行政部工作職責(zé)及考核方案(修訂本)第一章總則1.1定位行政部是集團(tuán)總部唯一被授權(quán)對(duì)“人、財(cái)、物、事、場(chǎng)”五大要素進(jìn)行統(tǒng)籌、調(diào)度、監(jiān)督、保障的閉環(huán)管理部門(mén)，對(duì)董事會(huì)直接匯報(bào)，接受審計(jì)監(jiān)察部垂直監(jiān)督。1.2適用范圍本方案適用于集團(tuán)總部行政部、六大區(qū)域行政中心、三十三家子公司行政科，以及所有與行政發(fā)生橫向接口的部門(mén)（財(cái)務(wù)、人力、法務(wù)、信息、安全、生產(chǎn)、營(yíng)銷）。1.3法律效力本方案與《公司章程》《員工手冊(cè)》《董事會(huì)授權(quán)規(guī)則》《采購(gòu)法》《數(shù)據(jù)安全法》《安全生產(chǎn)法》并行，沖突時(shí)以上位法為準(zhǔn)；無(wú)沖突條款以本方案為準(zhǔn)。第二章組織與編制2.1崗位圖譜總監(jiān)→副總監(jiān)→高級(jí)經(jīng)理（4條專業(yè)線：資產(chǎn)、后勤、文秘、項(xiàng)目）→經(jīng)理→主管→專員→助理，共7級(jí)11檔，每檔對(duì)應(yīng)薪級(jí)帶寬3級(jí)。2.2編制鎖死規(guī)則2025年6月30日前，行政部編制上限118人，超編1人即凍結(jié)全部門(mén)績(jī)效獎(jiǎng)金，直至編制回歸；缺編3人以上啟動(dòng)“橙色預(yù)警”，由人力VP與行政總監(jiān)雙簽后方可外招。2.3紅線崗位印章管理員、檔案密級(jí)管理員、采購(gòu)崗為“紅線崗位”，須通過(guò)背景調(diào)查、征信查詢、無(wú)犯罪記錄證明、董事會(huì)廉政面談四步方可上崗；每?jī)赡贻啀徱淮?，輪崗間隔不得少于6個(gè)月。第三章工作職責(zé)（2025修訂版）3.1資產(chǎn)全生命周期管理3.1.1資產(chǎn)目錄：建立“一物一碼”數(shù)字臺(tái)賬，字段38項(xiàng)，含RFID、照片、責(zé)任人、保險(xiǎn)單號(hào)。3.1.2驗(yàn)收：到貨24小時(shí)內(nèi)完成“四方驗(yàn)收”（使用人、采購(gòu)、行政、財(cái)務(wù)），缺一方簽字系統(tǒng)無(wú)法生成資產(chǎn)編號(hào)。3.1.3折舊：采用雙倍余額遞減法，殘值率3%，系統(tǒng)每月1日零時(shí)自動(dòng)計(jì)提，誤差>0.5%觸發(fā)審計(jì)。3.1.4盤(pán)點(diǎn)：每季度末月20—25日現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)，使用PDA掃碼，差異率>0.3%即啟動(dòng)問(wèn)責(zé)，第一責(zé)任人扣當(dāng)月績(jī)效30%。3.1.5報(bào)廢：殘值評(píng)估≥5000元必須招標(biāo)拍賣(mài)；<5000元走“綠色回收”流程，環(huán)保機(jī)構(gòu)出具銷毀證明，全程錄像存盤(pán)3年。3.2采購(gòu)與供應(yīng)管理3.2.1采購(gòu)權(quán)劃分：a)行政部統(tǒng)采——辦公用品、IT耗材、福利用品、車(chē)輛保險(xiǎn)、機(jī)票酒店；b)區(qū)域自采——低值易耗<2000元/次，須提前48小時(shí)在SRM系統(tǒng)備案；c)緊急采購(gòu)——突發(fā)事件>5萬(wàn)元須由行政總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、審計(jì)監(jiān)察部三方電話會(huì)議，24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)錄OA流程。3.2.2供應(yīng)商準(zhǔn)入：必須提供“三證一報(bào)告”（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、納稅等級(jí)、社保繳納、環(huán)保證明），系統(tǒng)打分≥80分方可進(jìn)入“白名單”，黑名單企業(yè)永久禁入。