一、適用范圍與管理目標(biāo)二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會前籌備：明確目標(biāo)與準(zhǔn)備確定會議核心要素會議發(fā)起部門需明確會議目的（如“解決項目進(jìn)度延遲問題”“確定方案執(zhí)行細(xì)節(jié)”）、預(yù)期成果（如“形成決議3項”“明確任務(wù)分工”）。確定會議類型（決策類/研討類/通報類），根據(jù)類型設(shè)計議程（決策類需提前提交議案，研討類需明確討論問題）。鎖定參會人員與資源參會人員：根據(jù)議題確定核心決策人（如部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)）、執(zhí)行人（如項目專員、經(jīng)辦人）、相關(guān)方（如協(xié)作部門接口人），避免無關(guān)人員參會。會議資源：提前確認(rèn)會議室（含設(shè)備：投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)）、所需材料（如數(shù)據(jù)報表、方案草案、過往紀(jì)要）。發(fā)布會議通知至少提前1個工作日發(fā)出通知，內(nèi)容需包含：會議名稱、時間（起止時間，精確到分鐘）、地點（線上會議需附及密碼）、參會人員、議程（含各議題時長）、準(zhǔn)備要求（如“請部門攜帶項目進(jìn)度表”）。特殊情況（如緊急會議）可縮短提前時間，但需保證關(guān)鍵參會人員能準(zhǔn)時參與。（二）會中管理：聚焦議題與高效決策簽到與議程確認(rèn)會議開始前10分鐘完成簽到（線上會議通過群接龍或工具打卡），記錄缺席人員及原因（如“出差”“請假”）。主持人簡要重申會議目的及議程，確認(rèn)各議題時長，如有調(diào)整需征得多數(shù)參會人員同意。按議程推進(jìn)討論各議題由負(fù)責(zé)人匯報（控制時長，重點講“現(xiàn)狀、問題、建議方案”），參會人員圍繞議題發(fā)言，避免偏離主題。主持人需控場：引導(dǎo)發(fā)言順序（如先請相關(guān)部門匯報，再請其他人員補充），避免少數(shù)人壟斷發(fā)言；對爭議較大的議題，可先記錄不同意見，暫緩決策或安排會后專項討論。形成決議與任務(wù)分工議題討論結(jié)束后，主持人總結(jié)結(jié)論，形成明確的決議（如“同意方案，于日前啟動”）。對需執(zhí)行的任務(wù)，當(dāng)場明確“任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、完成時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)”（如“完成客戶需求調(diào)研，負(fù)責(zé)人：*，部門：市場部，時間：X月X日前，驗收標(biāo)準(zhǔn)：提交調(diào)研報告并附客戶簽字確認(rèn)表”）。（三）會后跟進(jìn)：落實成果與閉環(huán)管理整理與分發(fā)會議紀(jì)要會議結(jié)束后24小時內(nèi)，由記錄人整理紀(jì)要，內(nèi)容需包含：會議基本信息（名稱、時間、地點、參會人）、各議題討論要點、決議事項、任務(wù)分配表（含負(fù)責(zé)人、截止時間）。紀(jì)要經(jīng)主持人審核無誤后，于次日12:00前分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)部門，要求收到人員回復(fù)“確認(rèn)”，未回復(fù)者由會議發(fā)起部門跟進(jìn)提醒。任務(wù)跟蹤與進(jìn)度更新任務(wù)負(fù)責(zé)人需按截止時間推進(jìn)工作，每周五17:00前在“任務(wù)跟蹤表”中更新進(jìn)度（如“已完成初稿，待內(nèi)部審核”“進(jìn)行中，已完成50%”）。會議發(fā)起部門每周對未完成任務(wù)進(jìn)行匯總，對延期任務(wù)及時與負(fù)責(zé)人溝通，協(xié)調(diào)解決困難（如資源不足、跨部門協(xié)作障礙）。