辦公電話使用管理制度為了規(guī)范辦公電話的使用，提高工作效率，降低通信成本，確保公司通信的順暢與安全，特制定本辦公電話使用管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公電話的使用與管理，包括固定電話和公司統(tǒng)一配備的移動(dòng)辦公電話。管理職責(zé)1.行政部門行政部門是辦公電話的歸口管理部門，負(fù)責(zé)辦公電話的采購、安裝、維護(hù)、費(fèi)用繳納以及使用情況的監(jiān)督檢查。定期對辦公電話線路和設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電話線路暢通、設(shè)備正常運(yùn)行。當(dāng)辦公電話出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修，并跟進(jìn)維修進(jìn)度，確保故障得到及時(shí)解決。建立辦公電話使用檔案，記錄每部電話的安裝位置、使用人員、費(fèi)用情況等信息。定期對辦公電話的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司的通信管理提供數(shù)據(jù)支持。2.使用部門及人員各部門負(fù)責(zé)人是本部門辦公電話使用管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)對本部門員工使用辦公電話的情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。教育本部門員工遵守辦公電話使用管理制度，合理使用辦公電話。辦公電話的使用人員要愛護(hù)辦公電話設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞電話設(shè)備。嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定使用辦公電話，不得利用辦公電話從事與工作無關(guān)的事情。如發(fā)現(xiàn)辦公電話出現(xiàn)異常情況，及時(shí)向行政部門報(bào)告。辦公電話的配備1.配備原則辦公電話的配備應(yīng)遵循“滿足工作需要、合理配置、節(jié)約成本”的原則。根據(jù)各部門的工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)量和工作需求，合理確定辦公電話的配備數(shù)量和類型。對于業(yè)務(wù)量較大、需要頻繁對外聯(lián)系的部門，可適當(dāng)增加辦公電話的配備數(shù)量；對于業(yè)務(wù)量較小、對外聯(lián)系較少的部門，應(yīng)控制辦公電話的配備數(shù)量，避免資源浪費(fèi)。2.申請流程各部門因工作需要申請配備辦公電話時(shí)，應(yīng)填寫《辦公電話配備申請表》，詳細(xì)說明申請理由、使用地點(diǎn)、使用人員等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門審核。行政部門根據(jù)各部門的工作需求和實(shí)際情況，對《辦公電話配備申請表》進(jìn)行審核。對于符合配備條件的，行政部門安排人員進(jìn)行安裝和調(diào)試；對于不符合配備條件的，應(yīng)向申請部門說明理由。3.安裝與調(diào)試行政部門負(fù)責(zé)辦公電話的安裝和調(diào)試工作。在安裝過程中，應(yīng)確保電話線路連接正確、設(shè)備運(yùn)行正常。安裝完成后，應(yīng)進(jìn)行試用，確保辦公電話能夠正常使用。辦公電話安裝調(diào)試完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息錄入辦公電話使用檔案，并通知使用部門和使用人員。辦公電話的使用規(guī)范1.工作用途使用辦公電話主要用于與工作相關(guān)的業(yè)務(wù)溝通，包括與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴的聯(lián)系，內(nèi)部工作協(xié)調(diào)、信息交流等。使用辦公電話時(shí)，應(yīng)語言文明、簡潔明了，避免使用不文明用語和冗長的對話。在撥打和接聽辦公電話時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確報(bào)出自己的部門和姓名，以便對方準(zhǔn)確了解通話對象。通話結(jié)束后，應(yīng)禮貌道別，并輕輕放下電話聽筒。2.禁止行為嚴(yán)禁利用辦公電話撥打聲訊臺(tái)、進(jìn)行私人聊天、購物、炒股等與工作無關(guān)的電話。不得使用辦公電話撥打國際長途和港澳臺(tái)長途，確因工作需要撥打的，應(yīng)事先填寫《國際/港澳臺(tái)長途電話使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可撥打。禁止在辦公時(shí)間內(nèi)長時(shí)間占用辦公電話，影響其他人員的正常使用。如因工作需要長時(shí)間通話，應(yīng)盡量選擇合適的時(shí)間，并注意控制通話時(shí)長。不得隨意將辦公電話的號碼告知無關(guān)人員，避免造成不必要的干擾和信息泄露。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要使用辦公電話進(jìn)行求助或報(bào)警時(shí)，可先使用電話，事后及時(shí)向行政部門說明情況。對于涉及公司機(jī)密信息的通話，應(yīng)注意保密，避免在電話中泄露公司機(jī)密。如確需在電話中溝通機(jī)密信息，應(yīng)選擇安全的通話環(huán)境，并確保通話對象的身份可靠。