貿(mào)易公司制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當競爭法》等國家相關法律法規(guī)，參照《XX行業(yè)合規(guī)管理準則》及XX集團母公司《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等規(guī)范性文件制定，結(jié)合公司實際發(fā)展需求，旨在規(guī)范貿(mào)易業(yè)務全流程管理，防控經(jīng)營風險，提升合規(guī)水平，保障公司穩(wěn)健運營。同時，為適應市場競爭環(huán)境變化及內(nèi)部管理需求，強化風險防控能力，特制定本制度，以實現(xiàn)業(yè)務操作的標準化、流程化、規(guī)范化。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋貿(mào)易業(yè)務采購、銷售、物流、財務、合同、信息等核心環(huán)節(jié)，覆蓋境內(nèi)外所有業(yè)務場景及關聯(lián)方管理。各部門及員工應嚴格遵守本制度規(guī)定，確保貿(mào)易業(yè)務合法合規(guī)、高效有序開展。第三條本制度中下列術語含義如下：（一）“貿(mào)易專項管理”指公司為確保貿(mào)易業(yè)務合法合規(guī)、風險可控而建立的管理體系，包括政策制定、組織架構、流程規(guī)范、風險防控、監(jiān)督考核等全鏈條管理活動。（二）“專項風險”指在貿(mào)易業(yè)務中可能引發(fā)法律糾紛、經(jīng)濟損失、聲譽損害等不利后果的潛在因素，如供應商管理風險、合同履約風險、匯率波動風險、信息泄露風險等。（三）“XX合規(guī)”指公司所有貿(mào)易業(yè)務活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及內(nèi)部管理制度的強制性要求，確保業(yè)務行為合法、合規(guī)、透明。第四條貿(mào)易專項管理應遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：管理范圍覆蓋所有貿(mào)易業(yè)務環(huán)節(jié)及關聯(lián)方，確保無死角、無盲區(qū)。（二）責任到人原則：明確各級管理主體及執(zhí)行崗位的職責權限，確保責任可追溯。（三）風險導向原則：聚焦高風險領域，實施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風險。（四）持續(xù)改進原則：根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務發(fā)展及管理實踐，動態(tài)優(yōu)化管理體系。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對貿(mào)易專項管理負總責，承擔最終責任；分管領導對專項管理直接負責，統(tǒng)籌決策、監(jiān)督執(zhí)行。各級管理人員應落實“一崗雙責”，在分管工作中同步推進專項管理。第六條公司設立貿(mào)易專項管理領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，各相關部門負責人為成員。領導小組主要職責包括：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)專項管理工作，審議重大風險防控方案，審批重大違規(guī)事件處置意見，監(jiān)督考核專項管理成效。領導小組下設辦公室，掛靠在[牽頭部門名稱]，負責日常工作安排、信息報送及跨部門協(xié)調(diào)。第七條牽頭部門（如貿(mào)易管理部）職責如下：（一）統(tǒng)籌制定、修訂貿(mào)易專項管理制度，組織業(yè)務流程優(yōu)化及合規(guī)審查。（二）定期開展專項風險排查，識別、評估、預警貿(mào)易業(yè)務風險。（三）組織專項管理培訓，提升員工合規(guī)意識及操作能力。（四）監(jiān)督各部門專項管理落實情況，開展考核評價。第八條專責部門（如法務部、風控部）職責如下：（一）法務部負責貿(mào)易合同、合規(guī)審查及爭議糾紛處理。（二）風控部負責貿(mào)易業(yè)務風險評估、預警處置及應急預案管理。（三）財務部負責貿(mào)易資金審批、稅務合規(guī)及財務風險監(jiān)控。第九條業(yè)務部門/下屬單位職責如下：（一）貿(mào)易業(yè)務部：落實采購、銷售、物流等環(huán)節(jié)的合規(guī)操作，執(zhí)行專項管理要求。（二）下屬單位：根據(jù)公司統(tǒng)一部署，結(jié)合本地實際開展專項管理，定期向集團報告工作情況。第十條基層執(zhí)行崗位職責如下：（一）崗位合規(guī)承諾：員工應在入職時簽署合規(guī)承諾書，明確自身職責及違規(guī)后果。（二）風險上報義務：員工發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或潛在風險，應及時向直屬上級或牽頭部門報告。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十一條供應商管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：建立供應商準入、評估、使用、淘汰全流程管理機制，確保供應商資質(zhì)合法、信譽良好。禁止性行為：嚴禁與關聯(lián)方或利益輸送對象進行交易，禁止接受供應商賄賂或回扣。