會(huì)議紀(jì)要制作及分發(fā)標(biāo)準(zhǔn)操作手冊(cè)一、前言為規(guī)范公司各類會(huì)議紀(jì)要的制作流程，保證會(huì)議信息準(zhǔn)確、完整傳遞，明確會(huì)議決議與待辦事項(xiàng)的責(zé)任主體及完成時(shí)限，提高會(huì)議成果落地效率，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司內(nèi)部所有正式會(huì)議（包括但不限于例會(huì)、專題研討會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、評(píng)審會(huì)等）的紀(jì)要制作與分發(fā)管理，旨在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)避疏漏，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的規(guī)范化與高效化。二、適用范圍與場(chǎng)景描述（一）適用會(huì)議類型常規(guī)例會(huì)：如部門周例會(huì)、月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、季度工作總結(jié)會(huì)等；專題會(huì)議：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、需求評(píng)審會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)研判會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等；臨時(shí)會(huì)議：如突發(fā)問題處理會(huì)、緊急任務(wù)部署會(huì)等；決策會(huì)議：如方案評(píng)審會(huì)、預(yù)算審批會(huì)、人事任免會(huì)等。（二）核心應(yīng)用場(chǎng)景會(huì)議結(jié)束后需向參會(huì)人員及相關(guān)部門同步會(huì)議核心內(nèi)容；需通過紀(jì)要明確決議事項(xiàng)，作為后續(xù)工作開展的依據(jù)；需留存會(huì)議過程記錄，便于追溯、復(fù)盤或?qū)徲?jì)；需向未參會(huì)人員傳達(dá)會(huì)議精神，保證信息同步。三、會(huì)議紀(jì)要全流程操作規(guī)范（一）會(huì)前準(zhǔn)備階段獲取會(huì)議基礎(chǔ)信息從會(huì)議通知中提取核心信息：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含主持人、記錄人）、會(huì)議主題、主要議程；若會(huì)議通知未明確上述信息，需提前向會(huì)議組織者（如部門負(fù)責(zé)人、行政專員）確認(rèn)，避免記錄遺漏。準(zhǔn)備記錄工具電子記錄：優(yōu)先使用公司統(tǒng)一辦公軟件（如Word、飛書文檔、騰訊文檔）創(chuàng)建紀(jì)要模板，提前錄入會(huì)議基礎(chǔ)信息（名稱、時(shí)間、地點(diǎn)等），支持實(shí)時(shí)編輯與多人協(xié)作；紙質(zhì)記錄：若條件限制，需提前準(zhǔn)備專用會(huì)議記錄本，標(biāo)注頁碼、日期，字跡工整清晰；輔助工具：準(zhǔn)備錄音設(shè)備（需提前征得主持人同意）、會(huì)議資料（如議程表、PPT、方案文檔），便于核對(duì)關(guān)鍵信息。熟悉會(huì)議議題與背景提前閱讀會(huì)議相關(guān)材料（如項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報(bào)告、議題清單），理解各議題的核心目標(biāo)與討論方向；對(duì)陌生議題，主動(dòng)向組織者或議題負(fù)責(zé)人請(qǐng)教，明確專業(yè)術(shù)語與背景信息，避免記錄時(shí)出現(xiàn)歧義。（二）會(huì)中記錄階段聚焦核心信息，精準(zhǔn)記錄要點(diǎn)必記內(nèi)容：（1）會(huì)議決議：經(jīng)討論達(dá)成一致的意見、結(jié)論（如“通過方案”“確定項(xiàng)目預(yù)算為萬元”）；（2）待辦事項(xiàng)：明確責(zé)任主體（具體到人）、完成時(shí)限、交付成果（如“由負(fù)責(zé)完成報(bào)告初稿，X月X日前提交審核”）；（3）關(guān)鍵分歧：未達(dá)成一致的爭(zhēng)議點(diǎn)及各方主要觀點(diǎn)（如“關(guān)于問題，A部門建議，B部門建議，最終需進(jìn)一步調(diào)研”）；（4）重要數(shù)據(jù)：涉及決策的關(guān)鍵數(shù)字（如銷售額、成本、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）、引用的政策或文件名稱（如“依據(jù)《管理辦法》第X條”）。選擇性記錄：避免逐字逐句記錄發(fā)言，重點(diǎn)提煉“結(jié)論性內(nèi)容”，對(duì)討論過程可概括記錄（如“與會(huì)人員圍繞議題展開討論，普遍認(rèn)為……”）。區(qū)分信息優(yōu)先級(jí)，標(biāo)注待確認(rèn)內(nèi)容對(duì)“待辦事項(xiàng)”“決議”等核心信息，使用符號(hào)（如“□”“★”）或顏色標(biāo)注，便于會(huì)后整理；對(duì)存疑信息（如不確定的數(shù)據(jù)、未明確的負(fù)責(zé)人），及時(shí)在記錄中標(biāo)注“需核實(shí)”，會(huì)后第一時(shí)間向發(fā)言人或組織者確認(rèn)。