適用場景與價值在團(tuán)隊協(xié)作中，會議是同步信息、解決問題、推動決策的核心場景。本標(biāo)準(zhǔn)化模板適用于日常例會、項目推進(jìn)會、跨部門協(xié)調(diào)會、問題復(fù)盤會等各類團(tuán)隊會議，旨在通過規(guī)范記錄流程實現(xiàn)以下價值：保證會議信息完整傳遞、明確決策內(nèi)容與責(zé)任人、避免議題遺漏或責(zé)任推諉、為后續(xù)工作執(zhí)行與復(fù)盤提供依據(jù)，最終提升會議效率與決策落地率。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程一、會前：準(zhǔn)備階段——奠定記錄基礎(chǔ)明確會議目標(biāo)與議程會議組織者需提前1-2天發(fā)送會議通知，明確會議核心目標(biāo)（如“確定Q3項目排期”“解決客戶投訴處理流程爭議”）、主要議題（建議不超過5個，避免發(fā)散）、各議題預(yù)計時長及需提前準(zhǔn)備的資料（如數(shù)據(jù)報表、方案草案）。指定記錄人并提前溝通會議組織者指定1名記錄人（建議為項目成員或助理），提前告知其會議重點及需關(guān)注的決策方向，保證記錄人熟悉議題背景。若涉及敏感信息，記錄人需簽署保密協(xié)議。準(zhǔn)備工具與模板記錄人提前標(biāo)準(zhǔn)化會議記錄模板（見下文“模板結(jié)構(gòu)說明”），準(zhǔn)備好記錄設(shè)備（如電腦、錄音設(shè)備，需提前告知參會人員錄音用途），保證會議現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)暢通（若需實時共享文檔）。二、會中：記錄階段——客觀全面抓關(guān)鍵記錄會議基本信息會議開始后，首先填寫模板中的“會議基本信息”欄，包括：會議名稱（建議為“[部門/項目]+[會議類型]+日期”，如“產(chǎn)品部Q3需求評審會_20230815”）時間（起止時間，精確到分鐘，如“14:00-15:30”）地點（線上會議需注明平臺及會議號，線下會議注明會議室）主持人、記錄人（姓名用號代替，如“主持人：經(jīng)理”“記錄人：*助理”）參會人、缺席人及原因（缺席人需注明“事假”“項目沖突”等具體原因，避免模糊表述）按議程順序記錄議題討論針對每個議題，記錄需包含：議題背景：簡要說明討論該議題的緣由（如“因上月客戶投訴率上升，需優(yōu)化處理流程”）；核心觀點：客觀摘錄參會人員的主要發(fā)言（避免主觀評價，用“工提出：建議增加客服崗24小時值班”“總補充：需評估人力成本”等表述）；爭議點：記錄存在分歧的內(nèi)容（如“爭議焦點：是否優(yōu)先處理VIP客戶投訴，部分同事認(rèn)為應(yīng)一視同仁”）。聚焦決策事項與行動項討論結(jié)束后，明確記錄“決策事項”和“行動項”，這是會議記錄的核心：決策事項：需標(biāo)注“最終決策”字樣，明確決策內(nèi)容、依據(jù)（如“依據(jù)《客戶服務(wù)管理辦法》第5條”）及決策人（如“決策人：*總監(jiān)”）；行動項：需明確“行動內(nèi)容”“負(fù)責(zé)人”“協(xié)助人（若有）”“完成時限”“交付成果”（如“行動1：優(yōu)化投訴處理流程文檔，負(fù)責(zé)人：*主管，完成時限：20230820，交付成果：V2.0流程圖”）。三、會后：整理與跟進(jìn)——保證落地閉環(huán)核對與完善記錄會議結(jié)束后2小時內(nèi)，記錄人需根據(jù)會議錄音或筆記補充完善記錄，保證內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確（尤其核對決策事項與行動項的責(zé)任人、時限），避免模糊表述（如“盡快完成”需明確具體日期）。分發(fā)與確認(rèn)記錄整理完成后，1個工作日內(nèi)發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，并抄送上級領(lǐng)導(dǎo)。郵件主題注明“【會議記錄】+[會議名稱]+日期”，可附“請于24小時內(nèi)核對信息，如有異議回復(fù)，默認(rèn)視為確認(rèn)”。跟蹤行動項進(jìn)展記錄人需在行動項完成時限前1天提醒負(fù)責(zé)人，并在會后3天內(nèi)匯總行動項進(jìn)展，在下次會議中作為“上次會議決策落實情況”議題進(jìn)行匯報，形成“決策-執(zhí)行-反饋”閉環(huán)。會議記錄模板結(jié)構(gòu)說明一、會議基本信息項目內(nèi)容（示例）會議名稱產(chǎn)品部Q3需求評審會_20230815會議時間2023年8月15日14:00-15:30會議地點公司3樓會議室A/線上（騰訊會議：123-456-789）主持人*經(jīng)理（產(chǎn)品總監(jiān)）記錄人*助理（產(chǎn)品部）參會人工（研發(fā)）、工（設(shè)計）、*總（運營）缺席人及原因*主管（市場部，外出培訓(xùn)）二、會議議程與議題討論記錄序號議題名稱議題背景討論內(nèi)容（核心觀點+爭議點）1Q3核心需求優(yōu)先級排序根據(jù)用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，確定5個核心需求的開發(fā)順序工：建議優(yōu)先處理“用戶個人中心改版”，因調(diào)研中提及率達(dá)82%；工：補充“需評估開發(fā)資源，若優(yōu)先此需求，其他需求可能延期2周”；爭議點：是否優(yōu)先考慮用戶提及率最高的需求，還是結(jié)合商業(yè)價值評估。三、決策事項決策編號決策內(nèi)容決策依據(jù)決策人D001優(yōu)先開發(fā)“用戶個人中心改版”需求，其次為“訂單流程優(yōu)化”用戶調(diào)研數(shù)據(jù)+商業(yè)價值評估*總監(jiān)D0029月10日前完成需求文檔終稿，同步提交研發(fā)資源評估項目排期計劃*經(jīng)理四、行動項行動編號行動內(nèi)容負(fù)責(zé)人協(xié)助人完成時限交付成果A001整理用戶個人中心改版詳細(xì)需求文檔*工（產(chǎn)品）*助理20230820V2.0需求文檔（含原型圖）A002評估開發(fā)資源需求，反饋排期風(fēng)險*工（研發(fā)）-20230818資源評估表五、會議總結(jié)與下一步計劃總結(jié)：本次會議明確Q3需求優(yōu)先級，2項行動項需按期完成，保證9月啟動開發(fā)。下一步計劃：下次會議時間暫定20230822，議題為“需求文檔評審及排期確認(rèn)”。使用關(guān)鍵提示記錄客觀性：避免使用“我認(rèn)為”“大家覺得”等主觀表述，嚴(yán)格記錄參會人員的原話或核心觀點，不添加個人評價。行動項明確性：行動內(nèi)容需具體可執(zhí)行（如“優(yōu)化流程”改為“在客服系統(tǒng)中新增投訴分類標(biāo)簽”），負(fù)責(zé)人需明確到具體崗位（避免“相關(guān)負(fù)責(zé)人”等模糊表述），時限需精確到“年/月/日”。決策可追溯性：決策編號需按順序編排（D001、D002…），便于后續(xù)查閱；決策依據(jù)需注明（如“會議決議”“公司制度”“數(shù)據(jù)報告”），避免“領(lǐng)導(dǎo)要求”等模糊表