企業(yè)內(nèi)部會議紀(jì)要及跟進(jìn)制度企業(yè)內(nèi)部會議紀(jì)要及跟進(jìn)制度管理制度---第一章總則第一條制度制定的政策依據(jù)與目標(biāo)為貫徹落實(shí)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國家法律法規(guī)，以及《[集團(tuán)母公司名稱]關(guān)于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理制度的指導(dǎo)意見》等行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合公司實(shí)際發(fā)展需求，特別是為加強(qiáng)會議管理、規(guī)范會議紀(jì)要形成與落實(shí)、提升決策執(zhí)行效率、防控管理風(fēng)險，特制定本制度。本制度旨在通過明確會議紀(jì)要的標(biāo)準(zhǔn)化管理流程、強(qiáng)化跟進(jìn)機(jī)制、實(shí)現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)，推動公司治理體系現(xiàn)代化，促進(jìn)各項(xiàng)經(jīng)營管理活動依法合規(guī)、高效有序開展。第二條適用范圍本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工。凡涉及公司經(jīng)營決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、風(fēng)險管控、資源調(diào)配等重大事項(xiàng)的會議，均須嚴(yán)格執(zhí)行本制度。會議類型包括但不限于：公司董事會、總經(jīng)理辦公會、專題研討會、部門例會、項(xiàng)目啟動會等。境外分支機(jī)構(gòu)參照本制度執(zhí)行，并結(jié)合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)及公司國際化管理要求進(jìn)行調(diào)整。第三條核心術(shù)語定義1.“會議紀(jì)要專項(xiàng)管理”：指通過標(biāo)準(zhǔn)化流程對會議內(nèi)容記錄、審核、歸檔、跟進(jìn)落實(shí)的全過程進(jìn)行管控，確保會議決策轉(zhuǎn)化為具體行動。其外延包括紀(jì)要的生成規(guī)范、要素完整性、審批流程、責(zé)任分配及后續(xù)監(jiān)督等環(huán)節(jié)。2.“會議決策風(fēng)險”：指因會議決策程序不規(guī)范、決策內(nèi)容不明確、執(zhí)行責(zé)任不落實(shí)等導(dǎo)致的管理失誤、法律糾紛或經(jīng)濟(jì)損失。風(fēng)險表現(xiàn)包括決策隨意性大、記錄缺失導(dǎo)致爭議、執(zhí)行滯后影響效率等。3.“跟進(jìn)閉環(huán)管理”：指對會議決議事項(xiàng)建立任務(wù)分解、責(zé)任到人、定期反饋、結(jié)果評估的閉環(huán)機(jī)制，確保決議事項(xiàng)從“紙面”到“落地”的全過程可追溯、可考核。第四條專項(xiàng)管理的核心原則1.全面覆蓋：所有重要會議均須納入紀(jì)要管理范圍，確保決策事項(xiàng)無遺漏。2.責(zé)任到人：會議決議需明確牽頭部門及責(zé)任人，并納入績效考核。3.風(fēng)險導(dǎo)向：重點(diǎn)管控決策程序風(fēng)險、執(zhí)行偏差風(fēng)險、信息泄露風(fēng)險等。4.持續(xù)改進(jìn)：定期評估制度執(zhí)行效果，根據(jù)管理需求調(diào)整優(yōu)化流程。---第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負(fù)責(zé)人對公司內(nèi)部會議紀(jì)要及跟進(jìn)管理工作負(fù)總責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)制度制定、組織協(xié)調(diào)及重大風(fēng)險處置。分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域會議管理的監(jiān)督考核，確保制度有效落地。第六條專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立“公司會議紀(jì)要及跟進(jìn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組”（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，成員包括總部各部門負(fù)責(zé)人及下屬單位主要領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：制定并完善會議紀(jì)要管理制度，協(xié)調(diào)跨部門會議管理需求。2.決策審批：對重大會議決議的落實(shí)方案進(jìn)行審批，解決執(zhí)行中的重大障礙。3.