企業(yè)內(nèi)部溝通會(huì)議紀(jì)要記錄規(guī)范一、適用范圍與典型場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)各類內(nèi)部溝通會(huì)議的紀(jì)要記錄工作，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：部門(mén)例會(huì)：周/月度工作總結(jié)與計(jì)劃、日常事務(wù)協(xié)調(diào)；項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)：項(xiàng)目階段性成果復(fù)盤(pán)、問(wèn)題解決、任務(wù)分工；跨部門(mén)協(xié)作會(huì)：涉及多部門(mén)對(duì)接的流程優(yōu)化、資源協(xié)調(diào)、聯(lián)合決策；專題研討會(huì)：新政策解讀、技術(shù)方案論證、管理流程改進(jìn)等專項(xiàng)議題；臨時(shí)協(xié)調(diào)會(huì)：緊急問(wèn)題處理、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)等需快速?zèng)Q策的場(chǎng)景。二、會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)全流程指南1.會(huì)前準(zhǔn)備：明確記錄基礎(chǔ)獲取會(huì)議信息：提前從會(huì)議組織者（如行政部、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）處獲取會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含主持人、記錄人）、核心議程及需提前準(zhǔn)備的資料（如項(xiàng)目背景材料、數(shù)據(jù)報(bào)表）。熟悉會(huì)議背景：若涉及專項(xiàng)議題（如項(xiàng)目進(jìn)展、政策落地），需提前查閱相關(guān)文件，知曉議題背景、當(dāng)前進(jìn)展及爭(zhēng)議點(diǎn)，避免記錄時(shí)出現(xiàn)關(guān)鍵信息遺漏。準(zhǔn)備記錄工具：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)選擇記錄方式：基礎(chǔ)記錄：筆記本（提前標(biāo)注議程項(xiàng)）或電子文檔（預(yù)設(shè)模板框架）；復(fù)雜議題：使用錄音設(shè)備（需提前征得主持人同意）輔助記錄，保證討論細(xì)節(jié)完整；團(tuán)隊(duì)協(xié)作：通過(guò)共享文檔（如企業(yè)內(nèi)部協(xié)作平臺(tái)）實(shí)時(shí)同步記錄，方便參會(huì)人員補(bǔ)充信息。2.會(huì)中記錄：聚焦核心信息記錄基本信息：實(shí)時(shí)填寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要模板中的“會(huì)議基本信息”欄，包括會(huì)議名稱（如“項(xiàng)目Q3推進(jìn)會(huì)”）、起止時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)）、主持人、記錄人、參會(huì)人員（全稱或部門(mén)+姓名，用代替具體人名，如“市場(chǎng)部經(jīng)理”）、缺席人員及原因（如“技術(shù)部*工程師，因客戶現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試請(qǐng)假”）。按議程逐項(xiàng)記錄討論要點(diǎn)：議題背景：簡(jiǎn)要說(shuō)明當(dāng)前議題的背景（如“Q2項(xiàng)目進(jìn)度滯后原因分析”）；核心觀點(diǎn)：記錄各參會(huì)人的主要發(fā)言，突出“誰(shuí)提出什么觀點(diǎn)”“數(shù)據(jù)支撐”“案例說(shuō)明”，避免大段摘錄。例如：“*總監(jiān)指出，進(jìn)度滯后主因是供應(yīng)鏈交付延遲（具體延遲3批次，涉及A、B部件），建議啟動(dòng)備用供應(yīng)商備選流程”；爭(zhēng)議焦點(diǎn)：對(duì)存在分歧的議題，需客觀記錄不同意見(jiàn)及理由，如“經(jīng)理認(rèn)為應(yīng)優(yōu)先保證質(zhì)量，暫緩更換供應(yīng)商；主管則認(rèn)為需避免影響交付節(jié)點(diǎn)，建議同步推進(jìn)供應(yīng)商考察”。明確決議與待辦事項(xiàng)：這是紀(jì)要的核心，需單獨(dú)標(biāo)注并記錄以下要素：決議事項(xiàng)：會(huì)議達(dá)成的統(tǒng)一結(jié)論，如“同意啟動(dòng)備用供應(yīng)商考察流程，由采購(gòu)部牽頭，3個(gè)工作日內(nèi)提交候選名單”；責(zé)任人：明確每項(xiàng)任務(wù)的具體執(zhí)行人或部門(mén)，避免模糊表述（如“由負(fù)責(zé)”改為“由采購(gòu)部*經(jīng)理負(fù)責(zé)”）；完成時(shí)限：具體到日期或節(jié)點(diǎn)，如“2024年X月X日前完成供應(yīng)商考察報(bào)告”。記錄動(dòng)態(tài)信息：臨時(shí)新增的議程、需后續(xù)跟進(jìn)的臨時(shí)動(dòng)議、會(huì)議結(jié)束前確認(rèn)的下次會(huì)議安排（如“下次例會(huì)時(shí)間：2024年X月X日14:00，議題：Q3項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)復(fù)盤(pán)”）。