企業(yè)辦公文件電子歸檔管理制度模板一、總則（一）目的與依據為規(guī)范企業(yè)內部辦公文件的電子歸檔管理，保證文件信息的完整性、安全性及可追溯性，提高辦公效率，依據《_________檔案法》及企業(yè)內部管理要求，制定本制度。（二）基本原則電子歸檔管理遵循“規(guī)范分類、及時歸檔、安全存儲、便捷利用”的原則，保證文件在形成、流轉、歸檔各環(huán)節(jié)有序銜接，保障電子檔案的真實性、有效性。二、適用范圍與文件類型（一）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門在生產經營、行政管理、業(yè)務往來等活動中形成的，具有保存價值的電子文件，包括但不限于公文、合同、會議紀要、項目文件、財務憑證、人事檔案、技術資料等。（二）文件類型界定公文類：通知、報告、請示、批復等企業(yè)內部及對外正式公文；業(yè)務類：合同協(xié)議、招投標文件、客戶資料、項目方案、驗收報告等；管理類：會議紀要、工作計劃、總結、制度流程、會議記錄等；憑證類：財務報銷單、發(fā)票掃描件（僅作為電子檔案附件）、工資表等；其他類：具有保存價值的圖片、音視頻、設計圖紙等非文本電子文件。三、分類與編號規(guī)范（一）分類標準電子文件按“部門-年度-文件類型-保管期限”四級分類法進行管理：部門代碼：用部門名稱首字母縮寫表示（如行政部“XZB”、財務部“CWB”）；年度：文件形成年份，用4位數(shù)字表示（如2024）；文件類型代碼：按“公文類（GW）、業(yè)務類（YW）、管理類（GL）、憑證類（PZ）、其他類（QT）”劃分；保管期限：永久（Y）、長期（C，10年以上）、短期（D，10年及以下）。（二）編號規(guī)則電子檔案編號格式為：部門代碼-年度-文件類型代碼-流水號，示例：XZB-2024-GW-001（行政部2024年公文類第1號文件）。四、電子文件歸檔操作流程（一）文件收集與整理責任主體：各部門指定專人（如文員或部門助理）負責本部門電子文件的收集與初步整理。收集要求：文件需為最終版本，內容完整（含、附件、審批簽章掃描件等），格式為PDF、DOC、XLS等通用格式，避免使用加密或特殊格式文件。整理規(guī)范：按“一事一檔”原則，對同一事項的文件合并為一個檔案單元，刪除重復、冗余內容，保證文件邏輯清晰。（二）分類與編號根據上述分類標準，對收集的文件確定所屬類別；按編號規(guī)則唯一檔案編號，編號不得重復、跳號；將編號標注于文件名首，示例：“XZB-2024-GW-001_關于2024年春節(jié)放假的通知.pdf”。（三）錄入歸檔系統(tǒng)登錄企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)檔案模塊）；新建歸檔條目，依次填寫檔案編號、文件題名、形成部門、形成日期、密級（內部公開、秘密、機密）、保管期限、關鍵詞、文件摘要等信息；整理后的電子文件，保證文件與系統(tǒng)信息一致，后進行校驗，避免文件損壞或遺漏。（四）審核與移交部門審核：部門負責人（如經理）對本部門歸檔文件的內容完整性、分類準確性進行審核，確認無誤后提交至檔案管理部門。檔案部門復核：檔案管理員（如檔案專員）對歸檔文件進行復核，重點檢查編號規(guī)范性、系統(tǒng)信息完整性、文件格式合規(guī)性，復核通過后確認歸檔；若發(fā)覺問題，退回原部門重新整理。移交登記：復核通過后，檔案管理員在《電子文件歸檔移交登記表》（見附件1）中記錄歸檔信息，移交部門與檔案部門雙方簽字確認。（五）存儲與備份存儲要求：歸檔文件統(tǒng)一存儲至企業(yè)指定的服務器或云存儲平臺，存儲路徑按“部門-年度-文件類型”分級設置，保證文件可快速檢索。備份機制：每日對當日歸檔文件進行增量備份；每周進行一次全量備份；備份數(shù)據需存儲于異地服務器，防止單點故障。五、責任分工與職責要求（一）各部門職責形成部門：負責本部門電子文件的及時收集、規(guī)范整理、初步審核，保證文件內容真實、完整，按流程提交歸檔。部門負責人：對本部門歸檔文件的質量負審核責任，督促相關人員完成歸檔工作。（二）檔案管理部門職責檔案管理員：負責電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護，對歸檔文件進行復核、分類、編目、存儲與備份，提供檔案檢索與利用服務。檔案部門負責人：統(tǒng)籌電子歸檔管理工作，定期組織制度培訓與監(jiān)督檢查，保證歸檔流程規(guī)范執(zhí)行。（三）信息技術部門職責負責電子檔案管理系統(tǒng)及存儲設備的技術支持，保障系統(tǒng)運行穩(wěn)定、數(shù)據安全，定期進行系統(tǒng)升級與漏洞修復。六、保管利用與安全維護（一）保管期限管理檔案管理員需根據文件類型及保管期限規(guī)定，定期對到期檔案進行鑒定，對無保存價值的檔案按規(guī)定程序銷毀，對需延長保管期限的檔案重新審批。銷毀檔案需填寫《電子檔案銷毀審批表》（見附件2），經檔案部門負責人、分管領導審批后，由兩人以上共同監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀過程。（二）檔案利用查閱權限：員工因工作需要查閱檔案，需通過系統(tǒng)提交申請，說明查閱事由、范圍，經所在部門負責人及檔案部門審批后，方可在線查閱或（涉密檔案需額外經分管領導批準）。查閱記錄：系統(tǒng)自動記錄查閱人、查閱時間、查閱內容等信息，保證檔案利用可追溯。禁止行為：嚴禁擅自復制、傳播、篡改電子檔案，嚴禁將檔案內容用于非工作用途。（三）安全維護訪問控制：系統(tǒng)實行權限分級管理，不同崗位人員擁有不同操作權限（如管理員、錄入員、查閱員），嚴禁越權操作。病毒防護：檔案服務器需安裝殺毒軟件，定期進行病毒查殺，嚴禁攜帶病毒的存儲設備接入系統(tǒng)。應急處理：制定電子檔案安全應急預案，若發(fā)生數(shù)據丟失、系統(tǒng)故障等情況，需立即啟動備份恢復機制，并上報信息技術部門與檔案部門負責人。七、監(jiān)督考核與附則（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門每季度對各部門歸檔工作進行檢查，重點檢查歸檔及時性、文件完整性、分類準確性，檢查結果納入部門績效考核。（二）責任追究對未按本制度規(guī)定歸檔，導致文件丟失、損壞或泄密的，將視情節(jié)輕重對相關責任人進行批評教育、通報批評；造成重大損失的，按企業(yè)獎懲制度追究責任。（三）制度培訓人力資源部門與檔案管理部門每年組織至少一次電子歸檔管理培訓，保證相關人員熟悉制度要求與操作流程。（四）附則本制度由檔案管理部門負責解釋和修訂；本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。附件1：電子文件歸檔移交登記表檔案編號文件題名形成部門形成日期密級保管期限文件大小移交人接收人移交日期備注XZB-2024-GW-001關于2024年春節(jié)放假的通知行政部2024-01-15內部公開短期1.2MB張*李*2024-01-16含審批簽章掃描件YW-2024-YW-005項目采購合同業(yè)務部2024-02-20秘密長期3.5MB王*李*2024-02-21合同正本掃描件