酒店行政部公章使用管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店行政部公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)酒店的正常經(jīng)營(yíng)秩序和合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店行政部公章的使用、保管及相關(guān)管理活動(dòng)。3.定義本制度所指行政部公章是酒店行政部代表部門(mén)行使職權(quán)的法定印章，具有法律效力，用于以行政部名義發(fā)出的各類(lèi)文件、信函、證明等。二、公章的刻制與啟用1.刻制酒店行政部公章的刻制必須嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和酒店相關(guān)程序執(zhí)行。由行政部提出申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明刻制原因、用途等，經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部安排專(zhuān)人到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制?？讨仆瓿珊?，刻章單位應(yīng)出具相應(yīng)的刻制證明，行政部要妥善保存該證明以備查。2.啟用新刻制的公章在啟用前，行政部應(yīng)做好備案工作。將公章的樣式、啟用日期等信息詳細(xì)記錄在酒店內(nèi)部的印章管理檔案中，并報(bào)送酒店財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門(mén)知曉。同時(shí)，由行政部發(fā)布公章啟用通知，明確公章正式啟用的日期和使用范圍。三、公章的保管1.保管人行政部公章由行政部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。保管人應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，保密意識(shí)強(qiáng)。保管人必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查和培訓(xùn)，熟悉公章管理的相關(guān)制度和規(guī)定。保管人在任職期間如發(fā)生崗位變動(dòng)或其他不能繼續(xù)保管公章的情況，行政部應(yīng)及時(shí)重新指定保管人，并辦理公章交接手續(xù)。2.保管要求公章應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或安全的印章箱內(nèi)，保險(xiǎn)柜或印章箱的鑰匙由保管人專(zhuān)人保管，不得隨意交予他人。保管人應(yīng)定期檢查公章的存放情況，確保公章的安全。如發(fā)現(xiàn)公章有異常情況，如損壞、丟失等，應(yīng)立即向行政部負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。3.保管環(huán)境公章保管的場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全條件。嚴(yán)禁在保管公章的場(chǎng)所堆放易燃易爆物品或進(jìn)行其他可能影響公章安全的活動(dòng)。同時(shí)，保管場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、干燥，以保證公章的清晰和完好。四、公章的使用范圍1.文件類(lèi)以行政部名義發(fā)布的各類(lèi)通知、通報(bào)、報(bào)告等文件，在經(jīng)過(guò)行政部負(fù)責(zé)人審核、酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以使用行政部公章。這些文件包括但不限于人事調(diào)動(dòng)通知、內(nèi)部管理制度修訂通知、部門(mén)工作總結(jié)報(bào)告等。2.證明類(lèi)為員工開(kāi)具的與行政部職責(zé)相關(guān)的各類(lèi)證明，如工作證明、收入證明、請(qǐng)假證明等，可以使用行政部公章。開(kāi)具有關(guān)證明時(shí)，必須嚴(yán)格按照酒店規(guī)定的流程進(jìn)行審核，確保證明內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.協(xié)議類(lèi)涉及行政部對(duì)外簽訂的一般合作協(xié)議、意向書(shū)等，在經(jīng)過(guò)酒店法務(wù)部門(mén)審核并報(bào)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以使用行政部公章。但對(duì)于涉及重大經(jīng)濟(jì)利益、法律責(zé)任的協(xié)議，應(yīng)使用酒店法人公章。4.其他事項(xiàng)其他經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)需要使用行政部公章的事項(xiàng)。如在特殊情況下，需要使用行政部公章對(duì)一些臨時(shí)性事務(wù)進(jìn)行確認(rèn)或證明等。五、公章的使用流程1.申請(qǐng)需要使用行政部公章的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事由、用印文件名稱(chēng)及份數(shù)、用印日期等信息。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可提交至行政部。2.審核行政部收到《公章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)首先對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括用印事由是否合理、用印文件是否符合酒店相關(guān)規(guī)定等。