3.會(huì)后整理：完善與核對(duì)24小時(shí)內(nèi)完成初稿：趁記憶清晰時(shí)整理記錄，補(bǔ)充會(huì)中遺漏的細(xì)節(jié)（如未記錄的數(shù)據(jù)、案例），保證語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、邏輯清晰，避免口語(yǔ)化表達(dá)（如“我覺(jué)得”改為“建議”；“大概”改為“預(yù)計(jì)”）。核對(duì)關(guān)鍵信息：與會(huì)議主持人或核心參會(huì)人確認(rèn)決議事項(xiàng)、責(zé)任人及時(shí)限，避免歧義；檢查參會(huì)人員名單、議程項(xiàng)與實(shí)際會(huì)議情況是否一致，補(bǔ)充缺失信息（如附件名稱、表決結(jié)果）。排版與標(biāo)注：按模板格式排版，使用加粗、分點(diǎn)等方式突出決議和待辦事項(xiàng)；對(duì)復(fù)雜議題可添加“附件”（如“會(huì)議資料：項(xiàng)目進(jìn)度表.pptx”），并在紀(jì)要中注明。4.審核與分發(fā)：保證落地與存檔審核流程：初稿完成后提交主持人或部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)確認(rèn)“決議是否準(zhǔn)確”“責(zé)任是否明確”“時(shí)限是否合理”，審核通過(guò)后由記錄人定稿。分發(fā)范圍：根據(jù)會(huì)議密級(jí)確定分發(fā)對(duì)象（如參會(huì)人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、釘釘）發(fā)送，避免使用個(gè)人郵箱。歸檔管理：電子版紀(jì)要按“年份-月份-會(huì)議類型”分類存檔（如“2024-08-項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)紀(jì)要”），保存期限不少于1年，重要會(huì)議紀(jì)要（如戰(zhàn)略決策會(huì)）需長(zhǎng)期保存。三、標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱例：部門(mén)2024年8月工作例會(huì)會(huì)議時(shí)間例：2024年8月X日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)例：公司3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議，會(huì)議號(hào)：X–）主持人例：運(yùn)營(yíng)部*總監(jiān)記錄人例：行政部*助理參會(huì)人員例：運(yùn)營(yíng)部總監(jiān)、市場(chǎng)部經(jīng)理、技術(shù)部主管、財(cái)務(wù)部專員缺席人員及原因例：技術(shù)部*工程師，因客戶現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試請(qǐng)假會(huì)議議程與討論記錄序號(hào)議題（預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)/實(shí)際時(shí)長(zhǎng)）——————————————————————————————1Q2工作總結(jié)與Q3計(jì)劃（30min/35min）2新員工入職流程優(yōu)化（20min/18min）待跟進(jìn)事項(xiàng)序號(hào)事項(xiàng)描述——————————————————————————————1華南區(qū)渠道試點(diǎn)方案細(xì)化2新員工入職流程SOP更新附件會(huì)議資料：Q2銷售數(shù)據(jù)表.pptx；新員工入職流程現(xiàn)狀圖.docx記錄人簽字_______________日期2024年8月X日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與質(zhì)量把控客觀中立，避免主觀評(píng)價(jià)：記錄時(shí)只陳述事實(shí)（如“提出建議”），不添加個(gè)人觀點(diǎn)（如“我認(rèn)為的建議不合理”），對(duì)爭(zhēng)議性內(nèi)容需平衡呈現(xiàn)不同意見(jiàn)。準(zhǔn)確完整，杜絕模糊表述：決議事項(xiàng)、責(zé)任人、時(shí)限等關(guān)鍵信息必須明確，避免“盡快”“適時(shí)”等模糊詞匯，需替換為“X月X日前”“本周五下班前”等具體時(shí)間。及時(shí)性與保密性：會(huì)中記錄需實(shí)時(shí)跟進(jìn)，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成初稿并分發(fā)；涉及敏感信息（如未公開(kāi)的戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）的會(huì)議紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部機(jī)密”，限制傳閱范圍。術(shù)語(yǔ)規(guī)范，邏輯清晰：使用企業(yè)統(tǒng)一術(shù)語(yǔ)（如“OKR”“KPI”），避免口語(yǔ)化；按“議題-討論-決議”邏輯排序，保證紀(jì)要結(jié)構(gòu)清晰，方便快速查閱。異議與補(bǔ)充處理：若參會(huì)人對(duì)紀(jì)