PAGE生產(chǎn)車(chē)間檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)生產(chǎn)車(chē)間檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于生產(chǎn)車(chē)間各項(xiàng)工作的開(kāi)展和查詢(xún)利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司生產(chǎn)車(chē)間的所有檔案管理工作，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、設(shè)備檔案、質(zhì)量記錄、人員檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：生產(chǎn)車(chē)間檔案由車(chē)間指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映生產(chǎn)車(chē)間的實(shí)際工作情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理生產(chǎn)車(chē)間在各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全。4.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)符合規(guī)范要求。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.生產(chǎn)計(jì)劃類(lèi)：包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃等。2.工藝文件類(lèi)：工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。3.設(shè)備檔案類(lèi)：設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修檔案等。4.質(zhì)量記錄類(lèi)：產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表、不合格品處理記錄等。5.人員檔案類(lèi)：?jiǎn)T工基本信息、培訓(xùn)記錄、考勤記錄、績(jī)效考核記錄等。6.安全管理類(lèi)：安全操作規(guī)程、安全檢查記錄、事故報(bào)告與處理記錄等。7.其他類(lèi)：如車(chē)間會(huì)議記錄、通知、通報(bào)等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)結(jié)構(gòu)為：車(chē)間代碼檔案類(lèi)別代碼年份流水號(hào)。3.車(chē)間代碼：根據(jù)公司內(nèi)部規(guī)定，用兩位字母表示生產(chǎn)車(chē)間名稱(chēng)的縮寫(xiě)。4.檔案類(lèi)別代碼：用兩位字母表示上述各類(lèi)檔案的類(lèi)別縮寫(xiě)，如“SC”表示生產(chǎn)計(jì)劃類(lèi)，“GY”表示工藝文件類(lèi)等。5.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。6.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示。例如：“CJSC20230001”表示沖壓車(chē)間2023年形成的第一份生產(chǎn)計(jì)劃類(lèi)檔案。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)和崗位應(yīng)按照檔案管理職責(zé)，及時(shí)將工作中形成的各類(lèi)檔案收集齊全，定期移交車(chē)間檔案管理人員。2.檔案收集應(yīng)確保內(nèi)容完整，包括文件的正本、副本、附件等。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）整理要求1.檔案管理人員收到檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。按照檔案分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目等工作。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案首頁(yè)右上角加蓋編號(hào)章。3.去除檔案中的金屬物，破損或褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案類(lèi)別分別裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別和編號(hào)范圍。2.歸檔后的檔案應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管。（二）保管要求1.檔案保管應(yīng)具備適宜的環(huán)境條件，保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。避免檔案受到陽(yáng)光直射、潮濕、蟲(chóng)害等影響。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，有防火、防盜、防蟲(chóng)蛀、防潮、防鼠等設(shè)施。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)工作，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案帶出檔案室。五、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可借閱與本人工作相關(guān)的檔案。2.外單位因業(yè)務(wù)往來(lái)等特殊情況需要查閱檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.經(jīng)車(chē)間負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，借閱人持申請(qǐng)表到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表，為借閱人提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱登記工作，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。2.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員說(shuō)明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（五）檔案利用1.鼓勵(lì)員工充分利用檔案資源，為生產(chǎn)車(chē)間的各項(xiàng)工作提供參考和依據(jù)。2.檔案管理人員應(yīng)積極配合員工查閱檔案，提供必要的幫助和指導(dǎo)。3.對(duì)于利用檔案取得的成果或經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和推廣，提高生產(chǎn)車(chē)間的工作效率和管理水平。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由車(chē)間負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無(wú)缺頁(yè)、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核對(duì)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的時(shí)效性：判斷檔案所記錄的信息是否仍具有參考價(jià)值，是否已過(guò)時(shí)效。4.檔案的保密性：審查檔案是否涉及公司機(jī)密，是否需要繼續(xù)保密。（四）鑒定結(jié)果處理1.經(jīng)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)車(chē)間負(fù)責(zé)人審核、公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。2.對(duì)仍有一定保存價(jià)值，但已過(guò)保管期限的檔案，可進(jìn)行暫存處理，待后續(xù)需要時(shí)再進(jìn)行鑒定。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量等信息。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。（五）銷(xiāo)毀記錄檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將銷(xiāo)毀記錄（包括銷(xiāo)毀申請(qǐng)表、銷(xiāo)毀清單等）整理歸檔，保存期限為[X]年。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)車(chē)間檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查詢(xún)、利用和共享。（二）信息化管理系統(tǒng)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，將各類(lèi)檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能模塊，滿(mǎn)足檔案管理的各項(xiàng)工作需求。3.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)生產(chǎn)車(chē)間檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。4.積極為公司內(nèi)部員工提供檔案查詢(xún)和利用服務(wù)，協(xié)助解決檔案利用過(guò)程中遇到的問(wèn)題。5.參與檔案信息化管理工作，負(fù)責(zé)電子檔案的錄入、維護(hù)和管理。（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)要求1.具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，