采購競爭性談判流程及檔案范本一、引言在政府采購與企業(yè)采購活動中，競爭性談判憑借“程序靈活、效率優(yōu)先、兼顧競爭”的特點，成為緊急項目、技術(shù)復(fù)雜項目或需求特殊項目的優(yōu)選采購方式。規(guī)范的談判流程與完善的檔案管理，不僅是采購合規(guī)性的核心保障，更是應(yīng)對審計、質(zhì)疑投訴及后續(xù)項目復(fù)盤的關(guān)鍵支撐。本文結(jié)合《政府采購法》《政府采購非招標(biāo)采購方式管理辦法》等法規(guī)要求，系統(tǒng)梳理競爭性談判全流程要點，并提供實用檔案范本，助力采購從業(yè)者高效開展工作。二、競爭性談判全流程詳解（一）前期準(zhǔn)備階段1.項目立項與需求梳理采購人需結(jié)合項目特點（如緊急交付、技術(shù)方案需動態(tài)調(diào)整、供應(yīng)商數(shù)量有限等），明確采用競爭性談判的必要性。需求部門應(yīng)聯(lián)合技術(shù)、財務(wù)等團(tuán)隊，形成采購需求說明書，細(xì)化技術(shù)參數(shù)、商務(wù)條款（如交貨期、付款方式、售后服務(wù)）、資格條件（如資質(zhì)、業(yè)績要求），避免需求模糊導(dǎo)致談判偏差。2.采購方式審批依據(jù)單位內(nèi)控制度或政府采購監(jiān)管要求，履行采購方式審批手續(xù)。需提交《采購方式申請表》，說明采用競爭性談判的理由（如“項目緊急，無法按招標(biāo)流程耗時；技術(shù)方案需與供應(yīng)商溝通優(yōu)化”），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或采購監(jiān)管部門審批后實施。（二）談判啟動與供應(yīng)商邀請1.發(fā)布談判公告/邀請書公開競爭性談判：通過官方采購平臺（如政府采購網(wǎng)、企業(yè)官網(wǎng)）發(fā)布競爭性談判公告，內(nèi)容包含項目名稱、采購內(nèi)容、供應(yīng)商資格、響應(yīng)文件提交截止時間/地點、談判小組組成方式等。邀請式談判：向3家以上符合資格的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請書，注明項目概況、響應(yīng)要求及談判安排，確保邀請對象具有代表性（如行業(yè)內(nèi)不同規(guī)模、不同地域的供應(yīng)商）。2.組建談判小組談判小組由采購人代表和評審專家組成，總?cè)藬?shù)為3人以上單數(shù)。其中，專家人數(shù)不得少于小組總?cè)藬?shù)的2/3，且需從政府采購專家?guī)旎蛐袠I(yè)專家?guī)熘须S機(jī)抽?。ɑ蛑苯哟_定，符合法規(guī)要求）。專家應(yīng)具備項目相關(guān)專業(yè)背景（如貨物采購選工程/技術(shù)專家，服務(wù)采購選管理/行業(yè)專家），且與供應(yīng)商無利害關(guān)系。（三）響應(yīng)文件接收與談判實施1.響應(yīng)文件提交供應(yīng)商按要求提交響應(yīng)文件（含報價、技術(shù)方案、資質(zhì)證明、業(yè)績案例、售后服務(wù)方案等），需密封并標(biāo)注“響應(yīng)文件”字樣。采購人應(yīng)在公告/邀請書約定的時間、地點接收文件，現(xiàn)場登記并由專人保管，避免提前拆封。2.談判環(huán)節(jié)（多輪澄清與優(yōu)化）談判小組按“同標(biāo)準(zhǔn)、同程序”原則，與所有響應(yīng)供應(yīng)商分別談判（避免供應(yīng)商間串標(biāo)）。談判內(nèi)容包括技術(shù)方案優(yōu)化、商務(wù)條款調(diào)整（如報價、交貨期、付款比例）、服務(wù)細(xì)節(jié)等。每輪談判后，談判小組應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)出《談判澄清/修改通知》，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)以書面形式確認(rèn)修改內(nèi)容（如報價調(diào)整、方案優(yōu)化），并作為響應(yīng)文件的補(bǔ)充部分。*注意：談判過程中，不得透露其他供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案等商業(yè)秘密；若實質(zhì)性改變采購需求（如核心技術(shù)參數(shù)調(diào)整），需重新向所有供應(yīng)商發(fā)出通知并重新談判。*（四）成交供應(yīng)商確定與合同簽訂1.最終報價與評審談判結(jié)束后，談判小組要求所有供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交最終報價（該報價為合同簽訂的依據(jù)，不得再更改）。