企業(yè)人事檔案歸檔與調(diào)閱標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用場景概述新員工入職時基礎(chǔ)檔案材料的收集與建檔；員工在職期間的崗位變動、培訓(xùn)考核、獎懲記錄等動態(tài)材料更新；員工離職檔案的整理、封存與移交；企業(yè)內(nèi)部因招聘、晉升、審計、勞動爭議處理等需調(diào)閱人事檔案的合規(guī)需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）人事檔案歸檔流程步驟1：材料收集新員工入職歸檔：收集員工入職登記表、證件號碼復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、勞動合同、體檢報告、離職證明（如有）、背景調(diào)查結(jié)果（如有）等基礎(chǔ)材料，保證材料真實、完整、有效。在職期間動態(tài)歸檔：員工崗位變動時收集調(diào)崗?fù)ㄖ?、任免文件；培?xùn)考核后收集培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果；獎懲事件發(fā)生后收集獎懲決定、相關(guān)證明材料；合同續(xù)簽或變更時收集補充協(xié)議等。離職員工歸檔：收集離職申請表、工作交接清單、解除/終止勞動合同證明、離職證明回執(zhí)等材料，核對在職期間檔案完整性，補充缺失部分。步驟2：材料整理與分類按員工姓名（以號代替，如“某某”）或工號建立獨立檔案袋/電子檔案夾，標(biāo)注“員工姓名-工號-部門-入職日期”信息；材料按“基礎(chǔ)信息-合同信息-異動記錄-培訓(xùn)考核-獎懲記錄-離職材料”等類別分類排序，同類材料按時間順序排列；紙質(zhì)材料去除金屬夾，采用無酸檔案袋封裝，電子材料掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI），命名規(guī)范為“材料類別-日期-說明”（如“勞動合同-20230101-首次簽訂”）。步驟3：審核與簽批檔案管理員核對材料完整性、真實性與合規(guī)性，保證關(guān)鍵信息（如姓名、證件號碼號、合同期限）無遺漏或錯誤；審核無誤后，檔案管理員在檔案材料清單上簽字確認(rèn)，部門負(fù)責(zé)人對檔案真實性進行復(fù)核并簽字。步驟4：存儲與登記紙質(zhì)檔案：存放于企業(yè)專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備，檔案柜按部門/工號順序排列，張貼檔案索引標(biāo)簽；電子檔案：存儲于企業(yè)內(nèi)部加密服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限，定期進行備份（每月1次），備份數(shù)據(jù)異地存放；完成歸檔后，及時更新《人事檔案總臺賬》，記錄檔案編號、員工信息、歸檔日期、檔案材料清單、保管人等關(guān)鍵信息。（二）人事檔案調(diào)閱流程步驟1：提交調(diào)閱申請調(diào)閱人填寫《人事檔案調(diào)閱申請表》，詳細(xì)說明調(diào)閱事由（如“員工晉升考核”“勞動爭議處理”“年度審計”）、需調(diào)閱的檔案材料（如“2022年度考核記錄”“勞動合同原件”）、調(diào)閱用途及預(yù)計調(diào)閱時間。步驟2：審批權(quán)限審核普通調(diào)閱（如部門內(nèi)部員工信息核對）：由調(diào)閱人部門負(fù)責(zé)人審批；特殊調(diào)閱（如涉及法律事務(wù)、高管檔案或外部機構(gòu)調(diào)閱）：需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人及分管副總經(jīng)理審批；檔案管理員核對審批權(quán)限，權(quán)限不全者需補充審批流程。步驟3：檔案提取與核對檔案管理員根據(jù)審批通過的申請表，從檔案室或服務(wù)器中提取指定檔案材料；核對檔案材料與申請內(nèi)容是否一致，紙質(zhì)檔案需檢查完整性，電子檔案需確認(rèn)版本無誤。步驟4：檔案查閱與使用現(xiàn)場查閱：調(diào)閱人需在檔案查閱室指定區(qū)域查閱，檔案管理員全程陪同，禁止涂改、抽取、撤換檔案材料；查閱過程中需使用鉛筆記錄，確需復(fù)印的，經(jīng)檔案管理員同意后加蓋“檔案復(fù)印專用章”；異地調(diào)閱（如分支機構(gòu)）：電子檔案通過企業(yè)內(nèi)部加密系統(tǒng)傳輸，紙質(zhì)檔案通過快遞寄送（需使用企業(yè)專用封條，寄件人、收件人簽字確認(rèn)），調(diào)閱人收到后需在24小時內(nèi)反饋簽收情況。步驟5：歸還與記錄調(diào)閱結(jié)束后，調(diào)閱人需當(dāng)場歸還紙質(zhì)檔案（如需延長使用，需重新提交申請），檔案管理員檢查材料完整性；檔案管理員在《人事檔案調(diào)閱登記表》中記錄調(diào)閱人信息、調(diào)閱日期、歸還日期、檔案使用情況及審批人簽字；電子檔案需記錄訪問日志，包括訪問人、訪問時間、操作內(nèi)容。三、檔案管理表格模板表1：人事檔案歸檔材料清單檔案編號員工姓名（*號）工號部門入職日期材料類別材料名稱歸檔日期歸檔人審核人HR2023001*某某1001銷售部2023-01-15基礎(chǔ)信息入職登記表2023-01-20HR2023001*某某1001銷售部2023-01-15合同信息勞動合同（首次簽訂）2023-01-20HR2023001*某某1001銷售部2023-06-10異動記錄調(diào)崗?fù)ㄖㄤN售主管）2023-06-12…………表2：人事檔案調(diào)閱申請表申請部門申請人工號調(diào)閱日期預(yù)計歸還日期人力資源部20052023-09-012023-09-05調(diào)閱事由為辦理員工*某某的晉升手續(xù)，需查閱其2022-2023年度考核記錄及勞動合同補充協(xié)議需調(diào)閱材料1.2022年度績效考核表；2.2023年晉升考核評估表；3.2023年勞動合同補充協(xié)議調(diào)閱用途晉升評審材料整理審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________人力資源部負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：__________日期：__________檔案管理員意見材料已準(zhǔn)備，同意調(diào)閱。簽字：__________日期：__________四、關(guān)鍵管理要點保密性管理：人事檔案涉及員工個人隱私及企業(yè)敏感信息，檔案管理員需簽署《保密協(xié)議》，非經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容；調(diào)閱人需遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非申請用途。完整性保障：檔案材料缺失時，檔案管理員應(yīng)及時聯(lián)系相關(guān)部門或員工補充，保證檔案動態(tài)更新；每季度對檔案進行全面清點，核對臺賬與實物/電子數(shù)據(jù)一致性。時效性要求：新員工入職檔案需在入職后5個工作日內(nèi)完成歸檔；在職期間動態(tài)材料需在事項發(fā)生后3個工作日內(nèi)補充歸檔；調(diào)閱申請需在1個工作日內(nèi)完成審批，緊急事項可加急處理。權(quán)限分級控制：根據(jù)崗位需求設(shè)置檔案訪問權(quán)限，普通員工僅可查詢本人基礎(chǔ)信息，部門負(fù)責(zé)人可查詢本部門員工檔案，人力資源部及高層管理人員可全權(quán)調(diào)