費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算行政部門每月定期對辦公電話的費(fèi)用進(jìn)行核算，根據(jù)電信運(yùn)營商提供的話費(fèi)清單，統(tǒng)計(jì)每部電話的通話費(fèi)用、月租費(fèi)用、增值服務(wù)費(fèi)用等。將辦公電話的費(fèi)用按照使用部門和使用人員進(jìn)行分?jǐn)?，制作《辦公電話費(fèi)用分?jǐn)偙怼贰?.費(fèi)用審批與繳納《辦公電話費(fèi)用分?jǐn)偙怼方?jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部門按照審批結(jié)果及時(shí)繳納辦公電話費(fèi)用。3.費(fèi)用控制行政部門應(yīng)定期對辦公電話的費(fèi)用進(jìn)行分析，找出費(fèi)用異常的原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。如發(fā)現(xiàn)某個(gè)部門或人員的辦公電話費(fèi)用過高，應(yīng)及時(shí)與該部門負(fù)責(zé)人或使用人員溝通，了解情況并督促其采取措施降低費(fèi)用。鼓勵(lì)各部門和員工節(jié)約使用辦公電話，對于在費(fèi)用控制方面表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。設(shè)備維護(hù)與管理1.日常維護(hù)辦公電話的使用人員應(yīng)負(fù)責(zé)對辦公電話設(shè)備進(jìn)行日常清潔和保養(yǎng)，保持電話設(shè)備的整潔和衛(wèi)生。如發(fā)現(xiàn)辦公電話設(shè)備有灰塵或污漬，應(yīng)及時(shí)用干凈的濕布擦拭。定期檢查辦公電話的線路連接情況，確保線路連接牢固，無松動(dòng)、破損等情況。如發(fā)現(xiàn)線路連接異常，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。2.故障維修當(dāng)辦公電話出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修。報(bào)修時(shí)，應(yīng)詳細(xì)描述故障現(xiàn)象，以便維修人員準(zhǔn)確判斷故障原因。行政部門接到報(bào)修后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場進(jìn)行維修，并盡快排除故障。如因特殊原因無法及時(shí)修復(fù)，應(yīng)向使用人員說明情況，并給出預(yù)計(jì)修復(fù)時(shí)間。3.設(shè)備更新與報(bào)廢行政部門應(yīng)根據(jù)辦公電話設(shè)備的使用年限、性能狀況和技術(shù)發(fā)展情況，定期對辦公電話設(shè)備進(jìn)行評估。對于使用年限較長、性能落后、無法滿足工作需要的辦公電話設(shè)備，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新。對于損壞嚴(yán)重、無法修復(fù)的辦公電話設(shè)備，使用人員應(yīng)填寫《辦公電話設(shè)備報(bào)廢申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部門確認(rèn)后，辦理報(bào)廢手續(xù)。報(bào)廢的辦公電話設(shè)備應(yīng)統(tǒng)一回收處理，避免造成環(huán)境污染。監(jiān)督與檢查1.定期檢查行政部門應(yīng)定期對辦公電話的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括電話設(shè)備的使用狀況、通話記錄、費(fèi)用情況等。檢查周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)有違反辦公電話使用管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)記錄并進(jìn)行處理。2.不定期抽查除定期檢查外，行政部門還應(yīng)不定期對辦公電話的使用情況進(jìn)行抽查。抽查可采用突然檢查、查看通話記錄等方式進(jìn)行。通過不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正辦公電話使用過程中存在的問題，確保辦公電話的正常使用和管理制度的有效執(zhí)行。3.投訴處理設(shè)立辦公電話使用投訴渠道，接受員工對辦公電話使用過程中存在問題的投訴。對于員工的投訴，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。對于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，應(yīng)按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以維護(hù)辦公電話使用管理制度的嚴(yán)肅性。違規(guī)處理1.輕微違規(guī)對于首次違反辦公電話使用管理制度，情節(jié)較輕的行為，如偶爾撥打與工作無關(guān)的電話、未及時(shí)報(bào)告設(shè)備故障等，行政部門應(yīng)給予口頭警告，并要求違規(guī)人員立即改正。2.一般違規(guī)對于多次違反辦公電話使用管理制度，或違規(guī)行為情節(jié)較為嚴(yán)重的，如經(jīng)常撥打與工作無關(guān)的電話、擅自拆卸電話設(shè)備等，行政部門應(yīng)給予書面警告，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評。同時(shí)，按照違規(guī)情節(jié)的輕重，對違規(guī)人員處以一定金額的罰款。3.嚴(yán)重違規(guī)對于嚴(yán)重違反辦公電話使用管理制度，給公司造成較大損失或不良影響