會(huì)議紀(jì)要撰寫標(biāo)準(zhǔn)化指南一、適用會(huì)議類型與場(chǎng)景本指南適用于各類企業(yè)內(nèi)部會(huì)議的紀(jì)要撰寫，包括但不限于：常規(guī)例會(huì)：如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)，側(cè)重工作進(jìn)展回顧與計(jì)劃同步；專項(xiàng)推進(jìn)會(huì)：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問題解決會(huì)，聚焦任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)；決策會(huì)議：如預(yù)算審議、方案評(píng)審，需明確決議結(jié)論、執(zhí)行依據(jù)與責(zé)任人；跨部門協(xié)調(diào)會(huì)：如資源對(duì)接、流程優(yōu)化會(huì)，突出協(xié)作共識(shí)與責(zé)任邊界；臨時(shí)性會(huì)議：如突發(fā)事件處理會(huì)，強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵信息傳遞與即時(shí)行動(dòng)要求。二、會(huì)議紀(jì)要撰寫全流程步驟（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心信息向會(huì)議組織者確認(rèn)會(huì)議主題、目標(biāo)、預(yù)期成果，避免記錄偏離方向；獲取會(huì)議議程（如有），提前梳理議題邏輯，標(biāo)注需重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)（如決策點(diǎn)、爭(zhēng)議點(diǎn)）。收集背景資料調(diào)取與會(huì)議相關(guān)的歷史紀(jì)要、項(xiàng)目文檔、數(shù)據(jù)報(bào)表等，熟悉議題背景；整理待討論的議案、提案材料，提前預(yù)判關(guān)鍵討論點(diǎn)。準(zhǔn)備記錄工具電子化記錄：優(yōu)先使用會(huì)議紀(jì)要模板（如Word、飛書文檔），設(shè)置好標(biāo)題預(yù)留填寫空間；輔助工具：準(zhǔn)備錄音設(shè)備（需提前告知參會(huì)人員）、速記符號(hào)（如“△”表示重點(diǎn)、“→”表示行動(dòng)項(xiàng)），保證記錄效率。（二）會(huì)中記錄：捕捉關(guān)鍵信息實(shí)時(shí)記錄核心要素基本信息：會(huì)議時(shí)間（精確到分鐘，如“2024年6月15日14:00-16:30”）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)）、參會(huì)人員（區(qū)分主持人、發(fā)言人、列席人員，用“”代替人名，如“主持人總監(jiān)”“市場(chǎng)部*經(jīng)理”）、缺席人員及原因（如有）。討論過程：按議題順序記錄，重點(diǎn)關(guān)注“討論背景—不同觀點(diǎn)—共識(shí)分歧”邏輯，避免逐字記錄，提煉核心觀點(diǎn)（如“研發(fā)部*提出：技術(shù)方案需兼容舊系統(tǒng)，開發(fā)周期延長2周”）。決議事項(xiàng)：明確記錄“結(jié)論性意見”（如“同意采用A方案，預(yù)算控制在50萬元內(nèi)”），標(biāo)注“決策依據(jù)”（如“基于用戶調(diào)研數(shù)據(jù)”）。行動(dòng)項(xiàng)：逐條記錄“任務(wù)內(nèi)容+責(zé)任人+完成時(shí)間+資源支持”（如“完成產(chǎn)品原型設(shè)計(jì)：設(shè)計(jì)部，6月25日前，需協(xié)調(diào)開發(fā)部提供技術(shù)參數(shù)”）。標(biāo)記特殊信息對(duì)“待確認(rèn)事項(xiàng)”“需后續(xù)跟進(jìn)的問題”單獨(dú)標(biāo)注（如“△預(yù)算明細(xì)需財(cái)務(wù)部*補(bǔ)充確認(rèn)”）；對(duì)“爭(zhēng)議點(diǎn)”客觀記錄各方觀點(diǎn)，不加入主觀判斷（如“銷售部主張優(yōu)先開拓華東市場(chǎng)，運(yùn)營部建議先鞏固華南市場(chǎng)，未達(dá)成一致”）。