監(jiān)督評價：定期組織對制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，通報問題并督促整改。第七條部門職責(zé)劃分1.牽頭部門（辦公室/合規(guī)部）：-負(fù)責(zé)制度建設(shè)與修訂，組織會議紀(jì)要模板標(biāo)準(zhǔn)化。-指導(dǎo)專責(zé)部門和業(yè)務(wù)部門落實(shí)紀(jì)要管理要求。-定期開展培訓(xùn)宣貫，提升全員會議管理意識。2.專責(zé)部門（如風(fēng)險管理部、財務(wù)部等）：-對涉及本領(lǐng)域的會議決議進(jìn)行合規(guī)性審核。-優(yōu)化會議管理流程，推動信息化工具應(yīng)用。-處置紀(jì)要管理中的業(yè)務(wù)風(fēng)險，如數(shù)據(jù)安全、財務(wù)審批合規(guī)等。3.業(yè)務(wù)部門/下屬單位：-負(fù)責(zé)本領(lǐng)域會議決議的落實(shí)，提交跟進(jìn)報告。-組織基層執(zhí)行崗位的風(fēng)險防控培訓(xùn)。-確保會議紀(jì)要內(nèi)容與業(yè)務(wù)實(shí)際相符。第八條基層執(zhí)行崗責(zé)任所有參與會議的執(zhí)行崗位人員須履行以下義務(wù)：1.合規(guī)操作：按照會議決議要求執(zhí)行任務(wù)，拒絕無依據(jù)的決策指令。2.風(fēng)險上報：發(fā)現(xiàn)決策執(zhí)行中的重大風(fēng)險或程序漏洞，及時向?qū)Ｘ?zé)部門報告。3.記錄準(zhǔn)確：如需參與會議記錄，須確保信息完整、準(zhǔn)確，無主觀臆斷。---第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會議紀(jì)要的生成規(guī)范1.要素完整性：紀(jì)要須包含會議時間、地點(diǎn)、參會人員、議題、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工、完成時限等要素。2.格式統(tǒng)一：采用公司統(tǒng)一提供的電子模板，由記錄人當(dāng)場完成初稿。3.保密要求：涉及商業(yè)秘密或敏感信息的會議，需明確保密等級并采取加密存儲措施。第十條會議決議的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)1.決策程序合規(guī)：重大決策須經(jīng)集體討論，個人不得越權(quán)決策。2.審批權(quán)限明確：根據(jù)決議事項(xiàng)性質(zhì)，明確審批層級及流程。例如，金額超過[具體金額]的采購決策需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批。3.執(zhí)行方案具體：決議事項(xiàng)需附帶可落地的行動方案，包括時間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、資源需求等。第十一條禁止性行為1.嚴(yán)禁未形成會議紀(jì)要即執(zhí)行決議，導(dǎo)致責(zé)任不清。2.嚴(yán)禁篡改會議記錄或隱匿決議內(nèi)容，以規(guī)避監(jiān)督。3.嚴(yán)禁利用會議決策進(jìn)行利益輸送，如關(guān)聯(lián)交易非正常定價。第十二條專項(xiàng)風(fēng)險防控點(diǎn)1.決策程序風(fēng)險：如議題未經(jīng)充分討論即表決，易導(dǎo)致決策失誤。2.執(zhí)行偏差風(fēng)險：如責(zé)任分工不明確，可能導(dǎo)致任務(wù)懸空。3.信息泄露風(fēng)險：如會議紀(jì)要存儲不當(dāng)，可能引發(fā)商業(yè)秘密泄露。第十三條跟進(jìn)管理的具體要求1.任務(wù)分解：會議決議須在2個工作日內(nèi)分解為具體任務(wù)，錄入公司協(xié)作系統(tǒng)。2.時限管理：責(zé)任部門須在規(guī)定時限內(nèi)反饋執(zhí)行進(jìn)度，逾期未反饋需說明理由。3.閉環(huán)反饋：任務(wù)完成后須提交成果報告，經(jīng)牽頭部門確認(rèn)后歸檔。第十四條異常情況處理1.決議爭議：如參會人員對決議內(nèi)容有異議，須在3個工作日內(nèi)向領(lǐng)導(dǎo)小組申訴。2.執(zhí)行受阻：如遇不可抗力影響執(zhí)行，須及時上報調(diào)整方案并說明原因。---第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十五條制度動態(tài)更新機(jī)制辦公室/合規(guī)部每年至少開展一次制度評估，根據(jù)以下因素調(diào)整制度內(nèi)容：1.國家法律法規(guī)修訂（如《數(shù)據(jù)安全法》實(shí)施后需完善紀(jì)要的電子化管理要求）。2.公司業(yè)務(wù)調(diào)整（如并購重組后需增加跨部門協(xié)同的紀(jì)要條款）。3.實(shí)際運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的管理漏洞。第十六條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制1.