3.2.3價(jià)格稽核：行政部設(shè)置“價(jià)格雷達(dá)”模塊，自動(dòng)抓取京東政采云、蘇寧B2B、晨光SAP價(jià)，高于市場(chǎng)均價(jià)5%觸發(fā)預(yù)警，需書(shū)面說(shuō)明。3.3后勤與物業(yè)管理3.3.1食堂：a)菜品留樣125克/份，0—6℃保存72小時(shí)；b)每月第三方抽檢2次，菌落總數(shù)≤10000cfu/g，超標(biāo)即停餐整改；c)滿意度調(diào)查問(wèn)卷樣本量≥30%，得分<80分扣承包商當(dāng)月服務(wù)費(fèi)10%。3.3.2宿舍：a)入住24小時(shí)內(nèi)完成人臉識(shí)別錄入；b)每周三“安全夜查”，發(fā)現(xiàn)大功率電器第一次沒(méi)收并記過(guò)，第二次取消住宿資格；c)公區(qū)水電按“定額+分?jǐn)偂蹦Ｊ?，超定額部分由住宿人100%承擔(dān)。3.3.3保潔：a)采用“白手套”檢查法，隨機(jī)抽取10%區(qū)域，無(wú)塵率≥95%；b)垃圾房溫度≤28℃，每小時(shí)記錄，超標(biāo)立即啟動(dòng)冷鏈轉(zhuǎn)運(yùn)。3.4車(chē)輛管理3.4.1車(chē)輛編制：總部38輛，區(qū)域132輛，實(shí)行“一車(chē)一檔”，行駛本、保險(xiǎn)單、維修記錄、ETC流水全部影像化。3.4.2用車(chē)審批：a)市內(nèi)用車(chē)提前2小時(shí)OA申請(qǐng)；b)市外用車(chē)提前1天，須分管VP審批；c)節(jié)假日用車(chē)由行政總監(jiān)與值班總裁雙簽。3.4.3油耗基準(zhǔn)：按工信部油耗×1.1倍設(shè)定上限，月度超耗8%以內(nèi)警告，>8%扣司機(jī)績(jī)效20%。3.4.4事故處理：a)第一時(shí)間報(bào)122與保險(xiǎn)公司，30分鐘內(nèi)電話通知行政部安全科；b)2小時(shí)內(nèi)填寫(xiě)《交通事故快速處理單》，責(zé)任認(rèn)定書(shū)24小時(shí)內(nèi)歸檔；c)主責(zé)事故維修費(fèi)>3000元，司機(jī)承擔(dān)次年保險(xiǎn)上浮部分。3.5印鑒與證照管理3.5.1印章分類：公司章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章、投標(biāo)專用章、電子章，共6枚。3.5.2使用流程：a)線上申請(qǐng)→法務(wù)系統(tǒng)校驗(yàn)合同編號(hào)→用印人指紋解鎖保險(xiǎn)柜→雙人監(jiān)印→高清攝像頭自動(dòng)拍照→歸檔；b)用印時(shí)間≤5分鐘，超時(shí)系統(tǒng)鎖死并推送審計(jì)。3.5.3外借：嚴(yán)禁外借，確需外出用印須走“移動(dòng)印鑒箱”流程，由行政經(jīng)理+法務(wù)經(jīng)理+保安三人同行，GPS軌跡每30秒回傳。3.6檔案與知識(shí)管理3.6.1歸檔范圍：紙質(zhì)7大類92子項(xiàng)，電子12大類156子項(xiàng)，保存期限按《企業(yè)文件歸檔范圍與保管期限表》執(zhí)行。3.6.2密級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、公開(kāi)五級(jí)，絕密文件須用一次性封條、保險(xiǎn)柜雙鎖；借閱時(shí)間≤4小時(shí)，全程錄像。3.6.3數(shù)字化：2025年底實(shí)現(xiàn)100%紙質(zhì)檔案數(shù)字化，掃描600dpi，OCR識(shí)別率≥99%，質(zhì)檢抽查5%，錯(cuò)誤率>1%重新掃描。3.7行政費(fèi)用與預(yù)算3.7.1預(yù)算周期：當(dāng)年9月啟動(dòng)“零基預(yù)算”，11月30日鎖定，12月15日董事會(huì)批復(fù)。3.7.2動(dòng)支權(quán)限：a)總監(jiān)50萬(wàn)元以內(nèi)；b)經(jīng)理5萬(wàn)元以內(nèi)；c)主管1萬(wàn)元以內(nèi)；d)超50萬(wàn)元須董事會(huì)專項(xiàng)決議。3.7.3費(fèi)用率：行政綜合費(fèi)用占營(yíng)收比≤1.2%，每超0.1%扣部門(mén)績(jī)效5%。