企業(yè)合同管理與審批制度企業(yè)合同管理與審批制度第一章總則第一條政策依據(jù)企業(yè)合同管理與審批制度的制定，嚴(yán)格遵循《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國民法典》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)監(jiān)管要求，同時對標(biāo)集團母公司關(guān)于全面風(fēng)險管理、合規(guī)經(jīng)營的管理規(guī)定。結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展實際，旨在通過制度化規(guī)范合同全生命周期管理，防控經(jīng)營法律風(fēng)險與經(jīng)濟風(fēng)險，確保各項業(yè)務(wù)活動在合法合規(guī)框架內(nèi)運行，為企業(yè)管理效能提升提供制度保障。第二條適用范圍本制度適用于公司總部各部門、下屬全資及控股子公司、分公司以及全體員工。凡涉及公司資產(chǎn)處置、業(yè)務(wù)合作、權(quán)利義務(wù)變更等需通過合同形式確立的業(yè)務(wù)場景，均須嚴(yán)格執(zhí)行本制度。具體場景包括但不限于：采購供應(yīng)、工程建設(shè)、技術(shù)開發(fā)、咨詢服務(wù)、勞動人事、知識產(chǎn)權(quán)許可、融資租賃、投資并購等對外簽訂合同及內(nèi)部經(jīng)濟合同的管理。第三條核心術(shù)語定義1.合同專項管理：指企業(yè)為規(guī)范合同訂立、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的管理活動，通過制度設(shè)計、流程優(yōu)化、風(fēng)險防控、合規(guī)審查等手段，確保合同管理活動合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險可控的系統(tǒng)性工作。其外延涵蓋合同文本管理、審批權(quán)限設(shè)定、履約過程監(jiān)控、爭議解決機制等內(nèi)容。2.合同管理風(fēng)險：指在合同管理過程中可能引發(fā)企業(yè)經(jīng)濟損失、法律糾紛、聲譽受損或監(jiān)管處罰的不確定性因素。具體表現(xiàn)為合同條款缺失、權(quán)責(zé)約定不清、審批程序違規(guī)、履約能力不足、違約處置不力等風(fēng)險場景。3.合同合規(guī)審查：指在合同簽訂前由專責(zé)部門或第三方機構(gòu)對合同文本的法律效力、權(quán)利義務(wù)對等性、交易模式合理性、履行可行性等進(jìn)行的系統(tǒng)性評估，是防范合同風(fēng)險的剛性前置程序。4.合同履約風(fēng)險：指合同履行階段因一方或多方未履行或未完全履行合同義務(wù)而產(chǎn)生的風(fēng)險，包括但不限于延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、支付違約、不可抗力處置不當(dāng)?shù)取５谒臈l專項管理核心原則1.全面覆蓋原則：合同管理范圍覆蓋所有業(yè)務(wù)場景，所有合同均須納入制度管控體系，不留管理空白。2.責(zé)任到人原則：明確各級管理主體、業(yè)務(wù)主體、執(zhí)行主體的合同管理職責(zé)，實現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)。3.風(fēng)險導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險合同領(lǐng)域與環(huán)節(jié)，配置差異化管控資源，優(yōu)先防范重大風(fēng)險。4.流程標(biāo)準(zhǔn)化原則：統(tǒng)一合同模板、審批流程、文本要素，提升管理效率與規(guī)范性。5.持續(xù)改進(jìn)原則：定期評估合同管理效果，動態(tài)優(yōu)化制度設(shè)計，適應(yīng)外部環(huán)境變化。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負(fù)責(zé)人對公司合同管理與審批制度的全面有效性負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌決策重大合同審批權(quán)限、風(fēng)險防控策略及合規(guī)資源配置。分管領(lǐng)導(dǎo)作為合同管理直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實制度執(zhí)行、監(jiān)督考核、風(fēng)險處置等工作，并對分管領(lǐng)域合同合規(guī)性負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第六條專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立“合同管理與審批領(lǐng)導(dǎo)小組”，由公司主要負(fù)責(zé)人任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，法務(wù)合規(guī)部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)線核心負(fù)責(zé)人擔(dān)任成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（1）統(tǒng)籌制定與修訂合同管理制度，審議重大合同審批事項；（2）協(xié)調(diào)跨部門合同風(fēng)險處置，組織重大合同爭議解決；（3）評估合同管理績效，向決策層提交優(yōu)化建議；（4）監(jiān)督制度執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進(jìn)行問責(zé)決策。