定期排查：每季度由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭，各部門提交會議管理風(fēng)險自查表。2.分級評估：對發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險按“一般/重大”分級，重大風(fēng)險需立即上報至公司主要負(fù)責(zé)人。3.預(yù)警發(fā)布：通過公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布風(fēng)險提示，要求相關(guān)單位整改。第十七條合規(guī)審查機(jī)制1.嵌入業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)：新項(xiàng)目立項(xiàng)、合同簽訂等關(guān)鍵流程需附會議紀(jì)要審批頁。2.“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則：涉及金額超[具體金額]的決議，需經(jīng)合規(guī)部預(yù)審后方可執(zhí)行。3.審查記錄存檔：審查意見及整改情況須納入會議紀(jì)要附件，由辦公室歸檔備查。第十八條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制1.一般風(fēng)險處置：由專責(zé)部門提出解決方案，報領(lǐng)導(dǎo)小組備案。2.重大風(fēng)險處置：啟動應(yīng)急預(yù)案，成立臨時工作組，必要時上報監(jiān)管部門。3.責(zé)任協(xié)同：風(fēng)險處置中涉及多部門協(xié)作的，須明確牽頭部門及配合部門。第十九條責(zé)任追究機(jī)制1.違規(guī)情形：如未按規(guī)定形成紀(jì)要、執(zhí)行超期未反饋、篡改會議記錄等，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予警告、降級或紀(jì)律處分。2.處罰標(biāo)準(zhǔn)：對造成經(jīng)濟(jì)損失的，追究直接責(zé)任人及分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，處罰金額不低于損失[比例]%。3.聯(lián)動考核：將會議管理考核結(jié)果納入部門年度評優(yōu)指標(biāo)，連續(xù)兩次不合格的取消評優(yōu)資格。第二十條評估改進(jìn)機(jī)制1.評估周期：每半年由領(lǐng)導(dǎo)小組組織對制度運(yùn)行效果進(jìn)行評估，包括紀(jì)要完整率、執(zhí)行完成率、風(fēng)險發(fā)生率等指標(biāo)。2.優(yōu)化流程：對評估發(fā)現(xiàn)的問題，制定改進(jìn)措施并納入下一階段工作計劃。---第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十一條組織保障1.各級領(lǐng)導(dǎo)干部須帶頭學(xué)習(xí)本制度，確保本層級會議管理規(guī)范。2.領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開例會，解決跨部門協(xié)調(diào)難題。第二十二條考核激勵機(jī)制1.部門考核：將會議管理考核結(jié)果占部門年度績效分的[比例]%。2.個人激勵：對會議紀(jì)要管理優(yōu)秀員工，優(yōu)先推薦晉升或評優(yōu)。第二十三條培訓(xùn)宣傳機(jī)制1.管理層培訓(xùn)：每年至少組織一次針對高管層的管理履職培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)決策程序合法性。2.一線員工培訓(xùn)：新員工入職需接受會議紀(jì)要基本規(guī)范培訓(xùn)，每年開展一次實(shí)操演練。3.宣傳材料：制作制度手冊、電子屏宣傳、案例警示等內(nèi)容，強(qiáng)化全員合規(guī)意識。第二十四條信息化支撐1.推廣使用“會議協(xié)作系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)紀(jì)要電子化存儲、自動推送任務(wù)、進(jìn)度跟蹤等功能。2.通過系統(tǒng)設(shè)置風(fēng)險預(yù)警功能，如任務(wù)超期自動觸發(fā)提醒。第二十五條文化建設(shè)1.合規(guī)承諾：員工入職時簽署《會議管理合規(guī)承諾書》。2.手冊發(fā)布：編制《會議紀(jì)要及跟進(jìn)管理實(shí)用手冊》，作為培訓(xùn)及日常參考。3.典型經(jīng)驗(yàn)推廣：每半年評選“會議管理標(biāo)桿部門”，分享優(yōu)秀做法。第二十六條報告制度1.風(fēng)險事件報告：重大風(fēng)險事件須在2小時內(nèi)上報至領(lǐng)導(dǎo)小組，24小時內(nèi)提交書面報告。2.年度管理報告：每年12月31日前，牽頭部門提交年度會議管理報告，內(nèi)容包括：-紀(jì)要完整率、執(zhí)行完成