適用業(yè)務場景與價值在企業(yè)銷售業(yè)務開展過程中，銷售合同作為明確買賣雙方權利義務的核心法律文件，其管理效率直接影響業(yè)務推進速度與合規(guī)風險控制。本自動化模板適用于各類企業(yè)銷售部門、法務部門及財務部門對銷售合同的全生命周期管理，尤其適合合同數(shù)量較多、審批流程復雜、需跨部門協(xié)同的場景。通過自動化工具可實現(xiàn)合同起草標準化、審批流程線上化、執(zhí)行狀態(tài)可視化，有效解決傳統(tǒng)合同管理中存在的流程繁瑣、信息分散、易出錯、追溯困難等問題，提升合同管理效率30%以上，降低合同糾紛風險。自動化管理操作流程一、合同起草與信息錄入登錄系統(tǒng)并選擇模板銷售人員通過企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)登錄“銷售合同管理”模塊，根據(jù)業(yè)務類型（如產(chǎn)品銷售、服務合同、框架協(xié)議等）選擇對應合同模板。填寫基礎信息依據(jù)模板提示填寫合同核心信息，包括：合同編號（系統(tǒng)自動唯一編號，格式為“年份-部門-流水號”，如2024-銷售-001”）、合同名稱（如“產(chǎn)品購銷合同”）、甲方（客戶）信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人*及聯(lián)系方式）、乙方（本方）信息（系統(tǒng)自動帶出，無需手動填寫）。錄入合同標的與條款標的物信息：填寫產(chǎn)品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、單價（含稅/不含稅）、總金額（系統(tǒng)自動計算）；履行條款：明確交付時間、地點、方式、驗收標準；付款條款：約定付款比例、時間節(jié)點、賬戶信息（系統(tǒng)加密存儲，僅財務可見）；其他條款：違約責任、爭議解決方式（優(yōu)先選擇“提交乙方所在地人民法院訴訟”）、保密條款等。附件如需補充技術參數(shù)、質(zhì)量標準、授權書等附件，支持PDF、Word、Excel格式，系統(tǒng)自動關聯(lián)至合同主體。二、內(nèi)部審批流程發(fā)起選擇審批鏈根據(jù)合同金額與類型，系統(tǒng)自動匹配審批流程（如金額≤10萬元需銷售經(jīng)理審批；10萬＜金額≤50萬元需銷售總監(jiān)+法務部審批；金額＞50萬元需總經(jīng)理+法務部+財務部審批）。提交審批并填寫備注銷售人員確認信息無誤后提交審批，在備注欄說明合同背景、客戶合作歷史等關鍵信息，方便審批人快速決策。審批人在線審核審批人通過系統(tǒng)查看合同內(nèi)容，可在線批注修改意見（如“單價需重新確認”“補充驗收條款”）；若審批不通過，系統(tǒng)自動退回至銷售人員，注明修改要求；若通過，流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點。審批完成確認所有審批節(jié)點完成后，系統(tǒng)自動發(fā)送審批完成通知至銷售人員，同步更新合同狀態(tài)為“待客戶確認”。三、客戶溝通與確認發(fā)送合同至客戶銷售人員通過系統(tǒng)合同（含加密訪問密碼），通過企業(yè)官方郵箱或即時通訊工具發(fā)送給客戶聯(lián)系人*，附上“請于3個工作日內(nèi)確認”的提示。客戶在線反饋客戶可在線查看合同內(nèi)容，支持“同意”“部分修改”“拒絕”三種反饋方式：選擇“同意”：系統(tǒng)自動“客戶確認回執(zhí)”，視為雙方達成初步合意；選擇“部分修改”：客戶在線填寫修改意見，系統(tǒng)同步推送至銷售人員，雙方協(xié)商一致后重新提交審批；選擇“拒絕”：系統(tǒng)記錄拒絕原因，銷售人員跟進溝通或終止合作。確認結(jié)果歸檔客戶確認后，系統(tǒng)將“客戶確認回執(zhí)”與合同關聯(lián)，更新合同狀態(tài)為“待簽署”。