用過程中應(yīng)采取必要的保密措施，防止會議資料泄露。（四）會議資料使用完畢后，應(yīng)及時歸還或銷毀。第十五條會議資料存儲環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守以下合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）根據(jù)會議資料密級，選擇合適的存儲場所和存儲設(shè)備，如保險柜、加密硬盤、加密U盤等。（二）明確會議資料存儲的保管人員、存儲時間、存儲位置等，并做好記錄。（三）會議資料存儲場所和存儲設(shè)備應(yīng)采取必要的物理安全措施和技術(shù)安全措施，防止會議資料泄露。（四）定期對會議資料存儲場所和存儲設(shè)備進(jìn)行檢查，確保安全可靠。第十六條會議資料銷毀環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守以下合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）根據(jù)會議資料密級和銷毀方式，選擇合適的銷毀方法，如粉碎銷毀、焚燒銷毀等。（二）明確會議資料銷毀的執(zhí)行人員、銷毀時間、銷毀地點(diǎn)等，并做好記錄。（三）會議資料銷毀過程中應(yīng)采取必要的保密措施，防止會議資料泄露。（四）銷毀記錄應(yīng)妥善保管，保存期限不少于五年。第十七條禁止違反會議資料保密與安全規(guī)定，有下列行為：（一）擅自復(fù)制、傳播、提供會議資料。（二）將會議資料用于非指定用途。（三）擅自更改會議資料內(nèi)容。（四）未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自將會議資料帶出公司。（五）將會議資料交給未經(jīng)授權(quán)的人員。（六）泄露會議資料內(nèi)容。（七）其他違反會議資料保密與安全規(guī)定的行為。第十八條會議資料專項(xiàng)風(fēng)險的重點(diǎn)防控點(diǎn)包括：（一）會議資料泄露風(fēng)險：指會議資料在制定、傳遞、使用、存儲、銷毀等環(huán)節(jié)因管理不善、技術(shù)缺陷、人員疏忽等原因被非法獲取、泄露的風(fēng)險。（二）會議資料篡改風(fēng)險：指會議資料在傳輸、存儲過程中被非法修改、破壞的風(fēng)險。（三）會議資料丟失風(fēng)險：指會議資料因管理不善、設(shè)備故障、自然災(zāi)害等原因丟失的風(fēng)險。（四）會議資料濫用風(fēng)險：指會議資料被用于非指定用途或被用于非法目的的風(fēng)險。（五）會議資料存儲安全風(fēng)險：指會議資料存儲場所和存儲設(shè)備存在安全隱患，導(dǎo)致會議資料泄露、丟失的風(fēng)險。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條公司應(yīng)建立會議資料專項(xiàng)管理制度動態(tài)更新機(jī)制，根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則、公司內(nèi)部管理制度及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的變化，及時修訂會議資料保密與安全管理制度，確保制度的適用性和有效性。具體流程如下：（一）[指定牽頭部門]負(fù)責(zé)收集、整理國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則、公司內(nèi)部管理制度及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的最新變化。（二）[指定牽頭部門]組織相關(guān)部門、下屬單位對會議資料保密與安全管理制度進(jìn)行評估，提出修訂建議。（三）公司會議資料保密與安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議修訂建議，并批準(zhǔn)修訂方案。（四）[指定牽頭部門]負(fù)責(zé)組織修訂會議資料保密與安全管理制度，并發(fā)布實(shí)施。第二十條公司應(yīng)建立會議資料專項(xiàng)風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制，定期開展專項(xiàng)風(fēng)險排查，分級評估風(fēng)險等級，發(fā)布預(yù)警通知，并采取相應(yīng)的風(fēng)險防控措施。具體流程如下：（一）[指定牽頭部門]負(fù)責(zé)制定會議資料專項(xiàng)風(fēng)險排查計(jì)劃，明確排查范圍、排查內(nèi)容、排查方法等。（二）各部門、下屬單位按照排查計(jì)劃開展風(fēng)險排查，識別會議資料專項(xiàng)風(fēng)險，并評估風(fēng)險等級。（三）[指定牽頭部門]匯總各部門、下屬單位的風(fēng)險排查結(jié)果，進(jìn)行風(fēng)險評估，確定高風(fēng)險環(huán)節(jié)和高風(fēng)險資料。