公司內部通訊錄更新管理辦法為規(guī)范公司內部通訊錄的信息管理，確保人員信息、部門架構等內容準確、及時更新，保障內部溝通協(xié)作效率，同時維護信息安全，結合公司實際運營需求，特制定本管理辦法。一、適用范圍本辦法適用于公司總部各部門、各下屬單位（含分公司、子公司）的內部通訊錄信息管理工作，涵蓋人員基本信息（含姓名、崗位、辦公電話、郵箱等）、部門組織架構、對外聯(lián)絡窗口等內容的更新與維護。二、管理職責（一）統(tǒng)籌管理部門行政部（或綜合管理部，依公司架構調整）作為通訊錄管理的統(tǒng)籌部門，負責：制定并優(yōu)化通訊錄管理流程，搭建統(tǒng)一的通訊錄信息管理平臺（如企業(yè)微信通訊錄、內部OA系統(tǒng)通訊錄模塊等）；監(jiān)督各部門信息更新的及時性、準確性，定期開展數(shù)據(jù)核對與安全檢查；協(xié)調解決通訊錄管理中的跨部門問題，向管理層匯報信息管理情況。（二）部門信息管理員各部門指定1名信息管理員（建議由部門文員或綜合崗人員擔任），履行以下職責：收集本部門人員信息的新增、變更、離職申請，按要求提交至統(tǒng)籌管理部門；協(xié)助統(tǒng)籌部門開展本部門信息的季度/半年度核對工作；向本部門員工宣貫通訊錄管理要求，督促及時提交信息更新需求。（三）員工職責全體員工需配合完成信息管理工作：入職時按要求填報個人信息，確保信息真實、完整；個人信息（如崗位調整、辦公電話變更、郵箱更換等）發(fā)生變化時，應在2個工作日內通過部門信息管理員提交更新申請；離職前按流程完成工作交接，同步告知部門信息管理員終止通訊錄權限。三、信息更新流程（一）新增人員信息1.人力資源部完成新員工入職審批后，同步將員工基本信息（含姓名、崗位、所屬部門、入職日期等）推送至行政部；2.行政部在1個工作日內完成通訊錄系統(tǒng)的信息錄入，同步關聯(lián)部門架構，并通知新員工確認信息準確性；3.新員工需在入職后3個工作日內補充完善個人辦公電話、郵箱、緊急聯(lián)系人等信息，由部門信息管理員協(xié)助提交至行政部更新。（二）信息變更處理1.員工因崗位調整、聯(lián)系方式變更等原因需更新信息時，填寫《通訊錄信息變更申請表》（附件1），經(jīng)部門負責人審批后，提交至部門信息管理員；2.部門信息管理員在收到申請后1個工作日內核對信息真實性，提交至行政部；3.行政部在收到申請后2個工作日內完成系統(tǒng)更新，并反饋部門信息管理員告知員工。（三）離職人員信息移除1.人力資源部在員工離職審批通過后，1個工作日內通知行政部及該員工所屬部門信息管理員；2.行政部在收到通知后1個工作日內凍結該員工通訊錄權限，移除其信息（含聯(lián)系方式、部門架構關聯(lián)等）；3.部門信息管理員同步清理該員工在部門內部通訊錄的相關信息，確保信息安全。四、信息維護要求（一）定期核對機制1.行政部每季度（或每半年，依公司規(guī)模調整）組織各部門開展通訊錄信息核對工作，通過系統(tǒng)導出數(shù)據(jù)、部門自查、交叉核驗等方式，確保信息準確率不低于98%；2.核對過程中發(fā)現(xiàn)的信息偏差，由部門信息管理員在3個工作日內完成修正，行政部跟蹤整改結果。（二）格式規(guī)范管理1.通訊錄信息需采用公司統(tǒng)一模板填寫，姓名使用全稱（禁止使用昵稱、縮寫），崗位名稱與人力資源部備案一致，聯(lián)系方式需標注歸屬（如“辦公電話”“內線”“外勤手機”等）；2.部門架構信息需與組織架構調整文件同步更新，確保層級清晰、匯報關系準確。（三）數(shù)據(jù)備份與安全1.行政部需對通訊錄數(shù)據(jù)進行月度備份，存儲至公司指定的安全服務器，備份文件加密處理，僅授權人員可訪問；2.如遇系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)遷移等情況，需提前7個工作日制定應急預案，確保信息不丟失、不泄露。五、信息安全管理（一）使用權限管控1.通訊錄系統(tǒng)實行分級權限管理：普通員工僅可查看本部門及業(yè)務關聯(lián)部門人員信息；部門負責人可查看分管領域內所有人員信息；公司高管可查看全公司人員信息；2.如需臨時開放跨部門信息查看權限，需由需求部門負責人提交申請，經(jīng)行政部審核、分管領導審批后開通，有效期最長為30天。（二）信息保密要求1.內部通訊錄僅限公司員工工作溝通使用，嚴禁以任何形式（截圖、轉發(fā)、打印等）外泄給外部人員；2.員工離職時，需在離職交接單中簽署《通訊錄信息保密承諾》，承諾不泄露離職前接觸的通訊錄信息。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部每月抽查各部門通訊錄信息更新情況，重點檢查新增、變更、離職信息的處理時效，形成《通訊錄管理月度報告》；2.對于信息更新不及時（如超過規(guī)定時效2個工作日未處理）、信息錯誤率高于5%的部門，行政部將發(fā)出整改通知，要求5個工作日內完成整改。（二）考核要求1.部門信息管理員的通訊錄管理工作納入部門績效考核，信息更新及時率、準確率作為關鍵指標（權重不低于5%）；2.員工個人信息更新的配合度納入年度“員工合規(guī)性評價”，因個人原因導致信息錯誤影響工作的，視情節(jié)扣減績效分1-3分。七、附則1.本辦法自發(fā)布之日起施行，原《XX公司通訊錄管理辦法》（文號：XXX）同時廢止；2.本辦法由行政部負責解釋，修訂需經(jīng)總經(jīng)理