PAGE辦公用品規(guī)范制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，提高辦公用品的使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置辦公用品，避免浪費(fèi)。節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約辦公用品，降低辦公成本。歸口管理原則：辦公用品由行政部門(mén)統(tǒng)一歸口管理。二、辦公用品的分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類(lèi)書(shū)寫(xiě)工具：包括鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。紙張類(lèi)：包括復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。文件夾類(lèi)：包括檔案盒、文件袋、文件夾等。裝訂用品：包括訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、膠水、回形針、大頭針等。桌面用品：包括計(jì)算器、臺(tái)歷、筆筒、文件架等。標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)實(shí)際工作需求，制定各類(lèi)辦公文具的使用標(biāo)準(zhǔn)，如每月人均使用復(fù)印紙數(shù)量、書(shū)寫(xiě)工具更換周期等。2.辦公設(shè)備類(lèi)電腦及周邊設(shè)備：包括臺(tái)式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等。辦公家具：包括辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。其他設(shè)備：如投影儀、音響設(shè)備、碎紙機(jī)等。標(biāo)準(zhǔn)：明確各類(lèi)辦公設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)，如根據(jù)崗位需求配備相應(yīng)性能的電腦，根據(jù)辦公區(qū)域面積合理配置辦公家具數(shù)量等。同時(shí)，規(guī)定辦公設(shè)備的采購(gòu)品牌、型號(hào)范圍，以保證設(shè)備的兼容性和穩(wěn)定性。3.消耗用品類(lèi)清潔用品：包括拖把、掃帚、抹布、清潔劑等。勞保用品：包括手套、口罩、安全帽等。其他消耗用品：如墨盒、硒鼓、電池、飲水機(jī)濾芯等。標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)不同工作環(huán)境和工作內(nèi)容，制定各類(lèi)消耗用品的使用標(biāo)準(zhǔn)和更換周期。例如，根據(jù)打印機(jī)的使用頻率確定墨盒、硒鼓的更換周期，根據(jù)工作場(chǎng)所的清潔需求規(guī)定清潔用品的配備數(shù)量等。三、辦公用品的采購(gòu)1.采購(gòu)計(jì)劃各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，于每月[具體日期]前提交至行政部門(mén)。2.采購(gòu)審批行政部門(mén)收到各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)表后，進(jìn)行匯總整理，并根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行初步審核。對(duì)于金額較大（超過(guò)[具體金額]）或特殊辦公用品的采購(gòu)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)實(shí)施行政部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)遵循貨比三家、擇優(yōu)采購(gòu)的原則，確保所采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確采購(gòu)的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，以保障公司的合法權(quán)益。對(duì)于批量采購(gòu)的辦公用品，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面，確保所采購(gòu)的辦公用品符合要求。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)。四、辦公用品的領(lǐng)用1.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)到行政部門(mén)指定地點(diǎn)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用登記表》，詳細(xì)注明領(lǐng)用辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。行政部門(mén)工作人員根據(jù)庫(kù)存情況和員工實(shí)際需求進(jìn)行發(fā)放，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。對(duì)于貴重辦公用品（如電腦、打印機(jī)等）的領(lǐng)用，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)。2.領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)辦公用品的分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)，制定各類(lèi)辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。例如，普通辦公文具每人每月領(lǐng)用數(shù)量不得超過(guò)[具體數(shù)量]，特殊辦公文具根據(jù)工作實(shí)際需要按需領(lǐng)用。員工應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用辦公用品，不得超量領(lǐng)用或浪費(fèi)。如有特殊情況需要超量領(lǐng)用，應(yīng)說(shuō)明原因并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。五、辦公用品的使用與保管1.使用規(guī)范員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公用品，按照正確的使用方法使用，不得隨意損壞或丟棄。對(duì)于辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。使用人員在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)進(jìn)行維修。辦公用品應(yīng)在規(guī)定的辦公區(qū)域內(nèi)使用，不得擅自將辦公用品帶出公司或挪作他用。2.保管責(zé)任各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的保管工作，確保辦公用品存放整齊、有序，避免丟失或損壞。