保持客觀中立，避免主觀表述禁止在紀(jì)要中加入個(gè)人觀點(diǎn)或情緒化描述（如“*的發(fā)言毫無道理”“方案過于理想化”）；引用他人發(fā)言時(shí)，盡量使用原話或概括原意，若需轉(zhuǎn)述需保證準(zhǔn)確無誤（如“*表示：當(dāng)前階段需優(yōu)先解決問題”）。（三）會(huì)后整理階段整理初稿，補(bǔ)充完善信息會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)會(huì)中記錄整理紀(jì)要初稿，優(yōu)先補(bǔ)全“待確認(rèn)內(nèi)容”（如聯(lián)系核實(shí)數(shù)據(jù)、向確認(rèn)任務(wù)負(fù)責(zé)人）；按會(huì)議議程順序梳理內(nèi)容，保證邏輯清晰，每個(gè)議題下分“討論情況”“決議事項(xiàng)”“待辦事項(xiàng)”三部分（若無討論，僅保留決議與待辦）；檢查基礎(chǔ)信息完整性：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含缺席人員及原因）、主持人、記錄人等是否準(zhǔn)確無誤。核對(duì)決議與待辦，保證責(zé)任明確逐條核對(duì)“決議事項(xiàng)”，保證表述清晰、無歧義（如“通過方案”需補(bǔ)充方案名稱及版本號(hào)，“確定時(shí)間”需明確具體日期）；逐條核對(duì)“待辦事項(xiàng)”，明確“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限、交付成果”四要素，避免出現(xiàn)“盡快”“適時(shí)”等模糊表述（如“完成報(bào)告”需明確“初稿/終稿”“提交至部門”）；將待辦事項(xiàng)整理為表格形式（詳見第四部分“會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板”），便于后續(xù)跟蹤。語言精煉化，格式規(guī)范化刪除冗余口語化表達(dá)（如“那個(gè)”“就是說”），使用書面語（如“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議決定”）；統(tǒng)一格式：標(biāo)題居中、黑體三號(hào)；一級(jí)標(biāo)題（如“一、會(huì)議議程”）黑體四號(hào)；二級(jí)標(biāo)題（如“（一）議題討論情況”）楷體GB2312四號(hào)；宋體小四，行距1.5倍；涉及專有名詞、縮寫首次出現(xiàn)時(shí)標(biāo)注全稱（如“ERP系統(tǒng)（企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）”）。（四）審核與定稿階段提交審核初稿完成后，提交至?xí)h主持人（或會(huì)議組織者）進(jìn)行內(nèi)容審核，重點(diǎn)確認(rèn)決議準(zhǔn)確性、待辦事項(xiàng)明確性；若會(huì)議涉及多個(gè)部門，需將相關(guān)議題的紀(jì)要內(nèi)容抄送對(duì)應(yīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)（如“項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議紀(jì)要”需抄送項(xiàng)目組各成員部門負(fù)責(zé)人），避免信息偏差。修改與反饋根據(jù)審核意見修改紀(jì)要，對(duì)存疑點(diǎn)及時(shí)與審核人溝通（如“任務(wù)負(fù)責(zé)人是否為*，完成時(shí)限是否延至X月X日”）；修改完成后，再次提交審核人確認(rèn)，直至無異議。最終定稿審核通過后，由記錄人定稿，標(biāo)注“定稿日期”“版本號(hào)”（如V1.0），避免后續(xù)版本混亂。（五）分發(fā)與歸檔階段確定分發(fā)范圍必發(fā)對(duì)象：全體參會(huì)人員、會(huì)議主持人、需落實(shí)待辦事項(xiàng)的部門/人員；選發(fā)對(duì)象：未參會(huì)但需知曉會(huì)議內(nèi)容的領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門（如公司管理層需接收月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)紀(jì)要）；涉密會(huì)議紀(jì)要（如戰(zhàn)略研討會(huì)、薪酬調(diào)整會(huì)）需嚴(yán)格控制分發(fā)范圍，僅發(fā)送至指定人員，并標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”。選擇分發(fā)方式電子分發(fā)：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、企業(yè)釘釘）發(fā)送，并附上會(huì)議相關(guān)附件（如方案、PPT）；紙質(zhì)分發(fā)：需加蓋部門公章后，通過內(nèi)部快遞或當(dāng)面遞交，重要紀(jì)要需簽收回執(zhí)；分發(fā)時(shí)需注明“會(huì)議紀(jì)要（定稿）”，避免與初稿混淆。歸檔管理電子歸檔：將定稿紀(jì)要、附件、審核記錄（如修改痕跡、審核意見截圖）存入公司指定服務(wù)器或云文檔庫，按“年份-月份-會(huì)議類型”分類（如“2024-06-部門例會(huì)”），保存期限不少于3年；紙質(zhì)歸檔：將紙質(zhì)紀(jì)要、簽收回執(zhí)等裝入檔案袋，標(biāo)注“會(huì)議紀(jì)要+會(huì)議名稱+日期”，交至行政部或檔案室統(tǒng)一保管，便于查閱。