合同管理審批流程模板降低風險版適用業(yè)務(wù)場景標準化操作流程第一步：合同發(fā)起與資料準備責任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（經(jīng)辦人）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，與對方初步溝通合同條款，明確合作標的、金額、履行期限、權(quán)利義務(wù)等核心內(nèi)容。整理合同附件材料，包括但不限于：合作方主體資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書原件，若為授權(quán)代表簽署）；技術(shù)協(xié)議、報價單、驗收標準等支撐性文件；歷史合作記錄（如有）或盡職調(diào)查報告（針對大額/重要合作）。填寫《合同審批表》（模板見后），注明合同基本信息、部門意見及附件清單，連同合同草案及附件一并提交至部門負責人審核。第二步：部門初步審核責任主體：業(yè)務(wù)部門負責人（部門負責人）操作內(nèi)容：審核合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)合理性：是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營目標，合作需求是否真實必要。審核核心條款的初步合規(guī)性：合作主體是否明確、金額是否與預(yù)算匹配、履行期限是否合理、主要權(quán)利義務(wù)是否對等。審核附件材料的完整性：資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)，技術(shù)參數(shù)、報價等是否與合同草案一致。審核通過后，在《合同審批表》“部門意見”欄簽署“同意，提交法務(wù)審核”，并注明重點關(guān)注的條款（如付款條件、違約責任）；若審核不通過，退回業(yè)務(wù)部門修改并說明理由。第三步：法務(wù)專項審查責任主體：法務(wù)專員（法務(wù)專員）操作內(nèi)容：審查合同主體合法性：核對營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書，確認合作方為依法設(shè)立且存續(xù)的企業(yè)，避免與分支機構(gòu)、無授權(quán)主體簽約；涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、建筑）的，需確認合作方具備相應(yīng)資質(zhì)許可。審查合同條款合規(guī)性與風險點：核對法律術(shù)語準確性（如“不可抗力”“違約責任”的定義是否清晰）；檢查權(quán)利義務(wù)對等性（如違約金是否過高、爭議解決方式是否約定明確）；審查知識產(chǎn)權(quán)、保密條款是否覆蓋合作全周期及衍生權(quán)益；確認合同形式是否符合法定要求（如書面合同、需審批/備案的特殊合同）。出具《法務(wù)審查意見書》，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”的結(jié)論，對需修改的條款逐條說明修改建議，連同《合同審批表》轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。第四步：財務(wù)合規(guī)審核責任主體：財務(wù)經(jīng)理（財務(wù)經(jīng)理）操作內(nèi)容：審核合同金額與預(yù)算匹配性：是否超出部門年度預(yù)算，超預(yù)算部分是否履行追加審批程序。審核付款條款風險：付款條件是否與履約進度掛鉤（如預(yù)付款比例≤30%，驗收合格后支付尾款）；付款方式是否符合企業(yè)財務(wù)制度（禁止個人賬戶收款，需明確對公賬戶信息）；涉及稅費、發(fā)票的條款是否明確（如“提供增值稅專用發(fā)票”“稅率及開票時間”）。審核履約保障措施：是否約定違約金、保證金等條款，以降低企業(yè)資金風險。在《合同審批表》“財務(wù)意見”欄簽署意見，重點標注金額、付款方式等核心審核點，轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第五步：管理層最終審批責任主體：分管副總/總經(jīng)理（分管領(lǐng)導(dǎo)）操作內(nèi)容：綜合審核合同的業(yè)務(wù)價值、風險等級及對企業(yè)整體運營的影響（如是否涉及重大投資、長期合作、核心資源投入）。重點審批超出部門審批權(quán)限的合同（如金額超過萬元、涉及新業(yè)務(wù)領(lǐng)域）。審批通過后，在《合同審批表》“最終審批”欄簽署“同意簽署”，并明確簽署權(quán)限（如法定代表人簽署、授權(quán)代表簽署）；若審批不通過，退回業(yè)務(wù)部門終止合作或重新談判。第六步：合同簽署與用印管理責任主體：行政部/綜合管理部（用印管理員）、簽約代表操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《合同審批表》，修訂最終版合同文本，保證所有審核意見已落實。提交最終版合同至行政部，用印管理員核對審批表與合同文本一致性，確認無誤后加蓋企業(yè)合同專用章或公章（嚴禁空白合同蓋章）。簽署環(huán)節(jié)：由法定代表人或其授權(quán)代表（需附《授權(quán)委托書》）簽字，合作方簽字蓋章后，雙方各執(zhí)正本一份，副本由行政部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門分別存檔。第七步：合同履行與歸檔責任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、檔案管理員操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門負責合同履約跟蹤，按約定節(jié)點推進合作（如交付、驗收、付款），記錄履約情況（如驗收報告、溝通函件），發(fā)覺異常及時上報法務(wù)、財務(wù)部門。合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門整理合同正本、審批表、附件、履約記錄等全套材料，移交至檔案管理員。檔案管理員按“一合同一檔”原則分類歸檔，建立電子臺賬，保證檔案安全、可追溯，借閱需履行登記手續(xù)。合同審批表模板合同基本信息合同編號（按年度-部門-序號規(guī)則填寫，如2024-采-001）合同名稱合同類型□采購□銷售□服務(wù)□合作□租賃□其他：甲方（我方）企業(yè)名稱：____________________簽約主體：□公司□分公司乙方（合作方）企業(yè)名稱：____________________統(tǒng)一社會信用代碼：_____________合同金額大寫：____________________小寫：￥____________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日簽訂地點主要條款摘要（簡述標的、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等核心內(nèi)容，不超過200字）審批意見業(yè)務(wù)部門負責人意見□同意，提交法務(wù)審核□修改后重審□不同意，終止合作理由：____________________簽字：__________日期：____年__月__日法務(wù)審查意見□通過□修改后通過□不通過修改建議：____________________簽字：__________日期：____年__月__日財務(wù)審核意見□同意□修改后重審□不同意（理由：____________________）簽字：__________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見□同意簽署□重新談判□不同意簽字：__________日期：____年__月__日用印記錄□合同專用章□公章用印日期：____年_月日用印人：_______附件清單（請列明所有附件名稱及份數(shù)）1.合作方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）份2.授權(quán)委托書原件（若非法定代表人簽署）3.技術(shù)協(xié)議/報價單/驗收標準等4.其他：_______________________________________________________備注（記錄合同履行過程中的重要變更、補充協(xié)議或爭議事項）風險防控要點主體資質(zhì)審查“三查”：查營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否覆蓋合作內(nèi)容）；查授權(quán)文件（非法定代表人簽署時，需核對授權(quán)范圍、期限及原件）；查履約能力（通過征信平臺、行業(yè)口碑或歷史合作記錄評估合作方信用）。核心條款“四明確”：明確合同標的（具體名稱、規(guī)格、數(shù)量，避免模糊表述）；明確質(zhì)量標準（國家標準、行業(yè)標準或雙方約定標準，需寫入附件）；明確違約責任（違約金計算方式、損失賠償范圍，避免“承擔相應(yīng)責任”等籠統(tǒng)條款）；明確爭議解決（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟，或明確仲裁機構(gòu)及規(guī)則）。審批權(quán)限“不越級”：嚴格執(zhí)行分級審批制度，金額、類型不同的合同對應(yīng)不同層級審批人，嚴禁“先簽批后補流程”或“繞過關(guān)鍵審批環(huán)節(jié)”。附件管理“不缺失”：技術(shù)協(xié)議、報價單等附件需與合同具有同等法律效力，避免“主合