倉儲企業(yè)辦公用品管理制度一、總則為了加強倉儲企業(yè)辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、發(fā)放和保管等流程，合理控制辦公成本，提高辦公用品的使用效率，特制定本制度。本制度適用于倉儲企業(yè)內部各部門及全體員工。二、辦公用品的分類1.消耗類辦公用品這類辦公用品通常是一次性使用或使用周期較短、需要不斷補充的物品，包括但不限于：書寫工具：中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆、記號筆、白板筆等。紙張類：復印紙、打印紙、便簽紙、便簽本、筆記本、傳真紙等。辦公耗材：墨盒、硒鼓、色帶、復印紙?zhí)挤邸⑹髽藟|、鍵盤保護膜等。其他消耗品：膠水、膠棒、膠帶、回形針、大頭針、訂書釘、燕尾夾、橡皮、修正液、涂改帶等。2.耐用類辦公用品耐用類辦公用品使用周期較長，一般可以多次使用，主要有：辦公設備：電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、碎紙機、投影儀等。辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、書架、沙發(fā)、茶幾等。其他耐用物品：計算器、打孔機、裝訂機、剪刀、美工刀等。三、辦公用品的采購管理1.采購計劃的制定各部門應在每月月底前，根據本部門的實際工作需求和辦公用品的使用情況，填寫《辦公用品采購申請表》，詳細列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數量等信息。部門負責人對申請表進行審核，確保申請的合理性和必要性。審核通過后，將申請表提交給行政部門。行政部門收集各部門的采購申請表，進行匯總和分析。結合企業(yè)的庫存情況和預算安排，制定次月的辦公用品采購計劃。采購計劃應明確采購的物品名稱、規(guī)格、數量、預算金額等內容，并報企業(yè)領導審批。2.供應商的選擇行政部門負責對辦公用品供應商進行篩選和評估。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素。建立供應商檔案，記錄供應商的相關信息和合作情況。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。定期對供應商進行評估和考核，對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時進行更換。3.采購流程采購人員根據審批通過的采購計劃，向選定的供應商發(fā)出采購訂單。采購訂單應明確采購的物品名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間等信息。供應商按照采購訂單的要求進行備貨和發(fā)貨。采購人員應及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。貨物到達企業(yè)后，采購人員會同倉庫管理人員對貨物進行驗收。驗收內容包括貨物的數量、規(guī)格、質量等是否與采購訂單一致。對于不符合要求的貨物，應及時與供應商協(xié)商退換貨事宜。驗收合格后，倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》。采購人員憑《辦公用品入庫單》和發(fā)票等相關憑證到財務部門辦理報銷手續(xù)。四、辦公用品的庫存管理1.庫存盤點倉庫管理人員應定期對辦公用品進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次全面盤點。盤點時，應認真核對庫存物品的數量、規(guī)格、型號等信息，確保賬實相符。盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)庫存物品有損壞、丟失、過期等情況，應及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異報告表》。對于因人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。根據盤點結果，調整庫存賬目，確保庫存數據的準確性。同時，分析庫存管理中存在的問題，提出改進措施，不斷優(yōu)化庫存管理工作。2.庫存預警根據辦公用品的使用頻率和采購周期，設定合理的庫存預警線。當庫存數量低于預警線時，倉庫管理人員應及時通知采購人員進行補貨。建立庫存預警機制，通過庫存管理系統(tǒng)或其他方式對庫存數量進行實時監(jiān)控。當庫存數量接近預警線時，系統(tǒng)自動發(fā)出預警信號，提醒相關人員及時采取措施。3.庫存保管倉庫應保持干燥、通風、整潔的環(huán)境，合理劃分存儲區(qū)域，將不同類型的辦公用品分類存放。對于易受潮、易損壞的物品，應采取相應的防護措施。