行政管理文件歸檔與管理制度模板一、總則（一）目的為規(guī)范組織內(nèi)部行政管理文件的歸檔與管理，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性和安全性，便于后續(xù)查閱、利用及審計(jì)，提高行政管理效率，特制定本制度。（二）依據(jù)根據(jù)《_________檔案法》及國(guó)家關(guān)于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合組織實(shí)際情況制定。（三）適用范圍本制度適用于組織內(nèi)所有部門及人員，包括但不限于行政管理類文件、業(yè)務(wù)管理類文件、人事管理類文件、會(huì)議管理類文件等具有保存價(jià)值的紙質(zhì)及電子文件。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善文件歸檔管理制度及操作流程；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門開展文件歸檔工作，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)歸檔文件的接收、分類、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)及利用工作；定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，保證檔案安全。（二）業(yè)務(wù)部門指定專人（*經(jīng)辦人）負(fù)責(zé)本部門文件的形成、收集、初步整理及移交工作；保證本部門歸檔文件的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性；配合檔案管理部門完成文件歸檔的審核與交接。（三）經(jīng)辦人職責(zé)按文件形成時(shí)間及時(shí)收集、整理本部門產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔文件；對(duì)文件進(jìn)行初步分類、排序、編頁(yè)，填寫《文件歸檔移交清單》；按規(guī)定時(shí)間將整理完畢的文件移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。三、文件歸檔范圍（一）行政管理類文件組織架構(gòu)文件：部門設(shè)置、職責(zé)分工、人員編制調(diào)整通知等；規(guī)章制度：行政管理辦法、工作流程、崗位職責(zé)說明等；公文處理：請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函件、會(huì)議紀(jì)要等；后勤管理：固定資產(chǎn)登記表、辦公物資采購(gòu)清單、場(chǎng)地租賃合同等；印章管理：印章啟用、變更、銷毀通知及使用登記表。（二）業(yè)務(wù)管理類文件工作計(jì)劃與總結(jié)：年度工作計(jì)劃、季度/月度工作總結(jié)、專項(xiàng)工作匯報(bào)等；項(xiàng)目管理：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、實(shí)施方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合同協(xié)議等；溝通協(xié)調(diào)函件：與其他單位或部門的往來函件、合作協(xié)議等。（三）人事管理類文件員工信息：入職登記表、勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)通知、離職手續(xù)等；培訓(xùn)考核：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核結(jié)果等；薪酬福利：薪酬調(diào)整通知、社保繳納記錄（不涉及具體金額的匯總表）等。（四）其他應(yīng)歸檔文件具有保存價(jià)值的電子文件（含郵件、掃描件、電子表格等）；重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像等非紙質(zhì)載體文件；外單位來文需辦理的文件（含批復(fù)、復(fù)函等）。四、文件分類與整理規(guī)范（一）分類原則按年度分類：以文件形成的自然年度為第一分類層級(jí)；按問題分類：以文件內(nèi)容涉及的主要問題為第二分類層級(jí)（如行政管理、業(yè)務(wù)管理、人事管理等）；按機(jī)構(gòu)分類：以部門名稱為第三分類層級(jí)（適用于多層級(jí)組織）。（二）整理要求紙質(zhì)文件：使用A4標(biāo)準(zhǔn)紙張，文件材料需齊全、無涂改（如有修改需加蓋修改人印章或簽字）；按時(shí)間順序或邏輯順序排序，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品；對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)、裱糊，過大的文件需折疊為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格；每份文件編寫頁(yè)碼（正面編在右上角，反面編在左下角），空白頁(yè)不編號(hào)。電子文件：采用通用格式存儲(chǔ)（如PDF、DOC、XLS等），保證長(zhǎng)期可讀；文件名規(guī)范命名：“年度-部門-文件名稱-文號(hào)”（如“2023-行政部-年度工作計(jì)劃-行辦〔2023〕1號(hào)”）；定期備份至專用存儲(chǔ)設(shè)備或云端服務(wù)器，備份周期不超過1個(gè)月。五、文件歸檔全流程操作規(guī)范（一）文件收集（每年1-2月）各部門*經(jīng)辦人于每年1月31日前完成上一年度應(yīng)歸檔文件的全面收集，保證無遺漏；對(duì)新增文件（如跨年度項(xiàng)目文件），應(yīng)在文件形成后1個(gè)月內(nèi)完成收集。（二）文件整理（每年2-3月）*經(jīng)辦人對(duì)收集的文件按分類原則進(jìn)行初步分類，填寫《文件分類目錄》；對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行編頁(yè)、裝訂（采用左側(cè)裝訂法，保證牢固、平整），加裝檔案封面（含文件名稱、部門、年度、頁(yè)碼等信息）；對(duì)電子文件進(jìn)行格式檢查、命名規(guī)范整理，刻錄至光盤或至檔案管理系統(tǒng)。