合同管理模板及合規(guī)性檢查工具指南一、適用業(yè)務場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在日常運營中開展的合同全生命周期管理活動，具體包括但不限于：采購與供應鏈場景：原材料采購、設備采購、服務外包等合同的起草、審核與履約跟蹤；銷售與市場場景：產(chǎn)品銷售、渠道合作、廣告推廣等合同的合規(guī)性審查與風險防控；人力資源場景：勞動合同、勞務派遣、保密協(xié)議等文件的規(guī)范化管理；項目合作場景：研發(fā)項目、工程承包、咨詢服務等合作合同的條款設計與履約監(jiān)督；內(nèi)部管理場景：資產(chǎn)租賃、借款協(xié)議、授權委托等內(nèi)部合同的審批與歸檔。通過系統(tǒng)化工具應用，可解決合同條款模糊、合規(guī)風險遺漏、流程審批低效、履約跟蹤困難等常見問題，保證合同管理合法、規(guī)范、高效。二、標準化操作流程（一）合同需求發(fā)起與起草需求提報業(yè)務部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求申請表》，明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、核心訴求（如標的物規(guī)格、服務標準、付款周期等）、預算金額及期望簽署時間，提交至部門負責人審批。輸出成果：經(jīng)審批的《合同需求申請表》。合同起草根據(jù)審批通過的需求，選擇對應類型的合同模板（如采購合同模板、銷售合同模板），結(jié)合合作方提供的背景資料（如對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書）填充基礎條款；明確合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權代表、聯(lián)系方式等）、合同標的、數(shù)量與質(zhì)量標準、價款與支付方式、履行期限與地點、違約責任、爭議解決方式等核心條款；涉及特殊事項（如知識產(chǎn)權歸屬、保密義務、擔保條款等），需在合同中單獨列明并說明法律依據(jù)。輸出成果：合同初稿（電子文檔+紙質(zhì)版簽字頁）。（二）合同內(nèi)部審核部門審核起草部門負責人對合同的業(yè)務合理性、條款完整性進行審核，重點確認合作內(nèi)容是否符合部門職責、預算是否在可控范圍內(nèi)，簽署審核意見后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。法務合規(guī)審核法務部門（或合規(guī)專員）對照法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》《反不正當競爭法》等）、行業(yè)監(jiān)管要求及企業(yè)內(nèi)部制度，對合同條款進行合規(guī)性審查，重點關注：主體資格：合作方是否具備履約資質(zhì)（如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營資質(zhì)等），是否存在失信、被限制高消費等風險；條款合法性：格式條款是否排除對方主要權利、加重對方責任，違約責任是否明確且符合法律規(guī)定；風險防控：是否存在知識產(chǎn)權侵權、數(shù)據(jù)安全、不可抗力等潛在風險，是否已設置相應防范措施。法務審核后需出具《合同審核意見表》，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”的結(jié)論，并標注修改建議。財務審核財務部門對合同中的價款構(gòu)成、支付方式、稅務處理、發(fā)票開具要求等財務相關條款進行審核，保證資金安排符合企業(yè)財務制度，避免稅務風險。高層審批根據(jù)合同金額（如超過10萬元）或重要性等級，需提交至企業(yè)分管領導或總經(jīng)理審批，最終確認合同簽署的合規(guī)性與必要性。輸出成果：經(jīng)各部門審批通過的合同終稿及完整的《合同審核意見表》。（三）合規(guī)性專項檢查在合同簽署前或履行過程中，可使用合規(guī)性檢查工具進行專項篩查，重點檢查以下項目：檢查類別檢查內(nèi)容檢查標準主體合規(guī)性合作方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容以“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”公示信息為準條款合規(guī)性是否存在“霸王條款”（如“最終解釋權歸本方所有”），違約責任是否對等符合《民法典》第496-497條格式條款規(guī)定數(shù)據(jù)安全涉及客戶信息、商業(yè)秘密的條款是否明保證密義務及數(shù)據(jù)使用范圍符合《數(shù)據(jù)安全法》《個人信息保護法》要求稅務合規(guī)價款是否含稅，發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）及開具時間是否明確符合國家稅收法規(guī)及企業(yè)財務制度履約風險履行期限是否明確，是否存在“盡快”“合理”等模糊表述，驗收標準是否可量化履約節(jié)點清晰，驗收標準具備可操作性操作說明：將合同終稿與合規(guī)檢查清單逐項比對，對存在問題的條款標注并記錄，反饋至起草部門修改，直至全部檢查項達標。