機關(guān)單位公文處理規(guī)范指南公文作為機關(guān)單位履行職能、處理公務(wù)的核心工具，其處理的規(guī)范性直接關(guān)系到政務(wù)運轉(zhuǎn)效率、政策執(zhí)行效果與機關(guān)形象。為幫助廣大機關(guān)工作者精準(zhǔn)把握公文處理要求，提升公文質(zhì)量與辦理效能，結(jié)合《黨政機關(guān)公文處理工作條例》及實務(wù)經(jīng)驗，特編制本指南，從公文種類、行文規(guī)則、擬制流程、辦理規(guī)范等維度系統(tǒng)梳理實務(wù)要點，為實操提供清晰指引。一、公文種類及適用規(guī)范依據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，機關(guān)公文共分15類，各類公文的適用場景、格式要點及使用禁忌需嚴(yán)格區(qū)分：（一）決議、決定與命令（令）決議：適用于會議討論通過的重大決策（如黨委全會審議的發(fā)展規(guī)劃決議），需標(biāo)注“經(jīng)××?xí)h審議通過”，成文日期為會議通過日。決定：用于重要事項決策（如機構(gòu)調(diào)整）、獎懲人員（如表彰決定），內(nèi)容需明確背景、措施與要求。命令（令）：僅限縣級以上政府公布法規(guī)、宣布強制措施（如戒嚴(yán)令）或嘉獎，格式莊重，需標(biāo)注發(fā)令機關(guān)負(fù)責(zé)人職務(wù)及姓名。（二）公報、公告與通告公報：公布重要會議成果（如黨代會公報）、統(tǒng)計數(shù)據(jù)（如經(jīng)濟普查公報），內(nèi)容權(quán)威公開，語言簡潔準(zhǔn)確。公告：向國內(nèi)外宣布重要/法定事項（如招考、征地公告），需明確依據(jù)、時間、范圍，避免與“通告”混淆。通告：一定范圍內(nèi)公布需遵守/周知事項（如交通管制），標(biāo)注發(fā)布范圍（如“××區(qū)域內(nèi)”），語氣可通俗但需嚴(yán)謹(jǐn)。（三）意見、通知與通報意見：對重要問題提見解、辦法（如鄉(xiāng)村振興意見），兼具指導(dǎo)性與靈活性，可上行、下行或平行行文，需突出針對性與可操作性。通知：使用最廣，用于發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求、任免人員（如會議、轉(zhuǎn)發(fā)通知）。注意“批轉(zhuǎn)”（轉(zhuǎn)發(fā)下級）與“轉(zhuǎn)發(fā)”（轉(zhuǎn)發(fā)上級/平級）的區(qū)別，主送機關(guān)需準(zhǔn)確，附件標(biāo)注清晰。通報：表彰先進、批評錯誤、傳達(dá)精神（如典型案例通報）。表揚類突出事跡可復(fù)制性，批評類說明危害與整改要求，事實表述需準(zhǔn)確。（四）報告、請示與批復(fù)報告：向上級匯報工作、反映情況（如年度報告），屬上行文，不得夾帶請示事項，結(jié)尾用“特此報告，請審閱”。請示：向上級請求指示/批準(zhǔn)（如項目立項），一文一事、主送一個上級，不得抄送下級，結(jié)尾用“妥否，請批示”。批復(fù)：答復(fù)下級請示，需緊扣請示事項，態(tài)度明確（同意/不同意/部分同意），并說明依據(jù)或要求，與請示件一一對應(yīng)。（五）議案、函與紀(jì)要議案：各級政府向同級人大/常委會提請審議事項（如立法議案），需標(biāo)注提請審議的會議名稱及時限，語言正式。函：平行/不相隸屬機關(guān)間商洽、詢問答復(fù)（如商請協(xié)助函、復(fù)函），格式靈活但需禮貌得體，區(qū)分“發(fā)函”與“復(fù)函”的開頭結(jié)尾用語。紀(jì)要：記載會議主要情況和議定事項（如黨組會議紀(jì)要），需明確會議時間、地點、出席人員，議定事項分條列項，執(zhí)行責(zé)任主體與時限清晰。二、行文規(guī)則與格式要求（一）行文關(guān)系規(guī)范機關(guān)行文需遵循隸屬關(guān)系與業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系：隸屬關(guān)系：上級對下級用下行文（通知、批復(fù)），下級對上級用上行文（報告、請示）。業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系：上級業(yè)務(wù)部門對下級業(yè)務(wù)部門可發(fā)下行文（行業(yè)意見），下級向上級業(yè)務(wù)部門請示需經(jīng)本級機關(guān)同意（或授權(quán)）。不相隸屬機關(guān)：一律用平行文（函），不得用請示、報告等上行文格式。（二）上行文規(guī)則請示必須“一文一事”，主送機關(guān)唯一，不得同時抄送其他下級機關(guān)；如需轉(zhuǎn)報，需注明“轉(zhuǎn)報××機關(guān)”并附說明。