合同審查與管理規(guī)范一、適用范圍與典型場景本規(guī)范適用于企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下簡稱“單位”）在對外合作中涉及的合同起草、審查、簽署、履行、歸檔等全流程管理，覆蓋但不限于以下場景：日常業(yè)務(wù)合作：如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等常規(guī)商業(yè)合作；重大項(xiàng)目合作：如工程建設(shè)、技術(shù)開發(fā)、投融資、戰(zhàn)略合作等涉及金額較大或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同；合同變更與續(xù)簽：對已生效合同的條款修訂、延期或重新簽署；糾紛處理相關(guān)：因合同履行產(chǎn)生的爭議協(xié)商、補(bǔ)充協(xié)議簽署等。二、合同審查與管理全流程操作指引（一）前期準(zhǔn)備：明確需求與基礎(chǔ)資料收集需求梳理業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作目標(biāo)，明確合同核心條款（如合作內(nèi)容、標(biāo)的物、金額、履行期限、雙方權(quán)利義務(wù)等）；涉及特殊事項(xiàng)（如知識產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)、違約責(zé)任）的，需提前與法務(wù)部門或?qū)I(yè)顧問溝通需求?；A(chǔ)資料準(zhǔn)備收集合作方主體資格資料（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人證件號碼明等），確認(rèn)合作方為合法存續(xù)的法人/其他組織；整理過往合作記錄（如有）、項(xiàng)目背景資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或驗(yàn)收規(guī)范等支撐性文件；涉及審批、特許經(jīng)營等特殊事項(xiàng)的，需提前獲取相關(guān)批準(zhǔn)文件。（二）合同起草：內(nèi)容完整與條款合規(guī)基本結(jié)構(gòu)規(guī)范合同應(yīng)包含但不限于以下核心部分：合同主體：各方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人姓名及職務(wù)；鑒于條款：簡述合作背景、目的及依據(jù)；核心權(quán)利義務(wù)：明確合作內(nèi)容、標(biāo)的物規(guī)格/數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限/地點(diǎn)/方式、價(jià)款及支付方式；違約責(zé)任：約定違約情形、違約金計(jì)算方式或損失賠償范圍；爭議解決：明確爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄機(jī)構(gòu)；生效條款：合同生效條件（如簽署、蓋章、審批后生效）及失效條件；附件：技術(shù)附件、清單、圖紙等具有同等法律效力的文件。條款撰寫要點(diǎn)避免使用模糊表述（如“盡快”“大概”），需量化指標(biāo)（如“7個(gè)工作日內(nèi)”“誤差不超過±1%”）；權(quán)利義務(wù)條款應(yīng)對等，避免單方義務(wù)過重或責(zé)任約定不明；涉及金額、數(shù)量、時(shí)間等關(guān)鍵信息，需用大小寫同時(shí)標(biāo)注（如“人民幣壹萬元整（￥10,000.00）”）。（三）合同審查：風(fēng)險(xiǎn)識別與合規(guī)校驗(yàn)形式審查（業(yè)務(wù)部門初審）檢查合同文本是否完整（含頁碼、簽字蓋章頁）、無涂改（如有涂改需雙方蓋章確認(rèn)）；核對主體信息與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書是否一致，授權(quán)代表是否在授權(quán)范圍內(nèi)簽署；確認(rèn)核心條款（如金額、履行期限）與需求溝通記錄一致，無遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。實(shí)質(zhì)審查（法務(wù)/合規(guī)部門復(fù)審）主體資格：核查合作方是否超越經(jīng)營范圍、是否為失信被執(zhí)行人（通過“信用中國”等官方渠道）；法律合規(guī)性：審查條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效情形（如違反強(qiáng)制性規(guī)定、惡意串通損害他人利益）；商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)：評估價(jià)款合理性、支付方式安全性（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金設(shè)置）、違約責(zé)任可執(zhí)行性；特殊條款：針對知識產(chǎn)權(quán)、保密、數(shù)據(jù)安全等條款，需約定權(quán)屬歸屬、保密期限、違約后果等具體內(nèi)容。