高校學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)檔案管理制度一、總則學(xué)業(yè)成績(jī)檔案是高校記錄學(xué)生學(xué)業(yè)發(fā)展軌跡、反映教學(xué)質(zhì)量與人才培養(yǎng)成效的核心載體，對(duì)學(xué)生學(xué)業(yè)跟蹤、學(xué)歷認(rèn)證、升學(xué)就業(yè)及高校教學(xué)評(píng)估具有重要支撐作用。為規(guī)范學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)檔案管理，保障檔案真實(shí)、完整、安全并高效服務(wù)于教學(xué)管理與學(xué)生發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國(guó)教育法》《中華人民共和國(guó)檔案法》及教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本校教學(xué)管理實(shí)際，制定本制度。本制度適用于本校全日制普通高等教育本、專科學(xué)生（含專升本、第二學(xué)位學(xué)生）的學(xué)業(yè)成績(jī)檔案管理，涵蓋課程考核成績(jī)、實(shí)踐教學(xué)成果、學(xué)業(yè)異動(dòng)記錄及相關(guān)證明材料的形成、收集、保管、利用等全流程管理。二、管理職責(zé)分工（一）教務(wù)處作為學(xué)業(yè)成績(jī)檔案管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度與操作規(guī)范，監(jiān)督各教學(xué)單位成績(jī)錄入、歸檔的合規(guī)性；牽頭建設(shè)學(xué)業(yè)成績(jī)管理信息系統(tǒng)，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全與共享；協(xié)調(diào)解決成績(jī)檔案管理中的爭(zhēng)議與問題，定期組織檔案管理培訓(xùn)與檢查。（二）二級(jí)教學(xué)單位（學(xué)院/系）負(fù)責(zé)本單位學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)的日常管理：組織任課教師按時(shí)、準(zhǔn)確錄入課程成績(jī)，審核成績(jī)數(shù)據(jù)的真實(shí)性與規(guī)范性；整理本單位學(xué)生的學(xué)業(yè)異動(dòng)材料（如補(bǔ)考、重修、免修申請(qǐng)等），按要求向教務(wù)處或校檔案館移交檔案；配合教務(wù)處開展成績(jī)檔案的核查與整改工作，受理學(xué)生的成績(jī)異議申訴并依規(guī)處理。（三）任課教師需在教學(xué)任務(wù)結(jié)束后規(guī)定時(shí)限內(nèi)（一般為考核結(jié)束后10個(gè)工作日），依據(jù)考核實(shí)際結(jié)果如實(shí)錄入學(xué)生成績(jī)，確保成績(jī)?cè)u(píng)定標(biāo)準(zhǔn)與教學(xué)大綱一致；對(duì)成績(jī)錄入的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，若因教學(xué)事故或失誤導(dǎo)致成績(jī)錯(cuò)誤，須按程序申請(qǐng)更正并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）校檔案館（檔案管理部門）負(fù)責(zé)接收、保管全校學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)檔案的最終歸檔版本，建立檔案檢索與借閱體系；維護(hù)檔案存放環(huán)境（如防潮、防火、防磁），定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份；依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，平衡檔案利用效率與學(xué)生隱私保護(hù)的關(guān)系。（五）學(xué)生有權(quán)查詢本人學(xué)業(yè)成績(jī)檔案，核對(duì)成績(jī)信息的準(zhǔn)確性；對(duì)存疑的成績(jī)可按《學(xué)生申訴處理辦法》向所在學(xué)院或教務(wù)處提出復(fù)查申請(qǐng)；需妥善保管個(gè)人學(xué)業(yè)相關(guān)證明材料（如成績(jī)單復(fù)印件），因個(gè)人原因?qū)е聶n案信息泄露或?yàn)E用的，自行承擔(dān)相應(yīng)后果。三、檔案內(nèi)容與分類（一）檔案內(nèi)容1.課程考核成績(jī)：含必修課、選修課、通識(shí)課、實(shí)踐教學(xué)（實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)、課程設(shè)計(jì)）、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實(shí)踐等環(huán)節(jié)的成績(jī)，涵蓋百分制、等級(jí)制（如優(yōu)、良、合格）、學(xué)分績(jī)點(diǎn)等評(píng)定形式。2.學(xué)業(yè)異動(dòng)記錄：補(bǔ)考、重修、緩考的申請(qǐng)與結(jié)果，成績(jī)更正的審批材料，免修、免考的申請(qǐng)及學(xué)分認(rèn)定證明，休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)涉及的學(xué)業(yè)銜接材料。3.學(xué)業(yè)證明材料：在校期間獲得的學(xué)術(shù)競(jìng)賽、科研成果、職業(yè)資格證書等與學(xué)業(yè)相關(guān)的佐證材料（經(jīng)學(xué)校認(rèn)定后納入檔案）。