合同管理文檔撰寫及審核工具模板一、適用業(yè)務(wù)場景業(yè)務(wù)合作類：如采購與供應(yīng)、銷售代理、服務(wù)外包（咨詢、技術(shù)支持、廣告投放等）、戰(zhàn)略合作協(xié)議等；項(xiàng)目實(shí)施類：如工程建設(shè)、研發(fā)委托、系統(tǒng)集成、項(xiàng)目分包等；資產(chǎn)與權(quán)益類：如房屋租賃、設(shè)備租賃、知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可/轉(zhuǎn)讓、股權(quán)代持等；內(nèi)部管理類：如勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、內(nèi)部承包協(xié)議等。涉及主體包括企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與個(gè)人、企業(yè)內(nèi)部部門間合作，需由業(yè)務(wù)部門發(fā)起、法務(wù)部門審核、財(cái)務(wù)部門協(xié)同、管理層審批，保證合同簽訂與履行全流程可控。二、操作流程指引（一）需求發(fā)起與資料準(zhǔn)備需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求申請(qǐng)表》（見表1），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、核心需求（如服務(wù)內(nèi)容、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、合作期限等）、預(yù)算金額及緊急程度。資料收集：同步收集合作方主體資格證明文件（如營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人證書等復(fù)印件，加蓋公章）、授權(quán)委托書（如簽約非法定代表人）、過往合作履約記錄（如有）、特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、施工資質(zhì)等），保證合作方具備履約能力。（二）合同草案擬定模板選擇：根據(jù)合同類型優(yōu)先選用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），無標(biāo)準(zhǔn)模板時(shí)參考行業(yè)示范文本，避免條款遺漏。核心條款填寫：主體信息：填寫合作方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等，與證明文件保持一致；標(biāo)的與內(nèi)容：明確產(chǎn)品名稱/服務(wù)類型、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)行標(biāo)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）、履行期限（具體到年月日或里程碑節(jié)點(diǎn)）；權(quán)利義務(wù)：列明雙方核心責(zé)任（如供貨方按時(shí)交付、采購方按時(shí)付款，服務(wù)方提供技術(shù)支持、委托方配合驗(yàn)收等）；價(jià)格與支付：約定合同總價(jià)、計(jì)價(jià)方式（固定單價(jià)/總價(jià)）、幣種、付款條件（如預(yù)付款比例到貨款/進(jìn)度款比例質(zhì)保金比例）、支付賬戶（需與企業(yè)對(duì)公賬戶一致）；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、拖欠款項(xiàng)等）對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式（如日萬分之五）或賠償范圍，上限不超過合同總額的30%；爭議解決：約定協(xié)商、仲裁（明確仲裁機(jī)構(gòu)）或訴訟（明確管轄法院，如被告所在地法院）方式，避免“既仲裁又訴訟”的無效條款；其他約定：如保密條款（明保證密范圍、期限）、不可抗力（定義及處理方式）、合同生效條件（簽字蓋章后生效）、份數(shù)（一式X份，雙方各執(zhí)X份，存檔X份）等。附件整理：將技術(shù)參數(shù)、圖紙、服務(wù)方案、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等作為附件，與具有同等法律效力，需在中注明“附件：1.X；2.X”。（三）內(nèi)部審核流程業(yè)務(wù)部門初審：部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致性、條款可行性（如交付周期是否合理、預(yù)算是否超支），簽字確認(rèn)后提交法務(wù)部門。法務(wù)部門審核：重點(diǎn)審核法律合規(guī)性（如條款是否違反法律法規(guī)、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)）、權(quán)責(zé)對(duì)等性（如雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡）、文字表述準(zhǔn)確性（如歧義條款、模糊表述），出具《合同審核意見表》（見表2），標(biāo)注“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改意見。財(cái)務(wù)部門審核：審核付款方式、資金安排是否符合財(cái)務(wù)制度，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開票時(shí)間、稅務(wù)責(zé)任等約定是否明確，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。管理層審批：根據(jù)合同金額（如10萬元以上需總經(jīng)理審批，50萬元以上需董事會(huì)審批）及重要性，提交對(duì)應(yīng)層級(jí)管理層審批，最終簽署《合同審批單》作為簽訂依據(jù)。