審查反饋與修改審查人需出具《合同審查意見表》（見模板1），明確列示修改建議及法律依據(jù)；業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修改后，再次提交法務(wù)/合規(guī)部門復(fù)核，直至無重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）審批流程：分級授權(quán)與責(zé)任明確根據(jù)合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級實(shí)行分級審批，參考標(biāo)準(zhǔn)合同類型金額區(qū)間審批人層級日常業(yè)務(wù)合同≤5萬元部門經(jīng)理常規(guī)業(yè)務(wù)合同5萬-50萬元分管副總重大業(yè)務(wù)合同＞50萬元或涉及核心戰(zhàn)略總經(jīng)理/董事會(huì)審批人需重點(diǎn)審核合同必要性、經(jīng)濟(jì)效益及風(fēng)險(xiǎn)可控性，對審批意見負(fù)責(zé)；涉及跨部門合作的，需提前征求相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)、風(fēng)控）意見并簽署會(huì)簽表。（五）簽署與用?。阂?guī)范生效與留痕管理簽署準(zhǔn)備確認(rèn)審批流程完整、審查意見已落實(shí)，合同文本最終版經(jīng)各方確認(rèn)；涉及授權(quán)簽署的，需提供《授權(quán)委托書》（見模板2），明確授權(quán)范圍、期限及權(quán)限。簽署與用印合同需由法定代表人或授權(quán)代表人簽字，并加蓋單位公章或合同專用章（多頁合同需加蓋騎縫章）；簽署過程需全程留痕（如簽署現(xiàn)場拍照、視頻記錄），保證簽署人身份與授權(quán)一致；電子合同需通過第三方可靠電子簽名平臺簽署，保證簽署主體身份真實(shí)及防篡改。（六）履行與歸檔：動(dòng)態(tài)跟蹤與閉環(huán)管理履行跟蹤業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，建立《合同履行跟蹤表》（見模板3），定期記錄履行進(jìn)度（如付款節(jié)點(diǎn)、交付驗(yàn)收情況）；出現(xiàn)履行障礙（如對方違約、不可抗力）時(shí)，需及時(shí)向法務(wù)/合規(guī)部門報(bào)告，啟動(dòng)爭議解決或變更程序。變更與解除合同履行需變更的，由雙方簽署《補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件及原合同處理方式；解除合同的需符合法定或約定條件，書面通知對方，并就財(cái)產(chǎn)返還、賠償損失等達(dá)成一致。歸檔管理合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本（含附件、審批記錄、會(huì)簽表）移交檔案部門；電子檔案需存儲(chǔ)于單位指定服務(wù)器，備份周期不少于1年，紙質(zhì)檔案保存期限不少于合同履行期滿后5年。三、實(shí)用工具模板模板1：合同審查意見表合同編號合同名稱審查階段□起草□修訂□最終審核審查人*經(jīng)理審查日期2023年月日審查內(nèi)容存在問題修改建議是否采納主體資格未提供授權(quán)委托書補(bǔ)充合作方授權(quán)委托書原件□是□否價(jià)款支付條款未約定逾期付款違約金增加“逾期付款按日萬分之五支付違約金”□是□否爭議解決方式約定由甲方所在地法院管轄修改為“由合同簽訂地有管轄權(quán)法院管轄”□是□否審查結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（需說明理由：________________________）業(yè)務(wù)部門確認(rèn)經(jīng)理簽字：*日期：2023年月日模板2：授權(quán)委托書授權(quán)委托書致：[合同相對方全稱]本人/本單位[授權(quán)人全稱]，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼[X]，法定代表人[姓名]，現(xiàn)授權(quán)[被授權(quán)人姓名]（證件號碼號：X，職務(wù)：X）代表本人/本單位簽署《[合同名稱]》（合同編號：X），授權(quán)范圍包括：[具體權(quán)限，如：協(xié)商合同條款、簽署合同、收取款項(xiàng)等]。授權(quán)期限自簽署之日起至[日期]止。被授權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)簽署的文件，本人/均予以認(rèn)可。授權(quán)人（蓋章/簽字）：*法定代表人（簽字）：*日期：2023年月日模板3：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱簽約日期履行期限合作方[公司名稱]跟蹤責(zé)任人*（業(yè)務(wù)經(jīng)理）履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際完成日期備注預(yù)付款支付2023-09-012023-09-01已到賬標(biāo)的物交付2023-10-152023-10-18延期3天，已說明驗(yàn)收合格2023-10-25-待驗(yàn)收異常情況記錄（如：延遲履行、違約行為等）2023-10-18交付延遲，合作方因物流問題導(dǎo)致，已簽署補(bǔ)充協(xié)議約定下次交付優(yōu)先級更新日期2023-10-19跟蹤人簽字*四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)主體資格風(fēng)險(xiǎn)：合作方為自然人的，需核查證件號碼及無民事行為能力/限制民事行為能力情形；為企業(yè)分支機(jī)構(gòu)的，需確認(rèn)其總授權(quán)及獨(dú)立承擔(dān)責(zé)任的約定。條款歧義風(fēng)險(xiǎn)：避免使用“其他”“等”等概括性表述，需明確列舉未盡事宜的處理方式（如“未盡事宜由雙方協(xié)商解決，簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議”）。審批流程風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁“先簽批后補(bǔ)流程”或“越權(quán)審批”，重大合同需聘請外部律師出具法律意見書。信息保密風(fēng)險(xiǎn)：合同涉及商業(yè)