第七條三類主體職責(zé)劃分1.牽頭部門（法務(wù)合規(guī)部）：-負(fù)責(zé)合同管理制度體系建設(shè)、流程優(yōu)化設(shè)計；-組織合同合規(guī)審查，出具專業(yè)法律意見；-指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門開展合同風(fēng)險識別與處置；-負(fù)責(zé)合同模板庫建設(shè)與更新，開展合規(guī)培訓(xùn)。2.專責(zé)部門（財務(wù)部、業(yè)務(wù)條線職能部門）：-財務(wù)部負(fù)責(zé)合同履行過程中的資金審批、成本核算、稅務(wù)合規(guī)管理；-業(yè)務(wù)條線職能部門（如采購部、銷售部）負(fù)責(zé)本領(lǐng)域合同需求發(fā)起、履約監(jiān)控、爭議初步處理。3.業(yè)務(wù)部門/下屬單位：-負(fù)責(zé)日常合同需求識別、文本初步擬定；-嚴(yán)格執(zhí)行審批流程，確保審批資料完整合規(guī)；-落實合同履行過程中的權(quán)利義務(wù)管理，定期上報履約異常情況。第八條基層執(zhí)行崗合規(guī)操作責(zé)任全體參與合同管理的崗位人員（含業(yè)務(wù)員、審批人、檔案管理員等）須履行以下責(zé)任：（1）簽訂合規(guī)承諾書，保證操作行為符合制度要求；（2）按權(quán)限范圍審批合同，不得越權(quán)或代簽；（3）發(fā)現(xiàn)合同重大風(fēng)險或合規(guī)問題，及時上報至專責(zé)部門；（4）妥善保管合同文本及審批記錄，配合審計核查。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條合同需求管理業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同需求時，須提交《合同需求清單》，包含交易背景、合同類型、預(yù)計金額、關(guān)鍵條款要求等要素。專責(zé)部門對需求合理性進(jìn)行初步審核，符合業(yè)務(wù)規(guī)范的方可進(jìn)入文本擬定階段。第十條合同文本管理（1）建立標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫，根據(jù)合同類型區(qū)分模板版本（如采購合同、服務(wù)合同、勞動合同等）；（2）特殊合同須由牽頭部門審核文本要素完整性，包括但不限于標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式；（3）合同簽署前需經(jīng)法務(wù)合規(guī)部抽查復(fù)核，重大合同由領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過。第十一條審批權(quán)限管理按合同金額、業(yè)務(wù)風(fēng)險等級設(shè)定分級審批權(quán)限：-50萬元（含）以下合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；-50-500萬元合同需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；-500萬元以上或高風(fēng)險合同須報領(lǐng)導(dǎo)小組審議。特殊審批權(quán)限由公司章程另行規(guī)定。第十二條合同簽署與備案（1）電子合同需通過電子簽章系統(tǒng)簽署，確保簽署行為有效性；（2）紙質(zhì)合同簽署須由法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并留存原件歸檔；（3）簽訂后30日內(nèi)完成合同備案，財務(wù)部核對金額與發(fā)票一致性。第十三條合同履行監(jiān)控（1）業(yè)務(wù)部門每月提交《合同履行報告》，對交付、驗收、付款等關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行跟蹤；（2）專責(zé)部門對超期履約合同開展預(yù)警提示，協(xié)調(diào)爭議解決；（3）重大合同履約情況納入業(yè)務(wù)部門績效考核。第十四條合同變更與解除管理（1）合同變更需提供書面協(xié)議，變更內(nèi)容不得違反法律法規(guī)；（2）解除合同須依據(jù)合同約定或法定情形，并提交《合同解除申請表》；（3）重大合同解除需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并評估損失風(fēng)險。第十五條合同爭議處理（1）優(yōu)先采用協(xié)商解決，協(xié)商不成的，約定仲裁或訴訟條款；（2）爭議處理期間暫停履行爭議事項，但保障合同其他部分有效執(zhí)行；（3）專責(zé)部門全程跟蹤爭議進(jìn)展，及時向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報。