報告需真實反映情況，重大事項需同步報送簡要說明（如突發(fā)事件報告附處置進展）。上行文不得在正文標(biāo)注“此件發(fā)至××級”，如需范圍控制，在版頭或附注中說明。（三）下行文規(guī)則主送機關(guān)明確，可統(tǒng)稱（如“各區(qū)縣政府，各部門”）或單列（如“××局，××辦”），抄送機關(guān)為需要知曉或協(xié)助的平級/下級機關(guān)。涉及多部門職權(quán)的事項，需協(xié)商一致后行文；未協(xié)商一致的，不得向下行文（特殊情況需注明分歧及理由）。普發(fā)性下行文（如政策文件）可通過官網(wǎng)、OA系統(tǒng)發(fā)布，減少紙質(zhì)印發(fā)，但需確保接收渠道暢通。（四）格式要素規(guī)范公文格式需嚴(yán)格遵循《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____），核心要素包括：版頭：份號（涉密公文標(biāo)注）、密級、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志（全稱/規(guī)范化簡稱）、發(fā)文字號（如“×政發(fā)〔2023〕5號”）、簽發(fā)人（上行文標(biāo)注）。主體：標(biāo)題（準(zhǔn)確概括內(nèi)容，避免冗余表述）、主送機關(guān)（頂格標(biāo)注）、正文（層次清晰，用“一、”“（一）”“1.”“（1）”分層）、附件說明（附件名稱不加標(biāo)點）、發(fā)文機關(guān)署名（全稱）、成文日期（阿拉伯?dāng)?shù)字，如2023年10月1日）、印章（騎年蓋月，聯(lián)合行文需所有機關(guān)印章）。版記：抄送機關(guān)（按上級、平級、下級順序排列）、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期（與成文日期不重復(fù)），頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字居中標(biāo)注。三、公文擬制與審核流程（一）起草要求政策合規(guī)：內(nèi)容符合法律法規(guī)、上級政策及機關(guān)職能，不得與現(xiàn)行規(guī)定沖突；涉及多部門的，需充分征求意見（可附征求意見匯總及采納情況）。內(nèi)容精準(zhǔn)：事實清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確（如“完成投資××萬元”需核實），措施具體可行（避免“加強管理”等空泛表述，需明確“由××部門牽頭，×月前完成××工作”）。結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)：開頭說明背景/目的，主體分點闡述（問題、措施、要求等），結(jié)尾明確執(zhí)行要求或結(jié)語（如“請認(rèn)真貫徹落實”“本意見自發(fā)布之日起施行”）。語言規(guī)范：使用公文術(shù)語（如“擬”“悉”“妥否”），避免口語化（如“大概”“可能”）、模糊表述（如“盡快”需明確時限），數(shù)字、標(biāo)點、簡稱需統(tǒng)一（如“市委”“市政府”首次出現(xiàn)需全稱）。（二）審核要點格式審核：檢查版頭、主體、版記要素是否齊全，發(fā)文字號、成文日期、印章是否規(guī)范，附件是否標(biāo)注清晰。內(nèi)容審核：政策依據(jù)是否充分，措施是否合法合規(guī)，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，邏輯是否通順（如請示的事項與理由是否對應(yīng)，批復(fù)的意見是否明確）。程序?qū)徍耍菏欠衤男姓髑笠庖?、合法性審查（如涉及法律事項）、集體決策（如重大事項需黨組會審議）等程序，簽發(fā)權(quán)限是否符合規(guī)定。（三）簽發(fā)流程公文需經(jīng)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，重要公文（如政策文件、請示）由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；常規(guī)公文可由分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。聯(lián)合行文需所有聯(lián)署機關(guān)負(fù)責(zé)人會簽，按主辦機關(guān)順序排列簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人需在發(fā)文稿紙上簽署姓名、日期及意見（同意/修改后發(fā)/退回重擬），不得只簽姓名不署意見。四、收發(fā)文辦理規(guī)范（一）收文辦理流程1.