3.8接待與會(huì)議3.8.1接待分級(jí)：a)A級(jí)——政府副廳級(jí)及以上、戰(zhàn)略客戶全球VP，由行政總監(jiān)牽頭；b)B級(jí)——政府處級(jí)、重要客戶，由高級(jí)經(jīng)理牽頭；c)C級(jí)——一般客戶、供應(yīng)商，由主管牽頭。3.8.2會(huì)議“三單”：會(huì)前《會(huì)議通知單》、會(huì)中《會(huì)議記錄單》、會(huì)后《行動(dòng)計(jì)劃單》，24小時(shí)內(nèi)上傳OA，逾期每單扣0.5分。3.9安全與危機(jī)管理3.9.1消防：每月1次全員疏散演練，3分鐘完成打卡，未達(dá)標(biāo)區(qū)域負(fù)責(zé)人扣績(jī)效20%。3.9.2疫情：保留“防疫三級(jí)響應(yīng)”預(yù)案，物資儲(chǔ)備30天用量（口罩10萬(wàn)只、抗原2萬(wàn)人份、連花清瘟1萬(wàn)盒）。3.9.3危機(jī)15分鐘響應(yīng)：任何重大安全事故，行政部值班電話15分鐘內(nèi)必須接通，30分鐘內(nèi)成立危機(jī)小組，2小時(shí)內(nèi)向董事會(huì)提交《事件簡(jiǎn)報(bào)》。第四章考核模型（2025修訂版）4.1考核周期月度跟蹤、季度考核、年度清算；月度只公布不爭(zhēng)辯，季度可申訴，年度結(jié)果=四個(gè)季度均值×公司效益系數(shù)。4.2指標(biāo)框架（KPI+KO+KBI）a)KPI（關(guān)鍵業(yè)績(jī)）70分——量化結(jié)果；b)KO（關(guān)鍵任務(wù)）20分——董事會(huì)下達(dá)的必達(dá)事項(xiàng)；c)KBI（關(guān)鍵行為）10分——價(jià)值觀、合規(guī)、廉潔。4.3指標(biāo)庫(kù)（節(jié)選）1.資產(chǎn)差異率≤0.3%，每超0.1%扣2分；2.行政費(fèi)用率≤1.2%，每超0.1%扣3分；3.采購(gòu)價(jià)格預(yù)警關(guān)閉率100%，每單未關(guān)閉扣1分；4.食堂滿意度≥80分，每低1分扣0.5分；5.用印差錯(cuò)0起，每起扣5分；6.消防演練達(dá)標(biāo)率100%，未達(dá)標(biāo)扣5分；7.檔案數(shù)字化完成率100%，每低1%扣1分；8.危機(jī)響應(yīng)超時(shí)0次，每超1次扣10分。4.4評(píng)分算法總分=∑(指標(biāo)得分×權(quán)重)×公司效益系數(shù)；系數(shù)區(qū)間0.8—1.2，由財(cái)務(wù)根據(jù)凈利潤(rùn)達(dá)成率核定。4.5強(qiáng)制分布卓越10%、優(yōu)秀20%、良好40%、待改進(jìn)25%、淘汰5%；比例鎖死，不得四舍五入。4.6結(jié)果運(yùn)用a)績(jī)效獎(jiǎng)金：季度發(fā)放，基數(shù)=月固薪×30%×考核系數(shù)；b)調(diào)薪：年度卓越人員薪級(jí)+2，優(yōu)秀+1，待改進(jìn)1，淘汰進(jìn)入“PIP改進(jìn)池”；c)股權(quán)：卓越人員優(yōu)先授予限制性股票，授予價(jià)按董事會(huì)當(dāng)日收盤(pán)價(jià)50%折讓；d)晉升：連續(xù)兩年卓越方可進(jìn)入“行政后備干部庫(kù)”，未入庫(kù)不得晉升經(jīng)理及以上。第五章考核流程（SOP）5.1月度跟蹤T5日：系統(tǒng)自動(dòng)抓取數(shù)據(jù)→T3日：行政績(jī)效專員校驗(yàn)→T1日：總監(jiān)確認(rèn)→T日：郵件發(fā)布。5.2季度考核Step1數(shù)據(jù)凍結(jié)：季末最后一日24:00；Step2自評(píng)：次月3日前完成系統(tǒng)填報(bào)；Step3復(fù)評(píng)：直接上級(jí)5日前完成；Step4審計(jì)稽核：審計(jì)監(jiān)察部7日前完成抽樣；Step5績(jī)效委員會(huì)裁決：10日前召開(kāi)，現(xiàn)場(chǎng)簽字；Step6結(jié)果發(fā)布：12日全員郵件+系統(tǒng)公示；Step7申訴：13—14日，逾期視為放棄；Step8獎(jiǎng)金發(fā)放：20日前到賬。