（四）[指定牽頭部門]根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，發(fā)布預(yù)警通知，并提出風(fēng)險防控建議。（五）各部門、下屬單位根據(jù)預(yù)警通知，采取相應(yīng)的風(fēng)險防控措施。第二十一條公司應(yīng)建立會議資料專項(xiàng)合規(guī)審查機(jī)制，將會議資料保密與安全審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，明確“未經(jīng)審查不得實(shí)施”的原則。具體流程如下：（一）在業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，應(yīng)進(jìn)行會議資料保密與安全審查。（二）[指定專責(zé)部門]負(fù)責(zé)組織會議資料保密與安全審查，審查內(nèi)容包括會議資料密級、保密期限、傳遞方式、使用范圍、存儲方式、銷毀方式等。（三）審查通過后，方可進(jìn)行業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的工作。（四）未經(jīng)審查，不得進(jìn)行業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的工作。第二十二條公司應(yīng)建立會議資料專項(xiàng)風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制，分級處置一般/重大風(fēng)險事件，明確應(yīng)急流程、責(zé)任協(xié)同及上報要求。具體流程如下：（一）一般風(fēng)險事件：由[指定牽頭部門]負(fù)責(zé)組織處置，及時采取措施，防止風(fēng)險擴(kuò)大，并報告公司會議資料保密與安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組。（二）重大風(fēng)險事件：由公司會議資料保密與安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織處置，及時采取措施，防止風(fēng)險擴(kuò)大，并報告公司主要負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)。（三）應(yīng)急流程：包括風(fēng)險事件的發(fā)現(xiàn)、報告、處置、調(diào)查、評估、改進(jìn)等環(huán)節(jié)。（四）責(zé)任協(xié)同：各部門、下屬單位應(yīng)協(xié)同配合，共同處置風(fēng)險事件。（五）上報要求：及時、準(zhǔn)確、完整地報告風(fēng)險事件情況。第二十三條公司應(yīng)建立會議資料專項(xiàng)責(zé)任追究機(jī)制，界定違規(guī)情形、處罰標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)動績效考核、紀(jì)律處分。具體規(guī)定如下：（一）違規(guī)情形：包括違反會議資料保密與安全規(guī)定的行為，如擅自復(fù)制、傳播、提供會議資料，將會議資料用于非指定用途，擅自更改會議資料內(nèi)容，未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自將會議資料帶出公司，泄露會議資料內(nèi)容等。（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度，給予警告、記過、降級、撤職、開除等處分，并取消評優(yōu)資格。（三）聯(lián)動績效考核：將會議資料保密與安全合規(guī)情況納入部門/個人年度績效考核，與績效、評優(yōu)掛鉤。（四）紀(jì)律處分：對違反會議資料保密與安全規(guī)定的行為，依法給予紀(jì)律處分。第二十四條公司應(yīng)建立會議資料專項(xiàng)評估改進(jìn)機(jī)制，定期對會議資料保密與安全管理體系有效性開展評估，優(yōu)化流程漏洞。具體流程如下：（一）[指定牽頭部門]負(fù)責(zé)制定會議資料保密與安全管理體系評估計(jì)劃，明確評估范圍、評估內(nèi)容、評估方法等。（二）各部門、下屬單位按照評估計(jì)劃開展評估工作，收集評估數(shù)據(jù)，分析評估結(jié)果。（三）[指定牽頭部門]匯總各部門、下屬單位的評估結(jié)果，進(jìn)行綜合評估，確定會議資料保密與安全管理體系的有效性。（四）根據(jù)評估結(jié)果，提出優(yōu)化會議資料保密與安全管理體系建議。（五）公司會議資料保密與安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議優(yōu)化建議，并批準(zhǔn)優(yōu)化方案。（六）[指定牽頭部門]負(fù)責(zé)組織實(shí)施優(yōu)化方案，不斷提升會議資料保密與安全管理體系的有效性。