采購申請與審批流程模板（物資采購成本控制）一、適用場景與目標(biāo)二、流程操作步驟詳解步驟1：采購需求提報操作內(nèi)容：各部門根據(jù)實(shí)際工作需求（如辦公用品補(bǔ)充、生產(chǎn)計劃所需物料、設(shè)備維修更換等），由需求經(jīng)辦人填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途說明、期望到貨日期等信息，并附相關(guān)技術(shù)參數(shù)或需求說明（如有）。責(zé)任部門/人：需求部門經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人輸出成果：《采購申請表》（含需求部門負(fù)責(zé)人簽字）步驟2：需求與預(yù)算初審操作內(nèi)容：需求部門負(fù)責(zé)人對申請物資的必要性、數(shù)量合理性及預(yù)算金額進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合部門年度/季度預(yù)算計劃；財務(wù)部門對預(yù)算金額的準(zhǔn)確性、合規(guī)性進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)核查是否超預(yù)算、預(yù)算科目是否正確。責(zé)任部門/人：需求部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)專員輸出成果：部門負(fù)責(zé)人簽字的《采購申請表》、財務(wù)預(yù)算審核意見步驟3：采購方式確認(rèn)與供應(yīng)商信息收集操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額、物資類型及公司采購政策，采購部門（或崗位）確認(rèn)采購方式（如公開招標(biāo)、詢比價、單一來源采購等）；通過合格供應(yīng)商名錄、市場調(diào)研、公開招標(biāo)等方式收集至少3家（或符合規(guī)定的數(shù)量）供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品報價、交貨周期、質(zhì)量保障措施等。責(zé)任部門/人：采購專員、采購經(jīng)理輸出成果：供應(yīng)商報價清單、供應(yīng)商資質(zhì)文件、《采購方式確認(rèn)單》步驟4：價格比對與成本分析操作內(nèi)容：采購部門組織對收集到的供應(yīng)商報價進(jìn)行比對分析，重點(diǎn)對比物資單價、總價、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)、付款條件、售后服務(wù)等成本相關(guān)因素；對大額或關(guān)鍵物資，需聯(lián)合技術(shù)部門、財務(wù)部門進(jìn)行成本效益分析，評估采購價格的合理性，避免“高價采購”或“低價劣質(zhì)”風(fēng)險。責(zé)任部門/人：采購專員、技術(shù)專員、財務(wù)專員輸出成果：《詢價比價記錄表》、《成本分析報告》（如需）步驟5：審批權(quán)限流轉(zhuǎn)操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額及物資重要性，按公司審批權(quán)限表逐級報批：日常小額采購（如金額≤5000元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購經(jīng)理→財務(wù)專員；中額采購（如5000元＜金額≤50000元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購經(jīng)理→財務(wù)經(jīng)理→分管副總*；大額采購（如金額＞50000元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購經(jīng)理→財務(wù)經(jīng)理→分管副總→總經(jīng)理。審批人對采購需求的合理性、價格的合規(guī)性、預(yù)算的匹配性進(jìn)行最終審核，并在《采購申請審批表》簽字確認(rèn)。責(zé)任部門/人：各審批層級負(fù)責(zé)人輸出成果：《采購申請審批表》（含完整審批簽字）步驟6：采購訂單下達(dá)與執(zhí)行操作內(nèi)容：審批通過后，采購專員根據(jù)確定的供應(yīng)商及價格，擬定《采購訂單》，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，經(jīng)采購經(jīng)理簽字后下達(dá)給供應(yīng)商；同時跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，保證供應(yīng)商按時按質(zhì)交付。責(zé)任部門/人：采購專員、采購經(jīng)理輸出成果：《采購訂單》、訂單執(zhí)行跟蹤記錄步驟7：物資驗(yàn)收與入庫操作內(nèi)容：物資到貨后，需求部門聯(lián)合倉儲部門、質(zhì)檢部門（或指定驗(yàn)收人）按采購訂單及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，核對物資數(shù)量、規(guī)格、外觀、質(zhì)量證明文件等，填寫《物資驗(yàn)收單》；驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)，不合格物資則按流程聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。責(zé)任部門/人：需求部門經(jīng)辦人、倉管員、質(zhì)檢員輸出成果：《物資驗(yàn)收單》、入庫單步驟8：付款申請與成本核算操作內(nèi)容：供應(yīng)商交付合格物資并開具合規(guī)票據(jù)后，財務(wù)部門核對采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、合同等單據(jù)的一致性，確認(rèn)無誤后辦理付款手續(xù)；采購部門定期（如每月）匯總采購數(shù)據(jù)，分析各類物資的實(shí)際采購成本與預(yù)算成本的差異，編制《采購成本分析報告》，為后續(xù)成本控制提供依據(jù)。責(zé)任部門/人：財務(wù)專員、會計主管、采購專員輸出成果：《付款申請單》、《采購成本分析報告》三、核心流程表單模板表1：采購申請表申請部門申請日期采購編號物資名稱規(guī)格型號單位預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）預(yù)算科目用途說明（可附頁）期望到貨日期需求部門負(fù)責(zé)人簽字財務(wù)預(yù)算審核意見財務(wù)專員簽字：日期：采購方式建議□詢比價□招標(biāo)□單一來源□其他：表2：詢價比價記錄表采購編號物資名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價日期報價（元）含運(yùn)費(fèi)稅率付款條件質(zhì)量保障措施交貨周期售后服務(wù)承諾價格對比分析（采購員填寫）采購經(jīng)理審核意見簽字：日期：表3：采購申請審批表采購編號申請部門申請日期金額（元）審批事項(xiàng)：采購[物資名稱]，數(shù)量[數(shù)量]，預(yù)估金額[金額]需求部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部門意見經(jīng)理簽字：日期：財務(wù)部門意見經(jīng)理簽字：日期：分管副總意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：表4：采購成本分析報告（月度）分析周期分析部門編制日期物資類別采購數(shù)量（單位）預(yù)算單價（元）辦公用品生產(chǎn)物料設(shè)備備件成本控制建議四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險提示預(yù)算剛性控制：所有采購申請必須納入預(yù)算管理，無預(yù)算或超預(yù)算需提交特殊說明，經(jīng)總經(jīng)理*審批后方可執(zhí)行，避免預(yù)算外采購導(dǎo)致成本失控。供應(yīng)商資質(zhì)審核：優(yōu)先選擇納入合格供應(yīng)商名錄的企業(yè)，新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等文件，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營能力和履約能力。價格透明化：嚴(yán)格執(zhí)行詢比價制度，小額采購至少收集2家供應(yīng)商報價，中額及以上采購至少3家，避免“人情采購”或“暗箱操作”；對大宗物資可引入公開招標(biāo)機(jī)制。審批權(quán)限合規(guī)：嚴(yán)格按照審批權(quán)限表執(zhí)行，不得越權(quán)審批或簡化流程；審批人對審批結(jié)果負(fù)責(zé)，保證采購決策的合理性與合規(guī)性。驗(yàn)收與入庫管理：驗(yàn)收環(huán)節(jié)需多方參與（需求、倉儲、質(zhì)檢），核對物資數(shù)量、質(zhì)量與訂單一致，杜絕不合格物資入庫；入庫單需作為付款的必要依據(jù)之一。成本動態(tài)跟蹤：定期分析采