簽收與登記：收到公文后，核對發(fā)文機關(guān)、份數(shù)、密級等，在《收文登記簿》登記（含文號、標(biāo)題、來文機關(guān)、收文日期、承辦部門等），涉密公文單獨登記。2.初審與分辦：初審內(nèi)容是否屬本機關(guān)職權(quán)范圍、是否符合行文規(guī)則，提出分辦意見（如“請××部門承辦”“請××領(lǐng)導(dǎo)閱示”），緊急公文標(biāo)注辦理時限。3.承辦與傳閱：承辦部門需在規(guī)定時限內(nèi)辦理（如特急件1日內(nèi)，急件3日內(nèi)，普通件5-10日內(nèi)），重大事項需制定方案并反饋進展；傳閱需按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)、工作需要順序傳遞，標(biāo)注傳閱人、日期，避免橫傳。4.催辦與答復(fù)：對超期未辦的公文，由文秘部門催辦（電話、書面提醒）；需答復(fù)的來文（如函詢），承辦部門形成復(fù)文后按程序簽發(fā)。（二）發(fā)文辦理流程1.復(fù)核與登記：簽發(fā)后，復(fù)核內(nèi)容是否與簽發(fā)意見一致，格式是否規(guī)范；登記發(fā)文信息（文號、標(biāo)題、主送機關(guān)、印發(fā)日期等），生成發(fā)文稿紙。2.印制與核發(fā)：涉密公文由指定印刷廠印制，普通公文可內(nèi)部文??；核發(fā)前檢查份數(shù)、格式、印章，確認(rèn)無誤后分發(fā)（紙質(zhì)文件加蓋騎縫章，電子文件通過OA系統(tǒng)發(fā)送并留痕）。3.存檔與備案：發(fā)文后，將定稿、正本、附件及辦理過程資料整理歸檔，重要公文需向上級或同級機關(guān)備案（如規(guī)范性文件向司法局備案）。五、公文管理與歸檔要求（一）日常管理公文需分類存放（涉密、普通、已辦、待辦），建立臺賬；借閱公文需經(jīng)批準(zhǔn)，涉密公文嚴(yán)格履行審批、登記、簽收手續(xù)，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播。每年對公文進行清理，清退涉密公文（按規(guī)定時間、渠道退回發(fā)文機關(guān)），銷毀無保存價值的公文（涉密公文送指定場所銷毀，普通公文經(jīng)審核后銷毀）。（二）歸檔要求公文歸檔需遵循“誰辦理，誰整理”原則，承辦部門將公文及相關(guān)材料（征求意見稿、會議記錄、審批單等）整理成卷，交檔案部門。歸檔公文需齊全完整（正文、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理記錄等），電子公文與紙質(zhì)公文同步歸檔，確?？蓹z索、可利用。檔案保管期限分為永久、30年、10年，按《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行，定期開展檔案鑒定與移交工作。（三）電子公文管理電子公文的成文日期、發(fā)文字號、印章效力與紙質(zhì)公文一致，如需紙質(zhì)存檔，需打印并加蓋公章，標(biāo)注“與電子公文一致”。六、常見問題與優(yōu)化建議（一）常見問題1.格式不規(guī)范：發(fā)文字號年份用“[]”（應(yīng)為“〔〕”）、成文日期用漢字（應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字）、附件說明標(biāo)注“附件：××”（應(yīng)為“附件：1.××”）等。2.行文邏輯混亂：請示理由不充分（如僅說“需資金支持”，未說明項目必要性、預(yù)算依據(jù)）、報告夾帶請示事項（如“現(xiàn)將工作匯報如下，請撥款××萬元”）。3.辦理超時：收文分辦不及時（如急件2天后才分辦）、承辦部門拖延（如普通件超15日未反饋）、傳閱環(huán)節(jié)積壓（如領(lǐng)導(dǎo)出差未及時交接）。4.內(nèi)容表述模糊：措施不具體（如“加強監(jiān)管”未明確責(zé)任部門、頻次）、數(shù)字不準(zhǔn)確（如“約××人”未核實實際人數(shù)）、簡稱不規(guī)范（如“市監(jiān)局”首次出現(xiàn)未注明“××市市場監(jiān)督管理局”）。（二）優(yōu)化建議1.強化培訓(xùn)：定期開展公文處理專題培訓(xùn)（含格式、規(guī)則、實務(wù)案例），組織新入職人員學(xué)習(xí)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》及格式標(biāo)準(zhǔn)。2.建立臺賬：收發(fā)文環(huán)節(jié)建立電子臺賬，標(biāo)注辦理時限、責(zé)任人、進展，利用OA系統(tǒng)設(shè)置催辦提醒（如到期前1日自動提醒承辦人）。3.審核把關(guān)：設(shè)立“公文審核崗”，由文秘骨干或法律顧問擔(dān)任，對擬制公文進行格式、內(nèi)容、程序“三審”，不