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條公司應(yīng)建立會議資料專項(xiàng)管理的組織保障，明確各層級領(lǐng)導(dǎo)對會議資料保密與安全管理的推進(jìn)責(zé)任。具體規(guī)定如下：（一）公司主要負(fù)責(zé)人對公司會議資料保密與安全管理工作負(fù)總責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)會議資料保密與安全管理工作，協(xié)調(diào)解決重大會議資料保密與安全問題。（二）公司分管領(lǐng)導(dǎo)對會議資料保密與安全管理工作負(fù)直接責(zé)任，組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督公司會議資料保密與安全管理工作。（三）公司各部門、下屬單位負(fù)責(zé)人對本部門、下屬單位會議資料保密與安全管理工作負(fù)直接責(zé)任，督促落實(shí)會議資料保密與安全管理工作，報告重大會議資料保密與安全問題。（四）公司基層執(zhí)行崗員工應(yīng)嚴(yán)格遵守會議資料保密與安全管理制度，履行崗位合規(guī)操作責(zé)任。第二十六條公司應(yīng)建立會議資料專項(xiàng)管理的考核激勵機(jī)制，將會議資料保密與安全合規(guī)情況納入部門/個人年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤。具體規(guī)定如下：（一）將會議資料保密與安全合規(guī)情況納入部門年度考核，考核內(nèi)容包括會議資料保密與安全管理制度建設(shè)、風(fēng)險防控、培訓(xùn)宣貫、問題處置等。（二）將會議資料保密與安全合規(guī)情況納入個人年度考核，考核內(nèi)容包括崗位合規(guī)操作、風(fēng)險上報、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等。（三）將會議資料保密與安全合規(guī)情況與績效、評優(yōu)掛鉤，對會議資料保密與安全工作表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰獎勵；對會議資料保密與安全工作表現(xiàn)不好的部門和個人，給予批評教育，并取消評優(yōu)資格。第二十七條公司應(yīng)建立會議資料專項(xiàng)管理的培訓(xùn)宣傳機(jī)制，分層級開展專項(xiàng)培訓(xùn)，如管理層合規(guī)履職培訓(xùn)、一線員工操作規(guī)范培訓(xùn)。具體規(guī)定如下：（一）公司會議資料保密與安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)方式等。（二）[指定牽頭部門]負(fù)責(zé)組織實(shí)施培訓(xùn)，采用多種培訓(xùn)方式，如集中授課、在線培訓(xùn)、案例教學(xué)等。（三）管理層應(yīng)接受合規(guī)履職培訓(xùn)，學(xué)習(xí)會議資料保密與安全相關(guān)法律法規(guī)、公司內(nèi)部管理制度及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提高合規(guī)意識和管理能力。（四）一線員工應(yīng)接受操作規(guī)范培訓(xùn)，學(xué)習(xí)會議資料制作、傳遞、使用、存儲、銷毀等操作規(guī)范，提高保密意識和安全技能。（五）定期開展培訓(xùn)效果評估，根據(jù)評估結(jié)果，不斷優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式。第二十八條公司應(yīng)建立會議資料專項(xiàng)管理的信息化支撐，通過系統(tǒng)工具實(shí)現(xiàn)流程自動化、風(fēng)險實(shí)時監(jiān)控等，提升管理效率和effectiveness。具體措施如下：（一）開發(fā)或引進(jìn)會議資料保密與安全管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會議資料制作、傳遞、使用、存儲、銷毀等全生命周期管理。（二）通過系統(tǒng)工具，實(shí)現(xiàn)會議資料制作、傳遞、使用、存儲、銷毀等流程的自動化，提高管理效率。（三）通過系統(tǒng)工具，實(shí)現(xiàn)會議資料專項(xiàng)風(fēng)險的實(shí)時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，采取應(yīng)對措施。（四）通過系統(tǒng)工具，實(shí)現(xiàn)會議資料保密與安全信息的收集、整理、分析、上報，提高管理effectiveness。第二十九條公司應(yīng)建立會議資料專項(xiàng)管理的文化建設(shè)，如發(fā)布專項(xiàng)合規(guī)手冊、簽訂合規(guī)承諾書，營造