合同審查與歸檔管理標準化模板一、適用業(yè)務場景日常采購合同（原材料、設備、服務等）銷售合同（產(chǎn)品銷售、服務交付等）合作協(xié)議（戰(zhàn)略合作伙伴、項目聯(lián)合開發(fā)等）勞動合同（員工錄用、崗位調整等）保密協(xié)議、知識產(chǎn)權協(xié)議等輔助性合同其他需納入企業(yè)統(tǒng)一管理的法律文件二、標準化操作流程1.合同接收與登記操作內容：業(yè)務部門或法務部門收到合同文本（含電子版及紙質版）后，首先核對合同基本信息完整性，包括合同名稱、簽約主體、合同編號、標的、金額、簽訂日期等關鍵要素是否明確。通過“合同登記表”（詳見模板一）完成信息錄入，唯一合同編號（編號規(guī)則：年份-部門代碼-合同類型-序號，如“2024-CG-SC-001”）。登記后，將合同材料同步錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)（如有），保證紙質與電子版信息一致。責任崗位：行政助理/法務助理輸出成果：合同登記表、合同管理系統(tǒng)錄入記錄2.初步形式審查操作內容：審查合同主體是否適格：簽約方是否為合法注冊實體，營業(yè)執(zhí)照、授權委托書（非法定代表人簽約時）等資質文件是否齊全且在有效期內。審查合同文本完整性：是否包含標的、數(shù)量/質量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決等核心條款，頁碼是否連續(xù)，有無涂改（涂改處需雙方蓋章/簽字確認）。審查合同金額與審批流程：金額是否超出部門權限，是否已履行對應的內部審批程序（如采購金額≥10萬元需部門負責人+分管副總審批）。責任崗位：法務專員/業(yè)務部門負責人輸出成果：初步審查意見表（模板二），標注“通過”或“需補充材料/修訂”3.專項法律與業(yè)務審查操作內容：法律條款審查（法務專員主導）：檢查條款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形。檢查風險條款：違約責任是否明確且對等，爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否約定清晰，管轄地是否對企業(yè)有利。檢查語言表述：避免歧義用語（如“約”“大概”），專業(yè)術語使用準確。業(yè)務條款審查（業(yè)務部門主導）：檢查標的物/服務描述是否與業(yè)務需求一致，技術參數(shù)、交付標準是否明確。檢查履行期限與節(jié)點：是否滿足項目進度要求，驗收標準是否可量化。檢查成本與收益：價款/報酬是否合理，付款條件是否與企業(yè)資金規(guī)劃匹配。責任崗位：法務專員、業(yè)務部門負責人、財務部門（涉及金額時）輸出成果：專項審查意見表（模板三），各方會簽確認4.合同修訂與最終確認操作內容：對審查中發(fā)覺的條款問題，由法務專員牽頭匯總各方意見，形成“修訂清單”，與業(yè)務部門及對方溝通協(xié)商修改。修訂完成后，重新提交法務與業(yè)務部門復核，保證所有問題已解決，條款無遺漏。最終版合同文本需經(jīng)雙方授權代表簽字并加蓋公章（合同專用章），紙質版一式N份（根據(jù)簽約方數(shù)量確定），電子版同步歸檔。責任崗位：法務專員、業(yè)務部門對接人輸出成果：最終版合同文本（簽字蓋章版）、修訂溝通記錄5.合同歸檔與管理操作內容：材料整理：將最終版合同文本、審批文件、審查意見表、修訂記錄、資質文件、簽約授權書等材料統(tǒng)一整理，按“合同編號+名稱”分類。歸檔登記：在“合同歸檔登記表”（模板四）中記錄歸檔日期、存放位置（檔案柜編號/電子路徑）、保管期限（根據(jù)合同類型確定，一般合同保管≥10年，重要合同≥20年）、借閱權限等。日常管理：紙質合同存入專用檔案柜，防潮防火；電子合同加密存儲于企業(yè)服務器，定期備份。建立借閱登記制度，內部借閱需經(jīng)部門負責人審批，外部借閱需經(jīng)法務負責人及分管領導批準。責任崗位：檔案管理員/行政助理輸出成果：完整合同檔案、歸檔登記表、借閱記錄三、核心模板清單模板一：合同登記表合同編號合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同類型標的物/服務合同金額（元）簽訂日期業(yè)務部門負責人接收人接收日期2024-CG-SC-001采購合同甲方：XX公司；乙方：*科技有限公司采購辦公設備50,0002024-03-15采購部張*李*2024-03-15模板二：初步審查意見表合同編號審查人審查日期審查內容問題描述處理意見2024-CG-SC-001王*2024-03-16主體資質乙方授權委托書未注明授權范圍要求乙方補充加蓋公章的授權委托書原件合同金額金額為12萬元，未達到副總審批標準已補充分管副總審批簽字模板三：專項審查意見表合同編號審查方審查要點意見類型具體意見簽字確認2024-CG-SC-001法務部違約責任需修訂原條款“乙方逾期交貨需支付違約金”未明確計算標準，建議修改為“按逾期金額日萬分之五計算”法務：趙*采購部交付標準通過驗收標準參照附件3技術協(xié)議，無異議采購：張*模板四：合同歸檔登記表合同編號檔案名稱歸檔日期存放位置（紙質/電子）保管期限檔案管理員借閱記錄（日期/借閱人/用途）2024-CG-SC-001辦公設備采購合同及附件2024-03-20紙質：A區(qū)-03柜-02層；電子：E:\202415年陳*2024-04-10張*（審計核查）四、關鍵風險提示主體資質風險：簽約前務必核查對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、授權委托書等文件，避免與無資質主體簽約導致合同無效。條款歧義風險：避免使用“盡可能”“相關”等模糊表述，核心條款（如金額、期限、違約責任）需量化、明確，減少后續(xù)爭議。審批流程風險：嚴格執(zhí)行合同分級審批制度，杜絕越權審批，保證合同簽訂符合企業(yè)內控要求。歸檔完整性風險：歸檔材料需包含合同全生命周期文件（審批、審查、修訂、簽約等），缺失材料可能導致合同無法追溯或法律