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品的庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)賬目與實(shí)物是否相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。對(duì)于貴重辦公用品（如電腦、打印機(jī)等），應(yīng)建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、使用部門(mén)、使用人等信息，并定期進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)。六、辦公用品的維修與報(bào)廢1.維修管理辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《辦公設(shè)備維修申請(qǐng)表》，注明設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、故障現(xiàn)象、申請(qǐng)維修時(shí)間等信息，并提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)接到維修申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)維修的設(shè)備，應(yīng)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫(xiě)《辦公設(shè)備維修記錄單》，詳細(xì)記錄維修情況。行政部門(mén)應(yīng)建立辦公設(shè)備維修檔案，將維修申請(qǐng)表、維修記錄單等資料進(jìn)行歸檔保存，以便日后查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。2.報(bào)廢處理對(duì)于已損壞且無(wú)法維修或已達(dá)到報(bào)廢年限的辦公用品，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢辦公用品的名稱(chēng)、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)收到報(bào)廢申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。對(duì)于確實(shí)無(wú)法繼續(xù)使用的辦公用品，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢辦公用品應(yīng)統(tǒng)一由行政部門(mén)進(jìn)行回收處理，嚴(yán)禁私自處理或變賣(mài)?；厥仗幚淼姆绞桨ǔ鍪劢o廢品回收站、捐贈(zèng)給慈善機(jī)構(gòu)等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定。七、監(jiān)督與檢查1.行政部門(mén)監(jiān)督行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用、使用、保管、維修與報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期檢查各部門(mén)辦公用品的使用情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。行政部門(mén)應(yīng)建立辦公用品管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用、庫(kù)存、維修、報(bào)廢等情況，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)辦公用品的管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查辦公用品的采購(gòu)流程是否合規(guī)、使用是否合理、費(fèi)用支出是否真實(shí)等方面。對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反本制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、考核與獎(jiǎng)懲1.考核機(jī)制行政部門(mén)將各部門(mén)辦公用品的管理情況納入部門(mén)績(jī)效考核體系，考核內(nèi)容包括辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)遵守情況、使用保管情況、維修報(bào)廢處理情況等方面。員工個(gè)人的辦公用品使用情況也將作為個(gè)人績(jī)效考核的參考依據(jù)之一，重點(diǎn)考核員工是否遵守領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)、是否愛(ài)護(hù)辦公用品等方面。2.獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)于在辦公用品管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)或個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。表彰形式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等，獎(jiǎng)勵(lì)形式包括獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等。具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)如下：部門(mén)在辦公用品管理方面成效顯著，節(jié)約辦公成本達(dá)到[具體比例]以上的，給予部門(mén)負(fù)責(zé)人[具體金額]的獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，并頒發(fā)“辦公用品管理優(yōu)秀部門(mén)”榮譽(yù)證書(shū)。員工個(gè)人在辦公用品使用過(guò)程中，始終嚴(yán)格遵守領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，愛(ài)護(hù)辦公用品，且提出合理化節(jié)約建議并被公司采納，為公司節(jié)約辦公成本做出突出貢獻(xiàn)的，給予個(gè)人[具體金額]的獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，并頒發(fā)“辦公用品節(jié)約標(biāo)兵”榮譽(yù)證書(shū)。3.懲罰措施對(duì)于違反本制度的部門(mén)或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰形式包括批評(píng)教育、罰款、扣減績(jī)效考核分?jǐn)?shù)等。具體處罰標(biāo)準(zhǔn)如下：部門(mén)未按規(guī)定制定采購(gòu)計(jì)劃，導(dǎo)致辦公用品采購(gòu)混亂的，給予部門(mén)負(fù)責(zé)人批評(píng)教育，并扣減部門(mén)當(dāng)月績(jī)效考核分?jǐn)?shù)[具體分值]。員工超量領(lǐng)用辦公用品或浪費(fèi)辦公用品的，第一次給予批評(píng)教育，責(zé)令其退還超量領(lǐng)用的辦公用品；第二次給予警告處分，并扣減個(gè)人當(dāng)月績(jī)效考核分?jǐn)?shù)[具體分值]；第三次及以上除扣減個(gè)人當(dāng)月