（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范初稿信息核對(duì)與補(bǔ)充對(duì)照錄音（如有）補(bǔ)全遺漏信息，重點(diǎn)核對(duì)人名、數(shù)據(jù)、時(shí)間等關(guān)鍵要素；向參會(huì)人員確認(rèn)模糊內(nèi)容（如“*關(guān)于‘用戶留存率提升目標(biāo)’的表述是否準(zhǔn)確？”），保證信息無誤。結(jié)構(gòu)化梳理內(nèi)容按“會(huì)議基本信息—會(huì)議主題與議程—討論要點(diǎn)—決議事項(xiàng)—行動(dòng)計(jì)劃—后續(xù)安排”框架組織內(nèi)容；剔除無關(guān)信息（如與會(huì)議目標(biāo)無關(guān)的閑聊、重復(fù)表述），保持語言簡(jiǎn)潔（每項(xiàng)決議/行動(dòng)項(xiàng)控制在3句話內(nèi)）。格式規(guī)范排版標(biāo)題統(tǒng)一為“《[會(huì)議名稱]紀(jì)要》”（如“《2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃研討會(huì)紀(jì)要》”）；層級(jí)清晰：一級(jí)標(biāo)題用“一、二、三”，二級(jí)標(biāo)題用“（一）（二）（三）”，行動(dòng)項(xiàng)用“1.2.3.”編號(hào)；重點(diǎn)內(nèi)容可加粗或使用項(xiàng)目符號(hào)（如“決議事項(xiàng)：”“行動(dòng)項(xiàng)：”）。（四）審核與分發(fā)：保證有效性三級(jí)審核機(jī)制自審：撰寫人檢查信息完整性、邏輯連貫性、格式規(guī)范性；交叉審：交由會(huì)議主持人或核心參會(huì)人確認(rèn)決議、行動(dòng)項(xiàng)的準(zhǔn)確性（如“’完成時(shí)間6月25日’是否符合實(shí)際？”）；終審：需提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如部門總監(jiān)）簽字確認(rèn)（電子版可使用審批流程）。規(guī)范分發(fā)與歸檔分發(fā)范圍：所有參會(huì)人員、需知曉的部門/人員（如抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作部門）；分發(fā)時(shí)限：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)發(fā)出（緊急會(huì)議可縮短至12小時(shí)內(nèi)）；歸檔要求：電子版按“[年份]-[月份]-[會(huì)議名稱]”命名（如“2024-06-產(chǎn)品規(guī)劃研討會(huì)紀(jì)要”），存儲(chǔ)至指定共享文件夾，保存期限不少于2年。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板與填寫說明《[會(huì)議名稱]紀(jì)要》模板會(huì)議基本信息內(nèi)容會(huì)議名稱（例：2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃研討會(huì)）會(huì)議時(shí)間（例：2024年6月15日14:00-16:30）會(huì)議地點(diǎn)（例：公司3號(hào)會(huì)議室/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議ID：））主持人（例：產(chǎn)品部*總監(jiān)）參會(huì)人員（例：產(chǎn)品部、研發(fā)部、市場(chǎng)部、設(shè)計(jì)部、運(yùn)營部*）缺席人員及原因（例：銷售部*，因外出拜訪客戶）記錄人（例：產(chǎn)品部*專員）會(huì)議主題與議程內(nèi)容會(huì)議主題（例：明確Q3產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)與開發(fā)計(jì)劃）議程1.Q2產(chǎn)品復(fù)盤；2.用戶需求梳理；3.功能優(yōu)先級(jí)討論；4.開發(fā)計(jì)劃確認(rèn)討論要點(diǎn)|議題：[議題名稱]討論背景：[簡(jiǎn)要說明議題背景]主要觀點(diǎn)：-[發(fā)言人*部門]：[核心觀點(diǎn)1]-[發(fā)言人*部門]：[核心觀點(diǎn)2]共識(shí)/分歧：△共識(shí)：[結(jié)論性共識(shí)]△分歧：[未統(tǒng)一的爭(zhēng)議點(diǎn)，需后續(xù)跟進(jìn)]|