對辦公用品進行標識管理，明確物品的名稱、規(guī)格、型號、數量等信息。建立庫存臺賬，詳細記錄辦公用品的入庫、出庫、庫存數量等情況。加強倉庫的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。倉庫管理人員應定期對倉庫進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。五、辦公用品的發(fā)放管理1.發(fā)放原則辦公用品的發(fā)放應遵循“按需發(fā)放、節(jié)約使用”的原則。根據員工的工作崗位和實際工作需求，合理確定辦公用品的發(fā)放標準和數量。嚴格控制辦公用品的發(fā)放數量，避免浪費。對于一些消耗較大的辦公用品，如復印紙、打印紙等，應實行限額發(fā)放制度。2.發(fā)放流程員工需要領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，注明領用的物品名稱、規(guī)格、數量、用途等信息，并經部門負責人審批。部門負責人應根據員工的工作需求和辦公用品的使用情況，對領用申請進行審核。對于不合理的領用申請，應予以拒絕。倉庫管理人員根據審批通過的《辦公用品領用申請表》，發(fā)放辦公用品。發(fā)放時，應認真核對領用物品的名稱、規(guī)格、數量等信息，并在《辦公用品領用登記表》上進行登記。對于一些貴重的辦公用品，如電腦、打印機等，應實行專人領用制度，并簽訂《辦公用品領用責任書》，明確使用人的責任和義務。3.特殊情況的處理對于因工作需要臨時借用辦公用品的情況，借用人員應填寫《辦公用品借用申請表》，注明借用的物品名稱、規(guī)格、數量、借用時間、歸還時間等信息，并經部門負責人審批。倉庫管理人員根據審批通過的《辦公用品借用申請表》，辦理借用手續(xù)。借用人員應按時歸還借用的辦公用品，如有損壞或丟失，應照價賠償。對于新入職員工，由行政部門根據其工作崗位和實際工作需求，發(fā)放必要的辦公用品。新員工離職時，應將所領用的辦公用品全部歸還，經倉庫管理人員驗收無誤后，辦理離職手續(xù)。六、辦公用品的使用管理1.員工使用要求員工應愛護辦公用品，合理使用，避免浪費。不得將辦公用品用于私人用途，如有違反，將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。對于辦公設備，員工應按照操作規(guī)程正確使用，定期進行維護和保養(yǎng)。如因操作不當造成設備損壞，應承擔相應的維修費用。員工應妥善保管自己領用的辦公用品，如有丟失或損壞，應及時報告部門負責人，并按照規(guī)定進行賠償。2.辦公設備的維護保養(yǎng)行政部門應建立辦公設備維護保養(yǎng)制度，定期對辦公設備進行維護保養(yǎng)。對于一些大型的辦公設備，如打印機、復印機等，應邀請專業(yè)的維修人員進行定期維護和保養(yǎng)。員工在使用辦公設備過程中，如發(fā)現(xiàn)設備出現(xiàn)故障，應及時報告部門負責人。部門負責人應安排人員對設備進行檢查和維修。對于無法自行修復的故障，應及時聯(lián)系供應商或專業(yè)維修人員進行維修。建立辦公設備維修檔案，記錄設備的維修情況和維修費用。定期對辦公設備的維修情況進行分析和總結，為設備的更新和采購提供參考依據。3.節(jié)約使用辦公用品的措施積極推廣無紙化辦公，盡量減少紙張的使用。提倡雙面打印、復印，對于非重要文件，可以使用廢紙的背面進行打印或復印。合理使用辦公設備，避免設備長時間待機。在不使用設備時，應及時關閉電源，減少能源消耗。鼓勵員工重復使用辦公用品，如回形針、大頭針、燕尾夾等。對于一些可以修復的辦公用品，如鋼筆、計算器等，應及時進行修復和再利用。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制行政部門負責對辦公用品的采購、庫存、發(fā)放和使用等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。定期對各部門的辦公用品使用情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改。財務部門負責對辦公用品的采購費用進行審核和監(jiān)督，確保采購費用的合理性和合規(guī)性。對于不符合規(guī)定的采購費用，不予報銷。企業(yè)領導應定期對辦公用品管理工作進行檢查和指導，及時發(fā)現(xiàn)和解決管理中存在的問題。2.考核指標建立辦公用品管理考核指標體系，包括采購成本控制、庫存周轉率、辦公用品使用效率等指標。將考核指標分解到各部門和相關人員，明確考核責任。定期對各部門和相關人員的辦公用品管理工作進行考核，考核結果與員工的績效獎金掛鉤。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予適當的獎勵；對于表現(xiàn)不佳的部門和個人，進