PAGE生產(chǎn)記錄檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司生產(chǎn)記錄檔案的管理，確保生產(chǎn)記錄檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于生產(chǎn)記錄檔案的查閱、利用和移交，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各生產(chǎn)部門、車間及相關(guān)職能部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類生產(chǎn)記錄檔案的移交管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保記錄內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過程，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、原材料采購(gòu)、生產(chǎn)過程控制、質(zhì)量檢驗(yàn)、設(shè)備維護(hù)等環(huán)節(jié)，確保記錄完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)準(zhǔn)確記錄生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏或虛假記錄。4.及時(shí)性原則：生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)及時(shí)形成、整理和移交，確保記錄的時(shí)效性和有效性。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保信息安全。二、生產(chǎn)記錄檔案的定義與分類（一）定義生產(chǎn)記錄檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）分類1.生產(chǎn)計(jì)劃類：包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃等。2.原材料采購(gòu)類：包括原材料采購(gòu)訂單、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、原材料檢驗(yàn)報(bào)告等。3.生產(chǎn)過程控制類：包括生產(chǎn)工藝流程圖、操作規(guī)程、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、生產(chǎn)批次記錄等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)類：包括質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄等。5.設(shè)備維護(hù)類：包括設(shè)備維護(hù)計(jì)劃、設(shè)備維修記錄、設(shè)備保養(yǎng)記錄等。6.人員管理類：包括員工考勤記錄、培訓(xùn)記錄員工績(jī)效評(píng)估記錄等。7.其他類：包括安全生產(chǎn)記錄、環(huán)保記錄、能源消耗記錄等。三、生產(chǎn)記錄檔案的形成與整理（一）形成1.各部門、車間應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)生產(chǎn)記錄檔案的收集和整理工作，確保生產(chǎn)記錄檔案的及時(shí)形成。2.生產(chǎn)記錄檔案的形成應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保記錄內(nèi)容真實(shí)有效。3.生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)使用鋼筆、中性筆或計(jì)算機(jī)打印等方式進(jìn)行填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。（二）整理1.生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查閱和利用。3.生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和查找。4.生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和利用。四、生產(chǎn)記錄檔案的保管（一）保管期限1.生產(chǎn)記錄檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行確定。2.一般情況下，生產(chǎn)記錄檔案的保管期限為[X]年，對(duì)于涉及公司重大利益、重要決策或具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（二）保管地點(diǎn)1.生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（三）保管要求1.生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，便于查閱和利用。2.生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)等不符合保管要求的生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)于超過保管期限的生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀。五、生產(chǎn)記錄檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的生產(chǎn)記錄檔案，未經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，不得查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。2.《生產(chǎn)記錄檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)的生產(chǎn)記錄檔案，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱生產(chǎn)記錄檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將生產(chǎn)記錄檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.生產(chǎn)記錄檔案的利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。2.借閱生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大利用范圍。3.復(fù)制生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和材料，并確保復(fù)制件與原件一致。六、生產(chǎn)記錄檔案的移交（一）移交范圍1.公司各生產(chǎn)部門、車間及相關(guān)職能部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類生產(chǎn)記錄檔案，在保管期限屆滿后，應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行移交。2.公司合并、分立、改制、重組等情況下，涉及的生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行移交。（二）移交時(shí)間1.生產(chǎn)記錄檔案的移交時(shí)間應(yīng)在保管期限屆滿后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行。2.對(duì)于因特殊原因需要提前移交的生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)經(jīng)公司檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）移交程序1.檔案管理部門應(yīng)在生產(chǎn)記錄檔案保管期限屆滿前，通知相關(guān)部門和車間做好檔案移交準(zhǔn)備工作。2.相關(guān)部門和車間應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對(duì)生產(chǎn)記錄檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.相關(guān)部門和車間應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案移交清單》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門應(yīng)按照《生產(chǎn)記錄檔案移交清單》對(duì)移交的生產(chǎn)記錄檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的移交符合要求。5.檔案管理部門應(yīng)將移交的生產(chǎn)記錄檔案進(jìn)行妥善保管，并按照公司檔案管理制度的要求進(jìn)行管理和利用。七、生產(chǎn)記錄檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限且無保存價(jià)值的生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞、變質(zhì)且無法修復(fù)的生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀（二）銷毀時(shí)間1.生產(chǎn)記錄檔案的銷毀時(shí)間應(yīng)在保管期限屆滿后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行。2.對(duì)于因特殊原因需要提前銷毀的生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)經(jīng)公司檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)在生產(chǎn)記錄檔案保管期限屆滿前，通知相關(guān)部門和車間做好檔案銷毀準(zhǔn)備工作。2.相關(guān)部門和車間應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對(duì)擬銷毀的生產(chǎn)記錄檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.相關(guān)部門和車間應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并說明銷毀原因?！渡a(chǎn)記錄檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理銷毀手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)按照《生產(chǎn)記錄檔案銷毀申請(qǐng)表》的要求，組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的生產(chǎn)記錄檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。5.銷毀完畢后，檔案管理部門應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由銷毀人和監(jiān)督人簽字確認(rèn)。6.檔案管理部門應(yīng)將《生產(chǎn)記錄檔案銷毀申請(qǐng)表》、《生產(chǎn)記錄檔案銷毀清單》等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門、車間的生產(chǎn)記錄檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保生產(chǎn)記錄檔案的形成、整理、保管、查閱、利用和移交等工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括生產(chǎn)記錄檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、保密性等方面，以及檔案管理部門的工作制度、工作流程、工作質(zhì)量等方面。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和車間限期整改。整改完畢后，相關(guān)部門和車間應(yīng)將整改情況書面報(bào)告檔案管理部門。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立生產(chǎn)記錄檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門、車間的生產(chǎn)記錄檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)的內(nèi)容包括生產(chǎn)記錄檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、工作質(zhì)量、工作效率、工作創(chuàng)新等方面。3.考核評(píng)價(jià)的結(jié)果應(yīng)作為各部門、車