辦公設(shè)備維護(hù)與管理制度模板一、總則為規(guī)范辦公設(shè)備維護(hù)與管理工作，保障設(shè)備正常運(yùn)行，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。本制度適用于公司所有辦公設(shè)備（包括但不限于計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、空調(diào)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）的采購(gòu)、使用、維護(hù)、維修及報(bào)廢全流程管理。二、職責(zé)分工（一）行政部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)、驗(yàn)收登記、臺(tái)賬管理及調(diào)配工作；制定年度設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，監(jiān)督各部門(mén)執(zhí)行日常維護(hù)；統(tǒng)籌設(shè)備故障報(bào)修流程，協(xié)調(diào)第三方維修服務(wù)；負(fù)責(zé)設(shè)備報(bào)廢的審核、處置及殘值回收。（二）IT部負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等電子設(shè)備的日常技術(shù)維護(hù)及故障維修；提供設(shè)備操作培訓(xùn)，指導(dǎo)規(guī)范使用；定期檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，保障數(shù)據(jù)安全。（三）使用部門(mén)指定專(zhuān)人（設(shè)備管理員）負(fù)責(zé)本部門(mén)設(shè)備的日常保管、清潔及簡(jiǎn)單故障排查；嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備操作規(guī)范，保證設(shè)備安全使用；發(fā)覺(jué)設(shè)備故障或異常時(shí)，及時(shí)向行政部或IT部報(bào)修。（四）員工遵守設(shè)備使用規(guī)定，按操作流程使用辦公設(shè)備；保持設(shè)備清潔，避免違規(guī)操作（如私自拆卸、安裝非兼容軟件等）；發(fā)覺(jué)設(shè)備異常立即停止使用并上報(bào)部門(mén)設(shè)備管理員。三、設(shè)備分類(lèi)與臺(tái)賬管理（一）設(shè)備分類(lèi)電子設(shè)備：計(jì)算機(jī)、筆記本電腦、服務(wù)器、平板電腦、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等；辦公自動(dòng)化設(shè)備：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀、傳真機(jī)等；電器設(shè)備：空調(diào)、飲水機(jī)、碎紙機(jī)、電風(fēng)扇等；網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：路由器、交換機(jī)、光纖模塊、無(wú)線(xiàn)AP等。（二）臺(tái)賬建立與動(dòng)態(tài)更新行政部需建立《辦公設(shè)備臺(tái)賬》（模板見(jiàn)附件1），記錄設(shè)備基本信息（名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、品牌、購(gòu)置日期、啟用日期、資產(chǎn)編號(hào)、使用部門(mén)、責(zé)任人、存放地點(diǎn)、保修期限、供應(yīng)商等）。設(shè)備發(fā)生新增、調(diào)配、報(bào)廢、維修等情況時(shí)，臺(tái)賬需同步更新，保證賬實(shí)相符。臺(tái)賬電子版由行政部專(zhuān)人維護(hù)，紙質(zhì)版每季度核對(duì)一次。四、日常維護(hù)與保養(yǎng)（一）日常使用規(guī)范設(shè)備使用前，閱讀操作手冊(cè)，熟悉功能及注意事項(xiàng)；嚴(yán)禁在設(shè)備運(yùn)行時(shí)覆蓋散熱口，禁止放置易燃、易爆、強(qiáng)磁性物品；計(jì)算機(jī)設(shè)備禁止安裝與工作無(wú)關(guān)的軟件，定期查殺病毒；打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的耗材（如硒鼓、墨盒），避免劣質(zhì)耗材損壞設(shè)備；電器設(shè)備使用后及時(shí)關(guān)閉電源，拔掉插頭（長(zhǎng)期不使用時(shí)）。（二）定期維護(hù)周期與內(nèi)容設(shè)備類(lèi)型維護(hù)周期維護(hù)內(nèi)容責(zé)任人計(jì)算機(jī)/服務(wù)器每月清理內(nèi)部灰塵（主機(jī)、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)），檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，備份重要數(shù)據(jù)IT部、使用人打印機(jī)/復(fù)印機(jī)每周清理紙屑、墨粉殘留，檢查打印質(zhì)量，更換老化的硒鼓/墨盒（需登記）使用部門(mén)、IT部投影儀/空調(diào)每季度清濾網(wǎng)、鏡頭（投影儀），檢查制冷劑/運(yùn)行噪音（空調(diào)），測(cè)試遙控器功能行政部、IT部網(wǎng)絡(luò)設(shè)備每半年檢查網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定性，更新固件，整理線(xiàn)路標(biāo)簽IT部（三）維護(hù)記錄每次維護(hù)后，維護(hù)人員需填寫(xiě)《辦公設(shè)備日常維護(hù)記錄表》（模板見(jiàn)附件2），記錄維護(hù)日期、設(shè)備編號(hào)、維護(hù)內(nèi)容、執(zhí)行人、使用人確認(rèn)等信息，并由使用部門(mén)簽字存檔。