|（示例：議題：用戶登錄功能優(yōu)化討論背景：當(dāng)前登錄轉(zhuǎn)化率僅60%，低于行業(yè)平均水平主要觀點(diǎn)：-產(chǎn)品部：簡(jiǎn)化登錄流程，增加一鍵登錄-技術(shù)部：需評(píng)估數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，建議先做短信驗(yàn)證碼登錄共識(shí)：優(yōu)先優(yōu)化短信驗(yàn)證碼登錄流程，7月內(nèi)上線）|決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容決策依據(jù)1同意Q3產(chǎn)品上線“用戶登錄功能優(yōu)化”模塊基于用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，提升轉(zhuǎn)化率2預(yù)算控制在50萬元內(nèi)，由產(chǎn)品部*負(fù)責(zé)申請(qǐng)參考?xì)v史項(xiàng)目成本數(shù)據(jù)行動(dòng)計(jì)劃序號(hào)任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)間資源支持1完成登錄功能原型設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)部*6月25日產(chǎn)品部*提供需求文檔2技術(shù)方案評(píng)審研發(fā)部*7月5日技術(shù)總監(jiān)*審核3用戶測(cè)試與反饋收集運(yùn)營部*7月20日測(cè)試賬號(hào)權(quán)限開通后續(xù)安排|1.下次會(huì)議時(shí)間：2024年7月10日14:00，地點(diǎn)：3號(hào)會(huì)議室，議題：開發(fā)進(jìn)度復(fù)盤2.紀(jì)要附件：[《Q3產(chǎn)品需求文檔》《用戶調(diào)研報(bào)告》]|四、撰寫要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）信息準(zhǔn)確：避免“想當(dāng)然”人名核對(duì)：務(wù)必確認(rèn)參會(huì)人員姓名及職務(wù)，用“”代替（如“”寫為“”），避免錯(cuò)寫；數(shù)據(jù)溯源：記錄數(shù)據(jù)時(shí)注明來源（如“據(jù)市場(chǎng)部*調(diào)研報(bào)告顯示”），模糊表述（如“大概”“可能”）需標(biāo)注“待確認(rèn)”；時(shí)間明確：行動(dòng)項(xiàng)完成時(shí)間需精確到“日”，避免“盡快”“月底”等模糊詞匯。（二）重點(diǎn)突出：拒絕“流水賬”聚焦目標(biāo)：圍繞會(huì)議主題篩選內(nèi)容，與目標(biāo)無關(guān)的討論（如技術(shù)細(xì)節(jié)爭(zhēng)執(zhí)）可簡(jiǎn)化記錄；區(qū)分層級(jí)：用“決議事項(xiàng)”“行動(dòng)項(xiàng)”“待辦事項(xiàng)”等標(biāo)簽明確內(nèi)容性質(zhì)，方便快速定位關(guān)鍵信息；結(jié)論先行：討論要點(diǎn)部分先寫共識(shí)，再寫分歧，避免邏輯混亂。（三）語言規(guī)范：做到“簡(jiǎn)潔客觀”口語轉(zhuǎn)書面：將“我覺得這個(gè)方案不行”改為“*認(rèn)為該方案存在風(fēng)險(xiǎn)，需優(yōu)化”；避免主觀評(píng)價(jià)：不加入“”“”“不切實(shí)際”等情緒化詞匯，客觀記錄事實(shí)；統(tǒng)一術(shù)語：如“用戶留存率”“開發(fā)周期”等術(shù)語需與會(huì)議討論表述一致。（四）保密管理：嚴(yán)守“信息邊界”涉密內(nèi)容標(biāo)記：對(duì)未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃等，需標(biāo)注“內(nèi)部機(jī)密，禁止外傳”；分發(fā)范圍控制：僅向必要人員發(fā)送，避