（四）外部溝通與修訂意見反饋：將法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見反饋至業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門與合作方溝通修訂，重大條款變更需重新履行內(nèi)部審核流程。確認(rèn)版本：雙方確認(rèn)最終合同文本（需標(biāo)注“最終版本”及版本號(hào)），避免口頭承諾或非最終版本簽署。（五）合同簽署與生效簽署規(guī)范：企業(yè)方：由法定代表人或授權(quán)代表人簽字（需附《授權(quán)委托書》），并加蓋企業(yè)公章（合同專用章）或合同騎縫章；合作方：核對(duì)簽字人身份（如證件號(hào)碼復(fù)印件）及印章真實(shí)性（如公章與營業(yè)執(zhí)照名稱一致），必要時(shí)要求合作方提供法定代表人證件號(hào)碼明。生效條件：合同自雙方簽字蓋章之日起生效（另有約定的除外），生效后1日內(nèi)將原件移交至檔案管理部門。（六）歸檔與管理檔案編號(hào)：按“合同類型-年份-序號(hào)”規(guī)則編號(hào)（如“采-2024-001”），登記《合同臺(tái)賬》（見表3），記錄合同名稱、編號(hào)、簽約方、金額、履行期限、歸檔日期、責(zé)任人等信息。分類存放：將合同正本、附件、審批單、溝通記錄等資料統(tǒng)一歸檔，電子版同步存儲(chǔ)至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行完畢后5年（涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密事項(xiàng)的保存期限按約定執(zhí)行）。履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付、驗(yàn)收、付款），定期向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門反饋，發(fā)覺履約異常（如逾期違約）及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)對(duì)機(jī)制。三、核心表格模板表1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門需求人申請(qǐng)日期合作方名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合作方聯(lián)系人及電話合同類型（勾選）□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他：________合同預(yù)算金額預(yù)計(jì)簽約日期業(yè)務(wù)需求描述（可附頁）：（如合作背景、標(biāo)的物/服務(wù)具體要求、核心目標(biāo)等）附件清單（可附頁）：□合作方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件□授權(quán)委托書□資質(zhì)證明□其他：________部門負(fù)責(zé)人簽字：____________日期：____________表2：合同審核意見表合同名稱合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)（勾選）□業(yè)務(wù)初審□法務(wù)審核□財(cái)務(wù)審核□管理層審批審核部門/人審核日期審核意見（可附頁）：法律合規(guī)性：__________________________條款完整性：__________________________權(quán)責(zé)對(duì)等性：__________________________風(fēng)險(xiǎn)提示：__________________________修改建議：__________________________審核結(jié)果（勾選）□同意□修改后同意□不同意（說明原因：________）

審核人簽字：____________日期：____________表3：合同臺(tái)賬序號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽約方合同金額（元）履行期限簽署日期歸檔日期責(zé)任人履行狀態(tài)（□正常□異?！跻淹瓿桑?2…………四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示條款完整性：避免遺漏標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款，防止合同無效或履行爭議。法律合規(guī)性：禁止約定違反法律法規(guī)的條款（如“合同簽訂后無需驗(yàn)收”“違約金一律不予支持”），保證條款符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等規(guī)定。主體資格審查：簽約前核實(shí)合作方主體資格，避免與無民事行為能力企業(yè)、被吊銷營業(yè)執(zhí)照企業(yè)簽約，防范“簽約主體不適格”風(fēng)險(xiǎn)。權(quán)責(zé)對(duì)等原則：避免單方面加重己方責(zé)任（如“逾期付款需承擔(dān)日千分之三違約金，但逾期交付無需承擔(dān)違約金”），保證雙方權(quán)利義務(wù)平衡。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施：付款條件與履約進(jìn)度掛鉤（如預(yù)付款不超過30%，到貨驗(yàn)收后支付60%，質(zhì)保期滿后支付10%）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)明確可驗(yàn)收（如“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)，以第三方檢測報(bào)告為準(zhǔn)”）；爭議解決優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)，降低異地維權(quán)成本。保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)：涉及技術(shù)秘密、商業(yè)信息的合同，需明保證密范圍、期限及違約責(zé)