（二）分類方式學(xué)業(yè)成績(jī)檔案按學(xué)生個(gè)人（一人一檔）、年級(jí)-專業(yè)（按教學(xué)班級(jí)歸集）、年度-類型（如學(xué)期成績(jī)匯總、畢業(yè)成績(jī)總表）三個(gè)維度分類管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案同步建檔，確保“一人一籍、一檔一溯”。四、管理流程規(guī)范（一）形成與錄入任課教師通過學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)錄入成績(jī)，須嚴(yán)格遵循“誰(shuí)授課、誰(shuí)錄入、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則。成績(jī)錄入后，二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查成績(jī)分布合理性、特殊成績(jī)（如0分、缺考、緩考）的標(biāo)注規(guī)范性。若需調(diào)整成績(jī)（如核分錯(cuò)誤、教學(xué)事故整改），須由任課教師提交書面說明，經(jīng)學(xué)院教學(xué)院長(zhǎng)審批后，報(bào)教務(wù)處備案方可修改，修改記錄永久留存。（二）收集與歸檔1.學(xué)期歸檔：每學(xué)期末，二級(jí)學(xué)院將本單位學(xué)生的課程成績(jī)匯總表（紙質(zhì)+電子）、學(xué)業(yè)異動(dòng)材料整理后，移交教務(wù)處歸檔，移交清單須雙方簽字確認(rèn)。2.畢業(yè)歸檔：學(xué)生畢業(yè)前，教務(wù)處會(huì)同各學(xué)院編制《畢業(yè)生成績(jī)總表》，經(jīng)審核后移交校檔案館，作為學(xué)生學(xué)歷認(rèn)證的核心依據(jù)。畢業(yè)檔案包含完整的課程成績(jī)、實(shí)踐成果、學(xué)位授予相關(guān)材料，歸檔后原則上不得修改。（三）保管與維護(hù)1.紙質(zhì)檔案：存放于校檔案館專用庫(kù)房，配備恒溫恒濕設(shè)備、防火防盜設(shè)施，檔案柜架編號(hào)管理，定期開展防蟲、防霉檢查。2.電子檔案：依托教務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)雙端存儲(chǔ)，實(shí)行“異地備份+定期校驗(yàn)”機(jī)制（每月增量備份、每季度全量備份），數(shù)據(jù)加密傳輸與存儲(chǔ)，訪問權(quán)限分級(jí)管控（如學(xué)生僅可查詢本人成績(jī)，教師、管理人員按職責(zé)權(quán)限獲取數(shù)據(jù)）。（四）利用與服務(wù)1.校內(nèi)利用：教學(xué)評(píng)估、專業(yè)建設(shè)等工作需調(diào)取成績(jī)檔案時(shí)，由部門出具公函，經(jīng)教務(wù)處審批后，可查閱或復(fù)制相關(guān)檔案（涉密信息除外）。2.學(xué)生個(gè)人利用：學(xué)生可通過教務(wù)系統(tǒng)自助查詢成績(jī)，如需紙質(zhì)成績(jī)單，憑有效證件到教務(wù)處或?qū)W院辦理（畢業(yè)學(xué)生可通過校檔案館申請(qǐng)），成績(jī)單須加蓋學(xué)校公章方為有效。3.社會(huì)利用：學(xué)歷認(rèn)證、就業(yè)背景調(diào)查等社會(huì)需求，須由學(xué)生本人授權(quán)，或通過教育部學(xué)歷認(rèn)證中心等官方渠道對(duì)接，學(xué)校依規(guī)提供核驗(yàn)服務(wù)，嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生隱私。（五）鑒定與銷毀校檔案館每5年組織一次成績(jī)檔案鑒定，由教務(wù)處、學(xué)院代表、法律專家組成鑒定小組，對(duì)超過保管期限（一般為學(xué)生畢業(yè)后50年）且無(wú)歷史、查考價(jià)值的檔案進(jìn)行評(píng)估。鑒定通過的檔案，經(jīng)校務(wù)會(huì)審議、校長(zhǎng)辦公會(huì)批準(zhǔn)后，按規(guī)定程序銷毀（紙質(zhì)檔案須登記造冊(cè)、雙人監(jiān)銷，電子檔案徹底清除并留存銷毀記錄）。五、監(jiān)督與保障（一）監(jiān)督機(jī)制教務(wù)處每學(xué)期開展成績(jī)檔案管理專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查成績(jī)錄入的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，檔案移交的完整性，以及電子檔案系統(tǒng)的安全性。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題（如成績(jī)?cè)旒?、檔案丟失），責(zé)令責(zé)任單位限期整改，并通報(bào)全校。（二）責(zé)任追究對(duì)篡改成績(jī)、違規(guī)泄露檔案信息、玩忽職守導(dǎo)致檔案損毀的行為，視情節(jié)輕重給予行政處分（如警告、記過、降級(jí)）；構(gòu)成違法的，依法追究法律責(zé)任。學(xué)生以欺詐手段篡改成績(jī)的，按《學(xué)生違紀(jì)處分條例》給予紀(jì)律處分，撤銷相關(guān)學(xué)業(yè)證明，并通報(bào)其用人單位或升學(xué)院校。（三）技術(shù)保障學(xué)校每年投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)維護(hù)教務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，升級(jí)數(shù)據(jù)加密、訪