四、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板及填寫說明（一）會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板[公司名稱]會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱：[如“2024年6月市場(chǎng)部周例會(huì)”]會(huì)議時(shí)間：[年月日:-:]會(huì)議地點(diǎn)：[如“301會(huì)議室”“線上騰訊會(huì)議（會(huì)議號(hào)：X）”]主持人：[*]記錄人：[*]參會(huì)人員：[、*、……]（共人）缺席人員：[*]（原因：[如“出差”“請(qǐng)假”]）會(huì)議主題：[如“總結(jié)本周工作，部署下周重點(diǎn)任務(wù)”]會(huì)議議程：議題一：[議題名稱]議題二：[議題名稱]……（二）會(huì)議主要內(nèi)容與討論情況（一）議題一：[議題名稱]討論情況：[*]介紹了[背景/進(jìn)展]，與會(huì)人員圍繞[問題]展開討論，主要觀點(diǎn)[*]：[發(fā)言要點(diǎn)1]；[*]：[發(fā)言要點(diǎn)2]；[*]：[發(fā)言要點(diǎn)3]。決議事項(xiàng)：[決議內(nèi)容1，如“通過《活動(dòng)方案》（V2.0），由*負(fù)責(zé)最終審核”]；[決議內(nèi)容2，如“確定項(xiàng)目推廣時(shí)間為X月X日至X月X日”]。待辦事項(xiàng)：序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人完成時(shí)限交付成果備注（如所需支持）1完成活動(dòng)物料采購*X月X日前采購清單及發(fā)票預(yù)算上限萬元2整理客戶反饋*X月X日前反饋報(bào)告（Word）抄送*（二）議題二：[議題名稱]（格式同上，若無討論，僅保留“決議事項(xiàng)”和“待辦事項(xiàng)”）（三）其他事項(xiàng)[如“下次會(huì)議時(shí)間暫定X月X日，地點(diǎn)待通知”“附件：《方案》（V2.0）”]附件清單：《方案》（V2.0）《數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表》記錄人簽字：__________審核人簽字：__________定稿日期：年月日（三）模板填寫說明會(huì)議基礎(chǔ)信息：需與會(huì)議通知及實(shí)際參會(huì)情況一致，“缺席人員”需注明原因（若無可不填）；會(huì)議議程：按實(shí)際討論順序填寫，若臨時(shí)增加議題，需在“其他事項(xiàng)”中說明；討論情況：每條議題下先簡(jiǎn)述討論過程，再提煉各方觀點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)；決議事項(xiàng)：使用“確定”“通過”“同意”等明確動(dòng)詞，避免“原則上”“基本”等模糊表述；待辦事項(xiàng)：四要素缺一不可，“任務(wù)描述”需具體（如“完成報(bào)告”而非“做報(bào)告”），“完成時(shí)限”需明確到“X月X日:00”；附件清單：若有會(huì)議相關(guān)材料（如PPT、方案、表格），需列出名稱及版本號(hào)，方便查閱。五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性保障對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如時(shí)間、金額、數(shù)量）、人名、部門名需反復(fù)核對(duì)，保證與實(shí)際情況一致；決議事項(xiàng)需經(jīng)主持人確認(rèn)，避免個(gè)人理解偏差導(dǎo)致信息錯(cuò)誤；涉及跨部門協(xié)作的待辦事項(xiàng)，需與責(zé)任部門負(fù)責(zé)人二次確認(rèn)，保證任務(wù)可落地。（二）語言規(guī)范與簡(jiǎn)潔性使用第三人稱客觀陳述，避免“我認(rèn)為”“我覺得”等主觀表述；長(zhǎng)句拆分為短句，每段控制在3-5行，提升可讀性；專業(yè)術(shù)語首次出現(xiàn)時(shí)標(biāo)注全稱，方便非參會(huì)人員理解。（三）保密性與合規(guī)性涉密會(huì)議紀(jì)需標(biāo)注“保密等級(jí)”（如“內(nèi)部機(jī)密”“秘密”），分發(fā)范圍嚴(yán)格限定；嚴(yán)禁通過私人郵箱、等非官方渠道發(fā)送涉密紀(jì)要；歸檔的電子紀(jì)要需設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱。（四）時(shí)效性管理會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)完成初稿，3個(gè)工作日內(nèi)完成審核與分發(fā)，避免信息滯后；緊急會(huì)議（如突發(fā)問題處理會(huì)）需在24小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要制作與分發(fā)；待辦事項(xiàng)需跟蹤落實(shí)情況，每周在例會(huì)中同步進(jìn)度，保證按時(shí)完成。（五）常見問題規(guī)避問題：遺漏重要決議或待辦事項(xiàng)；規(guī)避：會(huì)中用符號(hào)標(biāo)注核心信息，會(huì)后對(duì)照議程逐項(xiàng)核對(duì)。問題：待辦事項(xiàng)責(zé)任主體或時(shí)限不明確；規(guī)避：制作待辦表格時(shí)，強(qiáng)制填寫“負(fù)責(zé)人”“完成時(shí)限”，模糊表述一律退回