四、電子簽署與歸檔電子簽名文件系統(tǒng)根據(jù)雙方確認的合同內(nèi)容，標準PDF版合同，支持添加本方電子簽章（需提前通過企業(yè)實名認證的電子簽章平臺配置）。發(fā)送簽署請求銷售人員輸入客戶聯(lián)系人*郵箱或手機號，系統(tǒng)向客戶發(fā)送電子簽署請求，客戶通過短信/郵箱獲取簽署，完成身份驗證后在線簽名（支持手寫簽名、公章）。簽署完成與存證雙方簽署完成后，系統(tǒng)自動“全流程簽署報告”，包含簽署時間、IP地址、證書信息等，并將合同及報告加密存儲至企業(yè)服務器，同步更新合同狀態(tài)為“已簽署”。五、執(zhí)行跟蹤與歸檔管理設置履約提醒根據(jù)合同約定的時間節(jié)點（如交付日、付款日），系統(tǒng)自動向銷售人員、財務人員發(fā)送履約提醒（如“合同將于3天后交付”），避免逾期風險。更新履約狀態(tài)銷售人員按合同約定完成交付、驗收、收款等環(huán)節(jié)后，在系統(tǒng)中更新履約狀態(tài)（如“已交付”“已驗收”“已收款”），并相關憑證（如簽收單、驗收報告）。合同歸檔與查詢合同履行完畢或終止后，系統(tǒng)自動將合同歸檔至“歷史合同庫”，支持按合同編號、客戶名稱、簽訂時間、履約狀態(tài)等多維度檢索，方便后續(xù)查閱或?qū)徲嫛：贤诵男畔⒐芾砟０遄侄畏诸愖侄蚊Q填寫說明示例基礎信息合同編號系統(tǒng)自動，格式：年份-部門-流水號2024-銷售-015合同名稱明確業(yè)務類型與標的物型號筆記本電腦購銷合同簽訂日期系統(tǒng)自動記錄（客戶確認當日）2024-03-15甲方信息（客戶）甲方名稱與營業(yè)執(zhí)照一致的完整名稱科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼91110108聯(lián)系人*客戶對接人姓名張*聯(lián)系方式手機號（僅用于系統(tǒng)通知）乙方信息（本方）乙方名稱系統(tǒng)自動帶出（企業(yè)全稱）信息技術股份有限公司納稅人識別號系統(tǒng)自動帶出91110000合同標的產(chǎn)品/服務名稱具體型號、規(guī)格（如適用）品牌筆記本電腦（型號：Pro14）數(shù)量阿拉伯數(shù)字50單價（含稅）保留兩位小數(shù)6,500.00總金額（含稅）系統(tǒng)自動計算：數(shù)量×單價325,000.00履行條款交付時間具體日期或期限（如“合同簽署后30日內(nèi)”）2024-04-15交付地點詳細地址甲方公司市區(qū)路號驗收標準引用技術協(xié)議或行業(yè)標準按乙方提供的技術參數(shù)書執(zhí)行付款條款付款方式如“預付款30%到款后發(fā)貨，尾款70%驗收合格后30日內(nèi)付清”預付款30%，尾款70%付款賬戶系統(tǒng)加密顯示（僅財務可見）（賬戶信息僅財務可見）簽署狀態(tài)當前狀態(tài)系統(tǒng)自動更新（起草中/審批中/待客戶確認/已簽署/履行中/已完成/終止）已簽署備注特殊約定如需補充說明（如定制產(chǎn)品特殊要求、質(zhì)保條款等）定制產(chǎn)品需預付50%開模費用使用過程中的關鍵要點信息準確性保障合同填寫時，客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、金額等關鍵信息需與客戶提供資料一致，避免因信息錯誤導致合同無效或糾紛。系統(tǒng)支持“信息校驗”功能，如信用代碼格式錯誤、金額大小寫不一致時自動提示。審批流程合規(guī)性嚴格按照企業(yè)內(nèi)控制度匹配審批鏈，禁止人為跳過審批節(jié)點。對于金額較大或條款復雜的合同，需法務部提前介入審核，保證法律條款合規(guī)。電子簽名有效性需通過國家認可的第三方電子簽章平臺（如e簽寶、法大大等）進行簽署，保證電子簽章的法律效力。簽署完成后，及時并備份“全流程簽署報告”，以備后續(xù)查證。數(shù)據(jù)安全與權限管理系統(tǒng)采用角色分級權限管理，銷售人員僅可查看/編輯本人負責