第十六條違約防控（1）設(shè)立違約預(yù)警清單，重點監(jiān)控付款延遲、質(zhì)量瑕疵等常見違約情形；（2）對潛在違約方提前采取法律措施，如財產(chǎn)保全或擔(dān)保要求；（3）違約處置結(jié)果納入業(yè)務(wù)部門責(zé)任考核。第十七條合同檔案管理（1）合同文本及相關(guān)附件按歸檔標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊，電子合同需與紙質(zhì)合同數(shù)據(jù)同步；（2）檔案保管期限按集團規(guī)定執(zhí)行，定期開展銷毀審批；（3）檔案查詢需經(jīng)業(yè)務(wù)部門與專責(zé)部門雙重授權(quán)。第四章專項管理運行機制第十八條制度動態(tài)更新機制（1）每年6月由牽頭部門牽頭開展制度評估，結(jié)合監(jiān)管政策變化、業(yè)務(wù)典型案例修訂制度；（2）重大業(yè)務(wù)模式調(diào)整時，30日內(nèi)啟動專項修訂程序；（3）制度修訂需經(jīng)公司辦公會審議，重大變更需股東會批準(zhǔn)。第十九條風(fēng)險識別預(yù)警機制（1）牽頭部門每月編制《合同管理風(fēng)險通報》，列出高風(fēng)險合同領(lǐng)域與案例；（2）業(yè)務(wù)部門按季度開展內(nèi)部風(fēng)險自查，填寫《風(fēng)險點檢表》；（3）對重復(fù)出現(xiàn)的高風(fēng)險場景，制定專項整改方案。第二十條合規(guī)審查機制（1）將合同審查嵌入業(yè)務(wù)流程，簽訂前30%需法務(wù)審核，簽訂后100%需財務(wù)復(fù)核；（2）高風(fēng)險合同需引入第三方法律顧問參與審查；（3）未經(jīng)合規(guī)審查的合同，審批流程終止。第二十一條風(fēng)險應(yīng)對機制（1）一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門整改，重大風(fēng)險啟動專項處置方案，必要時由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌；（2）風(fēng)險應(yīng)對措施包括但不限于補充協(xié)議、保證金調(diào)整、法律訴訟等；（3）處置結(jié)果需提交《風(fēng)險事件處置報告》，評估改進(jìn)效果。第二十二條責(zé)任追究機制（1）違規(guī)情形分類及處罰標(biāo)準(zhǔn)：-輕微違規(guī)：通報批評，取消評優(yōu)資格；-一般違規(guī)：扣減績效，約談部門負(fù)責(zé)人；-重大違規(guī)：解除勞動合同，移交司法機關(guān)；（2）處罰決定需經(jīng)法務(wù)合規(guī)部復(fù)核，對責(zé)任人進(jìn)行書面通知；（3）建立違規(guī)案例庫，在月度合規(guī)會上通報學(xué)習(xí)。第二十三條評估改進(jìn)機制（1）每年開展合同管理績效考核，權(quán)重不低于10%；（2）定期對制度執(zhí)行效果進(jìn)行第三方評估，結(jié)果納入部門評優(yōu)；（3）根據(jù)評估結(jié)論制定《改進(jìn)計劃》，明確整改時限與責(zé)任人。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障（1）各級領(lǐng)導(dǎo)干部須簽訂《合同管理責(zé)任書》，明確年度目標(biāo)；（2）領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開會議，協(xié)調(diào)解決跨部門管理問題；（3）設(shè)立合同管理專員崗位，由牽頭部門配置專人負(fù)責(zé)日常事務(wù)。第二十五條考核激勵機制（1）將合同合規(guī)情況納入部門年度考核指標(biāo)，與預(yù)算分配掛鉤；（2）對合同管理優(yōu)秀部門，在年度獎勵中給予資金傾斜；（3）對發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險線索的業(yè)務(wù)人員，給予專項獎勵。第二十六條培訓(xùn)宣傳機制（1）管理層每年參加合同法專題培訓(xùn)，考核合格后方可履職；（2）一線員工每月開展合同操作規(guī)范測試，考核成績與績效關(guān)聯(lián)；（3）定期發(fā)布《合同管理典型案例匯編》，增強全員風(fēng)險意識。第二十七條信息化支撐（1）建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)電子合同全流程線上審批；（2）系統(tǒng)自動監(jiān)控合同履行節(jié)點，預(yù)警超期事項；（3）數(shù)據(jù)接口與財務(wù)、法務(wù)系統(tǒng)打通，實現(xiàn)信息共享。第二十八條文化建設(shè)（1）編制《合同管理合規(guī)手冊》，在員工入職培訓(xùn)中重點講解；（2）設(shè)立合規(guī)宣傳角，展示合同管理知識及典型案例；（3）開展“合同管理周”活動，組織合規(guī)承諾儀式。第二十九條報告制度（1）風(fēng)險事件上報：重大風(fēng)險24小時內(nèi)上報領(lǐng)導(dǎo)小組，一般風(fēng)險7日內(nèi)報告；（2）年度管理報告：12月31日前提交《合同管理年度報告》，含風(fēng)險統(tǒng)計、考核分析等內(nèi)容；（3）報告材料需經(jīng)法務(wù)合規(guī)部審核，確保數(shù)據(jù)