PAGE檔案安全生產(chǎn)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全生產(chǎn)管理，確保檔案的完整、安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的作用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位涉及檔案管理的安全生產(chǎn)活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，預(yù)防為主，綜合治理，確保檔案不發(fā)生丟失、損壞、泄密等安全事故。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理和安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全生產(chǎn)工作。3.全員參與原則：檔案安全生產(chǎn)涉及公司全體員工，各部門、各崗位應(yīng)積極履行安全職責(zé)，共同做好檔案安全生產(chǎn)工作。4.科學(xué)管理原則：運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和管理手段，提高檔案安全生產(chǎn)管理水平，確保檔案安全管理工作的科學(xué)性、有效性。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理和安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、方針政策及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案安全生產(chǎn)管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.定期組織檔案安全檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時(shí)督促整改，對(duì)重大安全問題及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。4.開展檔案安全教育培訓(xùn)，提高員工的檔案安全意識(shí)和技能。5.負(fù)責(zé)檔案安全設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，確保其正常運(yùn)行。6.參與公司涉及檔案安全的應(yīng)急處置工作，協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案安全生產(chǎn)管理制度的要求，做好本部門檔案的保管和安全防范工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等事故發(fā)生。3.配合公司檔案管理部門開展檔案安全檢查和整改工作，及時(shí)反饋本部門檔案安全情況。4.組織本部門員工參加檔案安全教育培訓(xùn)，提高員工的檔案安全意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理和安全生產(chǎn)的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、借閱登記等，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案庫房的溫濕度、防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案的安全使用。5.協(xié)助公司檔案管理部門開展檔案安全檢查和整改工作，積極提出改進(jìn)意見和建議。三、檔案收集與整理安全（一）收集安全1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保檔案收集的完整性。2.檔案收集過程中，應(yīng)注意保護(hù)文件材料的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造檔案。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如專人護(hù)送、加密傳輸?shù)龋乐乖谑占^程中發(fā)生丟失、損壞等情況。（二）整理安全1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.在整理檔案過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的載體和字跡，避免因操作不當(dāng)造成檔案損壞。3.對(duì)整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案缺失、內(nèi)容不完整等，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員核實(shí)，確保檔案整理的準(zhǔn)確性。四、檔案保管安全（一）庫房選址與建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等危險(xiǎn)區(qū)域。2.檔案庫房的建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)建筑設(shè)計(jì)防火規(guī)范和檔案保管的要求，具備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。3.庫房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并確保其正常運(yùn)行。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.檔案存放應(yīng)采用密集架、檔案柜等方式，確保檔案存放的穩(wěn)固和安全。3.對(duì)于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，以防止檔案損壞。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。2.庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如霉變、蟲蛀、破損等。3.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，根據(jù)檔案保管的要求，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房?jī)?nèi)整潔干凈，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成污染。5.定期對(duì)庫房的安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好，能夠正常發(fā)揮作用。五、檔案利用安全（一）借閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并將檔案交借閱人當(dāng)面清點(diǎn)。3.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）查閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過程的安全。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。3.查閱人員不得將檔案帶出檔案查閱室，不得擅自拍攝、掃描檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。3.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程安全1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，制定詳細(xì)的數(shù)字化工作計(jì)劃和流程。2.在數(shù)字化過程中，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如對(duì)數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞等情況發(fā)生。3.數(shù)字化操作人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉數(shù)字化設(shè)備的操作方法和安全注意事項(xiàng)，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。（二）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份安全1.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法獲取和篡改。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.檔案數(shù)字化工作涉及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)?，?yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密傳輸?shù)?，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)數(shù)字化工作所使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，對(duì)涉及檔案數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)，應(yīng)設(shè)置專人管理和操作，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問。七、檔案安全檢查與隱患整改（一）安全檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備、檔案保管狀況、檔案利用情況、檔案數(shù)字化安全等方面。2.安全檢查可采取日常檢查、定期檢查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。日常檢查由庫房管理人員每天進(jìn)行，定期檢查每月至少進(jìn)行一次，專項(xiàng)檢查根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)開展。3.安全檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查人員、檢查內(nèi)容、檢查方法和檢查時(shí)間等，確保檢查工作的全面性和有效性。（二）隱患整改1.對(duì)安全檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改責(zé)任人、整改措施和整改期限。2.整改責(zé)任人應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，確保安全隱患得到及時(shí)消除。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，對(duì)整改不到位的，應(yīng)督促整改責(zé)任人繼續(xù)整改，直至安全隱患徹底消除。4.對(duì)因安全隱患整改不力導(dǎo)致發(fā)生檔案安全事故的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.公司檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急救援措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和檔案安全管理的特點(diǎn)，定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急演練1.公司應(yīng)定期組織檔案安全應(yīng)急演練，演練內(nèi)容包括火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處置。2.通過應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高員工的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。3.應(yīng)急演練結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)應(yīng)急演練情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，針對(duì)演練中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。（三）應(yīng)急處置1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，迅速組織人員進(jìn)行應(yīng)急處置。2.應(yīng)急處置過程中，應(yīng)采取必要的措施，如搶救檔案、保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、調(diào)查原因等，最大限度地減少事故損失。3.及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。九、檔案安全教育培訓(xùn)（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.公司檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全教育培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司檔案安全生產(chǎn)管理的實(shí)際需要和員工的崗位特點(diǎn)，有針對(duì)性地開展培訓(xùn)工作。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等。2.檔案安全管理制度和操作規(guī)程，如檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全要求。3.檔案安全知識(shí)和技能，如檔案庫房管理、檔案數(shù)字化安全、檔案應(yīng)急處置等方面的知識(shí)和技能。4.職業(yè)道德和保密意識(shí)教育，培養(yǎng)員工的敬業(yè)精神和保密觀念。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司檔案管理部