對(duì)于重要的用印申請(qǐng)，行政部應(yīng)及時(shí)報(bào)酒店總經(jīng)理審批。如發(fā)現(xiàn)用印申請(qǐng)存在問(wèn)題或不完整，行政部應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通，要求其補(bǔ)充完善相關(guān)信息。3.審批一般情況下，用印申請(qǐng)經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核同意后即可用印。但對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、重要文件或金額較大的用印申請(qǐng)，必須報(bào)酒店總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行認(rèn)真審查，并在《公章使用申請(qǐng)表》上簽署審批意見(jiàn)。4.用印在收到審批通過(guò)的《公章使用申請(qǐng)表》后，公章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行用印。用印時(shí)，應(yīng)確保公章清晰、端正，蓋在文件規(guī)定的位置。對(duì)于需要加蓋騎縫章的文件，保管人應(yīng)仔細(xì)操作，保證騎縫章的完整性和連貫性。用印完成后，保管人應(yīng)在《公章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印情況，包括用印日期、用印事由、用印文件名稱(chēng)及份數(shù)、申請(qǐng)人姓名等信息。同時(shí)，保管人應(yīng)將《公章使用申請(qǐng)表》與《公章使用登記簿》一并存檔保存，以備查閱。六、特殊情況的處理1.緊急用印如遇緊急情況需要立即使用行政部公章，但無(wú)法及時(shí)辦理正常審批手續(xù)時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)先通過(guò)電話或其他方式向行政部負(fù)責(zé)人和酒店總經(jīng)理報(bào)告，經(jīng)同意后可以先行用印。在用印后24小時(shí)內(nèi)，申請(qǐng)人必須補(bǔ)齊《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)審批手續(xù)。2.外出用印因工作需要將行政部公章帶出酒店使用時(shí)，必須經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)。外出用印時(shí)，應(yīng)安排兩名以上人員共同攜帶公章，并確保公章的安全。外出用印結(jié)束后，攜帶人員應(yīng)及時(shí)將公章交回保管人，并在《公章使用登記簿》上注明外出用印的情況。3.異地文件用印對(duì)于需要在異地簽署的文件，如無(wú)法將文件帶回酒店用印，可以采用傳真或掃描的方式將文件傳回酒店。經(jīng)審核批準(zhǔn)后，在文件上加蓋行政部公章，然后再將蓋章后的文件傳真或掃描回異地。同時(shí)，應(yīng)將原件及時(shí)寄回酒店存檔。七、公章的停用與銷(xiāo)毀1.停用當(dāng)行政部公章因更換、損壞、機(jī)構(gòu)變更等原因需要停用時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)發(fā)布公章停用通知，明確停用日期和相關(guān)事宜。同時(shí)，將停用的公章交回行政部，由保管人妥善保管。停用的公章在未辦理銷(xiāo)毀手續(xù)前，任何人不得擅自使用。2.銷(xiāo)毀停用的公章應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。由行政部提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《公章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀原因、公章樣式、啟用及停用日期等信息，經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，安排專(zhuān)人到公安機(jī)關(guān)指定的銷(xiāo)毀單位進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀完成后，銷(xiāo)毀單位應(yīng)出具銷(xiāo)毀證明，行政部應(yīng)將銷(xiāo)毀證明和《公章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》一并存檔保存。八、監(jiān)督與責(zé)任追究1.監(jiān)督檢查酒店應(yīng)定期對(duì)行政部公章的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括公章的保管情況、使用流程是否合規(guī)、登記記錄是否完整等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)人員進(jìn)行整改。2.責(zé)任追究若因公章保管人保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜用，或因公章使用人違規(guī)用印給酒店造成損失的，將根據(jù)酒店有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。同時(shí)，對(duì)于因?qū)徍?、審批不?yán)導(dǎo)致的用印問(wèn)題，也將追究相關(guān)審核、審批人員的責(zé)任。九、附則本制度自發(fā)布之日起施行，此前與本制度不一致的規(guī)定同時(shí)廢止。本制度由酒店行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂。如國(guó)家法律法規(guī)和酒店相關(guān)