五、故障維修與報(bào)修流程（一）報(bào)修渠道線(xiàn)上報(bào)修：通過(guò)公司OA系統(tǒng)“設(shè)備報(bào)修”模塊提交申請(qǐng)，填寫(xiě)設(shè)備編號(hào)、故障描述、報(bào)修部門(mén)、報(bào)修人及聯(lián)系方式；線(xiàn)下報(bào)修：緊急故障可聯(lián)系行政部（XXXX-XXXXXXX）或IT部（XXXX-XXXXXXX），同步提交書(shū)面報(bào)修單。（二）維修流程受理登記：行政部/IT部收到報(bào)修后，1小時(shí)內(nèi)確認(rèn)故障類(lèi)型，登記《故障報(bào)修處理表》（模板見(jiàn)附件3）；派單處理：簡(jiǎn)單故障（如打印機(jī)缺紙、連接線(xiàn)松動(dòng)）：指導(dǎo)使用人自行處理，記錄處理結(jié)果；一般故障（如系統(tǒng)卡頓、無(wú)法打印）：IT部/行政部在2個(gè)工作日內(nèi)派員維修；重大故障（如硬件損壞、主板故障）：聯(lián)系供應(yīng)商或第三方維修機(jī)構(gòu)，48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)。維修反饋：維修完成后，維修人員需向使用人說(shuō)明故障原因及注意事項(xiàng)，使用人確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行后簽字確認(rèn)；歸檔記錄：行政部將《故障報(bào)修處理表》與維修憑證（如維修發(fā)票復(fù)印件）一并歸檔，更新臺(tái)賬。六、設(shè)備安全管理使用安全：禁止私自拆卸、改裝設(shè)備，嚴(yán)禁超負(fù)荷用電（如一個(gè)插線(xiàn)板連接多臺(tái)大功率電器）；數(shù)據(jù)安全：計(jì)算機(jī)設(shè)備設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼，重要文件加密存儲(chǔ)，定期備份；禁止通過(guò)設(shè)備傳輸涉密信息；用電安全：設(shè)備電源線(xiàn)破損時(shí)立即停止使用并更換，下班或長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源；防盜安全：貴重設(shè)備（如筆記本電腦、投影儀）專(zhuān)人保管，離開(kāi)時(shí)鎖好門(mén)窗，行政部定期檢查防盜措施。七、監(jiān)督檢查與考核日常檢查：行政部每月聯(lián)合IT部對(duì)各部門(mén)設(shè)備使用情況、維護(hù)記錄進(jìn)行抽查，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)通報(bào)；定期考核：每季度將設(shè)備管理納入部門(mén)績(jī)效考核，內(nèi)容包括：臺(tái)賬完整性、維護(hù)執(zhí)行率、故障報(bào)修及時(shí)率、設(shè)備完好率等；獎(jiǎng)懲措施：對(duì)設(shè)備管理規(guī)范、維護(hù)記錄完整的部門(mén)和個(gè)人給予通報(bào)表?yè)P(yáng)；因違規(guī)操作、未及時(shí)報(bào)修導(dǎo)致設(shè)備損壞的，由責(zé)任人承擔(dān)維修費(fèi)用（根據(jù)損失金額酌情減免），情節(jié)嚴(yán)重的按公司獎(jiǎng)懲制度處理。八、設(shè)備報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件使用年限達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（如計(jì)算機(jī)5年、打印機(jī)6年、空調(diào)8年）；嚴(yán)重?fù)p壞，維修費(fèi)用超過(guò)重置價(jià)值50%；技術(shù)淘汰，無(wú)法滿(mǎn)足工作需求且無(wú)維修價(jià)值。（二）報(bào)廢流程使用部門(mén)提交《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)附件4），說(shuō)明報(bào)廢原因、設(shè)備信息及現(xiàn)狀；IT部對(duì)設(shè)備技術(shù)狀況進(jìn)行鑒定，行政部審核資產(chǎn)價(jià)值及殘值；報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后，由行政部聯(lián)系專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)回收處理，禁止私自拆卸或丟棄；報(bào)銷(xiāo)設(shè)備臺(tái)賬，注銷(xiāo)資產(chǎn)編號(hào)。九、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；各部門(mén)可根據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)行政部備案；未盡事宜，參照公司《固定資產(chǎn)管理制度》及相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。附件1：辦公設(shè)備臺(tái)賬（模板）資產(chǎn)編號(hào)設(shè)備名稱(chēng)型號(hào)規(guī)格品牌購(gòu)置日期啟用日期使用部門(mén)責(zé)任人存放地點(diǎn)保修期限供應(yīng)商設(shè)備狀態(tài)（在用/維修/報(bào)廢）備注附件2：辦公設(shè)備日常維護(hù)記錄表（模板）設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱(chēng)維護(hù)日期維護(hù)類(lèi)型（日/周/月/季/年）維護(hù)內(nèi)容執(zhí)行人使用人簽字備注附件3：故障報(bào)修處理表（模板）報(bào)修編號(hào)報(bào)修日期設(shè)備編號(hào)設(shè)備