歸檔與復(fù)盤會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，將會議通知、簽到表、紀(jì)要、任務(wù)跟蹤表等材料整理歸檔（電子檔存共享文件夾，紙質(zhì)檔交行政部），保存期限不少于2年。對重要會議（如項目啟動會、決策評審會），可在會后1周內(nèi)組織簡短復(fù)盤，總結(jié)會議優(yōu)點與不足（如“議程過緊導(dǎo)致討論不充分”“任務(wù)分工需更明確”），持續(xù)優(yōu)化會議流程。三、核心執(zhí)行模板模板一：會議通知表會議名稱項目進(jìn)度推進(jìn)會會議時間2023年X月X日14:00-16:00會議地點公司3樓會議室A（線上備用：騰訊會議X）主持人*（項目管理部經(jīng)理）記錄人*（項目管理部專員）參會人員（研發(fā)部）、（市場部）、（財務(wù)部）、（分管領(lǐng)導(dǎo)）議程安排1.項目當(dāng)前進(jìn)度匯報（，15分鐘）2.延遲問題原因分析（，20分鐘）3.解決方案討論（，30分鐘）4.任務(wù)分工與時間確認(rèn)（，15分鐘）準(zhǔn)備材料1.項目進(jìn)度甘特表2.延遲風(fēng)險清單3.資源需求申請表聯(lián)系人及聯(lián)系方式*（電話：X-X，內(nèi)部號：）模板二：會議紀(jì)要表會議名稱項目進(jìn)度推進(jìn)會會議時間2023年X月X日14:00-16:00會議地點公司3樓會議室A主持人*記錄人*缺席人員及原因*（出差，已提前提交書面意見）議程與討論要點1.項目當(dāng)前進(jìn)度匯報（）-目前完成總進(jìn)度的60%，其中模塊A開發(fā)延遲5天，模塊B測試正常。2.延遲問題原因分析（）-模塊A延遲：研發(fā)人員臨時調(diào)配至項目，人力不足；需求變更未及時評估影響。3.解決方案討論-臨時抽調(diào)2名開發(fā)人員支援模塊A（負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)）；-需求變更需經(jīng)審批后方可實施，每周五17:00前凍結(jié)需求。4.決議事項（1）模塊A需在X月X日前完成開發(fā)，延期影響項目整體交付；（2）建立需求變更管控流程，由負(fù)責(zé)每周需求匯總與評估。決議與任務(wù)分配——————————————————–1模塊A開發(fā)延期問題解決2制定需求變更管控流程3協(xié)調(diào)開發(fā)人力支援模塊A下一步行動計劃-X月X日18:00前，更新任務(wù)跟蹤表并發(fā)送至群內(nèi)。-X月X日10:00，組織需求變更流程宣貫會。分發(fā)范圍全體參會人員、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政部模板三：任務(wù)跟蹤表任務(wù)編號關(guān)聯(lián)會議/決議任務(wù)名稱負(fù)責(zé)人所屬部門計劃完成時間實際完成時間當(dāng)前狀態(tài)完成情況描述備注20230801項目推進(jìn)會-決議1模塊A開發(fā)完成*研發(fā)部2023-08-152023-08-16已完成提交開發(fā)報告，測試通過3項功能因需求微調(diào)延期1天20230802項目推進(jìn)會-決議2需求變更管控流程制定*產(chǎn)品部2023-08-182023-08-18已完成流程文件已發(fā)布至OA系統(tǒng)無20230803項目推進(jìn)會-決議3開發(fā)人力協(xié)調(diào)*人力資源部2023-08-142023-08-14已完成2名開發(fā)人員已到位無四、關(guān)鍵管理要點會議目的需“精準(zhǔn)聚焦”：避免“為開會而開會”，每次會議需有明確的議題和預(yù)期成果，無關(guān)議題不列入議程。參會人員需“權(quán)責(zé)匹配”：決策類會議需有最終決策人參與，執(zhí)行類會議需有具體負(fù)責(zé)人參與，保證決議能落地。會議材料需“提前預(yù)審”：關(guān)鍵材料（如方案、數(shù)據(jù)）需提前1天發(fā)給