小組結(jié)合供應(yīng)商的響應(yīng)文件、談判記錄、最終報價，按“質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低”（或綜合評分，依項目需求確定）的原則評審，形成評審報告，推薦成交候選人。2.成交公示與合同簽訂采購人在官方平臺發(fā)布成交公告，公示成交供應(yīng)商名稱、報價、主要服務(wù)/貨物內(nèi)容，公示期不得少于1個工作日。公示無異議后，30日內(nèi)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，合同條款應(yīng)與談判結(jié)果、響應(yīng)文件內(nèi)容一致，明確雙方權(quán)利義務(wù)（如履約保證金、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任）。三、競爭性談判檔案管理要求與范本（一）檔案管理核心要求1.歸檔范圍：從項目立項到合同履行完畢的全流程文件，包括但不限于：前期文件：立項申請、采購需求說明書、采購方式審批表；談判文件：談判公告/邀請書、供應(yīng)商響應(yīng)文件（含報價、方案、資質(zhì)）、談判記錄、澄清/修改通知、最終報價單；評審與成交文件：評審報告、成交公告、合同文本；履約文件：驗收報告、付款憑證、爭議處理記錄（如質(zhì)疑回復(fù)、投訴處理）。2.保存期限：政府采購項目檔案保存期不少于15年，企業(yè)采購檔案保存期依內(nèi)部制度確定（通常不少于合同履行期+5年）。電子檔案需備份，確?？蓹z索、防篡改。（二）關(guān)鍵檔案范本示例1.《競爭性談判記錄》（模板）談判記錄（第X輪）時間：XXXX年XX月XX日地點：XXX會議室談判小組：采購人代表XXX（職務(wù)）、專家XXX（專業(yè)）、XXX（專業(yè)）供應(yīng)商：A公司、B公司、C公司談判內(nèi)容：技術(shù)方案：針對XX參數(shù)，A公司提出XXX優(yōu)化方案，B公司建議XXX，C公司承諾XXX；商務(wù)條款：A公司報價XXX，申請付款方式調(diào)整為XXX；B公司報價XXX，要求交貨期延長至XXX；C公司報價XXX，提供XX免費服務(wù)；談判小組意見：要求供應(yīng)商于XX日前提交書面確認(rèn)，明確技術(shù)方案細(xì)節(jié)及最終報價。記錄人：XXX審核人：XXX2.《競爭性談判評審報告》（模板）項目名稱：XXX設(shè)備采購項目談判小組組成：采購人代表1人，專家2人（專業(yè)：XX、XX）評審依據(jù)：響應(yīng)文件、談判記錄、最終報價單評審過程：1.資格性審查：3家供應(yīng)商均符合資格要求；2.符合性審查：A公司技術(shù)方案滿足需求，B公司交貨期偏離，C公司報價文件格式不規(guī)范（已澄清）；3.最終報價：A公司XXX元，B公司XXX元，C公司XXX元；評審結(jié)論：推薦成交供應(yīng)商：C公司（報價最低，技術(shù)方案滿足需求，服務(wù)承諾完整）；備選供應(yīng)商：A公司（綜合實力較強(qiáng)，報價次低）。談判小組成員簽字：XXX、XXX、XXX3.《競爭性談判合同》（核心條款示例）合同編號：XXX-202X-XX甲方（采購人）：XXX單位乙方（成交供應(yīng)商）：XXX公司標(biāo)的內(nèi)容：XXX設(shè)備（型號、參數(shù)見附件）價款與支付：總金額XXX元，預(yù)付款XX%（合同簽訂后XX日內(nèi)），到貨驗收后付XX%，質(zhì)保期滿付XX%；履約期限：合同簽訂后XX日內(nèi)交貨，XX日內(nèi)完成安裝調(diào)試；驗收標(biāo)準(zhǔn)：符合國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及談判約定的技術(shù)參數(shù)；違約責(zé)任：乙方逾期交貨，每日按合同金額XX%支付違約金；甲方逾期付款，按LPR支付利息。四、注意事項與常見問題處理（一）合規(guī)性風(fēng)險防控1.流程合規(guī)：嚴(yán)格遵循“3家以上供應(yīng)商參與、談判小組獨立評審、最終報價唯一”原則，避免因供應(yīng)商不足（如實際參與僅2家）導(dǎo)致流程無效。2.檔案完整性：響應(yīng)文件需加蓋供應(yīng)商公章，談判記錄需小組全員簽字，合同條款與談判結(jié)果一致，避免“陰陽合同”或口頭約定。（二）常見問題應(yīng)對1.供應(yīng)商質(zhì)疑/投訴：收到質(zhì)疑后，7個工作日內(nèi)書面答復(fù)（引用談判記錄、評審報告等檔案作為依據(jù)）；若投訴至監(jiān)管部門，配合提供全流程檔案，證明程序合法。2.談判小組履職風(fēng)險：專家需簽署《廉潔承諾書》，避免與供應(yīng)商私下接觸；采購人代表不得干預(yù)專家評審，確保“獨立、客觀、公正”