（三）文件移交（每年3月31日前）*經(jīng)辦人填寫《文件歸檔移交清單》（一式兩份），詳細(xì)列明文件名稱、文號(hào)、歸檔日期、份數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核簽字后，與檔案管理部門辦理交接，雙方共同核對(duì)文件數(shù)量及質(zhì)量，確認(rèn)無誤后在移交清單上簽字蓋章；檔案管理部門接收文件后，在1個(gè)月內(nèi)完成審核、登記及入庫(kù)。（四）檔案保管紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜，庫(kù)房保持通風(fēng)、干燥、防火、防盜、防蟲、防潮，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；電子檔案：存儲(chǔ)設(shè)備需遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、強(qiáng)光，定期檢測(cè)存儲(chǔ)介質(zhì)狀態(tài)（每半年1次），保證數(shù)據(jù)可讀；檔案柜應(yīng)張貼標(biāo)簽，標(biāo)注檔案類別、年度及存放位置，便于查找。（五）檔案利用內(nèi)部查閱：?jiǎn)T工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；外部查閱：外單位人員查閱檔案需持單位介紹信及有效證件號(hào)碼件，經(jīng)組織分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)后，由檔案管理部門專人陪同查閱；借閱期限：紙質(zhì)檔案借閱不超過5個(gè)工作日，電子檔案查閱不超過3個(gè)工作日，到期需續(xù)借的應(yīng)提前1天辦理手續(xù)；涉密檔案：按組織保密管理規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄，查閱需經(jīng)最高負(fù)責(zé)人審批。（六）檔案鑒定與銷毀檔案管理部門每3年組織1次檔案鑒定，對(duì)超過保管期限的檔案（如保管期限為10年的文件，到期后無繼續(xù)保存價(jià)值的）進(jìn)行鑒定；鑒定小組由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及法務(wù)人員組成，提出銷毀意見，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；銷毀檔案時(shí)，需由2人以上監(jiān)銷，并填寫《檔案銷毀清單》，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)后，清單存檔備查，銷毀過程需全程記錄（含照片或視頻）。六、常用管理表格模板（一）文件歸檔移交清單序號(hào)文件名稱文號(hào)形成日期歸檔日期份數(shù)頁(yè)數(shù)備注1年度工作計(jì)劃行辦〔2023〕1號(hào)2023-01-052023-03-101252員工入職登記表人事〔2023〕5號(hào)2023-02-202023-03-15310含附件……移交部門（蓋章）：________________經(jīng)辦人（簽字）：經(jīng)辦人接收部門（蓋章）：________________接收人（簽字）：接收人日期：______年_月_日（二）檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱日期歸還日期借閱檔案名稱及文號(hào)借閱用途*借閱人行政部2023-04-102023-04-15年度工作計(jì)劃（行辦〔2023〕1號(hào)）項(xiàng)目參考部門負(fù)責(zé)人簽字：*主任檔案管理員簽字：*管理員日期：______年_月_日（三）檔案銷毀清單序號(hào)檔案名稱文號(hào)歸檔年度保管期限銷毀原因備注12020年會(huì)議紀(jì)要行辦〔2020〕8號(hào)202010年已到期無保存價(jià)值22021年物資采購(gòu)清單后勤〔2021〕12號(hào)20215年已到期無保存價(jià)值…鑒定小組組長(zhǎng)（簽字）：*組長(zhǎng)分管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）：*領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)銷人（簽字）：監(jiān)銷人、監(jiān)銷人日期：______年_月_日七、關(guān)鍵管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）歸檔及時(shí)性各部門須在文件形成后次年3月底前完成歸檔，避免因拖延導(dǎo)致文件丟失或損毀?？缒甓软?xiàng)目文件應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）材料完整性歸檔文件需包含正本、附件、審批材料等全套資料，復(fù)印件需注明“與原件核對(duì)無異”及核對(duì)日期、經(jīng)辦人簽字。（三）保密管理涉密文件（如未公開的人事信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、合同協(xié)議等）需單獨(dú)存放，查閱需經(jīng)嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁帶出檔案庫(kù)房或通過非涉密設(shè)備傳輸。（四）電子檔案管理電子文件需定期備份（建議采用“本地備份+云端備份”雙模式），避免因設(shè)備故障、病毒攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。重要電子文件應(yīng)打印紙質(zhì)版本同步歸檔。（五）定期檢查檔案管理部門每半年對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)查看文件是否霉變、蟲蛀，存儲(chǔ)設(shè)備是否正常，發(fā)覺問題及時(shí)處理并上報(bào)。（六）責(zé)任追溯對(duì)未按規(guī)定