專項風險防控：重點防范供應商資質(zhì)造假、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、履約能力不足等風險。第十二條采購流程：業(yè)務操作合規(guī)標準：嚴格執(zhí)行招標、比價、合同簽訂等流程，確保采購過程公開透明。禁止性行為：嚴禁規(guī)避招標、虛假招標、圍標串標等違規(guī)行為。專項風險防控：重點防范采購價格虛高、合同漏洞、貨不對板等風險。第十三條銷售管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：規(guī)范客戶信用評估、合同簽訂、回款管理等環(huán)節(jié)，確保銷售行為合法合規(guī)。禁止性行為：嚴禁虛構交易、違規(guī)返利、損害客戶利益。專項風險防控：重點防范客戶信用風險、應收賬款風險、銷售誤導風險。第十四條合同管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：采用標準化合同模板，明確權利義務，確保合同條款合法有效。禁止性行為：嚴禁簽訂霸王條款、格式條款不合理情形。專項風險防控：重點防范合同效力爭議、違約責任不明確等風險。第十五條物流管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：規(guī)范貨物倉儲、運輸、配送等環(huán)節(jié)，確保貨物安全、及時送達。禁止性行為：嚴禁貨物走私、違規(guī)運輸危險品。專項風險防控：重點防范貨物丟失、損壞、延誤等風險。第十六條資金管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：嚴格執(zhí)行資金審批權限，確保資金使用合法合規(guī)。禁止性行為：嚴禁挪用資金、違規(guī)擔保。專項風險防控：重點防范資金鏈斷裂、財務造假等風險。第十七條稅務管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：確保發(fā)票開具、稅款申報等環(huán)節(jié)符合稅務法規(guī)。禁止性行為：嚴禁偷稅漏稅、虛開發(fā)票。專項風險防控：重點防范稅務處罰、稅務糾紛等風險。第十八條信息管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：建立信息分級分類管理機制，確保數(shù)據(jù)安全、保密。禁止性行為：嚴禁泄露商業(yè)秘密、非法獲取信息。專項風險防控：重點防范數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)安全風險。第四章專項管理運行機制第十九條制度動態(tài)更新機制：（一）牽頭部門每年對專項管理制度進行評估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務調(diào)整及時修訂。（二）重大政策調(diào)整或風險事件發(fā)生時，領導小組應立即組織修訂制度，確保時效性。第二十條風險識別預警機制：（一）各部門每月開展專項風險排查，形成風險清單，報牽頭部門匯總分析。（二）領導小組每季度召開風險評審會，對重大風險進行分級評估，發(fā)布預警通知。第二十一條合規(guī)審查機制：（一）將專項審查嵌入業(yè)務決策、合同簽訂、項目啟動等關鍵節(jié)點，確?！拔唇?jīng)審查不得實施”。（二）專責部門對審查結(jié)果進行抽查復核，確保審查質(zhì)量。第二十二條風險應對機制：（一）一般風險由業(yè)務部門自行處置，重大風險由領導小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。（二）制定風險應急預案，明確應急流程、責任協(xié)同及上報要求。第二十三條責任追究機制：（一）界定違規(guī)情形、處罰標準，聯(lián)動績效考核、紀律處分。（二）對重大違規(guī)事件，依法依規(guī)追究相關責任人責任。第二十四條評估改進機制：（一）領導小組每年對專項管理體系有效性開展評估，形成評估報告。（二）針對評估發(fā)現(xiàn)的問題，制定整改方案，持續(xù)優(yōu)化管理流程。第五章專項管理保障措施第二十五條組織保障：（一）各級領導應明確自身在專項管理中的職責，定期研究解決重大問題。（二）牽頭部門應建立專項管理臺賬，確保責任落實到位。第二十六條考核激勵機制：（一）將專項合規(guī)情況納入部門及個人年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤。（二）對專項管理成效突出的部門和個人，給予獎勵；對違規(guī)行為，嚴肅處理。第二十七條培訓宣傳機制：（一）分層級開展專項培訓，如管理層合規(guī)履職培訓、一線員工操作規(guī)范培訓。（二）定期發(fā)布合規(guī)簡報，普及合規(guī)知識，提升全員合規(guī)意識。第二十八條信息化支撐：（一）通過系統(tǒng)工具實現(xiàn)流程自動化、風險實時監(jiān)控，提升管理效率。（二）建立數(shù)據(jù)共享機制，確保各部門信息互通、協(xié)同管理。第二十九條文化建設：（一）發(fā)布專項合規(guī)手冊，明確合規(guī)要求及操作指引。（二）簽訂合規(guī)承諾書，營造全員合規(guī)氛圍。第三十條報告制度：（一）風險事件報告：發(fā)生風險事件時，業(yè)務部門應在X小時內(nèi)上報牽頭部門及領導小組。（二）年度管理報告：每年X月底前，牽頭部門向領導小組提交年度管理報告