5.3年度清算1月15日前完成年度系數(shù)核定，1月31日前完成獎(jiǎng)金、股權(quán)、調(diào)薪、晉升、淘汰的全部動(dòng)作。第六章數(shù)據(jù)治理與系統(tǒng)支撐6.1系統(tǒng)矩陣ERP（SAP）（資產(chǎn)、費(fèi)用）+SRM（供應(yīng)商）+OA（流程）+BI（可視化）+RPA（對(duì)賬機(jī)器人）+eSeal（電子印章）。6.2數(shù)據(jù)口徑統(tǒng)一18位成本中心編碼、10位資產(chǎn)編碼、8位供應(yīng)商編碼；任何手工臺(tái)賬視為違規(guī)，發(fā)現(xiàn)一次扣2分。6.3權(quán)限管控采用“RBAC+字段級(jí)”權(quán)限，關(guān)鍵字段（金額、銀行賬戶、印章圖片）加密，密鑰由信息部、行政部、審計(jì)部三方共管。6.4備份策略本地增量每日、異地全量每周、云端快照每月；RPO≤15分鐘，RTO≤2小時(shí)，未達(dá)標(biāo)即視為重大事故。第七章廉政與問(wèn)責(zé)7.1十不準(zhǔn)1.不準(zhǔn)私設(shè)供應(yīng)商；2.不準(zhǔn)私收禮品>200元；3.不準(zhǔn)私車(chē)公養(yǎng)；4.不準(zhǔn)泄露標(biāo)底；5.不準(zhǔn)篡改數(shù)據(jù)；6.不準(zhǔn)違規(guī)用??；7.不準(zhǔn)虛開(kāi)發(fā)票；8.不準(zhǔn)公款宴請(qǐng)；9.不準(zhǔn)利益沖突未申報(bào)；10.不準(zhǔn)打擊報(bào)復(fù)舉報(bào)人。7.2問(wèn)責(zé)階梯提醒談話→書(shū)面檢查→部門(mén)通報(bào)→績(jī)效扣10—50分→降職/調(diào)崗→解除勞動(dòng)合同→移送司法。7.3舉報(bào)通道實(shí)體信箱（總部食堂門(mén)口）、郵箱（whistleblower@）、企業(yè)微信“一鍵舉報(bào)”；48小時(shí)內(nèi)必須給予“收到回執(zhí)”，15日內(nèi)給出結(jié)論。7.4獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制經(jīng)查證屬實(shí)，按挽回經(jīng)濟(jì)損失5%獎(jiǎng)勵(lì)，最高50萬(wàn)元，可匿名領(lǐng)取現(xiàn)金。第八章培訓(xùn)與人才發(fā)展8.1能力模型“4+2”模型：4項(xiàng)專業(yè)（資產(chǎn)、采購(gòu)、后勤、文秘）+2項(xiàng)通用（項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)分析）。8.2培訓(xùn)學(xué)時(shí)經(jīng)理級(jí)以上每年40學(xué)時(shí)，主管30學(xué)時(shí)，專員20學(xué)時(shí)；未達(dá)標(biāo)即凍結(jié)晉升。8.3課程清單（2025版）《SAP資產(chǎn)模塊深度操作》《政府采購(gòu)質(zhì)疑投訴應(yīng)對(duì)》《食堂食品安全溯源》《RPA財(cái)務(wù)對(duì)賬實(shí)戰(zhàn)》《危機(jī)公關(guān)15分鐘響應(yīng)》《電子印章法律效力》等38門(mén)。8.4內(nèi)部講師認(rèn)證講師22人，課酬2000元/天，年度優(yōu)秀講師獎(jiǎng)勵(lì)1萬(wàn)元+外部大會(huì)游學(xué)名額。8.5輪崗主管級(jí)以下每18個(gè)月輪崗1次，輪崗鑒定表納入檔案，未輪崗不得晉升經(jīng)理。第九章應(yīng)急預(yù)案9.1火災(zāi)發(fā)現(xiàn)→呼喊→按下手動(dòng)報(bào)警→切斷電源→疏散→集合點(diǎn)打卡→義務(wù)消防隊(duì)滅火→行政總監(jiān)15分鐘內(nèi)電話報(bào)告總裁。9.2食物中毒首診醫(yī)院30分鐘內(nèi)完成“食源性疾病”網(wǎng)絡(luò)直報(bào)；行政部2小時(shí)內(nèi)封存留樣；24小時(shí)內(nèi)提交《群體性食物中毒初步報(bào)告》。9.3印章丟失立即報(bào)