（四）合同簽署與生效簽署準備確認合同份數(shù)（通常一式3-4份，雙方各執(zhí)1份，財務、法務各存1份）；準備合作方授權委托書（如簽署人為非法定代表人，需提供其經(jīng)公證的授權文件），核實簽署人身份信息。簽署流程雙方同時簽署：先由我方法定代表人/授權代表簽字并加蓋公章，再交由合作方完成簽署（如為異地簽署，可采用電子簽名或郵寄簽署+簽收回執(zhí)）；禁止“空白合同”或“倒簽合同”（即先履行后簽署），特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理書面審批并說明原因。生效確認合同自雙方簽字蓋章之日起生效；約定附條件生效的（如審批通過、資質(zhì)備案完成），需滿足條件后確認生效；生效后1個工作日內(nèi)，將合同原件掃描存檔，并將電子版同步至合同管理系統(tǒng)。輸出成果：簽署完成的合同正本、電子存檔文件、簽署過程記錄（如簽收回執(zhí)）。（五）合同履行跟蹤與歸檔履行跟蹤業(yè)務部門作為合同履行主體，建立《合同履行跟蹤表》，記錄關鍵節(jié)點（如交貨日期、驗收時間、付款節(jié)點）的進展情況；出現(xiàn)逾期履行、質(zhì)量不符等異常情況時，需及時向合作方發(fā)送《履約催告函》，并抄送法務、財務部門，同時啟動爭議解決程序。變更與終止合同履行中需變更條款的，雙方應簽訂《合同變更協(xié)議》，履行與原合同相同的審核流程；出現(xiàn)法定解除條件（如不可抗力、根本違約）或約定解除條件時，雙方協(xié)商一致后簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止后的權利義務（如已付款項結(jié)算、損失賠償）。歸檔管理合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門整理合同正本、審核意見、變更/終止協(xié)議、履約記錄等資料，填寫《合同歸檔清單》，移交至檔案管理部門；檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號存放，電子檔案備份至企業(yè)服務器，保存期限不少于合同履行完畢后5年（涉及重大糾紛的保存至糾紛解決完畢）。輸出成果：《合同履行跟蹤表》《合同變更/終止協(xié)議》《合同歸檔清單》。三、核心工具模板（一）合同基本信息登記表合同編號合同名稱簽署日期生效日期合同類型（□采購/□銷售/□服務/□其他）甲方信息名稱統(tǒng)一社會信用代碼地址法定代表人聯(lián)系人及電話乙方信息名稱統(tǒng)一社會信用代碼地址法定代表人聯(lián)系人及電話合同標的（如：設備100臺/服務1期）合同金額大寫：小寫：￥幣種：□人民幣/□外幣履行期限自_年_月_日至_年__月__日付款方式□一次性/□分期（請注明節(jié)點）存檔位置電子檔路徑：紙質(zhì)檔存放處備注（如：特殊約定、附件清單）（二）合同合規(guī)性檢查清單序號檢查項目檢查結(jié)果（□合規(guī)/□不合規(guī)/□需修改）不合規(guī)內(nèi)容說明處理意見（□通過/□修改后重審/□否決）責任人1甲方主體資格是否有效2乙方資質(zhì)是否滿足要求3合同標的描述是否清晰4價款是否含稅及發(fā)票類型5違約責任是否對等6爭議解決方式是否明確7保密條款是否完整8是否存在法律禁止條款檢查人：檢查日期：____年__月__日審核人：審核日期：____年__月__日（三）合同履行跟蹤表合同編號履行節(jié)點（□交貨/□驗收/□付款/□服務交付）計劃日期實際日期履行情況（□正常/□逾期/□異常）異常說明及處理措施責任部門責任人更新記錄（如：2024-03-15因物流延遲交貨，已與合作方協(xié)商順延3天）四、關鍵使用提示數(shù)據(jù)安全與保密合同文本及審核信息涉及企業(yè)商業(yè)秘密，僅限相關人員（起草人、審核人、檔案管理員）查看，電子檔案需加密存儲，禁止通過QQ等非加密渠道傳輸；合作方信息僅用于本次合同管理，不得泄露給第三方。合規(guī)審查的全面性法務合規(guī)審核需覆蓋合同所有條款，不僅關注核心條款，對附件、補充協(xié)議等同樣需進行合規(guī)性檢查，避免“重主文、輕附件”導致風險遺漏。流程節(jié)點責任到人合同管理各環(huán)節(jié)需明確責任主體：業(yè)務部門負責需求提報與履行跟蹤，法務部門負責合規(guī)審查，財務部門負責財務條款審核，檔案部門負責歸檔管理，保證“事事有人管、責任可追溯”。動態(tài)更新模板與